Управление временем

Архив рубрики «Тайм менеджемент — наука управлять временем»

Одной из проблем преобразования является нехватка времени на сами преобразования. Но проблема заключается не в отсутствии времени, а в недостатке гибкости управления временем. Когда все загружены по уши, реальной ценностью становится умение верно расставлять приоритеты.
Силами, ограничивающими процесс управления временем, является плохая гибкость в использовании времени. Если эта гибкость мала, то большинство программ преобразования умирает скоропостижно и безболезненно, оставляя саму компанию в тупике. Путь к успеху – выявление и анализ скрытых гипотез и установок, порождающих нехватку времени.
Итак, нельзя экономить время на следующем:
1. Встреча с каждым работником, чтобы разъяснить ему цели и перспективы его работы.
2. Организация обязательных занятий с целью ориентации по традициям, ценностям, видению перспектив и стратегий организации.
3. Проработка вместе с сотрудником стандартного набора процедур и способов выполнения порученной ему работы.
4. Проработка вместе с работником понимания того, как его личная деятельность вписывается в более широкое русло деятельности организации и решении проблем потребителей.
5. Выявление понимания работником того, какова стратегия фирмы, и как он видит пути ее достижения на своим месте.
6. Выявление того, как видит данный сотрудник внутреннюю конкуренцию или соперничество между коллегами, чтобы направить ее в нужное русло.
7. Разработка конкретных показателей конечных желаемых продуктов его деятельности в измеряемом виде и в виде той добавленной ценности, ради которой и существует его должность.
8. Демонстрация веры в возможности людей достичь поставленных целей.
9. Выявление потенциальных помех, трудностей и преград, которые видит сам исполнитель, чтобы оговорить возможные меры подстраховки или помощи в случае их возникновения.
10. Проговаривание возможных вознаграждений в случае успешного достижения поставленных целей.
11. Проговаривание формы и методов контроля за процессом выполнения и форм и сроков отчетности исполнителя.
12. Формирование групп или бригад (если в этом есть необходимость) и организацию их совместного обсуждения своих путей достижения поставленных целей.
Вкладывая в эти сферы свое время, вы получаете такую мощную энергию людей, которые создадут огромный результат в единицу времени, сохранив массу времени для других задач.

Что можно порекомендовать для борьбы с издержками? Мусорное время можно искать в четырех возможных областях рабочей деятельности:
Однажды с ужасом наблюдал, как строгая тетенька в очках несколько раз заставляла ведущего разработчика проекта переделывать авансовый отчет, в то время как в переговорной томились представители заказчика. Стоит ли говорить, что такая ситуация недопустима. Не стоит забывать, что задачи административно-хозяйственной службы – обеспечивать производственную деятельность, а не мешать ей. В своей компании, например, я установил такой порядок: бухгалтер готовит для сотрудника весь набор документов, и ему остается лишь поставить свою подпись.
Другая бездонная пропасть, поедающая время. Зачем заполнять журнал учета рабочего времени с пятнадцатиминутной детализацией, если заказчик этого не требует? Зачем снабжать документ из одной страницы тремя страницами шапок, обязательных к заполнению? Примеров такого бездарного использования рабочего времени можно привести много. Мой совет: обходитесь минимумом бумаги и даже при этом автоматизируйте эту область деятельности по максимуму.
Если люди начинают приходить на работу к восьми часам или уходить в час ночи – это верный признак того, что в офисе лучше всего работается, когда никого нет. При этом может мешать множество факторов – скученность, телефонные разговоры, громкие обсуждения, духота.
Возможно, я кого-то удивлю, но достаточно много людей рассматривает работу как способ заниматься любыми делами за чужой счет. Чаты, форумы, поиск фильмов и музыки, онлайновые знакомства – вот далеко не полный перечень развлечений в рабочее время. Конечно, не надо путать теплое с мягким – форумы могут способствовать профессиональному росту, коммуникаторы можно использовать для общения с коллегами из других городов – но во всем хороша мера.
Если Вы ищете способы сокращения влияния мусорного времени, обратитесь прежде всего к этим четырем областям. Из собственного опыта могу указать несколько вещей, которые при внешней незатейливости очень часто помогают сократить мусорное время в разы.
Данная рекомендация особенно актуальна для больших компаний. Каждый день сотрудники получают как минимум два-три письма типа »сообщите», »проголосуйте», »представьте данные». Все это мешает сосредоточиться и отнимает время, при этом не является критичным. В конце концов, если я проголосую по поводу качества обедов три часа спустя – неужели небо упадет в Дунай?
Во-первых, это существенно сократит уровень шума в комнате, а во-вторых, позволит людям сохранять концентрацию, так как они не будут отвлекаться на звонки. Голосовую почту можно проверять на перекурах или кофе-брейках, убивая двух зайцев.
После этого удивительным образом возрастет количество времени, которое люди уделяют работе и соответственно снизится время, уделяемое auto.ru. Обычно лучше всего расставить рабочие столы по периметру комнаты вплотную к стенам – это, во-первых, обеспечит достаточное количество рабочего пространства, во-вторых обеспечит свободу передвижения, что важно для парного программирования, например, и в-третьих, поможет вам занять стратегический наблюдательный пункт, с которого все видно. Тем не менее, лучше объявить, что все хобби в Интернете остаются на вечер – в конце концов, должна же быть у людей личная жизнь?
Защищайте их от бюрократов, попыток вовлечь их в бесконечные совещания, начать менять им мебель в середине рабочего дня – одним словом, от любых действий, которые могут помешать им работать.
Надеюсь, эти несложные рекомендации помогут читателям бороться с коварством »мусорного времени».

