Управление временем

Архив рубрики «Тайм менеджемент — наука управлять временем»

Упражнения не только есть – они просты в исполнении и довольно быстро приносят реальные результаты.
Cамое простое упражнение – калибровка. Выполняется следующим образом. Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело – заведомо обманывать самого себя. Все-таки мы же для себя стараемся, верно? Назначайте реальные сроки для выполнения!
Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее минуты – у вас хорошее чувство времени, развивать особо нечего, но не забывайте, что навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила ±5 и более минут – то степень развития чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы – 12% вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволительна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов – это все-таки многовато. Соответственно, чем дальше вы вылезли за 5 минут, тем ниже точность ваших внутренних часов. Как упражнение калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4 день. Самое большое достоинство упражнения – свободная форма выполнения: не нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить, – это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача – отслеживать изменение этого показателя: растет он, понижается или стоит на месте. А может, скачет – то маленький, то большой? Все это дает вам понимание того, где именно кроются ресурсы вашего управления временем.
Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, – хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких полей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время начала, окончания и кратко – название дела. К примеру:
Время начала Время окончания Дело
10.07 10.50 Дорога на работу
10.55 11.44 Подготовка к совещанию
Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и в голове запоминать. Однако, согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до минуты, что делали на протяжении позавчерашнего дня. А неделю назад? Во-вторых, вынося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага. Наша цель – выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное: сам процесс записи переводит фокус нашего внимания на время, а именно это нам и нужно. Обратить на него внимание. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени. Итак, суть хронометража для выработки чувства времени – это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в бланк позволяет держать наше внимание в нужном русле. Именно поэтому важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию организма.
В двух словах, как это выполнять проще. Фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день уже есть пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволяет сократить затраты на хронометраж до 5-7 минут в день!
Основное правило применения хронометража впервые – не переборщить. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать нужно с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недельный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат ожидаемый результат. И на первое время этого может быть достаточно.
Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение. Результаты хронометража следующие. За 4-6 недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего 1-2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и 8 недель окажется недостаточно. Однако для успешного управления собой во время работы следует уделить еще 4-6 недель хронометражу и довести точность до 90-95%. Вот этого будет более чем достаточно. Напоминаем, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум две недели в год следует вести хронометраж. Ведь любые часы разлаживаются в процессе работы и требуют «сверки с курантами». Двухнедельный хронометраж – вполне достаточная профилактика, дабы «смазать механизм» ваших внутренних часов на год вперед да подвести стрелки.
Следует отметить, что любая деятельность, предусматривающая жесткий регламент (космические технологии, ракетные войска, спорт), хорошо тренирует чувство времени. Неудивительно, что среди успешных менеджеров немало людей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает массу навыков, и среди них чувство времени. Что для вас значит минута? Это много? Что вы успеете за 1 минуту? Для спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая доля секунды важна! Потому что от этого зависит победа. Поэтому в процессе тренировок он учится чувствовать каждую секунду. Хороший бегун может в 9 случаях из 10 точно сказать, за сколько пробежал ту или иную дистанцию. Он ее чувствует.
Как видим, спортивные достижения – также отличная школа успешного менеджера. Почему? Потому что чувство времени – неотъемлемая часть успеха в работе управленца. Это основной элемент системы, без которого невозможно продвижение к успеху. Например, автомобиль может ехать: без фар, без сидений, без спидометра и т.д. Без покрышек тоже может (ну, не так быстро, конечно!). А вот без двигателя – нет. Без колес – тоже, и ряда других деталей. Чувство времени – именно такая деталь, без которой регулярный успех невозможен. Случайно можно добиться успеха без многого. А регулярно показывать хорошие результаты, особенно результаты финансовые, можно только с развитым чувством времени.

Следующий шаг после стандартизации языка деятельности – формулирование правил ее организации, «прописанных» в системе корпоративных регламентов либо существующих в виде неформальных командных договоренностей. При этом наиболее тонкий вопрос – соблюдение баланса между свободой и принуждением, корпоративное вмешательство в те и только те аспекты техники личной работы сотрудника, которые значимы для эффективности фирмы.
Достаточно простой и наглядный пример – «политика чистых столов». Как правило, здесь можно наблюдать две крайности: полная нерегламентированность, либо полная регламентированность («пришел генеральный, у кого на столах беспорядок – сгреб все документы к себе, выпрашивай потом у него»). Более разумным представляется подход, при котором корпоративный ТМ-стандарт регулирует этот вопрос не из абстрактной «любви к порядку», но из рациональных соображений. Например, стандарт может указывать, какие сотрудники в силу частых командировок, когда их заменяют коллеги, обязаны содержать свой рабочий стол и документы в порядке, и по какой общеизвестной системе должен строиться этот порядок; а какие сотрудники в силу специфики их функций в компании этими правилами не связаны и имеют право сохранять на рабочих столах творческий хаос, если он для них более комфортен.
