Архив рубрики «Как правильно спланировать время?»

Методы развития чувства времени с приминением хронометража

Упражнения не только есть – они просты в исполнении и довольно быстро приносят реальные результаты.
Cамое простое упражнение – калибровка. Выполняется следующим образом. Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело – заведомо обманывать самого себя. Все-таки мы же для себя стараемся, верно? Назначайте реальные сроки для выполнения!
Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее минуты – у вас хорошее чувство времени, развивать особо нечего, но не забывайте, что навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила ±5 и более минут – то степень развития чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы – 12% вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволительна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов – это все-таки многовато. Соответственно, чем дальше вы вылезли за 5 минут, тем ниже точность ваших внутренних часов. Как упражнение калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4 день. Самое большое достоинство упражнения – свободная форма выполнения: не нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить, – это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача – отслеживать изменение этого показателя: растет он, понижается или стоит на месте. А может, скачет – то маленький, то большой? Все это дает вам понимание того, где именно кроются ресурсы вашего управления временем.
Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, – хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких полей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время начала, окончания и кратко – название дела. К примеру:
Время начала Время окончания Дело
10.07 10.50 Дорога на работу
10.55 11.44 Подготовка к совещанию
Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и в голове запоминать. Однако, согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до минуты, что делали на протяжении позавчерашнего дня. А неделю назад? Во-вторых, вынося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага. Наша цель – выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное: сам процесс записи переводит фокус нашего внимания на время, а именно это нам и нужно. Обратить на него внимание. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени. Итак, суть хронометража для выработки чувства времени – это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в бланк позволяет держать наше внимание в нужном русле. Именно поэтому важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию организма.
В двух словах, как это выполнять проще. Фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день уже есть пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволяет сократить затраты на хронометраж до 5-7 минут в день!
Основное правило применения хронометража впервые – не переборщить. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать нужно с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недельный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат ожидаемый результат. И на первое время этого может быть достаточно.
Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение. Результаты хронометража следующие. За 4-6 недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего 1-2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и 8 недель окажется недостаточно. Однако для успешного управления собой во время работы следует уделить еще 4-6 недель хронометражу и довести точность до 90-95%. Вот этого будет более чем достаточно. Напоминаем, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум две недели в год следует вести хронометраж. Ведь любые часы разлаживаются в процессе работы и требуют «сверки с курантами». Двухнедельный хронометраж – вполне достаточная профилактика, дабы «смазать механизм» ваших внутренних часов на год вперед да подвести стрелки.
Следует отметить, что любая деятельность, предусматривающая жесткий регламент (космические технологии, ракетные войска, спорт), хорошо тренирует чувство времени. Неудивительно, что среди успешных менеджеров немало людей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает массу навыков, и среди них чувство времени. Что для вас значит минута? Это много? Что вы успеете за 1 минуту? Для спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая доля секунды важна! Потому что от этого зависит победа. Поэтому в процессе тренировок он учится чувствовать каждую секунду. Хороший бегун может в 9 случаях из 10 точно сказать, за сколько пробежал ту или иную дистанцию. Он ее чувствует.
Как видим, спортивные достижения – также отличная школа успешного менеджера. Почему? Потому что чувство времени – неотъемлемая часть успеха в работе управленца. Это основной элемент системы, без которого невозможно продвижение к успеху. Например, автомобиль может ехать: без фар, без сидений, без спидометра и т.д. Без покрышек тоже может (ну, не так быстро, конечно!). А вот без двигателя – нет. Без колес – тоже, и ряда других деталей. Чувство времени – именно такая деталь, без которой регулярный успех невозможен. Случайно можно добиться успеха без многого. А регулярно показывать хорошие результаты, особенно результаты финансовые, можно только с развитым чувством времени.

