Управление временем

Архив рубрики «Тайм менеджемент — наука управлять временем»

Первое – LeaderTask особенный органайзер, помогающий управлять задачами, проектами, временем и деятельностью человека в целом. Вы сможете сами в этом убедиться. Все задачи имеют набор параметров (тэгов) с помощью которых можно быстро получать ответы на нужные вопросы. Например, следующие списки дел можно получать за одно нажатие кнопки мыши: «Мои задачи на сегодня», «ВАЖНОЕ», «СРОЧНОЕ», «Продажи за месяц», «Работы по проекту XYZ в сентябре», «Мониторинг делегированных задач», «В банке», «Купить», «Читать», «Темы для совещания», «Просроченные задачи», «Цели на год»…
Второе –LeaderTask очень гибок. Каждый человек может настроить LeaderTask под себя, реализовав тем самым свою привычную методологию управления своей деятельности. В LeaderTask также возможно успешно применять методологию GTD (Getting Thing s Done) Дэвида Аллена.
Третье – в LeaderTask задачи можно привязывать к любому контексту, который будет для вас удобен. Контекстом может быть что угодно – место (дом, офис, банк, магазин…) или к контакту (босс, подчиненный, жена/муж, ) или к категории или к проекту… Говоря языком тайм менеджмента, любая задача может быть отнесена к своему кайросу (контексту) – т.е. наиболее удобным обстоятельствам для ее выполнения. Например, если задачу необходимо делать в банке – то ее лучше записать в раздел «Банк», если задачу по проекту необходимо выполнять другому человеку – то ее следует записать в нужный проект нужному человеку, если задача важная ей необходимо присвоить соответствующий приоритет и т.д.
Ввод начальных данных.
Для начала работы необходимо ввести минимум начальных данных, без которых будет очень сложно понять принцип работы LeaderTa sk. Для удобства можно использовать готовые начальные данные, которые предлагаются в мастере «Быстрый старт» при первом старте программы.
Контакты. Добавьте свои группы контактов и нужные контакты. Обязательно — добавьте информацию о себе – самый первый контакт (поставьте свойство «Избранный»)
Категории. Определите категории своей деятельности. Для удобства планирования создайте в разделе «Категории» виды/типы вашей профессиональной деятельности, увлечения/хобби, а также места, в которых вы чаще всего бываете. Примеры категорий: «Звонки», «Встречи», «Читать», «Смотреть», «Купить», «Подумать», «Семья», «Отдых», «Здоровье», «В офисе», «В банке», «В магазине»…
У самых основных категорий проставьте свойство «Избранный»
Проекты. Определите проекты, которыми вы занимаетесь. Не путайте категории с проектами и задачами. Помните, что проект — это то, что можно сделать. Проект строго ограничен во времени и имеет цель создание некоторого уникального продукта. Проекты для удобства лучше разделить по смысловым группам. У основных проектов установите свойство «Избранный»
Календарь. Определите в календаре периоды времени, которые вам наиболее удобны для планирования времени. Например: Сегодня, Завтра, Текущая неделя, Месяц, Год, I квартал 2007, II квартал 2007… Также проставьте самым основным периодам свойство «Избранный»
Свойство «Избранный» служит для того, чтобы отображать элемент в выпадающем меню в панели фильтрации.

Хочу рассказать вам о своей системе организации времени. Уже и не вспомню, когда я стал пытаться заниматься управлением временем, но отправной точкой системного применения тайм-менеджмента в своей жизни я считаю тот момент, когда мною была прочитана большая часть статей
Изучив разные методики управления временем, я решил создать свою программу для хранения, структурирования и наглядного отображения своих задач, проектов, а также для хранения мыслей.
Но все по порядку. До создания своего электронного органайзера, я пользовался обычной – бумажной системой тайм-менеджмента. Сейчас из той прежней, старой системы почти ничего не использую.

