Архив рубрики «Тайм менеджемент — наука управлять временем»

Личный тайм-менеджмент

Это самый основной пункт в управлении временем. Что бы успевать всё вовремя, делать значительно больше, чем делали ранее, необходимо заниматься планированием своего дня. Казалось бы — банальность, но при этом многие люди пренебрегают данным делом, которое отнимает всего 5-10 минут Вашего времени в день. Планировать дела нужно и нужно это делать каждый день. Только так станет ясна картина со всеми Вашими проектами и начинаниями, только так Вы поймёте — куда идёте, к чему стремитесь, как близко Вы подошли к Вашей Цели и сколько всего еще осталось сделать. Только так Вы сможете не зарыться в рутину каждодневных дел и всегда видеть то Главное, ради чего живёте и работаете.
Инструментарий
Для построения своей тайм-системы выбор инструментария абсолютно не важен и лежит исключительно в плоскости Ваших привычек и удобства пользования. Это может быть бумажный ежедневник, это может Google Calendar, Outlook, листочки post-it, коммуникатор или иной любой способ хранения и записи информации, который, по-вашему мнению, будет для Вас удобен.
Если у Вас много встреч, то оптимальными вариантами будут бумажный ежедневник или коммуникатор, если Вы почти всё время находитесь за компьютером, то это может быть Google Calendar или иной софт. Лучше, что бы была возможность синхронизации между рабочим и домашним компьютером, что бы всегда держать руку на пульсе и иметь возможность в любой момент получить доступ к своим записям. Если работаете на ноутбуке, но не всегда есть интернет — хороший инструмент планирования — это Outlook. Удобный интерфейс, большие возможности и хорошая гибкость.
В общем, выбирайте инструмент исходя из образа жизни и личных предпочтений.
Методы
Всё очень просто. Вечером уходящего дня или утром наступившего Вам необходимо прикинуть все срочные дела и дела, которыми Вы хотели сегодня заняться и записать их в свой ежедневник.
Дела могут подразделяться на 3 типа:
— Жесткие (жестко-привязанные ко времени. Например, встреча с заказчиком или плановое совещание, назначенные на определённое время)
— Мягкие (зависящие от сетки жестких дел, но не зависящие от конкретного времени. Например, написание коммерческого предложения, разработка модуля. Они растянуты во времени и не привязаны к конкретным часам, но, в то же время, они зависят от жестких дел, так как придётся прерываться и ехать к заказчику или идти на совещание)
— Тычки (дела, которые можно выполнить в любой момент времени. Например, позвонить знакомому, напомнить коллеге о своей просьбе, проверить ход работы по программированию модуля. В общем, раздать плановые тычки своим подчиненным и коллегам, что бы быть в курсе хода работы/проекта).
— Супер-срочные (дела, которые появляются внезапно и требуют сиюминутного исполнения. Например, срочно поднять упавший сервер)
Как видно из нашего плана, у нас есть два «жёстких» дела, вокруг которых мы должны построить все свои «мягкие» дела. Например, «работу над системой» мы можем начать только в 17:00, так как с утра и в промежуток между «жёсткими» делами, мы физически не успеем завершить это дело.
Ниже нашего временного графика мы выписали три «тычка», которые можно выполнить в любой момент времени. Лучше, если это будет во время поездки к заказчику, так как все три «тычка» — это, по-сути, телефонный звонок.
При более глобальном планировании, дела необходимо разделить на два типа:
— Краткосрочные дела, которые необходимо выполнить в ближайшее время)
— Долгосрочные (дела, которые должны быть выполнены, но срок сдачи либо еще не подошёл, либо просто не имеет оного)
Об этом я расскажу на своём примере.
Я пользуюсь Google Calendar, так как всё время нахожусь за компьютером и практически не езжу на встречи. Его функционала вполне хватает, что бы удовлетворить мои потребности в ежедневном планировании.
Как строится работа:
У меня стоит метод отображения временной сетки в виде недели, разлинованной по часовой шкале.
Каждый вечер в левую колонку я выписываю все дела, которые необходимо выполнить завтра. Свои силы я знаю, поэтому выписываю всегда чуть больше, чем, по расчётам, может уложиться в рабочий день. Если сделаю почти всё — хорошо. Если сделаю абсолютно всё — вообще замечательно. Просто, возможно, какое-либо из дел пойдёт быстрее, чем планировалось, поэтому я всегда знаю — чем занять освободившееся время.
В правых колонках я выписываю все свои дела — и краткосрочные и долгосрочные. И каждый вечер просто перетягиваю блоки с делами из правых колонок в левую, таким образом, формируя свой будущий день, при этом, мысленно расставляя приоритеты — к чему уже пора приступать, а что еще терпит. Обычно краткосрочные дела все укладываются в один рабочий день и всегда остается место под долгосрочные, поэтому жёсткого деления одного от другого я не делаю.
Привязку к конкретному времени я не делаю, потому-что специфика работы этого не требует. Супер-срочных дел практически не бывает, а если и бывают, то появляются спонтанно. На то они и супер-срочные. Если я знаю за несколько дней о предстоящем деле — то его уже вряд ли можно назвать супер-срочным.
Таким образом, составляя каждый вечер план, я всегда нахожусь в курсе своих предстоящих дел.
А теперь о том, как я формирую порядок дел.
Приоритеты
Это тоже один их ключевых моментов при построении своей тайм-системы. Нужно уметь расставлять приоритеты своим делам и следовать заданному графику. Если откладывать сложные и важные дела на конец для, то можно просто не успеть выполнить задачу и, в итоге, получить люлей от начальства чувствовать себя не очень комфортно из-за срыва сроков.
Поэтому, планируя свои дела — всегда расставляйте приоритеты. Вначале должны идти первостепенные дела, которые не терпят отлагательств. Потому-что если промахнуться со сроками — у нас всегда будет резерв времени, который мы можем забрать с менее срочных дел.
Самый простой способ и один из самых действенных — выписывать список дел в порядке убывания срочности.
Именно таким образом я и строю свой день — с утра начинаю решать самые срочные вопросы, а к вечеру остаются дела, которые можно отложить до следующего, более разгруженного, дня.
Очень важен вопрос о постоянно возникающих перманентных срочных задачах.
К примеру, Вы запланировали проработку архитектуры системы, которая требует от Вас максимальной сосредоточенности и внимания. И в самый разгар работы к Вам поступает задача решить вопрос с заказчиком (исправить баг на сайте). Ничего страшного, что Вы прервёте проработку архитектуры. Доведите до логической точки и принимайтесь за супер-срочную задачу. Много времени Вы не потеряете, а лояльность начальства и клиента повысите.
Не бойтесь менять свой дневной план. Не бойтесь вписывать туда дела, о которых вечером вчерашнего дня или утром сегодняшнего даже не подозревали. Менять план не только можно, но и нужно. Иначе вы потеряете гибкость и мобильность. Но, если супер-срочных дел не появляется, старайтесь следовать заложенному графику.

