Архив рубрики «Помощники для управления временем»

Компьтерный или бумажный ,кто лучше?

Компьютер дает широчайшие возможности для создания эффективной системы управления личным временем. Но практически все существующие программы для управления временем и задачами построены на идеологии жесткого планирования. Если же в вашей деятельности выполнение многих задач не привязано к четкому времени, такое планирование становится неудобным.
Справиться с непредсказуемостью извне и спонтанностью изнутри помогает планирование на основе метода структурирования внимания и метода ограниченного хаоса. МСВ-планирование позволяет не сковывать себя четкими планами, легко реагировать как на изменение внешних обстоятельств, так и на собственные всплески вдохновения, работоспособности и энтузиазма.
В статье будет описана система управления временем и задачами, которую применяет автор, реализованная в MS Excel (отдельные функции – в MS Outlook). При этом главная задача статьи – не столько описать конкретную систему и способы применения конкретной программы, сколько дать общие принципы и приемы, которые помогут читателю создать собственную систему планирования на электронных носителях. В частности, мы будем отдельно останавливаться на функциях, принципиально не реализуемых на бумажных носителях и резко расширяющих возможности управления личной работой.
Обдумывая план «электрификации личной работы», стоит иметь в виду и активно использовать основные преимущества электронных носителей информации перед бумажными. Заметим, что далеко не все эти преимущества в явном виде реализованы в популярных программах управления задачами.
1. Гипертекст. На бумажных носителях вы можете построить упорядочение информации только одним каким-нибудь способом. Каждый стикер с записью задачи может лечь только в один раздел органайзера. Но взаимосвязи между задачами (и шире, единицами информации) как правило гораздо сложнее. Применение гиперссылок позволяет достаточно адекватно отражать эти сложные взаимосвязи. Таким образом существенно упрощается переход к нужной информации, вообще ориентация в сложной структуре «напоминалок» и заметок.
2. Возможности поиска. Только по информации, представленной в электронном виде, вы можете производить поиск по ключевым словам. Чем больше объемы информации, которую вам приходится перерабатывать, тем более актуальна эта функция. Важный частный случай – возможность «видеть» единицу информации из разных тематических разделов. В MS Outlook, например, эта возможность реализована в виде категорий. Одной и той же задаче вы можете присвоить категории «Контроль в течение ближайшей недели», «Иванов», «Проект А». Открывая соответствующую категорию при «разгребании» контролируемых дел, или при телефонном разговоре с Ивановым, или перед совещанием по проекту А, вы увидите напоминание о задаче. Это и предыдущее свойства электронных носителей дают широчайшие возможности автоматизированной работы с большими объемами текстовой информации, создания персональной «системы управления знаниями» (knowledge management).
3. Резервирование и дублирование информации. Информацию, имеющуюся в электронном виде, несложно продублировать – отослать коллеге копию расписания проекта, обеспечить совместный доступ к списку задач, и т.п. Кроме того, несложно создавать резервные копии этой информации. Если рядом с компьютером прорвется батарея отопления, или вы просто подцепите гнусный вирус, вам помогут компакт-диски с заблаговременно сохраненной информацией, лежащие где-нибудь в соседнем офисе, или в банковском сейфе. Информация в бизнесе стоит дорого, поэтому возможность надежно защититься от ее потери – чрезвычайно полезна.
Наконец, компьютер, в отличие от бумажного органайзера, способен проявлять некоторую заданную вами активность. Например, напомнить вам или коллеге о совещании, «самостоятельно» учесть и просуммировать расходы вашего времени при работе с разными приложениями, и т.п. Все это делает компьютер незаменимым «носителем» вашей системы личной работы. Однако, «бумажные» носители продолжают сохранять ряд преимуществ перед компьютерными. Об этом будет сказано в последних разделах статьи, при обсуждении методов последовательной компьютеризации личной работы.
Структура системы личной работы
Проектируя систему личной работы, в частности на электронных носителях, полезно иметь простую модель ее структуры, позволяющую не упустить ничего существенного. Можем привести несколько типов таких моделей.