Основное направление для разработки ТМ-стандартов лежит в области оптимизации коммуникации. Например, участник Тайм-менеджерского сообщества делится опытом борьбы с одним из самых неприятных поглотителей времени менеджера — внешними прерываниями, непроизводительными переключениями внимания. Вот как устроен один из стандартов коммуникации, введенный им в своем подразделении. «Все неоперативные вопросы сотрудников я получаю по электронной почте. Отвечаю разом на утренней планерке. Помимо ликвидации прерываний это дает более точную формулировку вопросов. При этом запрос подчиненного обязательно должен содержать еще и предложение по решению задачи, что экономит мое время и помогает профессионально расти подчиненному».
Чтобы ТМ-стандарт работал, его, как правило, необходимо подкреплять «административным ресурсом». Этот ресурс, как и сам стандарт, может быть как формальным, так и неформальным. Например, в ходе корпоративного ТМ-проекта, первым среди российских банков успешно прошедшем сертификацию по стандарту ISO 9001:2000, ряд тайм-менеджерских правил и принципов был «встроен» в систему менеджмента качества. Но были и неформальные договоренности, работавшие не менее эффективно. Так, на вводном ТМ-семинаре для топ-менеджмента было рождено командное правило: «Получивший с пустым полем «Тема» имеет право стереть его не читая – вся ответственность на отправителе». Очень просто, очень «самопонятно» – и очень действенно.

Пожалуй, самой мощной движущей силой предпринимателя является глубокая убежденность (явно или неявно пропагандируемая популярными книгами, СМИ, системой образования, да и «общественным мнением») в том, что достижение успеха в обществе автоматически приносит предпринимателю счастье. Поэтому основополагающая цель стратегического управления собственным временем обычно состоит в достижении и сохранении успеха – финансового, материального, профессионального и социального; при этом считается, что счастье придет одновременно с успехом. Иными словами, чем успешнее (богаче, выше по социальной/ профессиональной лестнице, «знаменитее») человек, тем он или она счастливее.
К сожалению (или к счастью), этот постулат опровергается наглядными и многочисленными фактами.
Так, хорошо известно, что наиболее престижной и высокооплачиваемой профессией в США является профессия юриста/ адвоката (lawyer). Логично было бы предположить, что именно эта профессия является наиболее «счастливой» (иными словами, доля счастливых людей в этой профессии должна быть существенно выше «средней», а также по сравнению с представителями других профессий).
На самом деле, имеет место прямо противоположная ситуация. Доля алкоголиков и наркоманов, а также страдающих психическими расстройствами среди юристов/ адвокатов в США является самой высокой среди всех профессий, что говорит о том, что юристы/ адвокаты как раз наименее счастливы (по сравнению с представителями других профессий).
Еще один показательный факт. В конце 80-х американские ученые-психологи провели исследование нескольких сотен «знаменитостей», чтобы определить, кто из них является наиболее счастливым.
К их несказанному удивлению, наиболее счастливой (и с большим отрывом) оказалась Мать Тереза (ныне покойная), которая жила в крайне стесненных и неуютных (мягко говоря) условиях и практически все свое свободное время посвящала тяжелому, изнурительному и совершенно «непрестижному» труду; при этом все ее имущество умещалось в небольшом саквояже, а «уровень жизни» был просто нищенским (и это еще очень мягко сказано). Прочие же «знаменитости» (богатые, известные, «крутые», «гламурные» и т. д.) оказались, мягко говоря, очень и очень несчастными.
В справедливости и объективности этих результатов легко убедиться, если почитать, с одной стороны, книгу написанную Матерью Терезой, ее биографию и интервью с ней, а с другой – пресловутую «светскую хронику» и подробные биографии «знаменитостей глобального масштаба», являющихся предметом восторга, обожания, преклонения и зависти обывателей.

Для любой развивающейся системы (от организма до организации) существует проблема недостатка ресурсов. «Время является таким дефицитным ресурсом всегда, – считает заместитель управляющего филиалом «БИН-Петербург» Александр Чесноков. – Кроме того, управление становится своеобразным искусством опережать время, причем в любой форме: от предвосхищения событий и умения предугадывать ситуацию до построения и планирования сложных систем тайм-менеджмента».
