Управление временем

Архив автора

Чего боятся руководители-противники гибкого графика? Что сотрудники, лишенные контроля, предпочтут личные дела решению деловых задач, что неизбежно отразится на финансовых показателях фирмы. И эти опасения имеют реальные основания — известно, что склонность людей отлынивать от работы учитывается экспертами даже при составлении различных экономических моделей.
«Если у специалиста нет внутренней дисциплины и он способен достигать поставленных целей только под постоянным контролем, гибкий график для него потенциально опасен», — поясняет Елена Булкина, директор компании «А-Класс Рекрутмент». Многие не желают брать на себя ответственность и не умеют самостоятельно структурировать время. Для таких людей изменение традиционного режима работы — «медвежья услуга». Свобода и автономия порой становятся настолько тяжелым испытанием, что работник сам просит вернуть на обычный режим.
Еще один серьезный минус гибкого графика — трудности с координацией взаимодействия сотрудников, работающих в разное время и разные дни. Тем не менее, по словам Елены Булкиной, «если механизм обмена информацией и контроля работает эффективно, то отсутствие четкого времени прихода и ухода вполне допустимо для тех специалистов, которые могут без ущерба для качества выполнять свою работу самостоятельно, и не зависят жестко от других коллег».
С точки зрения работодателя, основной плюс гибкого графика — возможность выполнения сложной работы в то время дня, которое является оптимальным для конкретного сотрудника (особенно в тех случаях, когда требуется сочетание творческого подхода с максимальной профессиональной отдачей). «Кто-то обязательно приходит к девяти утра, так как утро для него — самое продуктивное время, кто-то предпочитает в середине дня делать «текучку», а лучшие решения выдает ближе к ночи, — говорит Анна Моносова. — На мой взгляд, многие виды деятельности (в том числе и тренерскую) не стоит регламентировать временными рамками. То, что связано с креативом, вообще отрегулировать невозможно».
Хотя гибкий график пока не получил широкого распространения в России, многие компании считают его полезным мотивационным инструментом. Такой режим удобен в тех компаниях, где значительная часть задач выполняется сотрудником в индивидуальном порядке, без согласований с коллегами, где существуют четкие критерии оценки результата. Но в рамках тесного командного взаимодействия или в фирмах с очень жесткой управленческой структурой он вряд ли уместен. Кроме того, работа по гибкому графику требует высокого уровня самоорганизации и умения оправдывать оказанное доверие. А этому надо учиться.

Это мечта каждого индивидуалиста и творческого человека, эффективность которого резко снижается в «прокрустовом ложе» корпоративного распорядка. Существует целый ряд профессий, для которых свободный график — неотъемлемый атрибут. Это журналисты, копирайтеры, дизайнеры и художники, креаторы, тренеры, агенты страховых компаний, event-менеджеры и т.д. «Мы регулируем ту часть работы тренеров, которая связана с другими сотрудниками — референтами, продавцами, управленцами, — рассказывает Анна Моносова, директор компании «Арс Витэ». — В остальном график зависит от таких факторов, как тренинговая загрузка, повседневные задачи (встречи с клиентами, подготовка текущих тренингов и создание новых, написание программ). Учитываются и индивидуальные предпочтения тренера».

Предоставляется отдельным сотрудникам по согласованию с руководством на основании заявления и оформляется как документ, где отражено переменное и фиксированное рабочее время.
Переменное (гибкое) время — это промежутки времени, в рамках которых вы можете начинать и заканчивать работу (например, с 8.30 до 12.00 — начало, и с 17.00 до 21.00 — окончание). Фиксированное время — это часы, когда вы в любом случае обязаны присутствовать на рабочем месте (например, с 12.00 до 17.00).
Скользящий график всегда составляется так, чтобы за неделю (месяц) сотрудник отработал такое же количество часов, как и все остальные сотрудники, находящиеся в офисе полный рабочий день. Так что в определенном смысле такая привилегия — лишь иллюзия свободы. Если она предоставляется не всем желающим, а выборочно, возникает повод для недовольства и некоторого напряжения среди «офисного большинства». Охотнее всего скользящий график «прощается» будущим мамам и студентам. «Предоставление гибкого графика тем, кто совмещает работу и учебу — дополнительный мотивационный фактор для привлечения в компанию молодых специалистов, — поясняет Екатерина Жукова, директор по персоналу рекрутинговой компании «Агентство Контакт». — Мы составляем гибкий график таким образом, чтобы, выбирая время для работы в интервале с восьми утра до девяти вечера, «скользящие» сотрудники отработали за неделю необходимые 40 часов. Таким образом, на их заработной плате это никак не отражается. Не все компании могут предоставить такую возможность своим сотрудникам, поэтому в нашем случае гибкий график является конкурентным преимуществом».