Едва ли сегодня можно найти компанию, руководство которой не было бы озабочено вопросом повышения ее конкурентоспособности. Для решения этой задачи необходимо проделать колоссальную работу по оптимизации всех бизнес-процессов: от НИОКРа до логистики. Однако дело это долгое и нелегкое, а потому во многих фирмах предпочитают повышать эффективность работы «малой кровью». Например, за счет тайм-менеджмента. Впрочем, «классический» тайм-менеджмент (ТМ) уже с трудом справляется с задачами, которые ставит перед ним cовременный бизнес. «Он перестает быть панацеей от всех менеджерских бед. За последние пять лет ничего принципиально нового в этой сфере не произошло, и интерес к тайм-менеджменту заметно падает, – отмечает исполнительный директор «ЭКОПСИ Консалтинг» Павел Безручко. – Для повышения своей эффективности современные компании занимаются, в первую очередь, оптимизацией бизнес-процессов. На фоне этих мер тайм-менеджмент остается полезным, но, скорее, дополнительным навыком: масштаб выигрыша времени мелковат».
Обычной практикой в российских фирмах является ситуация, когда руководитель в «добровольно-принудительном» порядке распространяет среди своих подчиненных какую-нибудь понравившуюся ему книжку по тайм-менеджменту или рекомендует тот или иной «продвинутый» органайзер. Исполнительный директор екатеринбургской компании Банк24.ру Борис Дьяконов увлекся идеей тайм-менеджмента около трех лет назад, когда стал совладельцем небольшого банка. «Многое из прочитанного я реализовал, – рассказывает он. – Организовал в банке лекции на тему управления временем, внедрил стандарты проведения совещаний, повысил культуру общения. Поначалу нововведениям противились, ведь лекции захватывали выходные дни. Банковские сотрудники сочли идею научить их экономии времени очередной прихотью руководства». Но впоследствии благодаря настойчивости первых лиц компании, которые ясно дали понять, что ценят людей, умеющих экономить время, Банк24.ру стал одной из первых российских кредитных организаций, внедривших у себя стандарты управления качеством ISO 9001:2000.
Жесткость и последовательность при решении поставленных задач – необходимый элемент внедрения любой программы мотивации персонала. Обычно первоначальное оживление после раздачи «хороших книжек» сходит на «нет» примерно через месяц. «Внедрение в коллектив какой бы то ни было идеи требует обязательного контроля, – подтверждает президент «Клуба бизнес-тренеров» Михаил Молоканов. – А контроль по умолчанию предполагает дополнительные расходы. Именно это и является основной причиной отсутствия в отечественных компаниях систематизированного подхода к тайм-менеджменту».
Генеральный директор группы компаний MC-Bauchemie-Russia Александр Мондрус решил при помощи тайм-менеджмента конкретную задачу – убрал из рабочего процесса ряд составляющих, являвшихся главными «пожирателями» времени. Простой пример: все телефонные разговоры внутри его организации теперь начинаются с вопроса «удобно ли тебе говорить?» Это позволяет обоим собеседникам экономить драгоценные минуты. «С тех пор минуло несколько лет. Большинство сотрудников, прошедших тогда тренинги, остались в компании, – говорит Александр Мондрус. – Новичкам мы предоставляем материалы по теме и прививаем основополагающие навыки работы со временем».
«Тем, кто однажды взял на вооружение навыки тайм-менеджмента, достаточно лишь иногда освежать их в памяти», – считает Глеб Архангельский, генеральный директор «Организации времени» , одной из немногих в России компаний, специализирующихся на ТМ. Он также отмечает, что до понимания важности управления временем отечественный средний бизнес созревал последние 2 – 3 года. «Сейчас заказы со стороны этих клиентов принимают массовый характер», – говорит он. Впрочем, до сих пор больше внимания тайм-менеджменту уделяют крупные компании, несмотря на все разговоры об их неповоротливости и забюрократизированности. Кроме того, к ТМ склонны обращаться компании с высокой долей интеллектуального труда и проектным характером деятельности, продающие «свое время». К таким, например, относятся аудиторские и консалтинговые фирмы.