По данным компании Begin Group, около 45% компаний понимают это и используют тайм-менеджмент в управлении персоналом. Порядка 35% планируют внедрить его в дальнейшем. Но далеко не всегда под системой тайм-менеджмента понимается определенная четкая структура отношений. Понятие управления временем чаще всего сводится к журналу опозданий или регламентированию определенных операций сотрудника (например, в банке). «Зачастую руководители, которые организуют тренинги или семинары по тайм-менеждменту в своей компании думают, что одного дня тренинга достаточно для того, чтобы сотрудники стали рационально распоряжаться своим временем, – рассказывает генеральный директор консалтинговой компании «Форум-НТС» Татьяна Михеева. – Все сотрудники разом заводят себе оганайзеры или вывешивают на доску список «поглотителей времени». Длится такое образцовое поведение максимум две недели». По мнению г-жи Михеевой, так происходит потому, что и после тренинга необходима поддержка внутри компании, тогда навык закрепляется и приводит к результатам. Если на «открытые» тренинги приходят сотрудники с высоким уровнем личной мотивации, то внутри компании для большей эффективности тренинга руководителю стоит предварительно разъяснить сотрудникам его цели, чтобы мотивация не была односторонней.
Еще одно заблуждение – считать, что природа нехватки времени у сотрудника организационная. «Нехватка времени – проблема скорее психологическая, – добавляет Андрей Серов, психолог, советник по PR тренингово-консалтинговой компании «Мобиле». – Человек недостаточно уверен в себе, у него нет четкого представления о своих целях, он не в состоянии расставить приоритеты, поэтому у него ни на что не хватает времени».
«Поглотители времени» у сотрудников достаточно стандартны, – замечает Елена Тихомирова, руководитель управления по работе с персоналом страховой компании «Прогресс-Нева». – Чрезмерная трата времени на совещания, выяснение мелочей, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные прерывания (звонки, беседы)». От офиса к офису эти проблемы одинаковы, но порой в ходе тренинга или семинара рождаются интересные идеи, которые потом приживаются и становятся стандартом. Например, система флажков, когда красный флажок на столе означает «занят» и предполагает, что сотрудника не следует отрывать от работы, кроме неотложных вопросов. Иногда сотрудники фирмы приходят к необходимости создания собственного «языка» внутри компании, когда размытые понятия «сегодня», «завтра», «вечером» и «скоро» означают конкретное время (сегодня – до 18.00), это помогает избежать многих проблем.
Но не все методы управления временем – новинка. Зачастую актуальные сегодня методы – это отголоски хорошо забытых советских приемов. Они используются не только при управлении временем сотрудников, но и для иных целей. К таким относится «фотография рабочего места», когда отслеживается время, которое необходимо сотруднику для совершения той или иной операции. Обычно эти методы применяются в головных офисах структур, разрабатывающих стандарты качества обслуживания клиентов.

Два месяца назад я прочел отличный топик Личный тайм менжемент. Описанные в нем идеи организации своего времени мне настолько понравились, что я решил не лениться и прочесть книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв».
Произведение Глеба воодушевило меня еще больше, и, наконец, я решил постепенно внедряться описанные в книге методы в свою жизнь.
Первая глава рассказала мне о том, как правильно организовать свой сон, отдых и прочее, то есть то, что не имеет отношения к работе, но непосредственно влияет на её эффективность. Сказано – сделано. Я стал отдыхать каждые полтора часа, ложиться в полночь, вставать в 7 утра. «Отлично, — подумал я, — пора двигаться дальше».
Наступил черед второй главы. Из нее я узнал о том, как есть слонов и лягушек и что такое календари-«пинарик». Как ответственный ученик я нарисовал для себя «пинарик» и выписал на отдельном листе своих лягушек и кусочки слонов, которые я должен есть каждый день, чтобы в итоге поглотить все животное. Слонов у меня оказалось три: восстановить спортивную форму, выучить нормально английский и изучить одну новую научную дисциплину.
И я начал действовать. Целую неделю я старался кушать все те кусочки, которые я для себя выписал. Каждый день проходил просто замечательно и, в конце дня, я отмечал в своем «пинарике», что этот день был прожит не зря.
Но через неделю что-то случилось. Я объелся слоновьим мясом, меня начало от него просто тошнить. Я больше не мог учить новые английские слова, не мог заставить себя бегать 5 км каждый день, не мог прочесть 50 страниц книги по научной дисциплине. В итоге в «пинарик» стал пестрить записями о зря потраченном времени. Ещё через несколько дней у меня нарушился режим сна и я скатился до более удручающего состояния, чем то, которое было до начала использования системы тайм-менеджмента.
В итоге я выбросил список своих слонов, отпустил своих лягушек, порвал свой «пинарик» и… мне стало лучше.