Когда речь заходит о гибком графике, директора по персоналу высказываются достаточно лояльно — но это в теории. А на практике они редко приходят в восторг, когда кто-то из сотрудников высказывает пожелание планировать рабочий день по своему усмотрению.
С одной стороны, развитие электронных технологий, домашние компьютеры с доступом в Интернет, многофункциональные телефоны, факсы делают работу дома более чем возможной. С другой стороны, когда персонал самостоятельно планирует свою работу и выпадает из-под присмотра HR и непосредственных руководителей — ситуация для наших работодателей непривычная и некомфортная.
Но прогресс не остановить: в развитых странах гибкий режим работы, бывший когда-то привилегией избранных, становится обычной практикой — особенно среди «белых воротничков». Россия, как всегда, «шагает не в ногу»: у нас в последние десять-пятнадцать лет хорошим тоном считается дневать и ночевать в офисе, а разговоры о гибком графике или индивидуальном расписании на фоне таких напряженных корпоративных будней выглядят почти неприлично.
Скользим, меняемся…
Под «гибким графиком» каждый понимает свое. Иногда подобным образом именуют даже… ненормированный рабочий день. Но реально в повседневной практике компаний используются три варианта гибкого графика: скользящий (индивидуальный), посменный и свободный.

1. Приоритеты. Надо подробно составлять план дел на говорит Алексей Осипенко, руководитель тренингового центра «Живое слово». Делать это можно с вечера или с утра, кому как удобнее. Список дел надо анализировать с точки зрения приоритетности. Главные задачи решать первыми, остальные — если останутся силы и возможности.

2. Выкачать все возможности. Для того чтобы не попадать в ситуацию «дурная голова ногам покоя не считает Марианна Лукашенко, надо заранее готовиться к любой встрече», Например, составить список того, что можно сделать по дороге в каком-то направлении. Потом написать, что можно сделать по дороге в обратную сторону. Делается это для того, чтобы выкачать из маршрута все возможности.

3. Материализация. Ничего не держите в голове, все записывайте.

4. Воздух. При планировании встреч и мероприятий не забивайте день целиком, но оставляйте процентов сорок свободного времени. Не назначайте встречи одну за другой. Между встречами должен быть так называемый «воздух» — свободное время. В Москве, где постоянные пробки, встречи часто откладываются на какое-то время. Из-за этого может сорваться весь дневной график.

5. «Дела-лягушки». Есть дела, которые мы постоянно откладываем, и от этого они отравляют нашу жизнь. Такие дела называются «лягушками». Они мелкие, но неприятные. Например, поход к стоматологу часто откладывается. В результате «лягушка толстеет и перерастает в слона», требуя в дальнейшем больших усилий и времени. Такие «дела-лягушки» надо прорабатывать с утра. При успешном завершении задачи можно назначить себе награду: какую-то приятную покупку.

6. Время на отдых. «Очень часто на тренингах мы спрашиваем: как вы отдыхаете? — рассказывает Марианна Лукашенко. — Отвечают: пьем чай, кофе. Замечательно. Отличный вид отдыха, но не нужно делать это в той же позе, в которой вы сидите и работаете. Хоть с чаем, хоть с кофе, это уже отдыхом не считается». Отдыхать рекомендуется через каждый час работы. Хотя бы по пять минут. Этот отдых должен максимально переключать с одного вида деятельности на другой.

7. Четкая постановка задач. По словам Александра Горбачева, одним из наиважнейших пунктов, кроме вопросов: что, как именно и зачем делать, является назначение точной даты исполнения задания. Потому что, как показывает опыт, срок «через пять дней» может свободно передвигаться по временной шкале в соответствии с желаниями исполнителя.