Ну что же, все, или не все наши задачи, заметки, дела собраны. Теперь настала пора сажать дерево Вашей жизни. Как? Вот тут пора вспомнить о нашем помощнике. Программу MyLife скачали… установили, пришло время ее запустить!
Для начала создадим новый файл MLO, для этого выберем меню Файл, а в нем Новый… После этого появиться окно «Создать новый файл», где можно выбрать создание нового пустого файла (для опытных людей, знающих как пользоваться программой), либо выбрать предустановленный шаблон.

Так как мы только знакомимся программой, нам отлично подойдет «Getting Things Done – Фокусировка на задаче». Для чего это нужно? На основе этого шаблона MyLife очень просто создать свою схему, добавляя нужные Вам задачи и проекты и удалив все ненужное. И главное, на этом шаблоне возможно легко понять идею, заложенную в программу, и научиться в ней работать. Все очень просто, давайте посмотрим. После проделанных действий окно программы должно быть похоже на это:
Итак, большую часть пространства занимает Схема задач. Именно здесь нам и предстоит вводить собственные собранные задачи. Все задачи и проекты выстроены в одно большое перевернутое дерево. Почему перевернутое? Потому что корень дерева, его главные, основные задачи, находится сверху. Затем идут задачи уровнем пониже, подзадачи, образуя ветви дерева. И, наконец, листья – задачи на самом низком уровне, это и есть элементарные действия, которые должны быть выполнены.
На данный момент мы видим две основные задачи, касающиеся основных, присутствующих почти у всех сторон жизни – работы и домашнего обихода. Конечно же Вы успели заметить заметки для задач справа (если это не так, то перейдите на вкладку Заметки задачи в правой части окна программы). Прелесть этого шаблона в том, что по ходу мы получаем подсказки, внесенные в заметки для большинства задач. Здесь я не буду повторять содержимое подсказок – Вы их видите.
Заметим, что в справке все описано довольно понятно, и очень скоро Вы поймете, как работает программа. Как только появились вопросы, нажимаем F1, переходим к нужному разделу справки и читаем! Просто? Конечно!
Многие могут уже с этого момента приступать к созданию дерева задач своей жизни. Ну а мы пойдем дальше, изучать дерево задач.
Цели, проекты, и задачи, которые Вы вводите в древовидную структуру на вкладке Схема, превращаются в список последовательных (следующих действий) на вкладке To-Do. Порядок этих действий задается их размещением в дереве и приоритетом. Но об этом позже, а пока…
Вершки и корешки…
Обратите внимание, ветви дерева можно сворачивать и разворачивать, щелкая, соответственно, по значкам (-) и (+). Это полезно для концентрации на определенной части нашего дерева. Ведь из маленького ростка оно превратится в огромное дерево с густой кроной и переплетающимися ветвями. И мы, как хороший садовник, должны иметь быстрый и удобный доступ к любой его части. Помните: как только появились вопросы, нажимаем F1…
Появилась справка, где перейдем к разделу «Основные параметры». В подразделе «Планировщик» содержится основная информация по работе со схемой задач. Вкратце скажу, что задачи в схему можно добавлять, удалять, перетаскивать в нужное место. Основные операции с задачами представлены в контекстном меню, появляющемся при щелчке по задачи правой кнопкой мыши.
Для удобства работы с большим деревом задач предусмотрена функция фокусировки на определенной ветви. Все ветки, кроме выбранной скрываются, и Вы можете сконцентрироваться на одном проекте. Как сказали на русском форуме про фокусировку: «Чувствуешь себя Микеланджело: просто берешь и отсекаешь все лишнее:)». Для фокусировки достаточно выделить задачу и нажать Ctrl+R (обратите внимание, что сочетания «горячих клавиш» для других функций находятся справа от названия функции). Кроме того, для задач, к которым приходиться часто обращаться в схеме предусмотрены 10 закладок, устанавливать и переходить к которым достаточно легко из контекстного меню, а еще проще – по сочетанию клавиш.