Календарик-пинарик

Ну и момент, на котором хочется заострить внимание — это мотивация.
Бывают такие моменты, когда не хочется делать абсолютно ничего. Хочется открыть Хабр, например, и зависнуть тут на весь день, время от времени подходя к кулеру, что бы налить очередную чашку чая.
Для таких моментов у меня есть один интересный приём, подсмотренный в книге Глеба Архангельского «Тайм-драйв».
Называется он «календарик-пинарик».
Выглядит примерно следующим образом:
Это разлинованный листок, подклеенный к блокноту, который я всегда ношу с собой. Каждая клеточка означает один день моей жизни. Я разлиновал листок до своих тридцати лет, то есть, к тому моменту, как я закрашу все клетки, мне должно исполниться тридцать лет.
Каждый вечер я открываю листок, что бы зачеркнуть или закрасить клеточку, которая символизирует очередной прошедший день. Если день, по-моему мнению (да, я с собой абсолютно честен) получился продуктивным, то закрашиваю полностью, если день был вялый и я не сделал того, что запланировал, то ставлю крестик. Таким образом я решаю сразу два вопроса мотивации:
— общее количество помеченных клеток показывает — как быстро летит время и как мало осталось до моего тридцатилетия. Скоротечность времени я смог понять только тогда, когда завёл себе «пинарик».
— Количество продуктивных дней в общем ритме моей жизни. Когда я только начал отмечать дни, я понял, как много дней у меня уходит впустую. У меня были одни сплошные крестики. Буквально только парочка сплошных клеток. Я стал стремиться делать больше, что бы вечером с чистой совестью закрасить клеточку, как бы говоря себе о том, что день сегодня был продуктивный и я молодец. Таким образом, у меня теперь в среднем раз в неделю бывает крестик, а в остальные дни сплошная закраска. Раньше было наоборот. И только благодаря «пинарику» я смог замотивировать себя на более продуктивное времяпрепровождение.
Попробуйте и Вы. 30 секунд времени каждый день — это мало. Но только так Вы поймёте — как быстро летит время и как оно невосполнимо.
Вывод:
Планируйте свою жизнь. Потому-что, если нет плана, то нет чёткого пути к своей цели. А нет пути — цель недостижима. И она навсегда так и останется мечтой.
А жить без цели — скучно.
Удачи Вам в работе и личных делах. Стройте планы, будьте честны сами с собой.
И берегите Время. Это ценный ресурс, который невозможно купить.
Всех благ.

