Архив рубрики «Как правильно спланировать время?»

Легко и быстро

Иногда бывает так: план написан, а работа по плану не ладится: то времени не хватает, то сил. Как выполнять запанированное:
Расставлять приоритеты. Мало написать список дел, важно знать, что начнешь делать в первую очередь, что — во вторую.
На начало рабочего дня планировать простые и понятные дела, в которые просто включиться. Так будет просто включиться в работу и «размяться» перед более трудным заданием.
Отслеживать результативность. Запланированное должно быть доведено до результата. Тогда эта задача уже не всплывет завтра или послезавтра в самое неподходящее время. Чтобы было понятнее: допустим вам нужно договориться о встрече. Вы позвонили нужному человеку, но не дозвонились и отложили дело, а в плане пометили — звонил, то есть вроде как дело сделано, хотя на самом деле, еще нет. Чтобы такого не возникало, приучите себя доводить дело до конца: то есть не просто позвонить — а договориться о встрече.
Привыкнуть дела делать максимально сразу, не откладывать в долгий ящик. Дело отложенное имеет обыкновение тянутся очень долго. То, что можно сделать сразу — делайте, не откладывая.

Управление временем

«После всех лет, отданных менеджменту, выработали ли вы золотое правило менеджера?» Этот вопрос был задан Питеру Друкеру на конференции в Лондоне.
«Я не являюсь специалистом в области менеджмента, но я видел массу плохих менеджеров, — ответил Друкер. — Есть одно золотое правило: вы должны прежде всего спросить себя, сколько вы готовы заплатить, чтобы достичь результата, а не надеяться получить ответ в процессе решения задачи. Какой результат вы получите, если действительно выполните те два или три важнейших дела, и как это повлияет на решение общей задачи. Если вы сможете сделать это, то остальное легко можно учесть».
Стратегическое и оперативное планирование, которые были рассмотрены в двух последних главах, позволят вам дать ответ на вопрос Друкера. Ваше мышление должно быть ясным, системным и правдивым. Вы должны трезво оценивать себя и свое будущее, Кроме того, умело применять при тактическом планировании «телескопические линзы» для фокусирования вашего внимания на конкретных вопросах.
Эта статья о том, как эффективно планировать ваше время, причем именно то время, которое доступно вам сейчас — сегодня. День — это естественная единица времени. Вчера уже было, а завтра еще не пришло, из этого следует, что сегодня должно быть центральным элементом тактического управления временем.