Просто попробуйте! Ведь лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать! Работать с деревом задач легко и интуитивно понятно. При каждом вопросе – F1. Кроме того, помочь разобраться в этом хитросплетении нам помогут заметки для задач.
Будем считать, что работать со схемой Вы научились, осталось лишь поговорить о различных представлениях схемы. Нужны они для удобства отображения, поиска и работы с задачами.
Имеется 10 основных видов представления схемы. Менять их очень просто, достаточно щелкнуть мышкой вверху слева по ссылке Вид:… и выбрать нужное представление. Каждое из представлений имеет свое преимущество и предназначение. Ознакомиться с ними Вы можете самостоятельно ввиду ограниченности данной статьи. Здесь нет ничего сложного – полагайтесь на интуицию.
Причешем крону
Основное окно, к которому мы в дальнейшем будем обращаться – это вкладка To-Do. Это автоматически сформированный список следующих действий, на основе схемы и свойств задач.
О различных представлениях этого списка мы поговорим позже, а пока вернемся к схеме дерева задач и откроем справа вкладку Свойства. Все свойства задач сгруппированы по разделам, откроем различные отделы (для удобства предусмотрены ссылки все свернуть, все развернуть, соответственно сворачивающие и разворачивающие все разделы свойств) и пощелкаем по разным задачам в дереве. При этом свойства для разных задач будут меняться.
Не вполне понятно? Ну что же волшебная клавиша F1, раздел «Параметры задач»… Вкратце пройдемся по основным параметрам.
Основное и важное понятие – это контексты. При этом важное и основное – не значит сложное и непонятное. Это некие внешние условия, при которых возможно выполнение данной задачи. Например, купить хлеб возможно лишь в продуктовом магазине, а найти что-либо в интернете возможно лишь если имеется компьютер и собственно подключение к интернет…
Конечно, контексты сначала надо создать, для этого перейдем в меню Сервис -> Управление контекстами или просто нажмем F8.
Здесь все довольно просто. Разобраться в управлении контекстами нам помогут все те же заметки, которые имеются в контекстах уже присутствующих в шаблоне.
Каждый контекст имеет свое название и может входить в другой контекст, то есть относящиеся к нему задачи будут видны при выборе контекста, в который он входит. Например, в контекст «магазин» могут входить контексты «продуктовый магазин», «магазин рядом с домом», «спортивный магазин». И чтобы увидеть весь список нужных нам покупок во всех магазинах, нам на вкладке To-Do нужно выбирать контекст «магазин», а для конкретизации по спортинвентарю нужно ограничиться контекстом «спортивный магазин».
Кроме того, контекстам свойственны так называемые часы – то есть время, их работы. Это легко понять по, например, контексту «@офис/работа» – ведь на работе/в офисе мы бываем лишь в рабочие часы, поэтому логично будет ограничить этот контекст именно этими часами, чтобы рабочие задачи не отвлекали нас в остальное время.
Итак, контекст – это определенные места или возникающие условия, в которых и при которых возможно выполнение задачи. Как только возникла задача для определенного контекста – запишем эту задачу и назначим этот контекст (ну а если нет контекста – создадим его!).
Для каждой из задач возможно определить ее Важность при этом важность определяется среди подзадач для родительской задачи. То есть, насколько важно выполнить эту подзадачу для продвижения в выполнении родительской задачи.
Другой параметр – Срочность также определяется для родительской подзадачи. Понимать это нужно как то, насколько выполнение этой задачи приблизит срок завершения родительской задачи. Ведь одно простое действие может оказать значительное воздействие на выполнение большого проекта…
Можно много написать о параметрах и на что они влияют, но попробуйте перейти в список To-do, выделите какую-либо задачу и просто переместите ползунки Срочности и Важности… Как они влияют на положение выделенной задачи в списке… Так будет гораздо понятней.