1. Рефлексивный контур. Необходимые и достаточные функции, на которые можно декомпозировать любой процесс управления – анализ, моделирование (в том числе принятие решений) и регулирование. Этой структуре соответствуют основные системы управления «персональным ЗАО» – система персонального управленческого учета, система персонального стратегического планирования и система персонального оперативного управления.
2. «Архетипическая» модель. Рефлексивный контур напоминает структурирование типа «кровеносная / нервная системы», либо «система управленческого учета / стратегического планирования». Возможно структурирование «по органам», например «сердце / мозг», «бухгалтерия / отдел маркетинга». В личной работе в качестве таких «органов» удобно рассматривать органайзер, картотеку и дневник.
Органайзер, наиболее привычный инструмент любого менеджера, является носителем «охоты», т.е. процессов достижения целей.
Картотека – инструмент тем более актуальный, чем больше интеллектуальная, творческая составляющая в работе менеджера или специалиста. Картотека – это «сад», в котором вырастают идеи, мысли и новые направления деятельности.
Дневник – инструмент фиксации личной истории, позволяющий структурировать, анализировать и осмыслять личный опыт. Этот же элемент системы самоуправления может являться «носителем» хронометража, т.е. анализа личного опыта на «тактическом» уровне. В целом дневник можно сравнить с «домом», поскольку из всех остальных инструментов он в наибольшей степени сконцентрирован на вашей личности и ее развитии, а не на внешних целях или достижениях.
Дальнейшее изложение будет построено на основе именно этой модели, как наиболее удобной при проектировании электронных носителей системы личной работы.
3. Модель TIME. Это способ структурировать систему самоуправления по основным управляемым ресурсам, т.е. time – money – information – energy (время – деньги – информация – энергия). Наша статья посвящена управлению временем, т.е. задачами, и лишь отчасти затрагивает вопросы управления другими ресурсами.001
Покажем, как можно реализовать изложенный во второй части книги метод структурирования внимания на электронных носителях. Рассмотрим для примера страницу дневного (оперативного) планирования. Страница разделена на 8 основных областей заголовками, которые для удобства выделены серой заливкой соответствующих ячеек. Между колонками оставлены пустые столбцы, заполненные пробелами. Это не только улучшает обзор, но и позволяет использовать в качестве указателей на задачи достаточно длинные записи – «снаружи» видно только начало строки, а все остальное «прячется», чтобы не закрывать записи следующей колонки (для этого в свойствах ячейки, меню «Формат ячеек / Выравнивание», должна быть снята галочка «Переносить по словам»). При этом когда курсор стоит на соответствующей ячейке, ее содержимое читается целиком в строке ввода на панели задач Excel. Это бывает удобно для задач типа: «Отослать NN документы по учебному органайзеру; напомнить ему про тренера; могу выделить почтовый ящик на Improvement». Таким образом реализуется своеобразная форма «гипертекста» – в верхнем, видимом «слое» страницы видны только первые 2-3 слова длинной записи, являющиеся указателем на задачу, которые простой установкой курсора (аналог перехода по гиперссылке) могут превращаться в более подробные описания этих задач.
Суть метода структурирования внимания заключается в том, что набор задач, который необходимо как-то упорядочить для достижения хорошего обзора и удобного принятия решений, структурируется не по календарной сетке, как в обычных органайзерах, а на три основных области, соответствующих особенностям психологии восприятия человека:
Центр внимания, «сознание» – те задачи, на которых вы концентрируетесь (в данный момент времени, в рамках тематики, которой посвящен данный раздел, на данном горизонте планирования, и т.д.). Естественно, сюда попадают важные и срочные задачи. В примере это раздел «Сегодня», содержащий список основных задач на ближайшие 2-3 дня (область, находящаяся в центре внимания при работе с интерфейсом органайзера, на схеме выделена черной рамкой).
Область близкого внимания, «предсознание» – задачи и информация, которые вам нужны чуть позже, которые менее важны, и т.д. В примере это окружающие 7 разделов, смысл каждого из которых будет раскрыт далее.
Область «подсознания» – все, что не находится в поле зрения, не напоминает о себе, требует специального усилия для приведения в область основного внимания. В примере это «хвосты» длинных записей задач, спрятавшиеся под следующими ячейками; записи, сделанные правее и ниже основных колонок, требующие пролистывания страницы; все содержимое файлов типа «Проекты», «Базы данных», и т.п., для доступа к которым требуется кликнуть соответствующую гиперссылку для открытия этого файла.
Кроме того, «подсознанием» для раздела дневного планирования являются все остальные страницы органайзера – разделы недельного и годового планирования, контекстные (люди, места…), и т.п. Соответственно, в процессе работы указатели на задачи непрерывно перемещаются между этими областями. Чем ближе задача к центру внимания – тем выше вероятность ее исполнения «здесь и сейчас». Количество задач, которые можно уместить в центр внимания (в «Сегодня» как центр дневного раздела, в дневной раздел как центр всей системы планирования, и т.п.), ограничено – точно так же, как ограничены наши время, внимание, энергия и другие ресурсы.
Важно отметить, что в этой системе управление сроками выполнения и приоритетностью задач осуществляется простым перемещением объектов (указателей на задачи, с помощью перетаскивания мышкой или copy/paste). В программах управления временем и задачами часто для назначения задаче приоритета или срока бывает нужно открыть запись и изменить цифры, либо выбрать какой-то пункт из меню. Специалисты по проектированию интерфейсов002 утверждают, что манипулирование «вещественными» объектами – наиболее «самопонятный» и удобный для человека способ организации взаимодействия с системой. Например, перетащить файл из одного окошка в другое – более «самопонятное» для неподготовленного человека действие, чем нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «скопировать», либо (вспомним ужасы из средневековой истории) написать в командной строке DOS слова “COPY», имя файла, и т.д. Соответственно, «физически» перемещать задачи между областями, простым и естественным образом задающими их приоритетность/срочность, значительно удобнее, чем оперировать цифрами и пунктами меню.
В заключение покажем, как в этой системе реализован метод ограниченного хаоса. Главная его функция, помощь в выращивании системы, будет освещена в конце статьи. В сложившейся же МСВ-системе метод ограниченного хаоса упрощает движение информационных потоков между различными частями системы. Напомним основную идею метода ограниченного хаоса: вместо того, чтобы создавать порядок сразу, заранее, и затем выстраивать действия в соответствии с этим порядком («каждая вещь должна знать свое место»), вы выращиваете порядок постепенно, создавая его по мере надобности.
В МСВ-системе каждый раздел имеет свое «место хаоса», в которое складываются рожденные в ходе работы над этим разделом элементы информации, подлежащие перенесению куда-то. Например, в дневном разделе в «место хаоса» в течение дня перемещаются задачи, потерявшие актуальность, заносятся родившиеся замыслы проектов, и т.п. Таким образом, в ходе текущей работы вы не тратите время и внимание на принятие решений типа «В какой раздел органайзера нужно положить такую-то задачу?» Все эти решения принимаются одним большим блоком, раз в один-три дня, при разгребании дневного «места хаоса». При этом задачи просматриваются еще раз, что порождает новые мысли. В частности, что очень важно, некоторые мысли, замыслы или задачи при таком разборе немедленно уничтожаются, т.к. через несколько дней стала видна их неактуальность. Если бы вы «раскидали» их по другим разделам системы планирования немедленно после рождения, они могли бы засорять ее еще очень долго.