А теперь вопрос: Кто-нибудь из читателей испытывал нечто подобное или это я один такой безвольный человек?

Наш разговор про управление временем мы начнем необычно – с организации отдыха.
Вспомните, дорогой читатель: приходилось ли вам на работе чувствовать себя себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если «да» – вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» – «смерть от переутомления на работе».
В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.
Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?
Скорее всего отдых складывался «стихийно». Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.
У такого «стихийного» отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он не ритмичен, а человек – существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня – ритмичность. Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.
Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1.5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и ВУЗ: урок – 45 минут, «пара» – 1.5 часа.
Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы «аврал» ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.
В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:
«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее. – Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».
Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Но как именно вы отдыхаете в течение рабочего дня, чем наполняете эти пятиминутки, какие сценарии отдыха используете? У каждого из нас обычно есть несколько таких типовых сценариев. Например:
Позвоню знакомому
Выйду покурю
Посмотрю что-нибудь интересное в интернете
Полью цветы
Выпью чашку чая.
Давайте попробуем оценить степень «переключения», которые дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:
На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект – почитать что-то «не по работе» в интернете.
На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера поговорить с коллегой на нерабочие темы.
На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно – сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.
На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от «офисной» среды.
На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих «размять» суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть о всех рабочих проблемах.
Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу – пройдитесь по коридору. Если работали с людьми – побудьте в одиночестве; если анализировали цифры – позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний, и т.п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!
Известный советский поэт Владимир Маяковский, хорошо знавший и поддерживавший движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:
Товарищ, запомни правило простое,
Работаешь – сидя,
Отдыхай – стоя!
Творческая лень
Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень – это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:
Переутомление, объективная «вымотанность» организма, растраченность физических, энергетических и эмоциональных ресурсов;
Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу» – когда мы тратим время своей жизни на дела, не являющиеся для нас «родными», желанными;
Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.
Возможна и четвертая причина. Ваше подсознание дает вам сигнал: «Подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.
«Правила творческой лени» просты:
Если уж лениться, то «на 100%», не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы, и т.п. Чистая лень – это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.
Сознательно принимать решение «Хочу лениться – и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.
Перед «творческой ленью» загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!
При соблюдении этих правил «творческая лень» станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также – прекрасным отдыхом и восстановлением сил.

«Редко удается выспаться!» – часто жалуются участники тайм-менеджерских семинаров. Сон является важнейшим способом отдыха и восстановления сил. Но всегда ли мы грамотно его организуем? Даже не увеличивая количество времени на сон, можно существенно повысить его качество.
Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.
Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ «переключения» в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном – спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения, и т.п. Занятие может быть каким угодно, главное чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.
Продолжительность сна может быть различной, важно определить оптимальную для себя. Как это сделать?
Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна длине одного цикла. Например, если длина цикла 1 час 30 минут, то лучше поспать 7 часов 30 минут (кратно длине цикла), чем 8 часов. Когда длина сна кратна длине цикла, человек просыпается с ощущением бодрости, свежести и хорошо восстановленных сил. Понаблюдайте за собой, попробуйте варьировать длительность сна, и вы скоро определите, какая длина сна оптимальна для вас.
Опытом планирования режима сна делится маршал Василевский. «…В особо напряженные дни Сталин не раз говорил ответственным работникам Генштаба, что мы обязаны изыскивать в сутки для себя и для своих подчиненных как минимум пять-шесть часов для отдыха, иначе, подчеркивал он, плодотворной работы получиться не может. В октябрьские дни битвы за Москву Сталин сам установил для меня отдых от 4 до 10 часов утра и проверял, выполняется ли это его требование. Случаи нарушения вызывали крайне серьезные и в высшей степени неприятные для меня разговоры. Напряженнейшая работа, а порой и неумение организовать свое время, стремление взять на себя выполнение многих обязанностей зачастую заставляли ответственных работников забывать о сне. А это тоже не могло не сказаться на их работоспособности, а значит, и на деле.
Иногда, возвратившись около четырех часов утра от Сталина, я, чтобы реализовать принятые в Ставке решения, обязан был дать исполнителям или фронтам необходимые указания. Порою это затягивалось далеко за четыре часа. Приходилось идти на хитрость. Я оставлял у кремлевского телефона за письменным столом адъютанта старшего лейтенанта А. И. Гриненко. На звонок Сталина он обязан был докладывать, что я до десяти часов отдыхаю. Как правило, в ответ слышалось «Хорошо». …»
(А.М. Василевский «Дело всей жизни», кн. 1, Москва, ИПЛ, 1988г.)