Далее, цель задачи сильно влияет на положение задачи в списке следующих действий. Помните о необходимости еженедельного, ежемесячного обзора предстоящих дел и задач? Это свойство непосредственно связано с этими обзорами. Задачи с целью на неделю отмечаются восклицательным знаком и помещаются выше в списке на выполнение. Ведь их нужно успеть закончить в недельный срок! Ну а отметки целей на месяц и на год не имеют такого влияние на положение задачи в списке, но по этому признаку удобно представлять список задач в схеме при выполнении обзора своих задач (Вид: Цели).
Также, возможно управлять видимостью задач в списке следующих действий посредством одноименного свойства – спрятать ветку в To-Do. Папка – это контейнер для задач и она не появляется в списке. Кроме того, возможно выводить задачи в списке по мере выполнения по порядку их следования – сверху вниз.
Другие свойства не столь часто используются. Для каждой задачи можно установить время ее начала (когда задача появится в списке To-Do) и срок (когда нужно ее завершить), кроме того, задаче можно определить шаблон повторений и время напоминания о ее выполнении. Удобное свойство для выработки привычки к определенным действиям – например уборка дома в конце недели. Создали подобную задачу, определили для нее конкретные действия и назначили шаблон повторения – например, каждую неделю по субботам. Это же свойство напрямую связано с привычкой ухаживать за собственным деревом задач! Для этого создайте задачу еженедельный обзор задач, ежемесячный обзор задач и т.д. – и назначьте им шаблон повторений, еще и с напоминанием – в конце недели и в конце месяца, соответственно! Программа при этом выступит и в роли наставника, напоминая о необходимых действиях.
Также задачу можно определить как Проект — период в жизни или работе, требующий более одного физического действия для осуществления цели. Проще говоря, уборка квартиры – это проект, ведь сколько всего нужно сделать, чтобы квартира блестела! Проекты необходимо контролировать и периодически делать их обзор (Вид: Следующие действия по проектам), чтобы удостовериться, что с каждым проектом связано следующее действие, и, таким образом, проект будет продвигаться. Можно установить состояния для проекта (не начался, идет, в ожидании, завершен), по которым их легко группировать при соответствующем представлении в To-Do (фильтр – группировка). Кроме того, можно отслеживать состояние проекта! Процент его выполнения всегда можно посмотреть в свойствах – а это стимулирует!
Иногда нужно определить усилия, требующиеся для выполнения задачи и/или время, которое займет ее выполнение (не всегда самая длинная задача требует больших усилий). Это легко понять, если представить, что вам нужно просмотреть обучающий фильм – ведь это займет время, длительность этого фильма, ни больше, ни меньше! Все это влияет на фильтрацию в списке To-Do и порядок задач в нем. Когда у Вас появится нужное количество времени или сил, можно отфильтровать список To-Do по этим параметрам и выбрать нужную задачу – и Вы не будете мучиться от безделья!
Кроме того, задача может зависеть от выполнения других задач. Например, для того, чтобы сварить суп, нужно купить необходимые продукты. Если для задачи «сварить суп» установить зависимость от задач «купить картошку» и «купить мясо» (обратите внимание, что зависеть задача может либо от ВСЕХ сразу задач, либо от ЛЮБОЙ), то задача «сварить суп» появится в списке To-Do только после завершения задач «купить картошку» и «купить мясо». Кстати, эти задачи можно использовать как переключатели!
Ну а для лучшего представления списка задач, им можно задать определенный формат – цвет шрифта, иконку и т.п. Как говориться – на вкус и цвет товарищей нет!
И, как уже говорилось, для каждой задачи можно внести заметки, которые поддерживают как внешние ссылки (например интернет-страничка, ссылка на файл на компьютере и т.п.), так и внутренние ссылки на задачи.
Надеюсь? этот краткий обзор свойств задач еще более прояснил идею, заложенную в эту программу…
Для чего вся эта петрушка?