Принципы экономии времени

При правильном применении многозадачность – один из лучших способов экономить время в течение дня. Например, можно говорить по телефону и делать вещи, где не нужно думать. Как правило, такими занятиями являются стирка или мытьё посуды. Почему бы не сделать в это время пару звонков, чтобы убить сразу двух зайцев? Но помните: во время проверки почты или просмотра передач приходится думать. И разговаривать с человеком, который невнимательно вас слушает, не очень приятно. Ещё один хороший способ делать несколько дел – соединить физические упражнения с обычной деятельностью. Собираетесь встретиться с друзьями? Сходите вместе в тренажёрный зал.
Клавиатура часто играет роль основного средства общения. Рискну предположить, что в среднем человек проводит 1—2 часа в день, набирая текст. Это могут быть электронные письма, мгновенные сообщения (ICQ), заметки, отчёты и т.д. Конечно, для одних людей это число намного больше, для других – наоборот, меньше. Чем быстрее вы умеете печатать – тем проще общаться друг с другом. Клавиатура превращается из костыля в естественное дополнение организма для обмена информацией и явления себя миру.
Аналогично набору текстов, увеличение скорости чтения способствует продуктивности и экономии времени. Многие из нас проводят один—два часа в день, читая утренние газеты, электронные письма на работе, учебные материалы и т.д.Проблема в том, что мы читаем не так быстро, как хотелось бы, и часто нужно прочитать одно и то же несколько раз, чтобы понять. Это приводит либо к тому, что мы начинаем меньше читать (потеряв интерес), либо тратим на чтение больше времени, чем нужно.

Элементарная нехватка времени

Основная проблема занятых людей – это элементарная нехватка времени. Кто из нас не мечтал о том, чтобы в сутках было хотя бы 25, а не 24 часа. Вот тогда-то мы бы уж точно все успевали! Это заблуждение. Практика показывает, что умение всё успевать не зависит напрямую от количества времени; кто не укладывается в 8 часов рабочего времени, тот не уложится и в 16.
Вам не хватает времени, если:
вы не успеваете выполнить всё намеченное на день,
вам кажется, что перечню дел не видно конца и края,
у вас много незавершенных проектов,
вы не приближаетесь к намеченным целям,
у вас нет сил, жизнь кажется пустой и безрадостной, а единственное, что в ней есть – это работа,
вам некогда тратить заработанные деньги.
Вам поможет планирование времени – система действий, направленная на выполнение как можно большего количества дел, с максимальной эффективностью, за минимально возможный промежуток времени. Это не единоразовые попытки организации времени: «сегодня запрусь в кабинете, отключу телефон и буду заниматься лишь работой» или «сейчас сяду, составлю список дел, которые давно уже надо сделать, а завтра все их порешаю». Даже если и удастся осуществить подобные наполеоновские планы, через день вы снова окажетесь в цейтноте. Лишь постоянное и длительное планирование и организация времени, вошедшее в систему и ставшее привычкой, приведет к достижению намеченных целей и осуществлению задуманных проектов. Критерий эффективного планирования времени – если вы успеваете гораздо больше, чем раньше, и меньше устаете.
В системе организации времени есть несколько основополагающих моментов.
Используйте различные горизонты планирования: стратегическое, тактическое, оперативное. На стратегическом горизонте планирования Вы разрабатываете шаги по достижению Ваших жизненных целей. На тактическом горизонте планирования – реализуете Ваши цели на текущий год/квартал/месяц, на оперативном – на ближайшие дни (до недели).
Отследите, когда, в какой отрезок времени, в какое время суток, вам хочется работать и это получается наиболее эффективно. У кого-то это – раннее утро, а кто-то продуктивно работает глубокой ночью. По возможности, старайтесь делать важные, требующие усилий дела именно в это время. Дела, выполняемые нами в состоянии «нестояния», занимают времени в 2-3 раза больше.
Часть дел и обязанностей всегда можно отдать для выполнения другим людям. Пусть они сделают их не так блестяще, как вы, но у вас останутся силы и время на выполнение того, что для вас действительно важно.
Именно умение принимать решение о срочности и важности дел и определять приоритет их выполнения, помогает выполнить всё намеченное и не забыть о важном.
Это: бесплодный трёп по телефону (всё уже было обговорено бессчетное количество раз), обсуждение проблемы большим количеством людей (при таком разнообразии мнений просто невозможно прийти к единству), фантазирование на тему «а вот если бы…» (давайте исходить из реальных условий, а фантастику оставим в качестве хобби). Кроме того, есть еще и люди, отнимающие ваше время рассказами о своих переживаниях, не предлагающие взамен никаких идей, и после которых у вас опускаются руки; если таких вокруг вас много — становитесь психотерапевтом, и выслушивание жалоб будет приносить вам деньги. Общайтесь с теми, кто вас вдохновляет и у кого есть, чему поучиться!
Планировать время – это не значит расписать день поминутно и забить делами до отказа. Это значит определить, какие дела для вас действительно важны, когда и как их нужно сделать, с запасом распределить время и довести намеченное до конца.
Время принадлежит вам, а не вы – времени!