Самое простое упражнение — калибровка. Выполняется оно следующим образом. Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что отводить час на десятиминутное дело — заведомо обманывать себя. Назначайте реальные сроки для выполнения. Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее минуты — у вас хорошее чувство времени, но не забывайте, что навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила ±5 и более минут, то степень развития вашего чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы — 12% вашего временного капитала, что составляет более 1000 часов в год. Позволительна ли вам такая роскошь? Соответственно, чем дальше вы зашли за 5 минут, тем ниже точность ваших внутренних часов. Калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого вам нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4-й день. Самое большое достоинство упражнения — свободная форма его выполнения. Не нужно ничего писать. Главное, что нужно запомнить, — это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача заключается в том, чтобы отслеживать изменение этого показателя: растет ли он, понижается или стоит на месте. Все это даст вам понимание того, где именно кроются ресурсы вашего управления временем.
Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, — хронометраж. Нарисуйте на листе бумаги таблицу со следующими полями: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите в нее все дела, которыми вы занимаетесь. Фиксируете время начала дела, время его окончания, и кратко — название дела. Для чего мы фиксируем это на бумаге? Записывая эти данные, мы разгружаем память.Наша цель — выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное — процесс записи переводит фокус нашего внимания на время. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени.
Итак, суть хронометража для выработки чувства времени — это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи позволяет удерживать наше внимание в нужном русле. Именно поэтому важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию. Как это выполнять проще? Можно фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день вы придумаете пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволяет сократить затраты на хронометраж до 5-7 минут в день. Основное правило применения хронометража: не переусердствуйте в самом начале. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать лучше с двух-трех дней хронометража в неделю. Затем сделайте недельный перерыв. После проведите хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат ожидаемый результат.
Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение. Результаты хронометража следующие. За 4-6 недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего 1-2 недели. Однако для успешного управления собой следует уделить еще 4-6 недель хронометражу и довести точность до 90-95%. Помните, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум две недели в год следует вести хронометраж. Двухнедельный хронометраж — вполне достаточная профилактика.
Чувство времени есть у каждого из нас. Его развитость зависит от рода деятельности. Любой человек может повысить точность своих внутренних часов. Для этого требуется немного усилий и некоторое время. Чувство времени — очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий — и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе, — это положительные результаты наших усилий. Тем более если эти результаты адекватны затратам.

Первое важное значение чувства времени — планирование деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. Мы расписываем задачи на день, отмечаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты. Однако несмотря на это выполнение планов срывается. Это значит, что ваш план не был реален еще на стадии составления. Вы успешно строите иллюзорные планы, которые на практике терпят фиаско. Нам же нужен инструмент для успешного планирования. Реальный план — только тот, который воплощается. И основная причина иллюзий — слабое чувство времени. Если вы хорошо владеете чувством времени, то имеете гораздо больше шансов точно планировать свой день. Чем больше у вас дел, чем больше этапов вы неверно оценили с точки зрения их продолжительности, тем дальше ваш общий план от реальности и ближе к невыполнимости. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось.
Следующая область использования чувства времени — это управление собой во время работы. К примеру, вы запланировали подготовиться к переговорам за 60 минут. Спустя 30 минут подготовки вы понимаете, что проделано только 10% работы. Многих наверняка подобная ситуация будет нервировать. Однако достаточно лишь принять решение о том, как поступить в данной ситуации, и вы выключите свой «будильник». Можете дать себе дополнительное время на подготовку к переговорам, скорректировав планы на день, либо перенести переговоры, если это возможно. А можно выбрать наиболее важное и успеть уложиться в оставшиеся 30 минут. Таким образом, чувство времени помогает выработать реалистичный взгляд на свою деятельность и на требуемое для нее время. Как следствие этой реалистичности, оно помогает сделать вовремя большинство задуманных дел.
Третья область применения чувства времени — контроль стресса. Предположим, вы планируете ряд задач на ближайший месяц. Если объем работ посильный, вы работаете и радуетесь жизни. Если нет — вы в цейтноте. Работы невпроворот, вы не справляетесь. Стресс возникает в результате опасения того, что работа не будет выполнена в срок. Так зачем мы берем на себя непосильную ношу? Проблема в неточном определении критического объема работы, сверх которого наступает стресс. Ответ кроется в точности настройки чувства времени. Роль чувства времени в контроле стресса заключается в том, что вы всегда можете следить за уровнем рабочей нагрузки и принимать решения, как изменить ситуацию. Чувство времени есть у каждого из нас. Степень его развития различна и зависит большей частью от рода деятельности. Методы развития просты и доступны любому