Того, что было сказано о Схеме и Свойствах задач вполне достаточно, чтобы работать с программой. Теперь перейдем, пожалуй, к главному – к вкладке To-Do, которая отображает следующие действия, которые Вам нужно сделать. Конечно же этот список строиться на основе всего того, что было введено в схему (над которой вначале стоит долго поработать!).
Помните, что в этом списке не должны присутствовать все введенные задачи! В этом-то и прелесть – это список задач, которые нужно сделать в данный момент и в данном контексте! Наша задача лишь подстроить вид списка, чтобы отображаемые в нем действия соответствовали текущей ситуации. Об этом и поговорим далее…
Список очень прост – левее названия задачи поле, в котором нужно поставить флажок при выполнении задачи, далее идет поле, говорящее о сроке для задачи, затем поле значков (например, значок блокнота говорит, что у задачи имеется заметка). Столбцы в представлении легко можно добавить и убрать, нажав правую кнопку мыши на заголовке. Пробуйте…
По умолчанию в списке To-Do (далее просто список) отображается вид Активные действия (подробнее об этом смотрите в справке к программе). Также возможно настроить собственные виды, либо выбрать предустановленные. Менять вид списка очень легко, достаточно щелкнуть вверху слева по ссылке Вид:… и выбрать нужное представление (подобно Схеме).
Давайте потренируемся менять виды в нашем шаблонном файле. Это, как и все в этой программе, очень легко. Но список задач все еще велик… Не беда его возможно отфильтровать.

Для этого выше ссылки Вид щелкнем по слову Фильтр>>, откроется область параметров фильтра. Помните о контекстах? Чаще всего Вы будете использовать фильтрацию именно по контекстам (тот же пресловутый контекст «@Дом» можно использовать для вывода списка задач, которые нужно сделать дома). Попробуйте. Список задач стал намного короче. Удобно? Несомненно.
Если нужна фильтрация по другим параметрам – это легко осуществимо, по-моему объяснять тут ничего больше не нужно. Ну а список всегда можно сохранить в виде Вида To-Do (рисунок 11). При необходимости, можно провести дополнительную фильтрацию. Для этого в панели Фильтр разверните раздел Дополнительно и нажмите кнопку Настройка… После чего откроется диалоговое окно, в котором возможно настроить необходимые правила для фильтрации выводимого списка следующих действий (рисунок 12).
Таким образом, при помощи фильтра очень удобно управлять списком задач, которые нужно выполнить. Освободилось 20 минут времени – выбрал контекст (место, обстоятельства) в котором сейчас находитесь, поставил в фильтре имеющееся время – и вот они, дела! Полон сил – отфильтровал список по усилиям…. Ну и так далее.
Идея простая – нужно лишь не забыть сопроводить задачи нужными параметрами. На это и нужно выделять немного своего времени, но оно окупится с огромными процентами!
Вырастить дерево…
По-моему сказанного вполне достаточно для «выращивания» своего дерева задач. Все свои задачи теперь нужно занести в дерево, разбить большие задачи на маленькие и выполнимые действия. Тем более, что наглядная схема уже имеется в шаблоне, нужно лишь прочитать комментарии и подстроить схему под себя, дополнив нужными контекстами, задачами и т.п., и убрав все ненужное.
Поговорим об удобстве и комфорте. Дерево Ваших задач будет расти с Вами, соответствуя Вашим растущим запросам. Как же обеспечить его рост?
Для ввода новых задач в программе предусмотрены несколько вариантов.
Например, как это делаю я, можно, придя на работу, или дома, запустив компьютер, запустить и MyLife… Тем более, что она у меня всегда с собой – на переносном жестком диске. Программка маленькая, ресурсов много не потребляет, да и работает на любом (не будем брать древнюю технику:) компьютере.
