Архив рубрики «Как правильно спланировать время?»

Как успевать много и не уставать

Делать множество дел, но при этом не ощущать себя загнанным и усталым реально. Как это можно сделать: Приучите себя планировать дела недели. Один человек, руководитель крупной компании, делился: «Начал писать планы – поймал себя на мысли, что перестал беспокоится о работе. На бумаге все записано, ничего не забуду – чего дергаться?». Самый простой способ планирования: в понедельник перед началом работы напишите все дела, которые нужно сделать на неделе, а потом разнесите их по дням. Появилось новое дело – впишите его сразу в свой список и подумайте, когда вы его выполните.
Старайтесь сочетать дела так, чтобы успевать больше.
Если вам, например, нужно выполнить несколько выездных дел – совместите их в одном дне, тогда все остальные время вы сможете спокойно работать в офисе.
Составьте картинку дня
План будет работать только тогда, когда вы, как минимум в воображении, убедитесь, что он реалистичен. Представьте себе, момент, как вы приехали на работу, чем займетесь сначала, чем – позже, хватит ли вам времени выполнить все задуманное? Если чувствуете, что дел явно больше чем времени – пересмотрите свой график. План должен быть реалистичным.
Продумайте регулярный отдых
Несколько коротких отдыхов лучше, чем один долгий. Кроме выходных, устраивайте себе маленькие отдыхи в течении дня: перерывы на обед, прогулки до метро, короткие десятиминутные перерывы каждый час в работы. Чередование дел – это тоже своего рода отдых. Напечатать статью, провести переговоры, сгонять на почту за посылкой. Сделали три дела, но усталости нет, потому что дела все разные: пока писали статью – работала голова, когда беседовали с клиентом – подключились эмоции, когда пошли на почту – работало тело.
Займитесь спортом
Спортивные мероприятия – это вовсе не дополнительная трата времени. Это – отдых, способ развеяться, поднять настроение и приобрести бодрость на ближайший день. Танцы, восточные единоборства, фитнес, зарядка с утра станут отличным дополнением вашему графику.
Работать под музыку
Почти вся регулярная работа не требует предельной концентрации внимания и тогда можно работать с музыкой. Как ни странно, устаешь намного меньше.
Писать долгосрочные планы
Чем больше направлений работы, тем более долгосрочными должны быть планы. Это поможет избежать аврала.

Золотые» пропорции

Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.
Техника анализа сложности задач. Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.

3. Пронумеруйте свои задачи.

4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.

5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного времени — задачи А; 20 процентов запланированного времени — задачи Б; 15 процентов запланированного времени — задачи В.
6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Психотехнические упражнения. Приучить себя к рациональному планированию и организации собственной деятельности поможет выполнение несложных упражнений.

«Полный порядок». Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.

«Навести порядок» в своих мыслях вы можете с помощью еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное.

«Конец — делу венец». Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. Помните: делу — время, потехе — час. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Но обязательно одно дело доводим до конца.

«Планирование»
На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений.
А теперь основное — все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.

Искусство управлять своим временем

Аудиокурс является ярким примером свежего взгляда на основы управления вашим временем. Огромный опыт обучения людей и реальный финасовый успех Бодо Шефера поставил аудиокурс на одну ступень выше классических знаний о тайм-менеджменте.
Узнайте о новом згляде на правила управления вашим временем от владельца семи коммерческих компаний . Легко и доступно аудиокурс даст вам гарантированные приёмы планирования вашего времени в условиях жесткого ограничения времени. Вы получите четкие правила творческого управления вашим временем через постановку действительно важных целей в пяти сферах вашей жизни.
Современный мир предъявляет жёсткие требования к вам, как к владельцу вашего времени. Получите действительно проверенную программу действий, которая шаг за шагом приведёт вас к настоящему успеху.