С 10 до 12 – фаза подъема. После 12 часов дня заканчивается первый период дневной активности. В кровь поступает меньше глюкозы. Возникает усталость и потребность в отдыхе.
• После 13 часов кривая энергии идет вниз, наши реакции все замедляются.
• После 14 часов самочувствие вновь начинает улучшаться. Органы чувств, и, прежде всего, обоняние и вкус, становятся особенно чувствительными. Это наилучшее время для принятия пищи.
• После 16 часов – начало третьего суточного подъема. Это наилучшее время для физического труда, спортивных занятий, поскольку организм чувствует потребность в движениях, но психическая активность постепенно угасает. Организм становится чувствительным к боли.
• После 18 часов возрастает давление крови, мы становимся нервными, легко возникают ссоры по пустякам. Это плохое время для аллергиков. Часто в это время начинает болеть голова.
• После 19 часов наш вес достигает максимума (суточного), реакции становятся необычайно быстрыми. В это время регистрируется меньше всего дорожно-транспортных происшествий.
• После 20 часов наше психическое состояние снова стабилизируется. Это время благоприятно для заучивания текстов, поскольку улучшается память.
• После 21 часа почти в полтора раза возрастает количество белых кровяных телец, температура тела понижается, продолжается обновление клеток. Организм нужно начинать подготавливать ко сну.

Традиционно пик открытия вакансий приходится на сентябрь-октябрь и январь-февраль: то есть сразу после завершения летних отпусков и после новогодних каникул. Дело не только в том, что после длительного отдыха тяжело сразу включаться в деловой ритм – настолько тяжело, что у некоторых это выливается в депрессию. Просто если человек в принципе подумывал о смене места работы, то в первые две-три недели после отпуска он чаще всего принимает окончательное решение.
Конечно, далеко не всем подходят столь радикальные меры. Пусть настрой совсем не деловой, и работоспособность упала ниже некуда, но у каждого найдется немало причин для поддержания статус кво: должность, зарплата, значимый проект, дружный коллектив, уютный офис… Значит, придется начать борьбу с негативными симптомами. Но нужно ли заставлять себя работать через силу? Сотрудники-перфекционисты, которые буквально «горят» на работе, полагают, что способность работать как часы, не взирая на астропрогнозы, погоду и плохое настроение, является доказательством подлинного профессионализма. С одной стороны, подобное отношение к труду повышает ценность специалиста в глазах работодателя. А с другой — отказ от полноценного отдыха и постоянная гонка, по мнению психологов, становятся основными причинами «стрессовых» заболеваний: инфаркта, язвы желудка, остеохондроза и т.п. Не менее серьезный побочный эффект постоянного «преодоления» – профессиональное выгорание. Как и где найти ресурс, который позволит приняться за работу с прежним энтузиазмом?
В СССР проводили многочисленные исследования, направленные на выяснение суточных ритмов человека, проще говоря — кто и сколько часов в день может продуктивно работать. Сейчас подобные исследования тоже ведутся – например, в Центре хронобиологии Института психотерапии РАМН. Оказывается, в течение суток человек переживает несколько подъемов физиологической активности. В частности с 10 до 12 и с 16 до 18 часов организм максимально устойчив к стрессам и кислородному голоданию. Поэтому они считаются наиболее благоприятными для выполнения физической работы, принятия решений, новых начинаний. «Чаще всего синдром хронической усталости и негативное отношение к выполняемой работе возникают у тех, кто живет без учета своих биологических ритмов, — говорит психолог Руслана Амелина. — Общеизвестно, что «жаворонки» наиболее активны и деятельны с раннего утра и приблизительно до шести-семи вечера, пока не село солнце, а пик активности «сов» приходится на вечернее время. Но в наш век больших скоростей и электрического освещения большинство людей становятся аритмиками – т.е. иногда ведут жизнь «совы», а иногда жизнь «жаворонка», в зависимости от производственной необходимости. И не стараются понять, что же для них лучше». Но знать свои фазы активности необходимо, особенно если вы работаете в офисе с жестким режимом прихода-ухода. «Имеет смысл ранжировать все дела по степени важности, и самые ответственные располагать в расписании так, чтобы они приходились на время, когда вы чувствуете себя лучше всего», — советует г-жа Амелина. Согласно исследованиям известного немецкого хронобиолога Фридриха Хальберга, существует также недельная периодичность интеллектуальных, эмоциональных и физических проявлений. То есть на протяжении недели работоспособность человека неравномерна. В первые дни она возрастает; достигая наивысшего уровня на третий день, а затем постепенно уменьшается, заметно падая в последний день. Именно поэтому считается, что установление рабочего периода продолжительностью более 5 дней нецелесообразно.