Органайзер — ежедневник

Планирование – внести в дерево заданий несколько проектов и к каждому из них добавить по парочке подзаданий.
Всякая информация – добавить к «Родительским» заданиям файлы, что бы потом их не искать и еще в качестве заметок сохраить пароли и другую информацию.
Спросите почему я сохранил пароли не в специальной программе? Мой ответ – для сохранения паролей от сайтов и т.д. использую Roboform. Для долгосрочного хранения паролей от FTP, SSH – программа «Хранитель паролей» (Бесплатная, но с одним неприятным глюком).
Вернемся к нашим баранам, т.е. планировщикам дел и электронным ежедневникам. В ходе разыскных работ было найдено № ПО:
WinOrganizer
EssentialPIM
do-Organizer
MyLife Organized
Основными требования к программе были:
Синхронизация с Outlook или Google Calendar;
Русский интерфейс;
Ведение списка дел;
Запись заметок;
Ведение списка контактов (ФИО, e-mail, ICQ, телефон);
Интерактивная диаграмма ганта;
И самое важное – удобный экран «Сегодня».
С русским интерфейсом у многих оказалась проблема, в том числе и у do-Organizer, но плюс этой программы в том, что ее можно установить на замену Outlook-а. Чего в ней только нет, поэтому и требовательна к ресурсам компьютера.
WinOrganizer программа симпотичная, но совсем не удобнобная. Ее если доработать, то будет отличный легкий программный продукт.
Что касается сайтов, то у MyLife Organized самый запоминающийся сайт с ключевой фразой «The Philosophy of Time Management». Респект. Основные плюсы программы: удобная система приоритетов и степеней важности (ползунки, а не списки со словами «важно, не важно и т.д.»). Существует версия органайзера для кпк.
И самым вкусным органайзером явился EssentialPIM. Русский интерфейс, никаких лишних кнопок и ненужных функций, но если бы в нее добавили синхронизацию с MySQL БД или любой другой, которая может находиться в сети интернет — была бы конфеткой. EssentialPIM – мой выбор.

Электронные извещения

Итак, личной эффективностью сотрудников нужно управлять. Сущность любого управления и координации – создание предсказуемости с помощью некоторых правил, стандартов, планов, целей, и т.д.
Когда мы говорим о «встраивании» тайм-менеджмента в систему управления фирмой, мы неминуемо приходим к вопросу о тех или иных корпоративных стандартах, как бы они ни назывались – правилами, должностными инструкциями, регламентами, и т.п.
При этом корпоративный ТМ-стандарт может воплощаться как в формальных регламентах – например, разрабатываемых в рамках системы менеджмента качества по стандартам ISO, включаемых в виде «системы персональных сбалансированных показателей для такой-то должности» в корпоративный Balanced Scorecard, так и в любых инструментах организации деятельности.
Например, на тайм-менеджерском семинаре сотрудники некоммерческой организации, занимающейся реализацией международных программ и проектов, таким образом «стандартизировали» эффективный способ командной работы с госорганами. Было решено завести на видном месте большой лист ватмана, на который каждый сотрудник, собирающийся с серьезной задачей в какой-либо комитет или министерство, прикреплял стикер с соответствующим «извещением» для остальных. Его коллеги могли добавлять стикеры «осведомись пожалуйста у Иванова из соседнего отдела о том-то», «забери у Петрова для меня такие-то документы», и т.п. Таким образом удалось существенно сократить расходы времени на поездки, эффективно ввести в командную работу новое правило, не создавая при этом никакого формального регламента. По всей видимости, именно к таким «материальным» воплощениям стандартов стоит стремиться как к идеалу, требующему меньше всего усилий на освоение сотрудниками.
Если деятельность фирмы достаточно хорошо «электрифицирована», могут быть чрезвычайно полезны готовые текстовые блоки и формы в соответствующих программах. Например, в Outlook можно настраивать пользовательские формы представления задач, включая в них необходимые при постановке задачи поля. Такая форма, появляясь перед менеджером при постановке задачи для подчиненного, сама «напомнит», какие значимые параметры задачи необходимо указать. Другой пример – популярная почтовая программа The Bat, которую во многих организациях из соображений безопасности предпочитают Outlook’у, позволяет для каждой папки настроить шаблоны, используемые при ответе, пересылке письма, и т.п. Таким образом, например, для папки «Присылаемые резюме», в которую автоматически сортируется почта с адреса job@yourcompany.com , в шаблон Reply можно внести готовый текст стандартного ответа, который будет автоматически подставляться при ответе на письма из этой папки и в котором достаточно будет вносить небольшие добавления, например, имя кандидата на должность.