Учимся экономить время грамотно

И сегодня актуальны слова известного писателя о времени, с которым лучше дружить, нежели пытаться его обмануть. Понятно, что банальное составление графика или ведение делового дневника не научит дисциплине. Многие люди живут, крутясь как белка в колесе, так и не достигая желаемых результатов. Дабы укротить время нужно избавиться от чрезмерной лени, нерешительности, страха брать на себя ответственность. Приручить время, считают специалисты, не так сложно, как это может показаться на первый взгляд. В борьбе с неэффективной тратой времени нам поможет тайм-менеджмент — наука о методах определения приоритетов и первоочередности тех или иных дел.
Не нужно изучать какую-то определенную технологию организации времени. Скорее необходимо выработать индивидуальный подход к технологии, наиболее подходящей складу вашего характера и роду занятий. Система планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину, является одной из самых популярных. Его система помогает значительно повысить эффективность работы — как за счет более эффективного управления временем, так и за счет планирования самой работы. Процесс применения прост, нужно “построить” так называемую «пирамиду». Построение будет состоять из шести этапов (этажей).
Первый этап заключается в составлении списка жизненных ценностей, которые не должны противоречить друг другу. Для одних – это слава и высокий социальный статус, для других — материальный достаток, а для третьих – благополучная семья.
Затем нужно определить главную цель, которая совмещает в себе все жизненные ценности из составленного на предыдущем этапе списка. Это и будет второй этаж.
На третьем этапе составляется генеральный план, в котором прописываются шаги, необходимые для достижения поставленной цели.
Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Очень важно указать, выполнению какого пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели.
Пятый этаж – краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, возникает вопрос: «Что нужно сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или иной цели?». Таким образом, пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные повседневные задачи.
Шестой — последний этаж пирамиды — это план на день. Составляется, основываясь на краткосрочный план – мелкие задачи полностью решаются за один день, более крупные разбиваются на подзадачи.
Вышеописанные планы не являются постоянными – наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день, скорее всего, будет изменяться несколько раз в течение дня. Планы краткосрочные рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год.
Планы на день специалисты рекомендуют составлять по системе Эйзенхауэра. Все задачи, согласно этому принципу, делятся на четыре группы исходя из их важности. Группа 1 — дела, которые нужно выполнить обязательно и в максимально короткие сроки.
Группа 2 — важные дела, которые должны быть сделаны к конкретному сроку.
Группа 3 — срочные дела, их часто путают с важными.
Четвёртая группа — это дела ни важные, ни срочные. От этой группы можно отказаться и вовсе.
Для удобства каждое дело необходимо записывать на отдельном листке. Для обозначения приоритетности каждой либо из групп можно использовать стикеры разных цветов. А в ежедневник заносите только те события, которые имеют жесткую привязку ко времени.
На следующем этапе тайм-менеджмента необходимо вступить в борьбу с так называемыми “пожирателями времени”. Выделяют около двадцати видов таких “пожирателей”, но мы остановимся лишь на четырех наиболее опасных.
Личная дезорганизация и отсутствие самодисциплины. Это равнозначные понятия. Справится с этим просто, держите стол чистым, ведите лист «что нужно сделать», сортируйте задачи и т.п.
Неспособность сказать «нет». Стараться говорить «нет» нужно как можно чаще, в том числе и своему руководителю. Сначала просто произнесите это слово, потом приведите доводы, а в завершение предложите альтернативу.
Откладывание. Если откладываются важные задачи, это цикличный процесс, повторяющийся изо дня в день, мы теряем уважение к себе, мучаемся угрызениями совести. Сложные задачи ни в коем случае нельзя откладывать на конец рабочего дня, недели или месяца. Начинать нужно в первой половине дня, когда мы еще не устали, полны сил, не загружены текущими делами.
Эффективно используя подобранную для себя технологию тайм-менеджмента Вы будете работать эффективнее, а значит, перспектива остаться на улице во времена кризиса Вам не грозит. К тому же появиться больше времени на отдых, друзей и семью.

Свободный график-неотъемлемый атрибут

Это мечта каждого индивидуалиста и творческого человека, эффективность которого резко снижается в «прокрустовом ложе» корпоративного распорядка. Существует целый ряд профессий, для которых свободный график — неотъемлемый атрибут. Это журналисты, копирайтеры, дизайнеры и художники, креаторы, тренеры, агенты страховых компаний, event-менеджеры и т.д. «Мы регулируем ту часть работы тренеров, которая связана с другими сотрудниками — референтами, продавцами, управленцами, — рассказывает Анна Моносова, директор компании «Арс Витэ». — В остальном график зависит от таких факторов, как тренинговая загрузка, повседневные задачи (встречи с клиентами, подготовка текущих тренингов и создание новых, написание программ). Учитываются и индивидуальные предпочтения тренера».