«Главная идея тайм-менеджмента заключается в том, что сначала надо понять, что ты хочешь и зачем это тебе надо, а только потом думать, как этого достичь, – говорит Михаил Молоканов. – В последнее время самые заметные новинки в сфере управления временем появляются как раз в вопросе целеполагания. По моим наблюдениям, российские компании часто и с большой готовностью назначают дедлайны и ответственных, но при этом недостаточно времени тратят на доведение до сотрудника информации о том, что именно должно быть сделано и для чего». В результате работа выполняется в срок, но оказывается никому не нужной.
«Раньше при получении очередного задания я молча записывал его в блокнот, поскольку задавать лишние вопросы или, говоря профессиональным языком, уточнять цели считал занятием, не делавшим мне чести, – признается один из менеджеров «Вимм-Билль-Данна», прошедший обучение в корпоративном университете компании. – Кроме того, свое недовольство тем, что на меня взваливается слишком много задач с пометкой «срочно», я выражал лишь про себя». Сегодня этот менеджер не просто добивается от начальника четкой формулировки задач, но и уточняет, какая из них является наиболее важной в каждый конкретный период времени, выстраивая для себя таким образом систему приоритетов. Поскольку начальник этого менеджера тоже прошел соответствующее обучение, он с пониманием и терпением относится к новым требованиям подчиненного.
«Формирование единого информационного поля и управленческого инструментария – главное достижение наших обучающих программ, – полагает Наталья Беккер, менеджер проекта «Управление внутренними знаниями» отдела по работе с персоналом компании «Вимм-Билль-Данн». – Ожидания учащихся в первую очередь связаны с приобретением новых знаний и навыков, необходимых им для эффективного решения профессиональных задач, а также с систематизацией базовых знаний и представлений, полученных в школе и институте». При серьезном и вдумчивом подходе к тайм-менеджменту он заставляет задуматься над простыми, на первый взгляд, вопросами, ответы на которые порой поражают. Например, при помощи несложных арифметических действий можно подсчитать количество часов, которые уже прожиты человеком и которые ему остается прожить, например, до выхода на пенсию. Или попытаться более четко определить для себя, что в твоей жизни повседневная рутина, а что – вещи по-настоящему значимые.
Тайм-менеджмент – весьма универсальный навык, не имеющий, по большому счету, культурных границ. И в западных, и в российских тренинговых программах сейчас в основном используются исконно западные технологии: постановка целей по SMART, расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра, принцип Паретто и др. (хотя и российские исследователи успели внести в теорию ТМ свой посильный вклад. Подробнее – см. справку «Тайм-менеджмент made in USSR»).
Традиционная форма обучения навыкам организации рабочего времени – это двухдневный тренинг. Слушателями таких программ, как правило, являются менеджеры среднего и низшего звена (бэк-офис, отдел продаж, производство и т.д.). В ходе тренинга его участники осваивают основные инструменты расстановки приоритетов и планирования, пробуют применить их в различных ситуациях, оттачивая свои навыки в играх и упражнениях. Впрочем, несмотря на то, что сам по себе ТМ не имеет национальных особенностей, изучающим его россиянам предлагается несколько родственных курсов. «Одна из близких тайм-менеджменту тем – стресс-менеджмент, – говорит Павел Безручко. – Она крайне важна и полезна, поскольку в целом российская бизнес-среда куда более изменчива и стрессогенна, чем западная».