Со мной что-то не так или проблемы личного тайм-менеджмента

Два месяца назад я прочел отличный топик «Личный таим — менеджмент» . Описанные в нем идеи организации своего времени мне настолько понравились, что я решил не лениться и прочесть книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв».
Произведение Глеба воодушевило меня еще больше, и, наконец, я решил постепенно внедряться описанные в книге методы в свою жизнь.
Первая глава рассказала мне о том, как правильно организовать свой сон, отдых и прочее, то есть то, что не имеет отношения к работе, но непосредственно влияет на её эффективность. Сказано – сделано. Я стал отдыхать каждые полтора часа, ложиться в полночь, вставать в 7 утра. «Отлично, — подумал я, — пора двигаться дальше».
Наступил черед второй главы. Из нее я узнал о том, как есть слонов и лягушек и что такое календари-«пинарик». Как ответственный ученик я нарисовал для себя «пинарик» и выписал на отдельном листе своих лягушек и кусочки слонов, которые я должен есть каждый день, чтобы в итоге поглотить все животное. Слонов у меня оказалось три: восстановить спортивную форму, выучить нормально английский и изучить одну новую научную дисциплину.
И я начал действовать. Целую неделю я старался кушать все те кусочки, которые я для себя выписал. Каждый день проходил просто замечательно и, в конце дня, я отмечал в своем «пинарике», что этот день был прожит не зря.
Но через неделю что-то случилось. Я объелся слоновьим мясом, меня начало от него просто тошнить. Я больше не мог учить новые английские слова, не мог заставить себя бегать 5 км каждый день, не мог прочесть 50 страниц книги по научной дисциплине. В итоге в «пинарик» стал пестрить записями о зря потраченном времени. Ещё через несколько дней у меня нарушился режим сна и я скатился до более удручающего состояния, чем то, которое было до начала использования системы тайм-менеджмента.
В итоге я выбросил список своих слонов, отпустил своих лягушек, порвал свой «пинарик» и… мне стало лучше.
А теперь вопрос: Кто-нибудь из читателей испытывал нечто подобное или это я один такой безвольный человек?

5 советов экономии времени для блоггера

Определите время когда вы наиболее продуктивны, и можете написать несколько постов в ваш блог, естественно качественных и по теме блога. И пишите до тех пор, пока у вас не заболят пальцы, пишите и пишите.
Бывают дни, когда приходит муза, и посты сами собой создаются в голове, множество отличных идей, мыслей и предложений. Написав наперед несколько постов, вам не нужно размещать их в один день, просто оставьте их в черновиках, что позволит вам всегда иметь под рукой пару-тройку отличных постов для ваших читателей. Это освободит вам время в следующие несколько дней, для отдыха, или для какой-то работы в оффлайне и конечно для размышлений над новыми темами и идеями. Этот совет дают многие проффесиональные блоггеры и многие пишут в свой блог именно так.

Очень часто нам рекомендуют писать каждый день, писать чаще, что бы вас читали и делали ссылки. Многие популярные блоггеры, делают один пост в день, регулярно. Но есть также и другие, которые пишут 3 раза в неделю, или еще реже, что не лишает их блогов популярности. Вам решать каким советом вы воспользуетесь. Но примите к сведению, что довольно часто пользователи отказываются от подписки на RSS из-за того что фид переполнен, они просто не успевают читать то, что вы пишите. По статистике, для того что бы пост разошелся по блогосфере, необходимо примерно 2 — 3 дня, именно за это время, пост прочитает наибольшее количество читателей, и получит наибольшее количество ссылок от других блоггеров.
Так что имеет смысл попробовать снизить частоту написания в блог до 2 — 4 раз в неделю и в то же время повысить качество информации которую вы даете своему читателю. В данном случае важно не забывать про регулярность написания в блог, даже если вы решите писать 1 раз в неделю.

Уверен, вы как и я очень любите наблюдать за статистикой своего блога. Сейчас я стараюсь контролировать себя, и просматривать статистику блога всего два раза в день, утром и в конце дня. До этого, это было просто кошмаром. С утра мы заходим в Google Analytics и начинаем изучать, кто на нас ссылается, сколько сегодня посетителей, сколько просмотров и тп и тд. казалось бы что это вполне нормально, но вы посчитайте сколько времени уходит просто на изучение статистики. Я мог начать писать пост, потом прерваться и посмотреть кто-же еще зашел или поставил ссылку на мой блог, потом начинаешь ходить по чужим блогам, потом бац! и уже забыл о чем писал. А ведь кроме сервисов статистики, есть еще множество рейтингов и каталогов.
Приучайте себя тратить меньше времени на просмотр статистики своего блога, достаточно бегло просмотреть ее утром, и более подробно изучить в конце дня. Помните, статистика никуда не денется, статистика накапливается на сервере и всегда доступна для вас.

Наведите порядок на своем рабочем столе. Это касается и того который на экране вашего компьютера и того, на котором ваш компьютер стоит. Ничего лишнего, все что часто используется держим под рукой, ничего что может нас отвлекать во время работы.
Наведите порядок в своем браузере. Отключите все лишние кнопки, панели и плагины, организуйте свои закладки, держите закладки на сайты которые часто посещаете в отдельной папке.
Используйте редактор для написания постов в блог. Это позволит вам меньше отвлекаться, чем при написании поста непосредственно в браузере. Нет соблазна открыть в еще одном окошке, какую-то страничку, как это бывает при написании через браузер. Пишем, пишем, решили проверить что-то, или просто уточнить какую-то делать, открыли пару страничек, и вы уже ничего не пишите вы уже читаете и забыли вообще о чем только что писали. Очень плохо когда при написании поста, прерывается ход мысли.