Гибкий график

Когда речь заходит о гибком графике, директора по персоналу высказываются достаточно лояльно — но это в теории. А на практике они редко приходят в восторг, когда кто-то из сотрудников высказывает пожелание планировать рабочий день по своему усмотрению.
С одной стороны, развитие электронных технологий, домашние компьютеры с доступом в Интернет, многофункциональные телефоны, факсы делают работу дома более чем возможной. С другой стороны, когда персонал самостоятельно планирует свою работу и выпадает из-под присмотра HR и непосредственных руководителей — ситуация для наших работодателей непривычная и некомфортная.
Но прогресс не остановить: в развитых странах гибкий режим работы, бывший когда-то привилегией избранных, становится обычной практикой — особенно среди «белых воротничков». Россия, как всегда, «шагает не в ногу»: у нас в последние десять-пятнадцать лет хорошим тоном считается дневать и ночевать в офисе, а разговоры о гибком графике или индивидуальном расписании на фоне таких напряженных корпоративных будней выглядят почти неприлично.
Скользим, меняемся…
Под «гибким графиком» каждый понимает свое. Иногда подобным образом именуют даже… ненормированный рабочий день. Но реально в повседневной практике компаний используются три варианта гибкого графика: скользящий (индивидуальный), посменный и свободный.

Искажение восприятия времени

О чувстве времени затронем искажение его восприятия. Что это такое? Когда одно и тоже событие воспринимается нами как длящееся во времени с разной скоростью. К примеру, два события длительностью 30 минут могут восприниматься совершенно по-разному. Интересная лекция пролетает незаметно, а скучное совещание воспринимается как бесконечная зубная боль. Хотя на самом деле оба мероприятия длились одинаковое время, наши внутренние часы отсчитывали их по-разному. Почему так происходит?
Наше сознание может находиться в разных состояниях. В каждом состоянии время воспринимается особо. И самое главное – есть контраст между восприятием времени, когда мы эмоционально возбуждены (положительно либо отрицательно), сосредоточенно работаем, спим или погружены в размышления (пребываем в раздумье).
Хорошо известен следующий феномен. Если человек находился в трансе около часа, и после выхода его спросить, сколько прошло времени, то ответ расположен в интервале 5-10 минут. Разница в десятки раз, цифра серьезная. Теперь представьте, что при планировании вы не учли состояние сознания, в котором будете находиться. Вполне реальна следующая ситуация. Собираетесь на вечеринку, ориентируетесь пробыть там три часа. У вас отличное чувство времени, и вы решаете, что без проблем почувствуете, когда пора уходить. Появляетесь на вечеринке. Она идет на редкость весело, интересно – время летит незаметно. И ваши внутренние часы подают первые признаки тревоги не то что через три, а через все шесть часов. Хорошо, если после таких провалов не запланировано никаких мероприятий, а следующий день – выходной. А если иначе? Знай вы, как искажается чувство времени, могли выделить на вечеринку больше времени изначально, либо найти способ напомнить себе и покинуть ее вовремя. К примеру, поставить таймер.
Ситуация с переговорами. Если идут интересно и интенсивно, время никто не замечает. В результате рушатся ранее составленные планы, либо, что еще хуже, вы не успеваете решить за время переговоров важные пункты и прийти к согласию. В итоге требуется назначить дополнительную встречу, а это расход времени, изменение планов. Одним словом, потери.
То же происходит со временем в дороге. Монотонный гул мотора, мелькание машин и светофоров, вы погружены в пространство движения, и восприятие времени меняется. Час может стать пятнадцатью минутами, либо пятнадцать минут – часом. Ведь бывает такое? Здесь очень важно прикидывать дорогу не на глазок, а замерять ее (используйте калибровку). Тогда и расход времени на дорогу будет точный, и опозданий меньше. Что не может не радовать, особенно ваших коллег и близких.
Чувство времени есть у каждого из нас. Развито оно хорошо или слабо зависит от рода деятельности. Любой человек может легко и просто повысить точность своих внутренних часов. Требуется чуть-чуть усилий и некоторое время, как, впрочем, и в тренировке любого иного навыка. Добавьте к этому капельку здравого смысла и немного смелости в принятии решений – и вы сможете сполна порадовать себя и окружающих результатами использования внутренних часов. И последнее: в своей работе нужно учитывать искажение восприятия времени. Этим вы добавите себе шансов на успех.
Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий – и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе, – это положительные результаты наших усилий. Тем более, если эти результаты адекватны затратам.