В то время как тренинги на тему повышения общей культуры управления уже стали в российских компаниях делом достаточно привычным, к вопросам самоорганизации сотрудников руководители относятся пока без должного внимания. Многие из них – и, возможно, вполне обоснованно – полагают, что личная организованность менеджера является его собственной проблемой. ТМ предполагает, что каждый сотрудник должен иметь возможность инвестировать время не только в работу, но и в свои личные цели: саморазвитие, досуг, здоровье, семью. Только тогда этот человек будет удовлетворен и эффективен. Решать же вопросы такого порядка компании вряд ли под силу – это целиком и полностью прерогатива самих служащих. «Невозможно управлять только рабочим временем. Если компания внедряет принципы ТМ среди своих сотрудников, то ей волей-неволей придется захватывать и их личное время. Но тогда в голову приходят ассоциации с солдатами-срочниками, заключенными, сектантами…», – говорит Михаил Молоканов.
К тому же на практике нередко оказывается, что рабочее время одних специалистов не поддается планированию, а для других получаемая в результате ТМ экономия минимальна. В прошлом году «Мэйнстрим», дочерняя фирма «ЭКОПСИ Консалтинг», провела исследование среди персонала ряда своих клиентов. Результаты этого блиц-опроса показали, что сотрудникам исследованных компаний удается реально спланировать не более половины своего времени, а часто – не более 30%. В условиях динамично меняющихся приоритетов, перманентной нехватки информации и отсутствия у менеджеров т.н. helicopter view (буквально «взгляда с вертолета» – взгляда на ситуацию с высоты, понимания ее движущих механизмов и внутренних связей, которые не видны в повседневной рутине) традиционные инструменты планирования не работают. Именно по этой причине опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют резервировать до 40% рабочего времени под решение непредвиденных задач, а непосредственно управлять лишь оставшимися 60%. Впрочем, даже 60% удается распланировать далеко не всем сотрудникам. Так, если говорить о работе в режиме help-desk, то есть о решении вспомогательных, например, секретарских задач, то хоть как-то управлять в этом случае можно не более чем 30 – 40% времени. Такое соотношение характерно для многих специальностей, а также для некоторых клиентоориентированных бизнесов в целом – например, брокерского. И действительно, как прикажете поступать пиарщику с такой важной для планирования времени рекомендацией, как чтение почты только в определенные часы? Сложно представить себе менеджера по связям с общественностью, который бы ее придерживался, ведь таким образом он бы лишился информации, которая и помогает ему быть эффективным. Не среагировав вовремя на запрос о срочном комментарии, он рискует поплатиться имиджем компании. А среагировать – значит отложить свое расписание и отклониться от плана. «Важно не забывать, что человек – не компьютер, а создание со своими биологическими ритмами, – добавляет директор по PR и маркетингу холдинга «Росинтер ресторантс» Валерия Силина. – Кто-то эффективен утром, а у кого-то работать с максимальной отдачей получается только вечером. Понятно, что такие нюансы не могут быть учтены в рамках большой компании».
Директор по корпоративным финансам компании «Меридиан капитал менеджмент» Сергей Трофимов сомневается, что консультант по ТМ сможет подсказать опытному менеджеру пути экономии времени хотя бы на 5 – 10%. «Главный посыл тайм-менеджмента «время – ресурс, которым можно управлять» весьма точен, – замечает он. – Однако 80% информации по ТМ я найду в Интернете и адаптирую ее под себя. Зачем мне остальные 20%, которые составляет харизма и настроение консультанта?»
Многие состоявшиеся специалисты убеждены, что каждый должен прийти к необходимости изучения теории тайм-менеджмента самостоятельно. Любые попытки насильственного погружения в тему, тем более в масштабах целой компании, отдают тоталитаризмом. Отдельный и больной вопрос – люди творческих профессий, которые жестко протестуют против всяких ограничений своей свободы. При этом «творцы» нуждаются в умении эффективно использовать свое время не меньше, чем представители «ремесленнического» цеха. «Результатом такой «свободы» часто является несоблюдение обязательств и сроков сдачи проектов, что ведет к недовольству со стороны остального коллектива, – говорит Мария Тимирбаева, совладелец компании BBPG и главный редактор журнала «Ресторанный бизнес». – Навыки планирования времени не погубят вдохновение, но зато позволят работникам более реалистично оценивать жизненные ситуации». Творческого человека потому и называют творческим, что он может осмысленно подойти к использованию имеющейся полезной информации и создать на основе книг, публикаций в СМИ и – главное – своего жизненного и профессионального опыта собственную систему планирования, подходящую лично ему.
«Большинство сегодняшних ярких бизнес-лидеров выработали для себя оптимальный рабочий режим без каких бы то ни было тренингов или семинаров, – рассуждает владелец компании «Столичный вкус» Игорь Миневич. – Возьмите, например, Андрея Бильжо или Аркадия Новикова – их деятельность нельзя унифицировать, а проекты – поставить на поток. Если бы Анна Ахматова посетила курс тайм-менеджмента, мы имели бы на один томик стихов больше?»
«Каждая компания является сообществом людей с разным уровнем интеллекта и жизненным опытом, эффективность труда которых часто зависит от харизмы и таланта руководителя, – добавляет Миневич. – Только вокруг по-настоящему эффективных специалистов формируется бизнес-среда, появляются яркие люди и проекты. А уж как сотрудники достигают такой эффективности – это их личное дело».
И действительно: стоит даже бегло пролистать любую популярную книгу по тайм-менеджменту, как в глаза бросится в высшей степени «житейский» характер дающихся в ней советов. Чтобы применять их с наибольшей отдачей, сотруднику будет полезнее «дойти» до них самому. Так, скажем, мало прочитать об удобстве использования электронного планировщика, встроенного в большинство современных бизнес-телефонов. Это информация очевидная и мало полезная для дела. Однако стоит человеку один раз самому разобраться с нехитрой программой, и он сразу же на зависть коллегам станет гораздо менее «забывчивым». Простая прагматика и отсутствие страха перед чем-то новым. И при чем здесь тайм-менеджмент?