Идеальный час

Хочу нарисовать гипотетическую ситуацию, которую, думаю, узнают многие менеджеры разработчиков.
Итак, предположим, что сегодня вечером было совещание по статусу на вашем текущем проекте. У вас работает разработчик Федя. Федя – вполне способный программист с солидным стажем. Вы ставите перед ним задачу Х. Выдав ему хорошо сформулированную постановку задачи, спрашиваете: Федя, сколько времени тебе надо, чтобы закодировать задачу Х?
Федя немного думает и говорит: четыре часа, максимум — шесть. Вы резюмируете: окей, исходя из того, что завтра ты начнешь в 9 часов утра, в 6 вечера мы уже включим твое творчество в завтрашний дневной билд? Федя отвечает: Никаких проблем, все будет в лучшем виде.
Наступает завтра, 6 часов вечера. Федя не готов. Ему надо еще 2–3 часа. Почему не готов, объяснить толком не может. Вопрос »чем ты занимался весь день?!!» повергает его в ярость. Вы глубоко разочарованы в Феде. Оказывается, он разгильдяй – а ведь выглядит вполне способным программистом… Так трудно в наше время найти хорошие ресурсы…
Не грешите поспешными суждениями. Вы лучше меня знаете, что у каждого следствия есть причина. Давайте ее поищем. Понаблюдаем за Федей во время его работы, поищем эту причину.
Итак, хроника рабочего дня Феди.
Реализация USECASE-01 Login (4 часа)
1. 10:00. Пришел на работу. Был уведен на совещание по соседскому проекту в качестве консультанта.
2. 11:00. Выпил кофе. Встретил Ивана, вышли покурить.
3. 11:15. Сел писать UC-01.
4. 12:30. Пришли чинить кондиционер. Согнали с места, пью кофе, сходил покурил.
5. 13:00. Позвали в бухгалтерию. Долго распрашивали о каких-то бумажках со сложными аббревиатурами.
6. 13:30. Ушел обедать.
7. 14:30. Пришел с обеда, начал работать. Дописал почти все, осталась самая малость.
8. 16:00. Снова совещание. Сижу, рисую в блокноте. Деваться некуда – меня сюда загнал заместитель директора.
9. 17:00. Через час выпуск дневного билда, а у меня еще ничего не готово!
10. 18:15. Получил от DTL нагоняй: »Задача на полдня, а ты весь день с ней провозился, да еще и опоздал!»
Итак, причина прорисовывается, верно? Сколько времени Федя потратил на непосредственно написание кода? 15 минут + 1 час 30 минут + 1 час 15 минут. Итого – 3 часа! На осуществление его прямых обязанностей в вашем проекте у него было всего три часа вместо четырех, которые были ему нужны! И он справился гораздо раньше – он потратил меньше чем четыре часа! Его хвалить надо было, а не ругать! Надеюсь, теперь Вы понимаете, почему его взбесил вопрос »чем ты занимался весь день?»
Он занимался работой. Просто КПД его деятельности был вынужденно низким. Не потому, что плох Федя. А потому, что продуктивность любого разработчика влияет на то, что я называю »коэффициентом мусорного времени». Грубо говоря – это соотношение непроизводительных часов к производительным. В случае Феди – 5:3, что означает что для выполнения 4-часовой задачи ему был необходим весь день и еще немного следующего. Если посмотреть на его результат, то мы увидим, что это вполне справедливо – Федя лихорадочно заканчивал дописывать свой код после того, как рабочий день кончился.
Сразу хочется предостеречь тех, кто считает, что в их организации »мусорного времени» нет. »Мусорное время» есть всегда. У одних его больше, у других меньше. Пронаблюдав порядка двух десятков компаний, я вывел следующие значения »коэффициента мусорного времени»:
Итак, лучше вам, как менеджеру, сразу избавиться от иллюзии того, что »мусорное время» на ваш проект не влияет.
А теперь самое интересное — как учесть влияние »мусорного времени» на ваш проект?
Действовать в данном случае стоит в двух направлениях:
1. Учитывать »коэффициент мусорного времени» при планировании (обязательно)
2. Снижать »коэффициент мусорного времени» путем устранения источников мусора (тема, заслуживающая отдельной статьи)
Давайте по порядку. Прежде всего – как учитывать коэффициент при планировании. Прежде чем учитывать, его надо определить. Определяется он элементарно просто: назначаете своим разработчикам несколько коротких и безрисковых, но осмысленных задач (при длинных или рискованных задачах начинают действовать факторы громоздкости или рисков, что нежелательно для »чистоты эксперимента»). Лучше всего на роль таких задач подходят типовые задачи по имплементации стандартных функций (отображение данных, создание элементов и т.д.) При этом просите их сформулировать оценки в »идеальных часах» (сколько надо времени, если сесть и писать задачу от начала и до конца, и никто при этом не будет мешать, без включения просадки, и если не надо будет есть, курить и т.д.) После этого нажмите кнопку секундомера и пусть все начинают. Сравните полученные фактические значения продолжительности с продолжительностью в идеальных часах. Поздравляем, вы получили »коэффициент мусорного времени». Идеально это будет что-то вроде 1:7.
Итак, коэффициент есть. Теперь надо учесть при планировании. Самый простой способ сделать это – перейти от коэффициента к множителю, т.е. получить значение, на которое нужно умножить запланированную длительность проекта. В нашем случае для этого подойдет следующая формула:
Давайте рассмотрим действие формулы на примере. Предположим, у dас есть проект, чистая продолжительность которого (без учета влияния »мусорного времени») равна 10 дням. При этом в рабочем дне 8 часов. »Коэффициент мусорного времени» равен 1:7, то есть один час в день »мусорный».
Уверен, что практика покажет: эта оценка была правильной. Важно другое – без учета этого фактора вы каждые 10 дней »теряете» один день. А если проект был длиной полгода, то по милости »коэффициента мусорного времени» вы потеряете 12 дней – отстанете более чем на две недели… Знакомо, не правда ли?
Этот метод вполне точен и годится для оценок. Еще более точным методом может стать использование статистического моделирования – например, с помощью инструмента Riskology, разработанного Томом де Марко и Тимом Листером для моделирования влияния рисков на проекты.
Но учет влияния мусорного времени – это, собственно, только половина дела. Мусорное время есть не что иное, как непроизводительные издержки, а с издержками в любой индустрии принято бороться.
Что можно порекомендовать для борьбы с издержками? Мусорное время можно искать в четырех возможных областях рабочей деятельности:
1. Административная деятельность поддерживающих служб компании. Однажды с ужасом наблюдал, как строгая тетенька в очках несколько раз заставляла ведущего разработчика проекта переделывать авансовый отчет, в то время как в переговорной томились представители заказчика. Стоит ли говорить, что такая ситуация недопустима. Не стоит забывать, что задачи административно-хозяйственной службы – обеспечивать производственную деятельность, а не мешать ей. В своей компании, например, я установил такой порядок: бухгалтер готовит для сотрудника весь набор документов, и ему остается лишь поставить свою подпись.
2. Бюрократическая деятельность, связанная с проектным делопроизводством. Другая бездонная пропасть, поедающая время. Зачем заполнять журнал учета рабочего времени с пятнадцатиминутной детализацией, если заказчик этого не требует? Зачем снабжать документ из одной страницы тремя страницами шапок, обязательных к заполнению? Примеров такого бездарного использования рабочего времени можно привести много. Мой совет: обходитесь минимумом бумаги и даже при этом автоматизируйте эту область деятельности по максимуму.
3. Рабочая обстановка самого офиса. Если люди начинают приходить на работу к восьми часам или уходить в час ночи – это верный признак того, что в офисе лучше всего работается, когда никого нет. При этом может мешать множество факторов – скученность, телефонные разговоры, громкие обсуждения, духота.
4. Личные интересы сотрудников. Возможно, я кого-то удивлю, но достаточно много людей рассматривает работу как способ заниматься любыми делами за чужой счет. Чаты, форумы, поиск фильмов и музыки, онлайновые знакомства – вот далеко не полный перечень развлечений в рабочее время. Конечно, не надо путать теплое с мягким – форумы могут способствовать профессиональному росту, коммуникаторы можно использовать для общения с коллегами из других городов – но во всем хороша мера.
Если Вы ищете способы сокращения влияния мусорного времени, обратитесь прежде всего к этим четырем областям. Из собственного опыта могу указать несколько вещей, которые при внешней незатейливости очень часто помогают сократить мусорное время в разы.