Очень часто, люди которые ведут блог, склонны проверять почту каждые 15 минут, заглядывать в RSS ридер, в поисках обновлений в других блогах или комментариев к своим читать новости и тп. все это также отнимает много времени, которое вы могли бы потратить в других полезных целях, например сделав какую-то работу по дому или выполнив какую-то задачу на своей основной работе или просто написав очередной пост. Как правило необходимости во всех этих действиях никогда не возникает, поэтому для экономии вашего времени можно составить небольшой график вашей работы с новостями, почтой и комментариями.
Например утром, проверяем статистику, заработки по AdSense или другим системам через которые вы зарабатываете деньги, бегло просматриваем заголовки новостей и почты, читаем комментарии и новые ссылки на ваш блог. Если ничего важного нет, закрываем браузер и занимаемся своими делами. На все это можно выделить примерно 30 минут времени.
В обеденный перерыв, вы можете заниматься ответами на письма и комментарии, общением в форумах и социальных сетях, в зависимости от вашего времени можете уделить этому час или чуть больше.
Вечером, когда вы вернулись с работы, занимайтесь чтением RSS, написанием постов, обдумыванием идей для новых постов или проектов. Даже если вас не посетит муза, вечером можно уделить наибольшее количество времени для работы с блогом, у вас ведь вся ночь впереди. У меня на эту часть работы может уходить до 4-х часов.
Составив такой график, вы сможете здорово экономить дневное время, которое как правило необходимо для выполнения работы в оффлайне.

Тайм-менеджмент для «совы»

Жаворонки» обычно встают рано, для них не проблема постоянно вставать в шесть-семь утра, и делается это с легкостью. В первой половине дня они бодры, а к вечеру уже валятся с ног от усталости. Пик их активности с девяти до десяти утра, и с шестнадцати до восемнадцати часов вечера, после этого работоспособность может резко падать.
«Совы» же наоборот, встают с трудом, а вот вечером их обуревает жажда активности, их пик с одиннадцати до двенадцати часов дня, и с восемнадцати до двадцати вечера, а засыпают они поздно, тогда, когда «жаворонки» уже видят десятый сон.
«Голуби» являются аритмиками, так как легко могут подстроиться по социальным часам, и каких-либо проблем с режимом дня у них не возникает.
Интерес к изучению хронотипов возник у меня давно, потому что я – типичная «сова», которая давно поняла, что этот мир устроен под «жаворонков». Сами посудите: учеба, рабочий день начинаются обычно в восемь-девять утра, поликлиники и детские сады, различные учреждения работают так же. Окончание рабочего дня приходится, как правило, в восемнадцать-девятнадцать часов вечера. Тут уж как хочешь, но просто необходимо подстраиваться под общий график жизни, чтобы не выпасть из нее вообще. Задача выравнивания режима дня может осложняться тогда, если вся семья «совы», как это у меня.
Тем не менее, решено было вооружиться приемами тайм-менеджмента, чтобы скорректировать свою жизнь, научиться управлять временем, и получать от этого плюсы, и свести к минимуму, по возможности, минусы:
• Хотя у «сов» стремление к деятельности приходится на вечер, просто ниоткуда открывается второе дыхание, в первую очередь важно отрегулировать время отхода ко сну: не позднее двадцати двух-двадцати трех часов вечера, тогда встать в шесть-семь утра будет гораздо легче. От этого зависит весь предстоящий день. Можно возразить, что это насилие над собой – отправляться спать в самое продуктивное время, когда появляются новые идеи и так хочется воплотить что-то уже сегодня. На этот случай могу посоветовать записывать эти самые гениальные мысли в блокнот или ежедневник, который можно хранить на прикроватной тумбочке, чтобы быстро записать мысль, если она возникла на ночь глядя, и мешает уснуть. Ночная бессонница – частая проблема «сов», ведущая к полному сбою биоритмов.
• Ввести себе в привычку подготавливать сумки и одежду на завтра с вечера, чтобы утром сборы были спокойнее: как правило, утром «совы» медлительны и раздражительны, что повышает возможность забыть дома что-то важное и испортить весь день.
• Научиться вставать в одно и то же время, достаточное, чтобы полноценно позавтракать. Проблема «сов» в том, что их аппетит, как и весь организм, просыпается позже, чем имеется время для завтрака. Таким образом, «сова» рискует остаться голодной до самого обеда, а это чревато заболеваниями желудочно-кишечного тракта.
• Постараться делать хотя бы пятиминутную утреннюю разминку и контрастный душ, чтобы было легче проснуться и прийти в себя.
• Периодически проводить хронометраж дня, учитывать действия и время, которое тратится на выполнение этих действий. Чувствуя свою особенность вечерней активности, «совы» могут даже неосознанно затягивать или откладывать работу на более позднее время. Может, это и оправданно для людей со свободным графиком работы, но никак не с четко определенным режимом по трудовому договору. Опять же, деловые встречи, совещания и звонки клиентов больше происходят в дневное время, и «сове» просто необходимо быть всегда в форме.
• Вести рабочий ежедневник, записывая все важные дела, особенно, если какие-либо события в деловой жизни приходятся на время спада активности «совы», чтобы ничего не забыть.
Существуют разные мнения насчет того, можно ли поменять свой природный хронотип.
Одни источники утверждают, что быть «совой» или «жаворонком» всего лишь привычка. А другие говорят, что насиловать человека бесполезно, и «сова» всегда останется «совой». Думаю, если целенаправленно заниматься корректировкой режима, чем я и занимаюсь, то положительный результат обязательно будет. Возможно, кого-то устраивает режим дня «совы» и не доставляет никаких проблем. Кому-то удалось договориться с руководством на свободный график работы, что является несомненным плюсом. А если не удается договориться ни с собой, ни с начальством? Тогда есть замечательный выход из положения: открыть собственный бизнес и стать самому себе боссом, чтобы устанавливать рабочий день в соответствии со своими биоритмами.