Одна из основных проблем психологии профессионального здоровья — это неумение отдыхать. С точки зрения тайм-менеджмента, организация вашего рабочего дня должна соответствовать принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Технология анализа деятельности и саморазгрузки в течение рабочего дня позволяет планировать свой отдых и, отдыхая, планировать время.
Техника саморазгрузки
Вопросы, облегчающие нагрузку Меры
1. Зачем вообще это делать? Исключить
2. Почему именно я? Перепоручить
3. Почему именно сейчас? Установить оптимальные сроки
4. Почему в такой форме? Рационализировать

Приведем несколько примеров техник организации дня. Все они носят рекомендательный характер и могут служить лишь импульсом для составления вашего распорядка, поскольку лучшая система тайм-менеджмента — система, выбранная вами. Что найти ее, необходимо попробовать уже известные техники, а затем выбрать те, которые наиболее удобны именно для вас.

Правила начала дня. Начинайте день с позитивного настроя. Старайтесь порадоваться началу нового дня. Настрой, с которым вы приступаете к решению предстоящих задач, имеет немаловажное значение для последующих успехов или неудач. Каждое утро, как рекомендовал это делать великий Пифагор своим ученикам, говорите себе следующие стихи: «Прежде чем встать от сладостных снов, навеваемых ночью, Думой раскинь, какие дела тебе день приготовил». Составьте реалистичный план на весь день. Вначале — ключевые задачи, к решению которых необходимо приступать без «раскачки». Утро — для сложных и важных дел!

Правила середины дня. Отклоняйте дополнительно возникающие несрочные проблемы. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный ритм профессиональной деятельности. Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. Хорошо, если в течение рабочего дня получается выкроить хотя бы полчаса, в течение которого вы обдумываете и анализируете план текущего дня, вносите соответствующие коррективы.

Правила завершения рабочего дня. Все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня. Необходим контроль за результатами и самоконтроль. План на следующий день составляйте вечером! Или — как учил своих учеников уже упомянутый нами Пифагор: «Не допускай ленивого сна на усталые очи, Прежде чем на три вопроса о деле дневном не ответишь:
Что я сделал? Чего я не сделал? И что мне осталось?». Таким образом, мы завершаем день спокойным анализом и планированием на завтра в спокойном позитивном настроении. Не допускайте тревожных мыслей и несуществующих причин для беспокойства, как сказал известный сатирик М.М. Жванецкий: «Будем бороться с трудностями по мере их поступ­ления!»

Техника саморазгрузки. Одной из существенных предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой стиль работы и разгрузить себя, если все свои рабочие задания будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос. Вопросы и меры по саморазгрузке, которые вы можете выбрать, приведены в таблице.

Технология контроля времени. Для управления такой тонкой материей, как время, контроль особенно важен. В приведенной таблице 3 перечислены некоторые способы контроля, используемые в тайм-менеджменте.

Метод «пяти пальцев» (по Л. Зайверту). Лотар Зайверт предлагает простой и очень удобный метод ежедневного итогового контроля в тайм-менеджменте, так называемый метод пяти пальцев. Метод является элементарной техникой, в которой за каждым пальцем руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.

Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль.

М (мизинец) — мысли, знания, информация. Мыслительный процесс. Что нового я сегодня узнал? Какие знания приобрел? В чем возросла моя компетентность, усилился профессионализм? Какие новые и важные идеи сегодня меня озарили?

Б (безымянный) — близость к цели. Что я сегодня сделал и чего я достиг?

С (средний палец) — состояние духа. Каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией?

У (указательный) — услуга, помощь. Сотрудничество. Чем я сегодня помог другим? Познакомился ли я с новыми людьми? Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)? С кем возник конфликт?

Б (большой палец) — бодрость, физическое состояние. Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддерживания моих физических сил? Что позволило отдохнуть, восстановить силы? Что сделано сегодня мною для поддержания здоровья, физической формы?

«Пятипальцевый» метод итогового контроля удобен прежде всего своей компактностью — он дает возможность быстро и качественно проконтролировать наиболее значимые итоги дня. При всей кажущейся простоте данный метод может быть вполне серьезным аналитическим инструментом.