Скользящий график

Предоставляется отдельным сотрудникам по согласованию с руководством на основании заявления и оформляется как документ, где отражено переменное и фиксированное рабочее время.
Переменное (гибкое) время — это промежутки времени, в рамках которых вы можете начинать и заканчивать работу (например, с 8.30 до 12.00 — начало, и с 17.00 до 21.00 — окончание). Фиксированное время — это часы, когда вы в любом случае обязаны присутствовать на рабочем месте (например, с 12.00 до 17.00).
Скользящий график всегда составляется так, чтобы за неделю (месяц) сотрудник отработал такое же количество часов, как и все остальные сотрудники, находящиеся в офисе полный рабочий день. Так что в определенном смысле такая привилегия — лишь иллюзия свободы. Если она предоставляется не всем желающим, а выборочно, возникает повод для недовольства и некоторого напряжения среди «офисного большинства». Охотнее всего скользящий график «прощается» будущим мамам и студентам. «Предоставление гибкого графика тем, кто совмещает работу и учебу — дополнительный мотивационный фактор для привлечения в компанию молодых специалистов, — поясняет Екатерина Жукова, директор по персоналу рекрутинговой компании «Агентство Контакт». — Мы составляем гибкий график таким образом, чтобы, выбирая время для работы в интервале с восьми утра до девяти вечера, «скользящие» сотрудники отработали за неделю необходимые 40 часов. Таким образом, на их заработной плате это никак не отражается. Не все компании могут предоставить такую возможность своим сотрудникам, поэтому в нашем случае гибкий график является конкурентным преимуществом».

Как мы тратим время

Часто мы тратим время впустую, но нам очень трудно это признать. И дело не только в том, что согласиться с таким утверждением нелегко психологически. В большинстве случаев мы даже не осознаем, что это именно так. Но поразмыслив можно вспомнить случаи, когда мы:

• дважды возвращались в одно и то же место из-за того, что забывали взять нужную вещь;

• выполняли только часть запланированного на день без видимой на то причины;

• удивлялись, как быстро пролетела лучшая половина дня — а мы ведь еще ничего не успели сделать;

• замечали, что список неотложных дел неуклонно растет;

• обнаруживали пополнение в списке «отложенного на потом»;

• не могли найти необходимый документ или вещь в нужный момент;

Планирование рабочей недели

Подготовка недельного плана должна производиться в конце предыдущей недели. Этапы планирования:
• Составление списка работ;
• Расстановка приоритетов.
Практические советы по планированию рабочей недели
• Планируйте неделю в специальном еженедельнике или на листе с колонками (разбивкой по дням недели).
• Наиболее важные дела – на начало недели.
• Обязательно отмечайте все дела с фиксированным сроком (назначенные встречи, заседания, собрания, телефонные звонки).
• Группируйте работу по блокам – подготовка документов, переписка, совещания и т.д.
• Выделяйте время на аналитическую работу.
• Резервируйте время для неожиданных дел.
• По завершении рабочей недели оцените и проанализируйте выполненную (и невыполненную) работу. Для этого можно использовать уже общеизвестный календарик-пинарик и свой ежедневник.