Меню быстрого выбора избранных фильтров.

Основные панели LeaderTask – «Навигатор», «Панель фильтров» и «Панель задач». Панель задач, в данном случае отображена в виде календаря, показывает — только те задачи, которые удовлетворяют условиям фильтра. Т.е. если в фильтре задать «Проект ХYZ», то отобразятся все задачи относящиеся к проекту XYZ.
Фильтровать задачи можно по: проектам, контактам, категориям, дате. Одновременно параметров фильтрации может быть несколько, причем может быть и ноль т.е. без фильтра (в этом случае отобразятся все задачи имеющиеся в базе LeaderT ask). Для удобства, набор параметров фильтрации можно сохранить в виде готового фильтра. Такой фильтр можно сделать избранным и вызывать из быстрого меню
При выборе фильтра отображаются задачи с нужными параметрами. Например, при выборе фильтра «Мои на сегодня» отобразятся ваши задачи на текущий день. Фильтр «Работы по сайту в ноябре» отобразит задачи относящиеся к проекту «Сайт», за месяц – «Ноябрь». Фильтр «Мониторинг делегированных задач» отобразит все задачи относящиеся с другим лицам (контактам) которым вы делегировали задачи.
Фильтры в Leadertask действительно очень облегчают работу, с помощью них можно за одно нажатие кнопки мыши получать ответы на вопросы: «Что сейчас самое важное?», «Где я должен быть завтра?», «Что сделано в период с 15-21 в проекте ХYZ», «Какие задачи нуждаются в немедленном рассмотрении?» …
Задачи могут отображаться как в сетке Календаря так и в дереве задач
Фильтрация работает для календаря и дерева задач – одинаково. В разные моменты одни и те же наборы задач бывает удобно посмотреть как в календаре (наглядно расположено по времени) так и в дереве задач (наглядно видна последовательность и разбивка задач на более мелкие)
Добавление задач.
Добавление задач ориентировано на то, чтобы добавлять задачи было максимально просто и быстро. Быстрота достигается с помощью горячих клавиш и минимум ручного ввода. При добавлении задачи у нее автоматически заполняются параметры – проект, контакт, дата, категория. Эти данные копируются из фильтра. Т.е. если выбран фильтр «Проект XYZ», категория “СРОЧНО» то при добавлении новой задачи – она тоже будет относиться к «проекту XYZ» и будет срочной. Еще один важный момент: эта задача также будет видна, когда выбран только «Проект XYZ», или только «СРОЧНО».
Способы добавления задач. L eader task всегда можно вызвать по сочетанию клавиш Alt+Ctrl+ A, вне зависимости с какой программой вы работаете в текущий момент. Например: вы печатаете текст в редакторе, и вдруг вы вспоминаете о важном деле, которое необходимо быстро записать. Что нужно сделать: нажать Alt+Ctrl+A, далее Insert, далее печатаете текст задачи, Enter, и еще раз Alt+Ctrl+A, все, задача добавлена. Причем, как видно, все делается без использования мышки. Другой способ с использованием мышки: правый клик на пиктограмму LeaderTask и выбор нужного фильтра, далее жмем Insert, и делаем тоже, что и в первом случае