Внимание она требует лишь при напоминании о какой-либо задаче, а в остальное время спокойно «висит» в панели задач, рядом с часами. Зато, когда вдруг нужно записать какую-то возникшую неожиданно (они все такие!) задачу, нажатием пары кнопок, вызываем ее и вводим эту задачу! Что это за кнопки такие волшебные? Это одновременное нажатие кнопок Windows (та, что со значком Windows) и Q. Моментально откроется окно MyLife!
Не бойтесь делать ошибки – в программе предусмотрена многоступенчатая система отмены и возврата действий. Всегда возможно вернутся к предыдущему состоянию (Ctrl+Z) или вернуть отмененные действия (Ctrl+Shift+Z)!
Если же Вы привыкли к программе MS Outlook, то задачи в MLO запросто можно создавать, перетянув мышкой электронную почту, задачи, встречи и т.д. из MS Outlook в схему MLO!
Можно и вызвать, так называемый, Быстрый ввод. Для этого нужно использовать другие кнопки – одновременно нажатые Ctrl+Shift+M.

Мы определили родительскую задачу, то есть ту, к которой будут относиться наши, вновь введенные задачи. Если времени совсем в обрез – оставим как есть, когда время появиться, мы найдем все введенные таким образом задачи в созданной по умолчанию в корне задаче и назначим им соответствующие свойства (помните о необходимости отводить немного времени, скажем в конце рабочего дня для разбора накопившихся задач!).
Далее… Что это за флажки с параметрами внизу? По-моему все и так понятно:
Многозадачный ввод – вы вводите одну задачу, нажимаете Ввод, на следующей строчке вводите вторую задачу, и т.д. Для создания подзадач делаем отступ.
Анализ ввода – есть замечательная ссылка «узнать больше», по ней мы и перейдем чуть позже…
Наследовать родительские контексты – если Вы определили в поле родитель какую-то родительскую задачу, то контексты вводимой задачи будут совпадать с родительской – удобно!
Ну и в конце, если имеется на это время, можно определить контексты для введенной задачи и нажать Добавит задачу!
Например, звонок от супруги – купить по дороге мороженое… Чтобы не забыть, в компьютере на рабочем месте щелкаем Ctrl+Shift+M, в появившемся окошке пишем купить мороженое (помните, что задача – это действие, значит в названии должен присутствовать глагол!), снимаем флажок «Наследовать родительские контексты», внизу определяем уже существующий контекст Купить и нажимаем кнопку «Добавить задачу». Все – действие занимает меньше времени, чем Вы о нем читаете!
По дороге домой всего лишь нужно открыть список To-Do в контексте Купить – там окажется наша задача!
Теперь, как и обещал, перейдем к Анализу ввода, для этого щелкнем в окне Быстрого ввода по ссылке «узнать больше»… И читаем.
Синтаксический анализ быстрого ввода задач
Вкратце скажу, что программа умеет анализировать то, что Вы ввели при добавлении задачи! Например, дополним приведенную выше в примере задачу (и проверьте, стоит ли флажок «Анализ ввода», если нет – поставьте!) – «сегодня 17:00 напом».
Теперь у нас не только будет задача «купить мороженое», но еще и в 17:00 программа о ней напомнит!
Существует большое количество слов, которые понимает программа – можно установить напоминание, контекст и даже цвет задачи! Подробнее можете узнать сами, скажу лишь, что нужно приучить себя к нескольким «шаблонам» при вводе задачи – и Вы сами не будете замечать как задачи оказались в Вашем дереве!

Обычно считают, что управление временем – это планирование, причем планирование жесткое. Например: «В 8 утра – подвиг, в 9 – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.
Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер – время их исполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.
Гибкое планирование, как и многое новое – это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. «Хронос» – линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И «кайрос» – удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения – «Пятница, 15.00».
Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели. Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель задач в «Календаре». Выглядит она так:
Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача». Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.
Как настроить отображение календаря с панелью задач:
Зайдите в раздел «Календарь».
В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой вид, как на рис. … – по горизонтали дни, по вертикали часы.