Отношение ко времени

Перед тем как окунуться в практические занятия по ежедневному планированию времени, каждое утро следует задать себе вопрос: «Как я собираюсь прожить сегодняшний день?» Поскольку и в самом деле иногда очень трудно жить насыщенной жизнью сейчас. Иногда, по вполне понятным причинам, вчера или завтра кажется нам более привлекательным, чем сегодня.
Существует и другой подход к оценке вашей программы по существу. Какую роль вы придаете сегодняшнему дню по сравнению с днем вчерашним или завтрашним? Помогает ли вам философия в удовлетворении ваших потребностей и удовольствий, преодолении препятствий и предоставлении возможностей сегодня?
Иногда люди, пытаясь разрешить эту проблему, говорят, что реально только сегодня. Но вы не можете быть вполне уверены в этом. В некотором смысле вчера еще более реально, чем сегодня, да и завтра может стать такой же действительностью. Если вы считаете действительностью только то, что вы видите и осязаете, то есть ваши ощущения в настоящем, то вы приуменьшаете ее значение.
Действительность, которую видит и ощущает человек, — это не более чем человеческая оценка, мир многократно сложнее, глубже и тоньше, и наши органы чувств — это необходимый, но не достаточный инструмент для его познания. Если вы будете считать, что завтра важнее, чем сегодня, то, возможно, такое суждение окажется для вас более реальным.
Бегство от жизни сознательно или бессознательно поворачивает ваше сознание к чисто воображаемой деятельности, к бегству от реальной жизни и обычных забот текущего дня. Вы можете убежать от сегодняшнего дня, живя воображаемой жизнью в прошлом или будущем. Конечно, само по себе бегством от жизни не является чем-то плохим или хорошим время от времени все мы убегаем от жизни, по крайней мере в тех случаях, когда нашему сознанию, как и нашему телу, необходимо восстановить силы сменить вид занятий. Но бегство от жизни, вошедшее в привычку, это другой случай: оно восстает против любых форм разумного планирования вашей жизни.
Философия и религия отчасти освобождают людей от привычки жить сегодняшним днем. Вера может освободить от забот или тревог о завтрашнем дне и от сожалений и вины о дне вчерашнем. Она может сформировать в нас такое отношение к прошлому, что мы будем видеть в прошлом только хорошее.
Мы будем спокойно вспоминать прошлое и перестанем критически оценивать каждый прожитый день. Такое мышление может привести к устойчивому мнению, что в будущем нас не ждет ничего хорошего, то есть к потере разумного оптимизма.
Зная по опыту, что идеал жизни это жизнь на все сто процентов в данную минуту, и это между прочим, изумительное состояние, которое только изредка достижимо Если дело, которое вы выполняете, захватывает вас настолько, что оно поглощает всю душу и вы погружаетесь в иной, мистический мир, и уже законы этого мира начинают вами управлять. Самое важное в этом мире — это более высокий уровень ощущения реальности и развитие интуиции.
Большинство из нас далеко отстоят от этого идеала. Это и в самом деле потому что сегодня ограничено рамками вчера и завтра, точно так же, эта минута или час ограничены текущим моментом, который связан со временем до и после. Нам свойственно человеческое: «смотреть назад и вперед и желать того, чего нет».
Главная проблема заключается в достижении равновесия и чувстве гармонии. Планировать время следует всем, неважно, касается ли это личных дел или управления большой корпорацией, планирование начинается с составления плана, в котором указано, когда и необходимо сделать, скажем, в ближайшие пять лет, а затем этот план разбивают на более короткие, например, трехмесячные периоды. Важность сегодняшних дел, их значимость определяются всей структурой вашего плана -учитывающего шкалу приоритетов. Но сегодняшний день имеет свою собственную автономию.
Я вижу сейчас, что сегодняшний день является следствием всех моих вчера одновременно прёлюдией всех моих завтра. Это время, когда я, если захочу, смогу отразить прошлое и сделать обзор как своей собственной жизни, так и попытаться нарисовать обобщенную картину. Это время, когда я смотрю вперед и пытаюсь отыскать звезды, по которым я направлю свой в будущее. Но у этого дня есть и свои собственные права, день общения с замечательными людьми, со своими запросами, обязанностями, возможностями, надеждами и страхами. Часть из них может быть связана с будущим, а часть нет. Забавно, что я не знаю истинной стоимости того, о чем я рассуждаю сегодня, за исключением, возможно, случайных вспышек прозрения или интуитивных догадок. Только в будущем, когда я брошу взгляд назад, я буду способен оценить, что же было существенным в моих рассуждениях, а что нет.
Если вы согласны с выводами, которые следуют из этих размышлений, вы видите, что наше внимание спокойно и твердо обращено на сегодня. Подобно омару в кастрюле, вам трудно вернуться назад во времени. Так же как пасть в будущее, которое еще не родилось. Сегодняшняя работа должна быть сделана хорошо, и вам остается только как следует подготовиться, чтобы выполнить ее наилучшим образом. Но, чтобы выполнить работу, которая основана на вчерашнем и подготавливает вас к завтрашнему дню, вам необходимо тщательно планировать время каждого дня.
На основе личного опыта я предлагаю вам отводить не более десяти процентов вашего дневного времени на подведение итогов вчерашнего дня и планирование завтрашнего. Дни когда вы составляете планы на большие сроки или подводите итоги за длительные периоды времени, должны быть исключены из этого правила.