Критический фактор успеха: еженедельный обзор проблем

Одно дело записать на бумаге или в КПК, что нужно купить новые аккумуляторы для беспроводной мыши, а другое — вспомнить об этом, проезжая мимо супермаркета или вообще, находясь в супермаркете. Наша система управления деятельностью должна быть организована таким способом, чтобы мы могли пересматривать списки с требуемой периодичностью и на всех уровнях. Только так мы сможем принимать правильные решения, как поступать в определенных ситуациях. Если вы все сделали, как советовалось раньше, то для поддержки работы системы вам не придется прилагать особых усилий.
Какие проблемы и когда пересматривать
Вечером или утром мы начинаем обзор наших дел с «Календаря». Дела, занесенные в «Календарь», не обязательно являются самыми важными в нашей жизни. Просто их нужно сделать именно в определенное время или определенный временной промежуток.
После просмотра «Календаря» чаще всего вы будете заглядывать в список первоочередных действий (СПД). Подобные списки полезны утром, чтобы примерно прикинуть план на день. Днем, когда появилось свободное время. И, что, на мой взгляд, самое примечательное, в неожиданных изменениях жизненной ситуации у меня всегда под рукой список всех действий. Из этого списка я всегда могу выбрать одно, приемлемое на данный момент. Это позволяет быть гибким, но в тоже время эффективно продвигаться к своим целям. Динамика жизнь нам не помеха.
По мере необходимости мы будем просматривать списки проектов, порученных дел и список «Может быть \ когда-нибудь». Переодичность просматривания этих списков позволяет нам выкинуть их из головы.
Критический фактор успеха: еженедельный обзор проблем
Вся система должна быть пересмотрена, проанализирована и «подлатана» раз в неделю. Еженедельный обзор это время для:
— первых 3-х шагов (сбор рутины, обработка задач, организация);
— пересмотра вашей системы (анализ слабых мест по причине вашего неосновательного подхода, удобство хранения списков и т.д.);
— обновления списков;
— упорядочивания, прояснения, продвижения и завершения.
Чем более полной и стабильной является система, тем больше вы ей доверяете. А чем больше вы ей доверяете, тем более уверенно и спокойно вы себя чувствуете. Помните: еженедельный обзор — критический фактор успеха вашей личной системы управления деятельностью.

Инструмент развития фирмы

Необходимость эффективного управления временем в современной динамичной экономике очевидна. Но в России часто можно слышать возражение: рационализация использования времени сотрудников – далеко не те 20% возможных мероприятий, которые дадут 80% прироста эффективности фирмы.
Действительно, доля фонда оплаты труда в обороте большинства российских предприятий сравнительно мала, даже в интеллектоемких отраслях. При этом часто далеко не использованы другие способы организации деятельности фирмы – налаживание элементарного регулярного менеджмента, разработка корпоративной стратегии, и т.д. Таким образом складывается впечатление, что тайм-менеджмент нужно внедрять в последнюю очередь – когда будут исчерпаны другие резервы эффективности.
В статье будет показано, что современный тайм-менеджмент ­– нечто большее, чем просто технология рационального использования времени, и что эффект от его применения достаточно нелинеен. И, как показывает практика, часто именно тайм-менеджмент становится оптимальным инструментом начала организационных преобразований.
Один из клиентов автора статьи, генеральный директор группы производственных компаний, поделился своим «управленческим know-how», которое позволяет достаточно наглядно представить себе роль тайм-менеджмента в управлении персоналом. На схеме собственник изобразил себя (в центре), движущимся к своей цели (звезде). Возможная и распространенная стратегия управления изображена слева — руководитель «подталкивает» подчиненного к цели. Это – классический менеджмент, со всеми имеющимися в нем инструментами стимулирования, контроля, и т.п. В целом можно назвать такой подход «стратегией принуждения» (как сформулировал Питер Друкер, «менеджмент – это искусство заставлять людей делать свою работу»).
Стратегия, которую цитируемый бизнесмен назвал своим «know-how», и которую можно условно назвать «стратегией убеждения», изображена справа: это мягкая помощь (изображена пунктиром) человеку в поиске его собственной цели, путеводной звезды, где-то в окрестностях основной цели собственника. Таким образом (формулировка клиента) «человек из орудия становится соучастником». ­­ Антуан де сент-Экзюпери выразил те же две стратегии образно: если вы хотите построить корабль, вы можете спланировать и разделить работы, и т.п.; а можете заразить людей стремлением к бесконечному морю – и тогда они сами построят корабль.
Нетрудно заметить, что «стратегия убеждения» полностью соответствует всему, что проповедуют гуру менеджмента последние 10-20 лет, задаваясь вопросами о возрастающей роли личности в постиндустриальной экономике. Очевидно, этот подход тем более уместен, чем выше интеллектуальная и творческая составляющие в бизнесе, чем более дерзкие и инновационные цели ставит перед собой и своей фирмой руководитель. Чем может быть полезен тайм-менеджмент для реализации этой стратегии?