Итак, посмотрите, на какие ваши жгучие вопросы вы получите ответы из аудиокурса:
*Вы узнаете о преимуществах «искусства управления временем» в сравнении с «классическим тайм-менеджментом»
*Вы узнаете о прямых и, что очень важно, о косвенных факторах, которые влияют на трату вашего времени
*Вы получите конкретное руководство (план игры) по распоряжению вашим временем
*Вы извлечете дополнительное время из вашего расписания благодаря статистике о трате времени обычным человеком
*Вы избавитесь от гнетущего чувства контроля Времени над вами
*Вы получите матрицу управления вашим временем, с помощью которой ваше планирование избавиться от хаоса

Методы

Всё очень просто. Вечером уходящего дня или утром наступившего Вам необходимо прикинуть все срочные дела и дела, которыми Вы хотели сегодня заняться и записать их в свой ежедневник.
Дела могут подразделяться на 3 типа:
— Жесткие (жестко-привязанные ко времени. Например, встреча с заказчиком или плановое совещание, назначенные на определённое время)
— Мягкие (зависящие от сетки жестких дел, но не зависящие от конкретного времени. Например, написание коммерческого предложения, разработка модуля. Они растянуты во времени и не привязаны к конкретным часам, но, в то же время, они зависят от жестких дел, так как придётся прерываться и ехать к заказчику или идти на совещание)
— Тычки (дела, которые можно выполнить в любой момент времени. Например, позвонить знакомому, напомнить коллеге о своей просьбе, проверить ход работы по программированию модуля. В общем, раздать плановые тычки своим подчиненным и коллегам, что бы быть в курсе хода работы/проекта).
— Супер-срочные (дела, которые появляются внезапно и требуют сиюминутного исполнения. Например, срочно поднять упавший сервер)
Как видно из нашего плана, у нас есть два «жёстких» дела, вокруг которых мы должны построить все свои «мягкие» дела. Например, «работу над системой» мы можем начать только в 17:00, так как с утра и в промежуток между «жёсткими» делами, мы физически не успеем завершить это дело.
Ниже нашего временного графика мы выписали три «тычка», которые можно выполнить в любой момент времени. Лучше, если это будет во время поездки к заказчику, так как все три «тычка» — это, по-сути, телефонный звонок.
При более глобальном планировании, дела необходимо разделить на два типа:
— Краткосрочные дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время)
— Долгосрочные (дела, которые должны быть выполнены, но срок сдачи либо еще не подошёл, либо просто не имеет оного)
Об этом я расскажу на своём примере.
Я пользуюсь Google Calendar, так как всё время нахожусь за компьютером и практически не езжу на встречи. Его функционала вполне хватает, что бы удовлетворить мои потребности в ежедневном планировании.
Как строится работа:
У меня стоит метод отображения временной сетки в виде недели, разлинованной по часовой шкале.
Каждый вечер в левую колонку я выписываю все дела, которые необходимо выполнить завтра. Свои силы я знаю, поэтому выписываю всегда чуть больше, чем, по расчётам, может уложиться в рабочий день. Если сделаю почти всё — хорошо. Если сделаю абсолютно всё — вообще замечательно. Просто, возможно, какое-либо из дел пойдёт быстрее, чем планировалось, поэтому я всегда знаю — чем занять освободившееся время.
В правых колонках я выписываю все свои дела — и краткосрочные и долгосрочные. И каждый вечер просто перетягиваю блоки с делами из правых колонок в левую, таким образом, формируя свой будущий день, при этом, мысленно расставляя приоритеты — к чему уже пора приступать, а что еще терпит. Обычно краткосрочные дела все укладываются в один рабочий день и всегда остается место под долгосрочные, поэтому жёсткого деления одного от другого я не делаю.
Привязку к конкретному времени я не делаю, потому-что специфика работы этого не требует. Супер-срочных дел практически не бывает, а если и бывают, то появляются спонтанно. На то они и супер-срочные. Если я знаю за несколько дней о предстоящем деле — то его уже вряд ли можно назвать супер-срочным.
Таким образом, составляя каждый вечер план, я всегда нахожусь в курсе своих предстоящих дел.

Определяем сроки

Как часто случается, что тебе надо выполнить какое-то дело, но ты постоянно откладываешь его либо «на завтра», либо «на понедельник». При этом тебя неотступно терзает мысль о том, что ты никак не можешь взяться за решение поставленной задачи – отсюда вытекает уныние и перманентное напряжение. Работа в таких случаях обычно растягивается на несколько недель, а то и месяцев, и за длительный период сделано бывает очень мало.
В этой связи очень важно определить для себя четкие сроки выполнения задания. Если задача масштабная, то ни в коем случае нельзя в своем плане ставить срок в 48 часов. Конечно, тебе может показаться, что ты решительно займешься своим проектом «прямо завтра» — как сядешь, так и не встанешь, пока не выполнишь его. Однако это иллюзия, которая в конечном итоге приведет к очередному разочарованию.
Время — драгоценный подарок, данный нам, чтобы в нем стать умнее, лучше, зрелее и совершеннее.