В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.
Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».
Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество дней в «Рабочей неделе» – все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря

Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической его нехваткой. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения.
Времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.
«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…
Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала Лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.
Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями. Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь.
Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.
Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.
Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоициирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.
Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.
Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем, и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?
Скорее всего отдых складывался «стихийно». Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.
У такого «стихийного» отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он не ритмичен, а человек – существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня – ритмичность. Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.
Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1.5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и ВУЗ: урок – 45 минут, «пара» – 1.5 часа.
Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы «аврал» ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.
В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:
«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее. – Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».

В одной из своих последних работ гуру менеджмента Питер Друкер замечает: в XX веке менеджмент в совершенстве овладел искусством повышения эффективности физического труда. Задача менеджмента в XXI веке – научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда.
Отчасти эту задачу решает тайм-менеджмент (управление временем, организация времени). Но лишь отчасти. Проблема в том, что классические технологии управления личным временем разрабатывались для свободного применения людьми, уже мотивированными на повышение личной эффективности. Классические пособия по тайм-менеджменту не содержат информации о том, как оптимально «встроить» предлагаемые методы в систему управления фирмой, далеко не все сотрудники которой имеют четкие жизненные цели и мотивацию на их достижение с помощью инструментов управления временем.
Конечно, можно ограничиться проведением тайм-менеджерского тренинга: кто захочет внедрить ТМ-методы в своей личной работе – тот внедрит. Но разве способность сотрудника укладываться в сроки, выделять время на приоритетные задачи, грамотно управлять рабочей нагрузкой – это только его личное дело?

Независимо от того, будет ли стандарт воплощаться в регламентах, органайзерах, плакатах с призывами – важно обеспечить его системность. Этому поможет следующая классификация:
Личный (персональный) тайм-менеджмент. Соответствующий раздел стандарта указывает, с помощью каких методов, инструментов, приемов сотрудник должен организовывать свою работу. Наиболее тонким вопросом в формулировании таких стандартов является соблюдение баланса между свободой и принуждением, корпоративное вмешательство в те и только те аспекты техники личной работы сотрудника, которые значимы для эффективности фирмы.
Достаточно простой и наглядный пример – «политика чистых столов». Как правило, здесь можно наблюдать две крайности: полная нерегламентированность, либо полная регламентированность («пришел генеральный, у кого на столах беспорядок – сгреб все документы к себе, выпрашивай потом у него»). Более разумным представляется подход, при котором корпоративный ТМ-стандарт регулирует этот вопрос не из абстрактной «любви к порядку», но из рациональных соображений. Например, стандарт может указывать, какие сотрудники в силу частых командировок, когда их заменяют коллеги, обязаны содержать свой рабочий стол и документы в порядке, и по какой общеизвестной системе должен строиться этот порядок; а какие сотрудники в силу специфики их функций в компании этими правилами не связаны и имеют право сохранять на рабочих столах творческий хаос, более стимулирующий к эффективной работе людей определенных психотипов.
Командный тайм-менеджмент. Этот раздел стандарта содержит правила «тайм-менеджерского» взаимодействия «по горизонтали», между не подчиненными друг другу сотрудниками. Это наиболее значимая область для корпоративного стандарта, поскольку именно вопросы взаимоотношения сотрудников, согласования индивидуальных целей, планов и приоритетов, в условиях неизбежных функциональных и личностных конфликтов, требуют корпоративного централизованного регулирования.
Приведем небольшой пример, в котором говорится о взаимодействии «по вертикали», но примененный прием может быть с таким же успехом задействован в «горизонтальных» взаимоотношениях. Активный участник тайм-менеджерского сообщества Олег Смирнов, руководитель Технологического бюро Корпорации Парус, делится опытом борьбы с одним из самых неприятных поглотителей времени менеджера – внешними прерываниями, непроизводительными переключениями внимания. Вот как устроен один из стандартов коммуникации, введенный им в своем подразделении. «Все неоперативные вопросы сотрудников Технологического бюро я получаю по электронной почте. Отвечаю разом на утренней планерке. Помимо ликвидации прерываний это дает более точную формулировку вопросов. При этом запрос подчиненного обязательно должен содержать еще и предложение по решению задачи, что экономит мое время и помогает профессионально расти подчиненному».