Принципы организации времени

Организация личного времени – вопрос сложный и очень неоднозначный. Особенный колорит и еще большую неоднозначность этот вопрос приобретает в нашей стране, что специалисты склонны считать одной из особенностей стандартного русского менталитета. В деле планирования и организации времени есть много нюансов, которые нужно соблюдать, в зависимости от сложившейся конкретной ситуации, однако существует и несколько базовых принципов, на которых строится вся система управления временем.
Один из принципов организации личного времени состоит в том, что лучший планировщик для личного времени – это как раз таки та личность, время которой требуется распланировать. На самом деле, никто не сможет расписать время человека кроме самого человека. Ведь кроме рода занятий персоны, в деле организации времени немаловажную роль играет и личностный фактор, который присущ каждому человеку и лучше всего известен именно ему самому.
Также специалисты советуют не слишком увлекаться планированием в деле организации личного времени, ведь это область очень изменчивая, та, на которую имеет влияние большое количество факторов. Поэтому практически бесполезно планировать свое время, нужно всегда быстро ориентироваться по ситуации и действовать исходя из сложившихся обстоятельств.

Планирование времени.

Не успеваете делать то, что хотите сделать, время движется слишком быстро или наоборот медленно. Вы либо не успеваете что-то сделать, либо, наоборот, не знаете чем себя занять.
Хочется что-то сделать, но не знаете когда это сделать.
Часто откладываете на потом, а, в конце концов, или забываете об этом, или просто не делает то, что хотите.
Вам приходиться передавать дела другим, или просто отказываться от своих желаний и делать то, что придется.
Если вы чувствуете, что живете не полной жизнью, все как бы запрограммировано за вас или что-то подобное, то дальнейшая информация может вам пригодиться.
Почему все это происходит?
Вот ряд причин, по которым это может происходить:
Люди не планируют время на бумаге;
Если и планируют, то делают это в голове;
Люди вообще не планируют, делают, как придется и когда вздумается;
Планирование вызывает скуку, разочарование, другие негативные мысли и желания;
Уверенность что планирования времени не для Вас, а для тех кто …
Лично вам это не подходит по тем или иным причинам;
Вы уже пробовали, вам это не понравилось.
Есть хорошая новость:
Существует способ планировать вермя таким образом, чтобы это не было скучно, чтобы это не вызывало раздражения, недовольство, и в тоже время вы смогли бы получать от жизни больше удовольствия, радости, невзирая на множество отвлекающих моментов.
Скажу сразу: это не классический способ планирования, однако в нем есть все необходимое, чтобы его можно было назвать полноценной моделью управления своим временем.
Как вы знаете планирование времени связано с целями, без цели нет и планирования.
Инструмент назовем «Картой Планирования Времени» ее близкий родственник — это ментальная карта. Правильнее будет сказать, что карта планирования — это есть частный случай создания ментальной карты под определённую задачу — планирование времени.
Шаг 1 (Создаем образ времени)
В центре листа рисуем образ планирования времени. Это могут быть часы, стрелки, скрепки, все, что ассоциируется с планированием, можете нарисовать себя, как символ планирования своего времени.
Шаг 2 (Определяемся со сроком планирования)
Выбираем, на какой срок мы хотим произвести планирование (год, месяц, неделя, день).
Определяемся с целями, которые мы хотим достичь за выбранный нами промежуток времени: что хотим за выбранное вами время осуществить, воплотить в жизнь.
Шаг 3 (Цели и подцели)
Подписываем веточку «Цели» и прикрепляем свои цели к ней, не забывая подобрать красивую картинку к каждой цели. Тут же каждую глобальную цель стоит разбить на маленькие, а маленькие до уровня поведения, — что конкретно надо будет сделать 1 .2 .3 …. чтобы цель стала реальностью. Желательно спланировать цель до ежедневных поэтапных действий! Планированиевремени
Шаг 4 (Месячное планирование )
После того как закончили с проработкой целей необходимо прикрепить веточки с названиями месяцев, недель, дней, опять же в зависимости от периода планирования . Подпишем недели и дни к месяцам, выделив выходные и праздничные дни.Планированиевременипомесяцам
Шаг 5 (Распределяем задачи по времени)
Переносим полученные шаги достижения целей с подветки цели на веточки с конкретными месяцами, неделями, днями. Тем самым вы получаете видимую картину того, когда и что делать, чтобы к запланированному сроку быть уверенным в достижении ваших целей..