Важно организовать не только процесс сна, но и процесс пробуждения. Советую установить в в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий, и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным. Например, вам нужно проснуться в 8.00. Пусть в 7.30 сыграет первая мелодия, приятная и спокойная, на которой вы проснетесь, порадуетесь тому, что вставать еще не нужно, и заснете опять. В 7.45 – что-нибудь более бодрое, возможно уже со словами, на которые мозг реагирует более активно, чем на мелодию без слов. И в 8.00 – самая радостная и энергичная мелодия, на которой вы окончательно проснетесь, встанете с постели и с удовольствием встретите новый день вашей жизни.
Приходилось ли вам, читатель, «клевать носом» в послеобеденное время, пытаясь сосредоточиться на важной задаче? Что делать, когда на работе клонит в сон?
Посмотрите на «среднестатистический» график дневных биоритмов человека. Считается, что наша работоспособность и активность в течение дня имеет два спада и два подъема (у «жаворонков» выше первый подъем, у «сов» – второй, приходящийся на вечер). Нетрудно заметить, что один из спадов приходится как раз на послеобеденное время.
Самое простое решение проблемы – дневной сон, накрывающий послеобеденный спад биоритмов. Вспомним знаменитую латиноамериканскую «сиесту», обязательный сон в послеобеденную жару. Вспомним также британского премьер-министра Уинстона Черчилля, дожившего до 90 лет, несмотря на нездоровый образ жизни и огромный груз забот и ответственности. Его обязательный дневной сон помощники имели право прервать по поводу не меньшему, чем начало войны. Дневной сон был также обязательным элементом распорядка российской Боярской думы до Петра I.
Пример корпоративной организации дневного сна привел участник корпоративного семинара в ОАО «Сибирьтелеком», Новосибирск. «В Китае, в городе Шеньжень, нас привезли на экскурсию на завод телекоммуникационного оборудования. У столов для тестирования оборудования мы обратили внимание на странные приспособления. Оказалось, это откидывающиеся складные койки, вделанные в столы. Обед для рабочих длится два часа, из которых час официально выделяется на сон».
Как быть, если у вас еще нет своего кабинета с удобным кожаным диваном, и вы не можете позволить себе полноценный дневной сон?
Возможны альтернативы. Самая простая – небольшой послеобеденный сон в автомобиле, если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20-30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью.
Можно ненадолго засыпать прямо на рабочем месте, или где-то еще – в переговорной, на кресле в дальнем углу, и т.п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой. Продолжительность такого «микро-сна» определите для себя сами, как правильно оптимальная – 10-15 минут. Один директор завода заводил будильник на 15 минут и засыпал в своем рабочем кресле. Объяснял свой метод так: «долгий сон выбивает из рабочей колеи, а за 15 минут мозг хорошо освежается, но не успевает заснуть слишком уж сильно».
Рассказывает участник ТМ-сообщества Сергей Козловский, гендиректор софтверной компании Нилитис, Минск. «В 1997 году я перепрыгнул несколько карьерных ступенек и стал председателем совета директоров нескольких небольших, но быстро растущих фирм. Нагрузки были невероятные. Человек выдержать такое в норме может только если разделит свои календарные сутки на несколько, т. е. будет спать несколько раз в течение суток, небольшими «порциями».
Я научился спать на работе, положив голову на стол. Никакого кабинета у меня тогда не было. В этой комнате работало еще от 3 до 14 человек. Но если заткнуть уши бумагой, смоченной в воде, то шум не мешает. 20 минут сна — и можно работать дальше. И вот, как-то из-за океана звонит мой шеф. И спрашивает: «Спишь в рабочее время?». «Сплю» — отвечаю. И мы оба понимаем, что это не от спокойной жизни. «Не надо — советует. — Найди другой способ релаксации. Кофе, прогулки в обед…»
Кофе, прогулки — нет, это не мое. Не тот эффект. Тогда я снял комнату рядом с работой и начал спать на законном основании. Стоило это недорого».
«Ученик, придя к наставнику, оставил у входа зонтик и башмаки. Учитель спросил его, слева или справа от башмаков тот поставил зонтик. Ученик не смог вспомнить и устыдился: утратив бдительность, он упустил мгновенье.»
Дзенская притча
В заключение темы отдыха необходимо остановиться на таком важном аспекте взаимоотношений человека и времени, как чистое «переживание момента». В конце XX века специалист по управлению временем Стефан Рехтшафен обратил внимание на пагубность и опасность «бега за временем», постоянной спешки, в которой живет большинство людей в промышленно развитых странах.