Корпоративный тайм-менеджмент. Стандарт в этом разделе регулирует отношения «по вертикали», причем как от начальника к подчиненному, так и в обратную сторону. Причем направление «снизу вверх» здесь представляется наиболее интересным. Для того, чтобы «построить» подчиненных оптимальным образом, у руководителя есть все необходимые инструменты; а вот предложить руководителю новые схемы его деятельности, которые могут повысить эффективность подразделения, подчиненному бывает не так просто.
Пример автор позволит себе привести из собственной практики. При управлении командой проекта Improvement.ru на определенном этапе его развития достаточно остро возник вопрос о формате отдачи распоряжений по новым публикациям. Поскольку автор по психологическому типу не склонен к порядку (ENTP по MBTI), регулярно случались ситуации типа «Забыл указать раздел для публикации, положили не туда, потом долго исправляли». Пришлось ввести достаточно жесткий стандарт, перечисляющий основные параметры, которые редактор сайта должен указать для каждой новой публикации. Сначала, следует признаться, это сильно «напрягало». Но смириться с новой, «стандартизированной» формой работы помогла простая мысль: «эффективность моих сотрудников – это в конечном итоге эффективность моего бизнеса, выигрыш от нового стандарта вполне окупает некоторые неудобства для меня, связанные с его применением». Проблема в том, что далеко не для всех менеджеров эффективность их подчиненных и их подразделений настолько прямо влияет на их собственный успех, как в случае собственника небольшой компании. Поэтому необходимы дополнительные средства корпоративного регулирования, позволяющие подчиненному время от времени говорить начальнику «Борис, ты не прав!».

Простая и неприятная истина в том, что сегодня мы загружены делами больше, чем когда бы то ни было. Хотя наука этот очевидный факт никак не подтверждает, доказательств тому не придется долго искать. «Доказательства невероятной занятости повсюду, — считает Jana Jasper, эксперт по вопросам производительности труда из Нью-Йорка, автор руководства Take Back Your Time («Верни свое время»).
- Мы слишком быстро разговариваем. Мы постоянно спешим. Мы беремся за важные дела и бросаем их, не доведя до конца. Нас преследует мысль о том, что мы что-то забыли, упустили и что жизнь проходит мимо. Но так ли это на самом деле?»
Царящая последнее время мода на всевозможные устройства и гэджеты, помогающие сэкономить время и увеличить эффективность работы (от автоматических пылесосов до микроволновок, от компьютеров до ноутбуков) насколько разорительна, что иногда не оправдывает своего предназначения. Но прогресс лишает нас некоторых преимуществ так же легко, как и дает их.
«Чем больше гэджетов, позволяющих сэкономить время и облегчить нашу жизнь, мы приобретаем, тем больше занятий мы находим, чтобы заполнить освободившееся время», — утверждает Tracy Lyn Moland, профессиональный консультант по тайм-менджменту (умением правильно распределять время), автор книги Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else. А хроническая нехватка времени неминуемо приводит к стрессу.
Тем не менее, эксперты по тайм-менеджменту уверены: стресса можно избежать. Подумайте, как хорошо с помощью техник тайм-менеджмента увеличить свой день на целый час, т.е. освободить час полезного времени!
Для этого нужно всего лишь «хаотично не искать ключи и вещи по утрам (приготовив все нужное вечером), точно знать, где лежат учебники или тетради ребенка-школьника, рационально распределить пространство». Так считает Tracy Lyn Moland. Кроме этого, у нее в запасе имеется множество секретов тайм-менеджмента.