Два разных «тайм-менеджмента»

Прежде всего стоит определиться, что такое тайм-менеджмент, в частности – корпоративный тайм-менеджмент. Под этим термином могут скрываться две очень разные вещи.
Первая область управленческих технологий, непосредственно связанных с управлением временем фирмы, касается систем управления. Если изобразить отдельного работника небольшим квадратом внутри большого квадрата – фирмы, то эта «сюжетная линия» будет изображена заштрихованным внешним квадратом при нетронутом внутреннем. Здесь основное внимание уделяется организации работы системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного работника становится следствием правильно простроенной системы. В наше время за это направление «отвечают» тотальное управление качеством, реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент, и т.п. Все это – технологии «управления временем фирмы». Стоит уточнить, что управлять временем невозможно, можно управлять организацией деятельности. Но в силу важности параметра времени, как невосполнимого и невозобновимого ресурса, согласимся, что некоторая условность термина «управление временем» удобна.
Вторая «сюжетная линия» говорит об организации личной работы, которую человек осуществляет по собственному почину, не желая тратить напрасно невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге – своей жизни. На схеме эту ситуацию можно изобразить заштрихованным внутренним квадратом при нетронутом внешнем. К методам этой «сюжетной линии» относятся тайм-менеджмент в узком смысле слова, а также всяческие технологии личностного роста.
Сразу можно определить области «оптимальной применимости» технологий из этих двух групп. Чем более механистична работа человека и всей организации в целом, чем меньше в ней требуется творческая инициатива каждого отдельного исполнителя – тем более уместно применение «стратегии принуждения», и тем более актуальны технологии первого типа. Например, операционистке в банке практически не нужен личный тайм-менеджмент. Нужна грамотная система регулярного менеджмента, математически просчитанное распределение потока клиентов и необходимое число операционисток, эргономично организованные рабочие места, четко прописанные стандарты работы, и т.д.
Если же от исполнителя требуется не только четкое и быстрое выполнение жесткой должностной инструкции, но и самостоятельная инициатива , принятие решений, распределение ресурсов, принятие на себя ответственности – незаменимыми становятся технологии второй группы. Например, в том же банке наряду с оперзалом появилась группа менеджеров, работающих с клиентом индивидуально. Такой менеджер универсален – он может оформить клиенту платеж, тут же предложить страховку, дать в пределах своих полномочий скидку на услуги банка, и т.п. Ясно, что для многих клиентов такой формат взаимодействия с ними более удобен. Можно общаться все время с одним и тем же менеджером, который вас хорошо знает, может «заточить» услугу банка под вашу специфику, и т.д. Ясно при этом, что такой менеджер гораздо динамичнее будет реагировать на запросы клиента и рынка в целом, будет прочнее «привязывать» клиента к банку.
Но очевидно также, что для этого менеджера потребуются совершенно не такие методы организации труда, как для операционистки. Здесь уже нельзя просто оптимально построить систему, запустить механизм и следить за его работоспособностью. Менеджер принимает самостоятельные решения, целиком организует весь процесс своей работы с клиентами. Соответственно, он должен владеть технологиями организации личного труда, повышения личной эффективности – т.е. технологиями второй «сюжетной линии», не «организационно-механистической», а «человеческой». При этом именно такие технологии, содержа в себе инструменты выяснения личных ценностей, формулирования жизненной стратегии, и т.п., позволяют облегчить реализацию подхода к управлению персоналом, который выше был назван «стратегией убеждения».