Многие популярные сегодня технологии управления временем были разработаны еще в 1970-е годы в Западной Европе и США. Однако воспринимать тайм-менеджмент как на 100% западную технологию было бы ошибкой. Отечественная школа научной организации труда и личного времени (НОТ) может похвастаться рядом собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Один из «отцов» научного менеджмента Фрэнк Гилбрет, ознакомившись с публикациями Центрального института труда (ЦИТ), заявил: «Русские глубже нас разбираются в вопросах организации времени».
Импульс к развитию НОТ в России дали разработки двух наиболее ярких представителей отечественной управленческой науки начала прошлого века. Так, директор ЦИТ Алексей Гастев в свое время первым опроверг одно из наиболее распространенных возражений против научной организации рабочего процесса, согласно которому она является несовместимой с творческим мышлением. По его мнению, стандартизация действий и наработка автоматизма способствуют тому, что «нервная энергия освобождается для все новых и новых инициативных стимулов, увеличивая мощь индивида до беспредельности».
Платон Керженцев, руководитель движения «Время», ставил основной целью своей организации сокращение неэффективных временных затрат. Само движение зародилось в 1923 году с заметки в газете «Правда», в которой приводились данные о непростительных тратах производственного времени на общих собраниях. В ней, в частности, был описан случай, когда суммарное время ожидания докладчика большим числом квалифицированных работников авиационного завода было оценено присутствовавшими при этом американскими специалистами как достаточное для постройки нескольких аэропланов.
Вторая волна популярности тайм-менеджмента в нашей стране началась с выходом в начале 1970-х годов книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь». В ней он первым из отечественных исследователей озвучил идею хронометража как основы системы управления личным временем, а также привел свою теорию «бюджетирования» времени – гораздо более гибкого инструмента, чем традиционное западное планирование.
Почему традиционный ТМ не эффективен
1. Это попытка организовать рабочее время сотрудника в отрыве от личного, хотя сегодня граница между временем для решения личных и профессиональных вопросов практически стерта
2. Значительная часть всех посвященных ТМ курсов отводится вопросам планирования. Однако его роль в современном бизнесе становится все менее важной. И наоборот, все актуальнее становится умение специалиста отходить от заранее разработанных планов и схем и получать максимальную выгоду от решения непредвиденных задач
3. Для того чтобы эффективно использовать инструменты ТМ, сотруднику нужно дорасти до понимания их необходимости самостоятельно. Однако к тому времени, когда это происходит, он обычно вырабатывает ряд собственных практических навыков. Теоретическая основа ТМ в этом случае нужна менеджеру лишь «для общего развития»