Как легко выполнять запланированное

Иногда бывает так: план написан, а работа по плану не ладится: то времени не хватает, то сил. Как выполнять запанированное:
Расставлять приоритеты. Мало написать список дел, важно знать, что начнешь делать в первую очередь, что — во вторую.
На начало рабочего дня планировать простые и понятные дела, в которые просто включиться. Так будет просто включиться в работу и «размяться» перед более трудным заданием.
Отслеживать результативность. Запланированное должно быть доведено до результата. Тогда эта задача уже не всплывет завтра или послезавтра в самое неподходящее время. Чтобы было понятнее: допустим вам нужно договориться о встрече. Вы позвонили нужному человеку, но не дозвонились и отложили дело, а в плане пометили — звонил, то есть вроде как дело сделано, хотя на самом деле, еще нет. Чтобы такого не возникало, приучите себя доводить дело до конца: то есть не просто позвонить — а договориться о встрече.
Привыкнуть дела делать максимально сразу, не откладывать в долгий ящик. Дело отложенное имеет обыкновение тянутся очень долго. То, что можно сделать сразу — делайте, не откладывая.

Чувства времени

Первое важное значение чувства времени — планирование деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. Мы расписываем задачи на день, отмечаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты. Однако несмотря на это выполнение планов срывается. Это значит, что ваш план не был реален еще на стадии составления. Вы успешно строите иллюзорные планы, которые на практике терпят фиаско. Нам же нужен инструмент для успешного планирования. Реальный план — только тот, который воплощается. И основная причина иллюзий — слабое чувство времени. Если вы хорошо владеете чувством времени, то имеете гораздо больше шансов точно планировать свой день. Чем больше у вас дел, чем больше этапов вы неверно оценили с точки зрения их продолжительности, тем дальше ваш общий план от реальности и ближе к невыполнимости. Во время реализации все пойдет не так, как хотелось.
Следующая область использования чувства времени — это управление собой во время работы. К примеру, вы запланировали подготовиться к переговорам за 60 минут. Спустя 30 минут подготовки вы понимаете, что проделано только 10% работы. Многих наверняка подобная ситуация будет нервировать. Однако достаточно лишь принять решение о том, как поступить в данной ситуации, и вы выключите свой «будильник». Можете дать себе дополнительное время на подготовку к переговорам, скорректировав планы на день, либо перенести переговоры, если это возможно. А можно выбрать наиболее важное и успеть уложиться в оставшиеся 30 минут. Таким образом, чувство времени помогает выработать реалистичный взгляд на свою деятельность и на требуемое для нее время. Как следствие этой реалистичности, оно помогает сделать вовремя большинство задуманных дел.
Третья область применения чувства времени — контроль стресса. Предположим, вы планируете ряд задач на ближайший месяц. Если объем работ посильный, вы работаете и радуетесь жизни. Если нет — вы в цейтноте. Работы невпроворот, вы не справляетесь. Стресс возникает в результате опасения того, что работа не будет выполнена в срок. Так зачем мы берем на себя непосильную ношу? Проблема в неточном определении критического объема работы, сверх которого наступает стресс. Ответ кроется в точности настройки чувства времени. Роль чувства времени в контроле стресса заключается в том, что вы всегда можете следить за уровнем рабочей нагрузки и принимать решения, как изменить ситуацию. Чувство времени есть у каждого из нас. Степень его развития различна и зависит большей частью от рода деятельности. Методы развития просты и доступны любому

Планирование времени- принцип Парето

20% входящих e-mail и звонков принесет 80% дохода вашему бизнесу. На протяжении дня вы получаете множество e-mail-ов, отвечаете на массу звонков, но значимость их не одинакова. Если в час вашего «продуктивного времени» звонит важный клиент, конечно, имеет смысл взять трубку. Зато другие абоненты могут подождать. Не такие уж срочные у них дела; эта срочность мнимая. Запишите на свою голосовую почту такое приветствие, которое устроило бы большинство клиентов, — и вас не станут отвлекать в неподходящее время. Игнорируйте восемьдесят процентов абонентов, отвечайте двадцати процентам, и вы добьетесь большей продуктивности, чем хватаясь за трубку при каждом звонке и отрываясь от основной задачи.