Составление скользящего графика

Предоставляется отдельным сотрудникам по согласованию с руководством на основании заявления и оформляется как документ, где отражено переменное и фиксированное рабочее время.
Переменное (гибкое) время — это промежутки времени, в рамках которых вы можете начинать и заканчивать работу (например, с 8.30 до 12.00 — начало, и с 17.00 до 21.00 — окончание). Фиксированное время — это часы, когда вы в любом случае обязаны присутствовать на рабочем месте (например, с 12.00 до 17.00).
Скользящий график всегда составляется так, чтобы за неделю (месяц) сотрудник отработал такое же количество часов, как и все остальные сотрудники, находящиеся в офисе полный рабочий день. Так что в определенном смысле такая привилегия — лишь иллюзия свободы. Если она предоставляется не всем желающим, а выборочно, возникает повод для недовольства и некоторого напряжения среди «офисного большинства». Охотнее всего скользящий график «прощается» будущим мамам и студентам. «Предоставление гибкого графика тем, кто совмещает работу и учебу — дополнительный мотивационный фактор для привлечения в компанию молодых специалистов, — поясняет Екатерина Жукова, директор по персоналу рекрутинговой компании «Агентство Контакт». — Мы составляем гибкий график таким образом, чтобы, выбирая время для работы в интервале с восьми утра до девяти вечера, «скользящие» сотрудники отработали за неделю необходимые 40 часов. Таким образом, на их заработной плате это никак не отражается. Не все компании могут предоставить такую возможность своим сотрудникам, поэтому в нашем случае гибкий график является конкурентным преимуществом».

Искажение чувства времени

И в завершении разговора о чувстве времени затронем искажение его восприятия. Что это такое? Когда одно и тоже событие воспринимается нами как длящееся во времени с разной скоростью. К примеру, два события длительностью 30 минут могут восприниматься совершенно по-разному. Интересная лекция пролетает незаметно, а скучное совещание воспринимается как бесконечная зубная боль. Хотя на самом деле оба мероприятия длились одинаковое время, наши внутренние часы отсчитывали их по-разному. Почему так происходит?
Наше сознание может находиться в разных состояниях. В каждом состоянии время воспринимается особо. И самое главное – есть контраст между восприятием времени, когда мы эмоционально возбуждены (положительно либо отрицательно), сосредоточенно работаем, спим или погружены в размышления (пребываем в раздумье).
Хорошо известен следующий феномен. Если человек находился в трансе около часа, и после выхода его спросить, сколько прошло времени, то ответ расположен в интервале 5-10 минут. Разница в десятки раз, цифра серьезная. Теперь представьте, что при планировании вы не учли состояние сознания, в котором будете находиться. Вполне реальна следующая ситуация. Собираетесь на вечеринку, ориентируетесь пробыть там три часа. У вас отличное чувство времени, и вы решаете, что без проблем почувствуете, когда пора уходить. Появляетесь на вечеринке. Она идет на редкость весело, интересно – время летит незаметно. И ваши внутренние часы подают первые признаки тревоги не то что через три, а через все шесть часов. Хорошо, если после таких провалов не запланировано никаких мероприятий, а следующий день – выходной. А если иначе? Знай вы, как искажается чувство времени, могли выделить на вечеринку больше времени изначально, либо найти способ напомнить себе и покинуть ее вовремя. К примеру, поставить таймер.
Ситуация с переговорами. Если идут интересно и интенсивно, время никто не замечает. В результате рушатся ранее составленные планы, либо, что еще хуже, вы не успеваете решить за время переговоров важные пункты и прийти к согласию. В итоге требуется назначить дополнительную встречу, а это расход времени, изменение планов. Одним словом, потери.
То же происходит со временем в дороге. Монотонный гул мотора, мелькание машин и светофоров, вы погружены в пространство движения, и восприятие времени меняется. Час может стать пятнадцатью минутами, либо пятнадцать минут – часом. Ведь бывает такое? Здесь очень важно прикидывать дорогу не на глазок, а замерять ее (используйте калибровку). Тогда и расход времени на дорогу будет точный, и опозданий меньше. Что не может не радовать, особенно ваших коллег и близких.
Чувство времени есть у каждого из нас. Развито оно хорошо или слабо зависит от рода деятельности. Любой человек может легко и просто повысить точность своих внутренних часов. Требуется чуть-чуть усилий и некоторое время, как, впрочем, и в тренировке любого иного навыка. Добавьте к этому капельку здравого смысла и немного смелости в принятии решений – и вы сможете сполна порадовать себя и окружающих результатами использования внутренних часов. И последнее: в своей работе нужно учитывать искажение восприятия времени. Этим вы добавите себе шансов на успех.
Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий – и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе, – это положительные результаты наших усилий. Тем более, если эти результаты адекватны затратам.