Об изменениях в своих организациях сотрудники американских компаний чаще всего узнают от своих
коллег, а не от руководства. К таким неутешительным выводам пришли эксперты расположенного в Чикаго исследовательского центра International Survey Research после опроса, проведенного среди 16 тыс. работников из 104 американских компаний. Несмотря на повышенное внимание к проблеме внутренних коммуникаций и огромное число посвященных этому курсов для менеджеров, ситуация оставляет желать лучшего. Согласно полученным данным, неформальные информационные каналы являются главным источником информации для 68% работников государственных учреждений, 65% сотрудников компаний высоких технологий и 46% работников финансового сектора.
Чаще всего, говорится в отчете, сотрудники получают важную информацию об изменениях в организации в процессе неформального общения со своими коллегами. Причем в качестве информационных каналов участники опроса чаще всего упоминали «слухи», «сплетни» и «разговоры около аппарата с питьевой водой». Насколько такой способ внутренней коммуникации способствует продуктивности работы — другой вопрос.
Статистика показывает, что 80% рабочего времени руководитель проводит, общаясь со своими сотрудниками, партнерами и т.д. Задумываемся ли мы о том, насколько эффективно наше общение? Возможно, на решение тех или иных проблем можно было затратить времени меньше, более интенсивно и сжато по времени решить поставленную задачу.
Как часто нам не хватает времени на что-то важное, давно задумываемое… Наш рабочий день приобретает угрожающие временные размеры, и мы все чаще испытываем дефицит времени. Куда же может уходить наше такое дорогое время? Как сделать, чтобы его стало больше? Специалисты тренингово-консалтинговой компании «МОБИЛЕ» предлагают начать с анализа «Поглотителей времени».

Исследование, проведенное британской компанией Office Angels (OAs), в котором приняли участие 1000 офисных работников, показало, что обеденный перерыв 70% сотрудников длится менее часа. При этом 55% работников предпочитают перекусить прямо на рабочем месте.
По словам 69% опрошенных, в результате недостаточного полуденного отдыха они настолько сильно устают, что им приходится отменять различные мероприятия, запланированные на вечер. 73% указали на спад энергии во второй половине дня, который приводит к потере примерно 30 минут рабочего времени ежедневно.
«Возможно, работодатели должны следить за тем, чтобы сотрудники отдыхали от работы. Хотя закона, согласно которому сотрудники обязаны отдыхать не менее часа, не существует. Это должно повысить их производительность и снизить число неявок на работу, связанных с чрезмерной усталостью и стрессами», — говорит Адриан Марлоу из компании Lawspeed, занимающейся трудовым правом.

Для обеспечения должного отдыха в течение рабочего дня можно:
1. Делать небольшие перерывы, хотя бы для того чтобы выпить чаю;
2. Распределять задания в течение дня так, чтобы не пришлось проводить весь день за компьютером;
3. Прогуливаться на свежем воздухе во время обеденного перерыва;
4. Регулярно проветривать офис.

Тест «Поглотители времени»
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытки слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие представления о предстоящих задачах.
5. Плохое планирование дня.
6. Заваленный письменный стол.
7. Чрезмерное чтение (любой литературы, даже новой)
8. Досье (банк данных).
9. Недостаток мотивации.
10. Телефон, звонки, отрывающие от дела.
11. Поиски записей, адресов, телефонов.
12. Недостаток кооперации.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная или запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение на внешние факторы.
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам.
21. Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром откладывания.
26. Желание знать ВСЕ факты.
27. Длительное ожидание.
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование полномочий.
30. Недостаточный контроль за делегированием полномочий.
Теперь выделите два важнейших поглотителя времени. С ними можно начинать целенаправленно работать уже сейчас.