Тайм-менеджмент в творчестве

Одной из наиболее распространенных отговорок, которые используют люди для объяснения своего нежелания применять приемы тайм-менеджмента, является такая: «У меня работа творческая, а творчество организовать невозможно». Для опытных тайм-менеджеров (для простоты назовем этих людей так) ущербность этого тезиса очевидна: в любой работе есть элементы творчества — раз; и творчество поддается организации — два!
В подтверждение приведу несколько фактов. Всем известно, что существуют творческие кружки, студии и ВУЗы, и студенты в них именно что занимаются творчеством по расписанию. Второе — о том, как самоорганизация помогала им в творческой работе, писали многие великие литераторы: Толстой, Лондон (вспомните «Мартин Иден» — произведение частично автобиографическое), из современных — Веллер. И признанный гений финансовых рынков (вот уж творческая работа) Джордж Сорос тоже говорит, что «для художественного творчества дисциплина необходима» (см. «Кризис мирового капитализма»).
Да что далеко ходить, посмотрите на видоизменение самой распространенной деятельности от начала века до наших дней. Менеджмент в начале века — это Тейлор, посекундная организация работы, конвейер, и т. п. Менеджмент сегодня — это мотивация, раскрытие потенциала работника, создание условий для творчества. А название то же! Так и тайм-менеджмент возможно адаптировать как к размеренной работе технического специалиста, так и к профессиональной деятельности журналиста или креатора. Разница будет лишь в конкретных приемах, а не в принципиальных возможностях. Тайм-менеджмент (или самоорганизация) может помочь только в том случае, если есть желание добиться результата. Если человек заранее уверен, что организовать творчество невозможно, то он и не сможет этого сделать.
Первый вопрос: зачем нужен тайм-менеджмент творческой личности? Во-первых, использование тайм-менеджмента покажет, где имеются реальные резервы времени. Все люди, но представители творческих профессий в особенности, любят говорить: «Ах, у меня на это нет времени!». Тайм-менеджмент хорош тем, что он объективно покажет — время есть! Его надо лишь правильно использовать.
Пример. Дмитрий — ассистент арт-директора рекламного агентства «АРТ-Нова». Проблема — недостаток времени для создания собственных эскизов (а без них о продвижении по карьерной лестнице можно было забыть). В то же время после начала хронометража обнаружил, что огромное количество времени тратится в машине в ожидании, пока его босс проводил встречи и переговоры. Оказалось достаточным сломать стереотип, что для рисования обязательно нужен стол и несколько часов свободного времени, чтобы найти несколько 15-минутных перерывов каждый день. Вполне достаточно, чтобы раз в 2-3 дня создавать неплохой эскиз.
В этом примере герой применил прием разбивания творческого задания на части. Поэтому первая рекомендация — не надо стесняться делать это. Конечно, хорошо выделить часов эдак пять и, не спеша, под кофеек, сочинить все целиком. Но на практике так получается редко. Поэтому следуйте простейшей схеме: набросать план и по одному пункту реализовывать его. Например, для написания статьи сначала набросайте тезисный план, затем по одной раскройте свои мысли.
Еще одной рекомендацией будет помнить выражение «Торопиться — это на самом деле делать дела медленно, но без перерывов между ними». Часто бывает, что люди до предела оттягивают начало работы, все время прерываются на ненужные мелочные дела, а потом аврально работают. Многие даже говорят, что именно такой график им наиболее подходит. Но как общее правило такую модель вряд ли можно рекомендовать. Поэтому начав одно дело, не переключайтесь на другое до завершения.
Необходимо сказать, что этот тезис не противоречит предыдущему. Хитрость не в том, чтобы вообще не прерываться, а в том, чтобы не делать несколько дел одновременно, распыляя творческую энергию. Дорисуйте, допишите, досочиняйте — и лишь потом принимайтесь за следующий рисунок, статью, идею.
Одна из главных задач при оптимизации творческой работы — сократить время на «обдумывание». Вместо того, чтобы сначала сочинить идеальное произведение в голове, а потом перенести его на бумагу, широко применяйте принцип «мозгового штурма» — разделить сочинение и редактирование. Поэтому, сочиняете — тут же воплощайте на бумаге.
Кто-то спросит, «как же можно сочинять в заранее назначенное время?!». Ответом ему будут слова Гоголя, который частенько укорял своего друга Владимира Сологуба в лени. На его жалобы — «не пишется» — Гоголь отвечал: «А вы все-таки пишите… возьмите хорошенькое перышко, хорошенько его очините, положите перед собой лист бумаги и начните таким образом: „мне сегодня что-то не пишется“. Напишите это много раз кряду, и вдруг вам придет хорошая мысль в голову! За ней другая, третья, ведь иначе никто не пишет, и люди, обуреваемые постоянным вдохновением, редки, Владимир Александрович!»
А еще можно следовать примеру одного из мэтров отечественной журналистики Владимира Шахиджаняна: «В теплое время года предпочитаю гулять в Сокольниках и ездить по ночной Москве дорогами воспоминаний, в поисках новых сюжетов. Я останавливаю машину в каком-нибудь приятном месте и наговариваю на диктофон текст будущей книги». Он надиктовывает свои статьи и книги сам себе, как будто рассказывает кому-то о той теме, на которую хочет написать. А редакция, исправление, подбор наиболее подходящих терминов — это все уже потом, когда основной костяк текста фактически готов.
Еще из журналистской практики можно почерпнуть такой мощный инструмент тайм-менеджмента, как задание крайних сроков. В печатной журналистике есть так называемый дедлайн, то есть крайний срок сдачи материала. Вряд ли можно упрекнуть «акул пера» в организованности, но, как ни странно, на практике даже самые рассеянные и неорганизованные представители профессии в дедлайн, как правило, укладываются. Отсюда правило — задавайте сами себе крайние сроки исполнения работы, и волей-неволей Вам придется в них укладываться.
А для того, чтобы эти сроки были реалистичными, засекайте время, которое вы затрачиваете на выполнение типичных заданий. Со временем подведете статистику и выведете среднее время — исходя из этого будете планировать работу в дальнейшем. Например, я пишу среднюю аналитическую статью за 2 часа (хотя обдумывать перед этим могу несколько дней). Это позволяет мне планировать рабочее время, подстраиваясь под эти сроки.
И напоследок — говоря о творческой работе, нельзя обойти вниманием такую тонкую материю, как вдохновение. Тут можно сказать лишь одно — вдохновение помогает, но его отсутствие не должно мешать. Кроме того, если творчество — Ваша профессия, то необходимым профессиональным качеством является умение вдохновение вызывать. Тут можно еще раз вспомнить слова Гоголя (см. выше) или привести слова Чайковского: «Вдохновение — гостья капризная и не любит посещать ленивых». Одному великому композитору вторит другой — Игорь Стравинский: «Профан воображает, что для творчества надо ждать вдохновения. Это глубокое заблуждение. Я далек от того, чтобы совсем отрицать вдохновение. Напротив, вдохновение — движущая сила, которая присутствует в любой человеческой деятельности… Но эта сила приводится в действие усилием, а усилие — это и есть труд».
Резюмируем основные мысли:
1. Поверьте, творческая работа поддается организации, тому примером многие великие.
2. Научитесь творить в любой свободный момент времени, а такие моменты всегда найдутся. Ведите хронометраж творческой работы, и вы сами в этом убедитесь.
3. Не смущайтесь отсутствия вдохновения, оно приходит в процессе работы.
4. Разделите во времени процессы сочинения и критического осмысления (редактирования).
Удачи!