Вы согласны? Тогда – вперед!

Учимся экономить время грамотно

И сегодня актуальны слова известного писателя о времени, с которым лучше дружить, нежели пытаться его обмануть. Понятно, что банальное составление графика или ведение делового дневника не научит дисциплине. Многие люди живут, крутясь как белка в колесе, так и не достигая желаемых результатов. Дабы укротить время нужно избавиться от чрезмерной лени, нерешительности, страха брать на себя ответственность. Приручить время, считают специалисты, не так сложно, как это может показаться на первый взгляд. В борьбе с неэффективной тратой времени нам поможет тайм-менеджмент — наука о методах определения приоритетов и первоочередности тех или иных дел.
Не нужно изучать какую-то определенную технологию организации времени. Скорее необходимо выработать индивидуальный подход к технологии, наиболее подходящей складу вашего характера и роду занятий. Система планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину, является одной из самых популярных. Его система помогает значительно повысить эффективность работы — как за счет более эффективного управления временем, так и за счет планирования самой работы. Процесс применения прост, нужно “построить” так называемую «пирамиду». Построение будет состоять из шести этапов (этажей).
Первый этап заключается в составлении списка жизненных ценностей, которые не должны противоречить друг другу. Для одних – это слава и высокий социальный статус, для других — материальный достаток, а для третьих – благополучная семья.
Затем нужно определить главную цель, которая совмещает в себе все жизненные ценности из составленного на предыдущем этапе списка. Это и будет второй этаж.
На третьем этапе составляется генеральный план, в котором прописываются шаги, необходимые для достижения поставленной цели.
Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Очень важно указать, выполнению какого пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели.
Пятый этаж – краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, возникает вопрос: «Что нужно сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или иной цели?». Таким образом, пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные повседневные задачи.
Шестой — последний этаж пирамиды — это план на день. Составляется, основываясь на краткосрочный план – мелкие задачи полностью решаются за один день, более крупные разбиваются на подзадачи.
Вышеописанные планы не являются постоянными – наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день, скорее всего, будет изменяться несколько раз в течение дня. Планы краткосрочные рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год.
Планы на день специалисты рекомендуют составлять по системе Эйзенхауэра. Все задачи, согласно этому принципу, делятся на четыре группы исходя из их важности. Группа 1 — дела, которые нужно выполнить обязательно и в максимально короткие сроки.
Группа 2 — важные дела, которые должны быть сделаны к конкретному сроку.
Группа 3 — срочные дела, их часто путают с важными.
Четвёртая группа — это дела ни важные, ни срочные. От этой группы можно отказаться и вовсе.
Для удобства каждое дело необходимо записывать на отдельном листке. Для обозначения приоритетности каждой либо из групп можно использовать стикеры разных цветов. А в ежедневник заносите только те события, которые имеют жесткую привязку ко времени.
На следующем этапе тайм-менеджмента необходимо вступить в борьбу с так называемыми “пожирателями времени”. Выделяют около двадцати видов таких “пожирателей”, но мы остановимся лишь на четырех наиболее опасных.
Личная дезорганизация и отсутствие самодисциплины. Это равнозначные понятия. Справится с этим просто, держите стол чистым, ведите лист «что нужно сделать», сортируйте задачи и т.п.
Неспособность сказать «нет». Стараться говорить «нет» нужно как можно чаще, в том числе и своему руководителю. Сначала просто произнесите это слово, потом приведите доводы, а в завершение предложите альтернативу.
Откладывание. Если откладываются важные задачи, это цикличный процесс, повторяющийся изо дня в день, мы теряем уважение к себе, мучаемся угрызениями совести. Сложные задачи ни в коем случае нельзя откладывать на конец рабочего дня, недели или месяца. Начинать нужно в первой половине дня, когда мы еще не устали, полны сил, не загружены текущими делами.
Эффективно используя подобранную для себя технологию тайм-менеджмента Вы будете работать эффективнее, а значит, перспектива остаться на улице во времена кризиса Вам не грозит. К тому же появиться больше времени на отдых, друзей и семью.

Реклама
http://www.infodez.ru/