Пример стандарта: алгоритм планирования дня

Стандартизацию корпоративного тайм-менеджмента лучше начинать с самых простых, легко внедряемых вещей. Одним из таких простых первых шагов является стандарт планирования рабочего дня (в ежедневнике или Outlook). Наши клиенты используют «жестко-гибкий» алгоритм планирования дня, позволяющий, не загоняя себя в рамки слишком жесткого плана, тем не менее успевать выполнить ключевые задачи.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
1.«Жесткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);
2.«Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать;
3.«Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации – 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи – более мягко. Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника, у которого на один день выделяется одна страница):
1.На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи – привязанные к точному времени.
2.В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
3.Выделите красным 2-3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
4.Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.
План дня будет выглядеть примерно следующим образом:
«жесткие» встречи, причем не просто списком, а с наглядной привязкой к сетке времени.Список «гибких» задач, наиболее приоритетные из них выделены полужирным шрифтом. Для двух из приоритетных задач «забюджетировано» время. Благодаря наглядности левой части плана, мы сразу видим участки времени, в которые можем выполнять «бюджетируемые» задачи. При этом хорошо видно, хватит ли на них времени.
Обратите внимание: в этом плане дня много «воздуха», мы не пытаемся расписать по времени все задачи. Благодаря этому план устойчив к любым внешним помехам. Если появляется новая задача, мы просто дописываем ее в «гибкий» список, оцениваем ее приоритетность, и запускаем выполнение.
На врезке вы видите эту методику планирования дня, формализованную как корпоративный стандарт. Он содержит, кроме собственно алгоритма, мотивирующую вводную часть и основные принципы планирования. Внедрение стандарта может быть подкреплено разными мотивирующими мероприятиями. Например, в одной компании через месяц после тренинга была запланирована проверка ежедневников. Владельцы трех лучших ежедневников получали приз в виде отгула.

В чём плюсы и минусы у гибкого графика ?

Чего боятся руководители-противники гибкого графика? Что сотрудники, лишенные контроля, предпочтут личные дела решению деловых задач, что неизбежно отразится на финансовых показателях фирмы. И эти опасения имеют реальные основания — известно, что склонность людей отлынивать от работы учитывается экспертами даже при составлении различных экономических моделей.
«Если у специалиста нет внутренней дисциплины и он способен достигать поставленных целей только под постоянным контролем, гибкий график для него потенциально опасен», — поясняет Елена Булкина, директор компании «А-Класс Рекрутмент». Многие не желают брать на себя ответственность и не умеют самостоятельно структурировать время. Для таких людей изменение традиционного режима работы — «медвежья услуга». Свобода и автономия порой становятся настолько тяжелым испытанием, что работник сам просит вернуть на обычный режим.
Еще один серьезный минус гибкого графика — трудности с координацией взаимодействия сотрудников, работающих в разное время и разные дни. Тем не менее, по словам Елены Булкиной, «если механизм обмена информацией и контроля работает эффективно, то отсутствие четкого времени прихода и ухода вполне допустимо для тех специалистов, которые могут без ущерба для качества выполнять свою работу самостоятельно, и не зависят жестко от других коллег».
С точки зрения работодателя, основной плюс гибкого графика — возможность выполнения сложной работы в то время дня, которое является оптимальным для конкретного сотрудника (особенно в тех случаях, когда требуется сочетание творческого подхода с максимальной профессиональной отдачей). «Кто-то обязательно приходит к девяти утра, так как утро для него — самое продуктивное время, кто-то предпочитает в середине дня делать «текучку», а лучшие решения выдает ближе к ночи, — говорит Анна Моносова. — На мой взгляд, многие виды деятельности (в том числе и тренерскую) не стоит регламентировать временными рамками. То, что связано с креативом, вообще отрегулировать невозможно».
Хотя гибкий график пока не получил широкого распространения в России, многие компании считают его полезным мотивационным инструментом. Такой режим удобен в тех компаниях, где значительная часть задач выполняется сотрудником в индивидуальном порядке, без согласований с коллегами, где существуют четкие критерии оценки результата. Но в рамках тесного командного взаимодействия или в фирмах с очень жесткой управленческой структурой он вряд ли уместен. Кроме того, работа по гибкому графику требует высокого уровня самоорганизации и умения оправдывать оказанное доверие. А этому надо учиться.