Инструментарий

Для построения своей тайм-системы выбор инструментария абсолютно не важен и лежит исключительно в плоскости Ваших привычек и удобства пользования. Это может быть бумажный ежедневник, это может Google Calendar, Outlook, листочки post-it, коммуникатор или иной любой способ хранения и записи информации, который, по-вашему мнению, будет для Вас удобен.
Если у Вас много встреч, то оптимальными вариантами будут бумажный ежедневник или коммуникатор, если Вы почти всё время находитесь за компьютером, то это может быть Google Calendar или иной софт. Лучше, что бы была возможность синхронизации между рабочим и домашним компьютером, что бы всегда держать руку на пульсе и иметь возможность в любой момент получить доступ к своим записям. Если работаете на ноутбуке, но не всегда есть интернет — хороший инструмент планирования — это Outlook. Удобный интерфейс, большие возможности и хорошая гибкость.
В общем, выбирайте инструмент исходя из образа жизни и личных предпочтений

Структура системы личной работы

Проектируя систему личной работы, в частности на электронных носителях, полезно иметь простую модель ее структуры, позволяющую не упустить ничего существенного. Можем привести несколько типов таких моделей.
1. Рефлексивный контур. Необходимые и достаточные функции, на которые можно декомпозировать любой процесс управления – анализ, моделирование (в том числе принятие решений) и регулирование. Этой структуре соответствуют основные системы управления «персональным ЗАО» – система персонального управленческого учета, система персонального стратегического планирования и система персонального оперативного управления.
2. «Архетипическая» модель. Рефлексивный контур напоминает структурирование типа «кровеносная / нервная системы», либо «система управленческого учета / стратегического планирования». Возможно структурирование «по органам», например «сердце / мозг», «бухгалтерия / отдел маркетинга». В личной работе в качестве таких «органов» удобно рассматривать органайзер, картотеку и дневник.
Органайзер, наиболее привычный инструмент любого менеджера, является носителем «охоты», т.е. процессов достижения целей.
Картотека – инструмент тем более актуальный, чем больше интеллектуальная, творческая составляющая в работе менеджера или специалиста. Картотека – это «сад», в котором вырастают идеи, мысли и новые направления деятельности.
Дневник – инструмент фиксации личной истории, позволяющий структурировать, анализировать и осмыслять личный опыт. Этот же элемент системы самоуправления может являться «носителем» хронометража, т.е. анализа личного опыта на «тактическом» уровне. В целом дневник можно сравнить с «домом», поскольку из всех остальных инструментов он в наибольшей степени сконцентрирован на вашей личности и ее развитии, а не на внешних целях или достижениях.
Дальнейшее изложение будет построено на основе именно этой модели, как наиболее удобной при проектировании электронных носителей системы личной работы.
3. Модель TIME. Это способ структурировать систему самоуправления по основным управляемым ресурсам, т.е. time – money – information – energy (время – деньги – информация – энергия). Наша статья посвящена управлению временем, т.е. задачами, и лишь отчасти затрагивает вопросы управления другими ресурсами