Найти время на себя

Иногда кажется, что твоя жизнь перестала тебе принадлежать — работа, семья и другие обязанности настолько поглощают её, что оглянувшись на прошедший день, мы не понимаем, куда же исчезло время! Неудивительно, что многие из нас чувствуют себя так, будто жизнь проходит мимо, и они ничего не могут с этим поделать. С помощью этих советов и капли силы воли ты можешь выбрать время для себя самого и встретить мир лицом к лицу с вновь обретённым воодушевлением.
Очевидная возможность найти время для себя — поездка на работу. Конечно, это время с большой натяжкой можно назвать свободным — либо твои руки заняты рулевым колесом, либо ты стоишь в набитом автобусе или вагоне метро! В таких ситуациях можно сказать лишь одно — да пребудет с тобой iPod: вдохновляющая аудиокнига, медитативный образ или любимая музыка могут придать тебе именно такой заряд, который поможет добраться до работы энергичным и посвежевшим. Но даже если тебе нечего послушать, это время всё равно можно потратить с пользой. Попробуй немного «понаблюдать за миром» — сохраняя разум абсолютно спокойным, рассматривая всё и всех вокруг такими, какие они есть, отключив фильтры разума. Всего несколько минут такого взгляда на жизнь каждый день могут выдвинуть на передний план твоё внутреннее Я и привести тебя к новому, более глубокому пониманию окружающего мира.
Часто мы бросаемся делать следующую задачу, всё ещё думая о только что завершённой. Это снижает нашу продуктивность, ведь умственные процессы заняты одновременно двумя вещами. Почему бы не сделать сознательную паузу между текущей и следующей задачей? Используй это время — пусть даже одну минуту — чтобы напомнить себе о самом главном (погрузившись в рутину, легко потерять фокус). Представь на несколько секунд, что избавляешься от всего мысленного шума, связанного с тем, что ты делал, и создаёшь внутри себя пространство умиротворения и тишины. По окончании этого спокойного момента ты сможешь направить всё своё внимание на следующую задачу.
Лучшее время для себя — это раннее утро. Атмосфера более тихая и спокойная, и вероятность телефонного звонка или другого отвлекающего фактора почти нулевая. Имея время на себя сразу после пробуждения, ты становишься более внимательным при работе над разнообразными задачами днём — это чем-то похоже на пополнение вклада в банке. Кроме того, множество таких занятий, как йога и медитация, гораздо легче и приятнее даются до того, как внешний мир заявит о себе. Если возможно, постарайся выбрать время до завтрака — приём пищи имеет забавное свойство съедать (прости за каламбур) всё запланированное время.
В наши дни культура общения подразумевает, что нас часто могут отвлечь звонком или просьбой сходить туда и обратно. Корпоративный мобильник или смартфон поначалу может показаться даром судьбы, и только через несколько месяцев ты заметишь, что рабочие часы неуклонно растут, поскольку босс всегда на связи с тобой и желает знать степень готовности очень важного проекта. Если хочешь, чтобы твоё время действительно было таковым, выключи все средства связи и сделай всё необходимое, чтобы тебя никто не потревожил.
Часто, получив от жизни долгожданную передышку, мы прыгаем от радости, после чего бесцельно падаем на диван и ищем пульт от телевизора. Каким бы расслабляющим ни было это времяпрепровождение, оно не соответствует нашему исходному намерению — вновь обрести связь с собой в этом бушующем мире. Зато использование времени в оздоровительных или творческих целях, способствующих нашему росту в личном плане, даёт устойчивое ощущение радости и удовлетворения, которое, в свою очередь, побудит нас освободить в жизни ещё больше места для роста и самопознания. От того, как мы используем полученное время, в значительной степени зависит, будем ли мы активно создавать это время в будущем.

Поиск