20% от числа ваших коллег вас не поймут. Некоторые сотрудники все равно будут мешать, отвлекать и губить ваши планы. У них такой характер, и с этим ничего не поделать. Кроме того, ваш непосредственный начальник и прочие вышестоящие будут требовать к себе особого отношения, хотя многие менеджеры на удивление охотно примут ваши новые правила. Важно лишь правильно преподнести эти правила другим сотрудникам.
Если вам удастся отсечь 80 % от числа всех посетителей, в целом вы все равно выиграете.
80% эффективности совещания — результат 20% его длительности. Как и весь рабочий день, совещания и планерки полны помех, которые убивают время.
Заполняйте ваш рабочий график на 80%, а 20% оставляйте про запас.

Стратегия, которую вы возьмете на вооружение из из этого сайта, будет работать лишь в 80% случаев. На некоторые звонки вам придется отвечать немедленно, некоторых посетителей принимать сразу же. Некоторые совещания, несмотря ни на что, будут длиться дольше запланированного времени, проблемы и кризисы все равно буду возникать, и кое-какие ситуации все равно будут выходить из-под вашего контроля. Помните: ваша цель — избавиться от 80% помех, которые убивают время. Поставив цель избавиться от всех 100%, вы рискуете быть разочарованным, поскольку кое-что от вас все же ускользнет. Стремитесь к высшему качеству, но не к идеалу.

Планирование времени

Умение планировать свое время — это одно из самых главных умений. И чем раньше Вы научитесь это делать, тем успешнее будет Ваш процесс обучения в будущем. Вы, наверное, замечали, что лучшие ученики (а чаще — ученицы) — это необязательно самые умные. Но, как правило, это дисциплинированные и умеющие организовать свое время. И часто во время учебы, особенно в вузе, выучить надо много, а времени мало. Так что если Вы сумеете спланировать свое время, то и настроение будет лучше (от того, что Вы не оказались погребены под кучей навалившихся дел), и оценки выше.
Свои планы лучше разбивать на три типа: долгосрочные, краткосрочные и ближайшие. И главное — купите большой ежедневник, куда Вы все свои планы будете записывать.
Это те планы, которые Вы намечаете на четверть или на семестр вперед. Отметьте в ежедневнике каникулы и праздники, а также рабочие дни (если Вы еще и работаете). Далее надо зафиксировать даты, относящиеся к учебе (как только они становятся известны): контрольных работ, докладов, курсовых, экзаменов и т.п. Ну, и не забудьте о развлечениях: концерты, театры и пр.
А теперь установите для себя сроки выполнения каждого дела, поступая следующим образом: большие дела делите на более мелкие, время выделяйте с запасом (помните, что обычно любое дело занимает больше времени, чем кажется вначале). Потом для каждого дела, исходя из установленных сроков, составьте понедельный график его выполнения. В результате получится план действий на весь период. И хорошо бы его повесить на заметное место (например, на стену над столом), чтобы как можно чаще он был у Вас перед глазами.
У Вас уже есть еженедельный план. Теперь Вы должны распланировать каждую неделю по дням и часам. Лучше всего это делать в какой-то определенный день (например, в воскресенье) на неделю вперед. Как и при планировании долгосрочных дел, Вы должны внести в план строго обязательные дела (типа работы, учебы, времени на дорогу) и установить для всех дел сроки их выполнения. При этом учитывайте время суток, в которое у Вас максимальная работоспособность (для каждого человека оно свое), и выделяйте его для самостоятельных занятий. И помните: лучше заниматься каждый день по часу, чем один раз в неделю, но целый день. Начинать занятия следует с более трудных предметов, оставляя более легкие на конец занятий.
Как и при составлении краткосрочных планов, ближайшие дела надо планировать регулярно, каждый день (либо накануне вечером, либо утром — кому как удобно). Имейте список дел на целый день. Для удобства можно отделять обязательные дела от необязательных (например, выделяя их разными цветами).