Должен вас предупредить: на ранних стадиях применения тайм-менеджмента возможен некоторый «синдром беспокойства» о времени, иногда даже «крохоборства». Ничего страшного, это быстро проходит. Зато остается другое. Когда вы управляете временем, ощущаете его как подвластный вам ресурс – вам гораздо легче выделить его на спонтанность, «бездумное» времяпрепровождение, «творческую лень», созерцание гармонии мироздания, и другие в высшей степени достойные занятия, не имеющие непосредственной материальной цели. Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» – не менее важно, чем его чисто арифметическое количество. «План» и «переживание момента» должны не противоречить, а поддерживать друг друга.
Я очень люблю закаты. И в рабочее время по возможности, а во время отпуска – обязательно, выделяю время на созерцание заката. Хочешь не хочешь, а процесс этот нужно планировать. Ведь я знаю, что моя любимая стадия заката в это время года в этом месте начинается, например, в 21.15, и длится не больше 25-30 минут.
Мешает ли это планирование чистоте созерцания, не обремененного мыслями, заботами и прочими помехами? Никоим образом. Наоборот, только благодаря планированию я могу выделить нужное количество времени на закат, несмотря на загруженность делами, и самое главное – во время созерцания отключиться от всех посторонних мыслей и забот, зная, что остальные задачи и проблемы – под контролем.
У древних отцов-аскетов, оставивших нам богатейшее наследство методов самосовершенствования, была в числе прочих такая формулировка монашеского делания: «Внимание к себе и память смертная». Два этих принципа считались основополагающими для очищения души и достижения духовных высот.
В тайм-менеджменте можно найти аналогию этим принципам. «Память смертная» – осознание ограниченности человеческой жизни и ее временного ресурса, требующее не растрачивать драгоценное время жизни на пустяки. И «внимание к себе», осознанность и осмысленность жизни, постоянное отслеживание и анализ своих действий. Эти помогают выработать то обостренное чувство наполненности момента, которое делает жизнь яркой и прекрасной, а не чередой серых скучных будней.
Сергей Карелов, председатель совета директоров Silicon Information Technologies, на Первой ТМ-конференции в мае 2003 г. цитировал Рика Филдса:
«Стоит нам осознанно обратить внимание на то, чем мы заняты – готовкой, уборкой или любовью, – как это действие преобразуется и становится частью движения нашей души. И мы вдруг начинаем замечать такие штрихи и детали, которые нам были неведомы раньше; наше ощущение каждодневной жизни становится яснее, острее и, в то же время, гораздо разносторонней.»

Тщательно (по минутам) запишите все свои дела в течение одной недели. Будьте предельно откровенны. Если вы смотрите телевизор 30 часов в неделю, так и запишите.
«Для большинства людей этот опыт оказывается довольно болезненным, они переживают настоящее прозрение, — говорит Jana Jasper. — В дневнике нужно записывать все подробности, до самых мелочей — время пребывания в спортзале, время приема пищи, время, проведенное за рулем автомобиля, время встреч с друзьями или походов в кино, все, без исключения. Результаты таких наблюдений часто вызывают досаду — ведь столько времени мы тратим впустую! Но это необходимо, иначе как мы сможем более эффективно распоряжаться временем, если не знаем, как (бесцельно) мы привыкли его тратить».
Отключите мобильный телефон и пейджер. Если кто-то просит вас сделать то, на что у вас нет времени, решительно, но вежливо откажите. И ни в коем случае не чувствуйте себя виноватым!
«Одна из причин нашей постоянной занятости заключается в том, что мы не умеем говорить «нет»», — уверена Jana Kemp, основатель и президент Meeting & Management Essentials, консультативной службы по вопросам тайм-менеджмента в Boise, штат Айдахо.
Kemp объясняет, что для того, чтобы научиться отказывать, нужно уметь сосредоточиться на своих целях. В этом отношении очень полезным будет «дневник времени». Откажитесь от важных, но не запланированных дел — и сможете найти время для того, что для вас важно, — семьи, друзей, заботы о своем здоровье. Когда вы расставили приоритеты и точно знаете, на что готовы выделить время, отказываться от лишнего и ненужного гораздо легче.
«Составьте подробный список дел с указанием времени начала и окончания занятия, — советует Moland. — Планирование дел всегда эффективно, но если добавить к обычному графику точное время начала и окончания того или иного занятия, вы сможете оценить свой успех в деле экономии времени и лучше понять приоритеты. Когда вы выделяете главные занятия, вы, естественно, выбираете те, которые можете сделать немедленно.
Если высокие технологии отнимают наше время, то почему бы им не помочь в обратном? Воспользуйтесь компьютерной программой-планировщиком, в которой предусмотрен календарь. Такой системой можно пользоваться как записной книжкой — вносить туда списки запланированных дел, адреса, телефоны и т.п.