Для любой развивающейся системы (от организма до организации) существует проблема недостатка ресурсов. «Время является таким дефицитным ресурсом всегда, – считает заместитель управляющего филиалом «БИН-Петербург» Александр Чесноков. – Кроме того, управление становится своеобразным искусством опережать время, причем в любой форме: от предвосхищения событий и умения предугадывать ситуацию до построения и планирования сложных систем тайм-менеджмента».
По данным компании Begin Group, около 45% компаний понимают это и используют тайм-менеджмент в управлении персоналом. Порядка 35% планируют внедрить его в дальнейшем. Но далеко не всегда под системой тайм-менеджмента понимается определенная четкая структура отношений. Понятие управления временем чаще всего сводится к журналу опозданий или регламентированию определенных операций сотрудника (например, в банке). «Зачастую руководители, которые организуют тренинги или семинары по тайм-менеждменту в своей компании думают, что одного дня тренинга достаточно для того, чтобы сотрудники стали рационально распоряжаться своим временем, – рассказывает генеральный директор консалтинговой компании «Форум-НТС» Татьяна Михеева. – Все сотрудники разом заводят себе оганайзеры или вывешивают на доску список «поглотителей времени». Длится такое образцовое поведение максимум две недели». По мнению г-жи Михеевой, так происходит потому, что и после тренинга необходима поддержка внутри компании, тогда навык закрепляется и приводит к результатам. Если на «открытые» тренинги приходят сотрудники с высоким уровнем личной мотивации, то внутри компании для большей эффективности тренинга руководителю стоит предварительно разъяснить сотрудникам его цели, чтобы мотивация не была односторонней.
Еще одно заблуждение – считать, что природа нехватки времени у сотрудника организационная. «Нехватка времени – проблема скорее психологическая, – добавляет Андрей Серов, психолог, советник по PR тренингово-консалтинговой компании «Мобиле». – Человек недостаточно уверен в себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени».
«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны, – замечает Елена Тихомирова, руководитель управления по работе с персоналом страховой компании «Прогресс-Нева». – Чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы)». От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.
Но не все методы управления временем – новинка. Зачастую актуальные сегодня методы – это отголоски хорошо забытых советских приемов. Они используются не только при управлении временем сотрудников, но и для иных целей. К таким относится «фотография рабочего места», когда отслеживается время, которое необходимо сотруднику для совершения той или иной операции. Обычно эти методы применяются в головных офисах структур, разрабатывающих стандарты качества обслуживания клиентов.

Я уверен на 100%, что у каждого человека есть такие дела, которые не хочется выполнять, которые влекут за собой неприятные ощущения, отнимают много сил, не интересны сами по себе и выполнение которых откладывается постоянно изо дня в день. Такие дела называются на тайм-менеджерском языке «лягушками».
Это может быть поход в сбербанк, где необходимо будет отстоять в очень большой очереди. Это может быть звонок заказчику, которому необходимо сообщить о том, что проект затягивается. Это может быть написание годового отчета. В общем, любое занятие, которое совсем не хочется делать, но рано или поздно выполнить его необходимо.
Что делать с лягушками:
Всё очень легко — нужно просто каждый день «съедать» по одной. Выписать на отдельный листок/отдельную вкладку/отдельный файл весь список лягушек и «съедать» каждое утро по одной. Вы удивитесь, но через пару недель у Вас не останется ни одной лягушки и кошки, которые постоянно скребут на душе из-за этого, пропадут без следов. Дышать станет легче. Да и каждый вечер, возвращаясь домой, вы будете довольны от того, что сделали важное дело, которое так долго висело у Вас в мозгу и не давало спокойно порассуждать о жизни и своих делах.
Плюс — это неплохой мотиватор для продуктивной работы. Вы расправились с «лягушкой» и теперь любое дело для Вас ерунда.
Ешьте «лягушек» и настроение станет заметно выше.
«Слонами» на тайм-менеджерском языке называются те дела, к которым Вы не знаете, как подступиться и с чего начать. «Слонами» можно назвать сложный объёмный проект, написание диплома и многое другое. То, что при первом взгляде кажется очень сложным и очень трудоёмким.
Как быть со «слонами»:
Сами понимаете — проглотить целого «слона» за раз практически невозможно. Но возможно нарезать его на «бифштексы» и съесть их по-одному. Улавливаете мысль?
Если мы руководим проектом, то первое, что нужно сделать — это разбить его на маленькие составляющие («бифштексы»). Например:
— Написание ТЗ
— Подбор команды
— Составление тайм-плана
— Разработка дизайна
— Доработка модулей CMS под задачи
— Тестирование
— И т.д.
Видите — как одна большая непонятная задача превратилась сразу в набор несложных действий. Пример, конечно, примитивен, но хорошо показывает смысл, поэтому, не обессудьте
Поэтому, прежде, чем приступить к большой сложной задаче, разбейте её на много маленьких составляющих и приступайте к работе. Вы и сами не заметите — как всё легко пойдёт и от «слона» останется только хобот и уши.