Ежедневник

Совсем недавно прочитал книгу Томас’а Лимончели «Тайм-Менеджмент для системных администраторов» . Не то чтобы я очень задерживаюсь на работе, и не так много дел у меня, и не такие они трудоемкие. Но всё-таки обучение в университете плюс «неожиданная сессия» дают о себе знать. А когда ты смотришь на загловок статьи с названием «как перестать откладывать дела на завтра» и про себя говоришь: «тааак, пожалуй прочитаю эту статью завтра…». Думаешь что тебе нужно что-то поменять в этой жизни, хотя бы на чутьчуть. :)
Решил попробывать некоторые системы из этой книги. И в первым пункт был выбор ежедневника (всегда было что-то в стиле записной книжки-планнер но как-то с ней не сложилось). Выбрал именно бумажный вариант так как с PDA у меня не сложилось. Съездил в n-ое количество канцелярских магазинов. Просмотрел их неимоверное количество. Но так и не смог найти то что мне нужно… И пришло в голову сделать свой ежедневник, по своему эскизу или переделать уже готовый.Помогли найти несколько проектов таких как: PocketMod, D*I*Y Planner, paperdraw.
PocketMod — Когда увидел этот проект, уже обрадовался и подумал это то что мне нужно. Но к великому сожалению offline-версия есть только для Windows и Mac, а использовать flash-версию я к сожалению не смог (ну когда же adobe выпустить flash-плагин для x86_64 :( ). Авторы заявляют что пользоваться их программой очень просто, наверное он кому-нибудь понравится и пригодиться
paperdraw — Как гласит заглавная страничка: «PaperDraw is an open-source paper note card inspired by the ingeniousPocketMod.» Скачал последнею версию, которая датирована 26-11-2005, что уже маленько расстраивало. Посмотрел готовые шаблоны, они оказались не подходящими, после попытки редактирования OO.O ушел в ступор. Если этим проектом кто-нибудь заинтересуются и выпустить новый релиз я буду очень рад. :)
D*I*Y Planner — Проект который мне понравился, с достаточно большим количеством шаблонов календарей, планнеров, ежедневников, помимо представленного шаблонов входящих в их tool-kit есть шаблоны которые добавлены пользователями (что очень радует). На сайте так же большое количество статей рассказывающих и показывающих о том как сделать ежедневник своими руками. Остановился именно на этом сайте и теперь нужено проштудировать инструкцию и создать что-то свое.

Учет времени

Только счастливый люди могут позволить себе говорить о времени приблизительно…
Есть ограниченное количество времени (1 час, 1 день, 1 жизнь), и в это время хочется (важно, нужно) сделать несколько дел, каждое из которых может занять большую часть имеющегося времени. Процесник разрешает себе заниматься любым делом, не думая и не заботясь о делах других — кто, когда и как их выполнит. Чем он занят, тем он и занят, всё. Результатник , ведущий учет времени, делая любое дело, стремится ужать (поставить ему временные ограничения) так, чтобы осталась возможность сделать и другие дела. Заботится о нескольких делах одновременно. Не разрешает себе безконтрольно увлекаться, забывая обо всем остальном.
Решив упорядочить свою жизнь, большинство людей начинают ее планировать: пишут план дня и пытка за пыткой пытаются его выполнить. Облом. Правильный тайм-менеджмент начинается не с планирования — правильный ТМ начинается с учета времени. Невозможно планировать, если мы плохо представляем временные затраты на самые обычные дела. Сколько у вас уйдет времени, чтобы:
Очень быстро помыть голову?
Погладить всего одну рубашку?
Найти электронный адрес клиента «фамилию забыл»?
Заехать по совершеннейшей ерунде на автосервис?
Сделать один маленький звонок маме?
Зайти к соседу на минуточку?
Забежать на секунду в магазин, а то на ужин есть нечего?
Только один раз посмотреть, что сейчас идет по телевизору?
Вы будете знать все это точно после того, как начнете вести учет времени. Не начинайте планировать, пока не исследовали свою жизнь учетом времени. А для этого: купите маленький удобный блокнот.
И теперь начинайте учет времени.

Органайзер

Перед началом использования органайзера LeaderTask, необходимо ознакомится с его возможностями, т.е. знать что он может, а что нет. Прежде всего, Leader Task — это персональный органайзер для повседневной работы, основными функциями которого являются:

Ежедневник/планировщик задач
Календарь
Персональный Информационный Менеджер
Менеджер контактов
Менеджер проектов
Органайзер имеет Portable версию, т.е. полностью автономен, мобилен. LeaderTask не привязывается, ни к компьютеру, ни к реестру ос Windows, он может спокойно перемещаться вместе с вами на вашей флешке.
Начинаем работу.
Важные моменты которые необходимо обязательно знать:
Первое – LeaderTask особенный органайзер, помогающий управлять задачами, проектами, временем и деятельностью человека в целом. Вы сможете сами в этом убедиться. Все задачи имеют набор параметров (тэгов) с помощью которых можно быстро получать ответы на нужные вопросы. Например, следующие списки дел можно получать за одно нажатие кнопки мыши: «Мои задачи на сегодня», «ВАЖНОЕ», «СРОЧНОЕ», «Продажи за месяц», «Работы по проекту XYZ в сентябре», «Мониторинг делегированных задач», «В банке», «Купить», «Читать», «Темы для совещания», «Просроченные задачи», «Цели на год»…
Второе –LeaderTask очень гибок. Каждый человек может настроить LeaderTask под себя, реализовав тем самым свою привычную методологию управления своей деятельности. В LeaderTask также возможно успешно применять методологию GTD (Getting Thing s Done) Дэвида Аллена.
Третье – в LeaderTask задачи можно привязывать к любому контексту, который будет для вас удобен. Контекстом может быть что угодно – место (дом, офис, банк, магазин…) или к контакту (босс, подчиненный, жена/муж, ) или к категории или к проекту… Говоря языком тайм менеджмента, любая задача может быть отнесена к своему кайросу (контексту) – т.е. наиболее удобным обстоятельствам для ее выполнения. Например, если задачу необходимо делать в банке – то ее лучше записать в раздел «Банк», если задачу по проекту необходимо выполнять другому человеку – то ее следует записать в нужный проект нужному человеку, если задача важная ей необходимо присвоить соответствующий приоритет и т.д.
Ввод начальных данных.
Для начала работы необходимо ввести минимум начальных данных, без которых будет очень сложно понять принцип работы LeaderTa sk. Для удобства можно использовать готовые начальные данные, которые предлагаются в мастере «Быстрый старт» при первом старте программы.
Контакты. Добавьте свои группы контактов и нужные контакты. Обязательно — добавьте информацию о себе – самый первый контакт (поставьте свойство «Избранный»)
Категории. Определите категории своей деятельности. Для удобства планирования создайте в разделе «Категории» виды/типы вашей профессиональной деятельности, увлечения/хобби, а также места, в которых вы чаще всего бываете. Примеры категорий: «Звонки», «Встречи», «Читать», «Смотреть», «Купить», «Подумать», «Семья», «Отдых», «Здоровье», «В офисе», «В банке», «В магазине»…
У самых основных категорий проставьте свойство «Избранный»
Проекты. Определите проекты, которыми вы занимаетесь. Не путайте категории с проектами и задачами. Помните, что проект — это то, что можно сделать. Проект строго ограничен во времени и имеет цель создание некоторого уникального продукта. Проекты для удобства лучше разделить по смысловым группам. У основных проектов установите свойство «Избранный»
Календарь. Определите в календаре периоды времени, которые вам наиболее удобны для планирования времени. Например: Сегодня, Завтра, Текущая неделя, Месяц, Год, I квартал 2007, II квартал 2007… Также проставьте самым основным периодам свойство «Избранный»
Свойство «Избранный» служит для того, чтобы отображать элемент в выпадающем меню в панели фильтрации.
Принцип работы.
Меню быстрого выбора избранных фильтров.
При выборе фильтра отображаются задачи с нужными параметрами. Например, при выборе фильтра «Мои на сегодня» отобразятся ваши задачи на текущий день. Фильтр «Работы по сайту в ноябре» отобразит задачи относящиеся к проекту «Сайт», за месяц – «Ноябрь». Фильтр «Мониторинг делегированных задач» отобразит все задачи относящиеся с другим лицам (контактам) которым вы делегировали задачи.
Фильтры в Leadertask действительно очень облегчают работу, с помощью них можно за одно нажатие кнопки мыши получать ответы на вопросы: «Что сейчас самое важное?», «Где я должен быть завтра?», «Что сделано в период с 15-21 в проекте ХYZ», «Какие задачи нуждаются в немедленном рассмотрении?» …
Задачи могут отображаться как в сетке Календаря так и в дереве задач
Фильтрация работает для календаря и дерева задач – одинаково. В разные моменты одни и те же наборы задач бывает удобно посмотреть как в календаре (наглядно расположено по времени) так и в дереве задач (наглядно видна последовательность и разбивка задач на более мелкие)
Добавление задач.
Добавление задач ориентировано на то, чтобы добавлять задачи было максимально просто и быстро. Быстрота достигается с помощью горячих клавиш и минимум ручного ввода. При добавлении задачи у нее автоматически заполняются параметры – проект, контакт, дата, категория. Эти данные копируются из фильтра. Т.е. если выбран фильтр «Проект XYZ», категория “СРОЧНО» то при добавлении новой задачи – она тоже будет относиться к «проекту XYZ» и будет срочной. Еще один важный момент: эта задача также будет видна, когда выбран только «Проект XYZ», или только «СРОЧНО».
Способы добавления задач. L eader task всегда можно вызвать по сочетанию клавиш Alt+Ctrl+ A, вне зависимости с какой программой вы работаете в текущий момент. Например: вы печатаете текст в редакторе, и вдруг вы вспоминаете о важном деле, которое необходимо быстро записать. Что нужно сделать: нажать Alt+Ctrl+A, далее Insert, далее печатаете текст задачи, Enter, и еще раз Alt+Ctrl+A, все, задача добавлена. Причем, как видно, все делается без использования мышки. Другой способ с использованием мышки: правый клик на пиктограмму LeaderTask и выбор нужного фильтра, далее жмем Insert, и делаем тоже, что и в первом случае.
Приоритеты задач.
Приоритеты дают возможность выделять индивидуально каждую задачу по важности, причем каждый приоритет может иметь свое графическое отображение.
Приоритеты имеют четкую последовательность, т.е. порядок какой приоритет выше или ниже другого. Каждый пользователь может самостоятельно определить для себя набор приоритетов их последовательность и отображение. Обычный, классический набор это:
Высокий (красный цвет шрифта)
Обычный (черный цвет шрифта)
Низкий (серый цвет шрифта)
Резюме.
Планирование времени в LeaderTask организовано несколько иначе, чем например в Outlook. Поэтому при начале работе с программой у пользователей возникает много вопросов – «как сделать ….?» На освоение новой методологии LeaderTask необходимо как минимум прочитать это руководство. Новичкам, которые раньше не использовали компьютерные программы для организации деятельности — будет гораздо проще.
Наряду с вышеперечисленными базовыми функциями Leadertask обладает и другими возможностями: хранение любой информации (текст, графика, файлы), организация ссылок, напоминания у задач, хранение паролей…
Для управления временем современного человека необходимы толковые инструменты, которые бы помогали, сохраняя время и энергию человека. LeaderTask — один из таких инструментов.