«Сегодня одного только умения работать с компьютерной техникой уже недостаточно, — считает Jasper. — Нужно научиться использовать технологии, чтобы избавиться от лишних бумаг. Невозможно даже объяснить, насколько это важно».
По мнению экспертов, хорошая организация работы и отдыха существенно облегчает жизнь. Чем больше захламлена ваша жизнь всяким мусором, — бумажками с номерами телефонов, визитными карточками, календарями, записными книжками — тем выше вероятность того, что вам придется выделять время для периодического наведения порядка.
Есть ли более употребляемое слово в лексиконе современного делового человека? Мы постоянно вынуждены совмещать несколько видов деятельности. Такая многозадачность может быть опасной. Говорить по телефону за рулем автомобиля — значит резко увеличивать шансы попасть в аварию или ДТП. Тем не менее, некоторые занятия можно совмещать безболезненно и без риска для жизни. Например, по дороге на работу (особенно если вы пользуетесь общественным транспортом) полезно послушать аудиокнигу. Когда смотрите телевизор, попробуйте оплачивать счета или планировать дела на следующий день.
«Женщины справляются с выполнением нескольких дел одновременно лучше мужчин, — считает Moland. — Даже если муж и жена работают полный рабочий день, женщина, кроме работы, может думать о детях, домашних обязанностях, закупке продуктов и приготовлении пищи. Мужчинам удается сосредоточиться только на одном занятии сразу — этому женщины могут у них поучиться».
Нет ничего плохо в том, чтобы быть похожим на других. Перфекционизм, т.е. слишком тщательный подход к делам и прорабатывание каждой детали, неминуемо приводит к нехватке времени.
«Ставьте перед собой рациональные цели, — советует Jasper. — Конечно, всегда нужно стремиться к лучшему и работать над собой. Однако стремление к идеалу дает обратный эффект — все дела растягиваются до невозможности, а недовольство собой растет».
«Постановка недостижимых целей только добавляет стресс в вашу жизнь», — уверена Kemp.
Наконец, не оставляйте без поощрения любое, даже самое незначительное, достижение.
«Чтобы научиться лучше распределять время, воспользуйтесь «дневником времени», — рекомендует Jasper. — Не вините себя, если приходится отказываться от работы, — получайте удовольствие. Не нужно делать себе большие подарки — достаточно простого массажа или визита в салон красоты. Важно отметить свой успех и получить от этого удовольствие».

В деле организации своего времени нередко приходится жалеть о том, что в сутках – всего двадцать четыре часа, которых очень часто не хватает для того, чтобы провести все запланированные дела, да еще при этом и хорошенько отдохнуть перед новым днем, чтобы с новой силой взяться за выполнение своих обязанностей. Не последнее место, по количеству занимаемого времени, занимает такой процесс, как сон. Время, требуемое для сна – понятие жестко субъективное, кому то может хватить и трех часов, а кто-то для полного восстановления должен проспать часов восемь-девять. Есть некоторые методы, которые помогают снизить количество времени, отводимого на сон, причем отдых от этого ни в коей мере не пострадает.
Специалисты рекомендуют выработать в организме такое поведение, при котором вы бы просыпались каждый раз в одно и то же время, желательно как можно раньше. При этом действовать надо следующим образом: будильник всегда ставить на строго определенное вами время, а спать ложиться только тогда, когда вам этого реально захочется. Такая практика доказала свою эффективность, и позволяет сэкономить до трех – четырех часов на неделе.
Также, для получения полноценного отдыха, рекомендуется сделать спальню самым тихим местом в вашем доме, лишенным излишнего шума, а главное – излишнего освещения.

Раз десять за свою жизнь я пытался начать пользоваться ежедневником, как в бумажном, так и в электронном виде. Не получалось. Я долго переживал по этому поводу, корил себя за лень и неорганизованность, а потом понял, что система планирования дел посредством ежедневника (а также планинга, органайзера, электронного напоминальника) просто не отвечает моему характеру и стилю работы. Допустим, запланировал я дело, а оно заняло столько, что на остальные дела времени не хватило. Это расстраивало, если не сказать больше — раздражало.
Можно для каждого дела определять количество времени, которое необходимо на него потратить. Но и тут появляется ряд сложностей. Во-первых, надо точно знать сколько времени займёт дело. Во-вторых, надо засекать момент, когда ты начал делать дело, и помнить про момент, когда ты его закончишь, иначе можно выйти из графика. В-третьих, все неожиданные, случайно появившиеся дела обрушивают график дел запланированных. В-четвёртых, планируя дела наполеоновского масштаба, надо закладывать какое-то время на всякое ежедневное барахло, от которого никуда не деться. А сколько его закладывать? Становится ясно, что перфекционисту, который хочет в точности соблюдать график запланированных дел, необходимо сначала исследовать и обмерить свою обыденную деятельность.