Несколько советов по экономии времени

Определите время когда вы наиболее продуктивны, и можете написать несколько постов в ваш блог, естественно качественных и по теме блога. И пишите до тех пор, пока у вас не заболят пальцы, пишите и пишите.
Бывают дни, когда приходит муза, и посты сами собой создаются в голове, множество отличных идей, мыслей и предложений. Написав наперед несколько постов, вам не нужно размещать их в один день, просто оставьте их в черновиках, что позволит вам всегда иметь под рукой пару-тройку отличных постов для ваших читателей. Это освободит вам время в следующие несколько дней, для отдыха, или для какой-то работы в оффлайне и конечно для размышлений над новыми темами и идеями. Этот совет дают многие проффесиональные блоггеры и многие пишут в свой блог именно так.
Очень часто нам рекомендуют писать каждый день, писать чаще, что бы вас читали и делали ссылки. Многие популярные блоггеры, делают один пост в день, регулярно. Но есть также и другие, которые пишут 3 раза в неделю, или еще реже, что не лишает их блогов популярности. Вам решать каким советом вы воспользуетесь. Но примите к сведению, что довольно часто пользователи отказываются от подписки на RSS из-за того что фид переполнен, они просто не успевают читать то, что вы пишите. По статистике, для того что бы пост разошелся по блогосфере, необходимо примерно 2 — 3 дня, именно за это время, пост прочитает наибольшее количество читателей, и получит наибольшее количество ссылок от других блоггеров.
Так что имеет смысл попробовать снизить частоту написания в блог до 2 — 4 раз в неделю и в то же время повысить качество информации которую вы даете своему читателю. В данном случае важно не забывать про регулярность написания в блог, даже если вы решите писать 1 раз в неделю.
Уверен, вы как и я очень любите наблюдать за статистикой своего блога. Сейчас я стараюсь контролировать себя, и просматривать статистику блога всего два раза в день, утром и в конце дня. До этого, это было просто кошмаром. С утра мы заходим в Google Analytics и начинаем изучать, кто на нас ссылается, сколько сегодня посетителей, сколько просмотров и тп и тд. казалось бы что это вполне нормально, но вы посчитайте сколько времени уходит просто на изучение статистики. Я мог начать писать пост, потом прерваться и посмотреть кто-же еще зашел или поставил ссылку на мой блог, потом начинаешь ходить по чужим блогам, потом бац! и уже забыл о чем писал. А ведь кроме сервисов статистики, есть еще множество рейтингов и каталогов.
Приучайте себя тратить меньше времени на просмотр статистики своего блога, достаточно бегло просмотреть ее утром, и более подробно изучить в конце дня. Помните, статистика никуда не денется, статистика накапливается на сервере и всегда доступна для вас.
Наведите порядок на своем рабочем столе. Это касается и того который на экране вашего компьютера и того, на котором ваш компьютер стоит. Ничего лишнего, все что часто используется держим под рукой, ничего что может нас отвлекать во время работы.
Наведите порядок в своем браузере. Отключите все лишние кнопки, панели и плагины, организуйте свои закладки, держите закладки на сайты которые часто посещаете в отдельной папке.
Используйте редактор для написания постов в блог. Это позволит вам меньше отвлекаться, чем при написании поста непосредственно в браузере. Нет соблазна открыть в еще одном окошке, какую-то страничку, как это бывает при написании через браузер. Пишем, пишем, решили проверить что-то, или просто уточнить какую-то делать, открыли пару страничек, и вы уже ничего не пишите вы уже читаете и забыли вообще о чем только что писали. Очень плохо когда при написании поста, прерывается ход мысли.
Очень часто, люди которые ведут блог, склонны проверять почту каждые 15 минут, заглядывать в RSS ридер, в поисках обновлений в других блогах или комментариев к своим читать новости и тп. все это также отнимает много времени, которое вы могли бы потратить в других полезных целях, например сделав какую-то работу по дому или выполнив какую-то задачу на своей основной работе или просто написав очередной пост. Как правило необходимости во всех этих действиях никогда не возникает, поэтому для экономии вашего времени можно составить небольшой график вашей работы с новостями, почтой и комментариями.
Например утром, проверяем статистику, заработки по AdSense или другим системам через которые вы зарабатываете деньги, бегло просматриваем заголовки новостей и почты, читаем комментарии и новые ссылки на ваш блог. Если ничего важного нет, закрываем браузер и занимаемся своими делами. На все это можно выделить примерно 30 минут времени.
В обеденный перерыв, вы можете заниматься ответами на письма и комментарии, общением в форумах и социальных сетях, в зависимости от вашего времени можете уделить этому час или чуть больше.
Вечером, когда вы вернулись с работы, занимайтесь чтением RSS, написанием постов, обдумыванием идей для новых постов или проектов. Даже если вас не посетит муза, вечером можно уделить наибольшее количество времени для работы с блогом, у вас ведь вся ночь впереди. У меня на эту часть работы может уходить до 4-х часов.
Составив такой график, вы сможете здорово экономить дневное время, которое как правило необходимо для выполнения работы в оффлайне.