Постепенно я пришёл к такой системе, которая выполняет сразу несколько функций:
1. Помогает планировать дела
2. Помогает учитывать потраченное время
3. Помогает анализировать и повышать эффективность работы.
Система «Пятнадцать минут»
Шаг 1. Всё в график
Относимся к любой своей деятельности или бездеятельности, как к пункту в графике запланированных работ. Подчёркиваю: к любой. Иначе вся система рушится.
Шаг 2. Пятнадцать минут
Разбиваем 24 часа на пятнадцатиминутки. Можно взять меньший отрезок времени, но тогда надо будет прикладывать больше усилий на учёт и планирование. Можно взять больший отрезок времени, но тогда уменьшится точность планирования, и придётся часто округлять и заниматься приписками.
Шаг 3. Сон и питание
Едим слона по частям. Начинаем с филейной части. Сколько надо времени на здоровый сон и полноценное питание? Заводим две графы в списке дел, проставляем напротив каждой время кратное пятнадцати минутам. Это те пункты, которые будут подвержены наименьшим изменениям, но надо учитывать, что они тоже не константы.
Вычитаем из 24 часов время выделенное для еды и сна. Оставшимся массивом времени можно оперировать, планируя остальные дела.
Шаг 4. Составляем список ежедневных дел
Закладываем на каждое дело необходимое количество времени, кратного пятнадцати минутам. Тут могут быть семейные и домашние дела, спортивная тренировка, утренний и вечерний туалет, работа с почтой, занятия по английскому, поливка фикуса, прополка грядок, вылавливание блох у любимого кота. Время, выделенное на эти дела, будет изредка подвергаться незначительным корректировкам.
Шаг 5. Забиваем в график все долгосрочные и среднесрочные проекты
На основании личного опыта выделяем на каждый проект определённое количество времени, и равномерно распределяем ежедневную загрузку. Этот раздел необходимо анализировать каждое утро (или каждый вечер, кому как удобно), и в зависимости от состояния проектов перекидывать время между ними. Если какой-то проект не укладывается в график, значит надо ужиматься в каком-то другом или залезать в неприкосновенный раздел ежедневных дел: например, обделить вниманием кота. В этом месте становится понятно, что от способности человека планировать дела и трезво оценивать свои силы зависит его семейное счастье.
Шаг 6. Краткосрочные заботы и внеплановые потребности
Надо съездить в страховую и по дороге помыть машину, надо отвезти ребёнка на прививку, надо встретиться и обсудить интересный проект с потенциальным партнёром, надо закупиться кошачьим кормом… Да мало ли всякой бодяги приходится делать человеку без прислуги и подчинённых. Причем бывает, что возникают такие дела совершенно внезапно. В графике должно быть заложено время, которое сможет покрыть большую часть краткосрочных внеплановых забот.
Бывают дела и на полдня, и на день. Бывает нужно просто расслабиться. Можно просто заложить один-два дня в неделю (и не обязательно на выходные), когда можно пожить без графика, или по сильно облегчённому графику.
Шаг 7. Фиксация
Запланировать дела — полдела. Надо контролировать их выполнение с точностью до… пятнадцати минут. Это значит — каждые пятнадцать минут фиксировать, на что они были потрачены. Тут же в режиме реального времени выстраивается мозаика: какие дела укладываются в график, а какие нет. Первый месяц-два (да и дальше) не стоит сильно расстраиваться из-за того, что график, который составлен в радостном порыве, не реально соблюсти. График должен утрястись, а человек — привыкнуть к новой жизни. Жизни, в которой известно, куда уходит время.
Как это выглядит?
У меня это табличка в мелкую клеточку, где одна клеточка равна… пятнадцати минутам. Планирование осуществляется путём перекраски клеточки. Всего на графике должно оказаться 96 закрашенных клеточек или меньше: когда дела занимают по несколько часов, как сон, например, то можно просто писать цифрами. Далее график распечатывается, и клеточки в течении дня постепенно заполняются галочками. В идеале галочки должны стоять только на окрашенных клеточках.
Шаг 8. Тайм-менеджмент
Всё, что зафиксировано в течении дня (недели, месяца, года), надо сохранять. Когда проект закончен, становится понятно, сколько на него было потрачено времени с точностью до… пятнадцати минут. Надо ли говорить о том, что эта система помогает организовать работу с максимальным КПД?