Управление временем

Архив рубрики «Как правильно спланировать время?»

Не успеваете делать то, что хотите сделать, время движется слишком быстро или наоборот медленно. Вы либо не успеваете что-то сделать, либо, наоборот, не знаете чем себя занять.
Хочется что-то сделать, но не знаете когда это сделать.
Часто откладываете на потом, а, в конце концов, или забываете об этом, или просто не делает то, что хотите.
Вам приходиться передавать дела другим, или просто отказываться от своих желаний и делать то, что придется.
Если вы чувствуете, что живете не полной жизнью, все как бы запрограммировано за вас или что-то подобное, то дальнейшая информация может вам пригодиться.
Почему все это происходит?
Вот ряд причин, по которым это может происходить:
Люди не планируют время на бумаге;
Если и планируют, то делают это в голове;
Люди вообще не планируют, делают, как придется и когда вздумается;
Планирование вызывает скуку, разочарование, другие негативные мысли и желания;
Уверенность что планирования времени не для Вас, а для тех кто …
Лично вам это не подходит по тем или иным причинам;
Вы уже пробовали, вам это не понравилось.
Есть хорошая новость:
Существует способ планировать вермя таким образом, чтобы это не было скучно, чтобы это не вызывало раздражения, недовольство, и в тоже время вы смогли бы получать от жизни больше удовольствия, радости, невзирая на множество отвлекающих моментов.
Скажу сразу: это не классический способ планирования, однако в нем есть все необходимое, чтобы его можно было назвать полноценной моделью управления своим временем.
Как вы знаете планирование времени связано с целями, без цели нет и планирования.
Инструмент назовем «Картой Планирования Времени» ее близкий родственник — это ментальная карта. Правильнее будет сказать, что карта планирования — это есть частный случай создания ментальной карты под определённую задачу — планирование времени.
Шаг 1 (Создаем образ времени)
В центре листа рисуем образ планирования времени. Это могут быть часы, стрелки, скрепки, все, что ассоциируется с планированием, можете нарисовать себя, как символ планирования своего времени.
Шаг 2 (Определяемся со сроком планирования)
Выбираем, на какой срок мы хотим произвести планирование (год, месяц, неделя, день).
Определяемся с целями, которые мы хотим достичь за выбранный нами промежуток времени: что хотим за выбранное вами время осуществить, воплотить в жизнь.
Шаг 3 (Цели и подцели)
Подписываем веточку «Цели» и прикрепляем свои цели к ней, не забывая подобрать красивую картинку к каждой цели. Тут же каждую глобальную цель стоит разбить на маленькие, а маленькие до уровня поведения, — что конкретно надо будет сделать 1 .2 .3 …. чтобы цель стала реальностью. Желательно спланировать цель до ежедневных поэтапных действий! Планированиевремени
Шаг 4 (Месячное планирование )
После того как закончили с проработкой целей необходимо прикрепить веточки с названиями месяцев, недель, дней, опять же в зависимости от периода планирования . Подпишем недели и дни к месяцам, выделив выходные и праздничные дни.Планированиевременипомесяцам
Шаг 5 (Распределяем задачи по времени)
Переносим полученные шаги достижения целей с подветки цели на веточки с конкретными месяцами, неделями, днями. Тем самым вы получаете видимую картину того, когда и что делать, чтобы к запланированному сроку быть уверенным в достижении ваших целей..

Время – самый ценный ресурс, которым обладает человек, однако, многие не умеют его правильно использовать, а в итоге жалуются либо на нехватку времени, либо на низкую продуктивность своей деятельности. Столько ставится самых разных целей, а почему-то осуществляется в лучшем случае половина. В твоих силах значительно увеличить результативность своего труда, при этом не истощив энергетические запасы организма.
Эффективное управление временем – это настоящее искусство, которое в итоге дает возможность управлять своей жизнью, достигать поставленных целей и не жалеть о бесцельно прожитых годах.

Как часто случается, что тебе надо выполнить какое-то дело, но ты постоянно откладываешь его либо «на завтра», либо «на понедельник». При этом тебя неотступно терзает мысль о том, что ты никак не можешь взяться за решение поставленной задачи – отсюда вытекает уныние и перманентное напряжение. Работа в таких случаях обычно растягивается на несколько недель, а то и месяцев, и за длительный период сделано бывает очень мало.
В этой связи очень важно определить для себя четкие сроки выполнения задания. Если задача масштабная, то ни в коем случае нельзя в своем плане ставить срок в 48 часов. Конечно, тебе может показаться, что ты решительно займешься своим проектом «прямо завтра» — как сядешь, так и не встанешь, пока не выполнишь его. Однако это иллюзия, которая в конечном итоге приведет к очередному разочарованию.
Время — драгоценный подарок, данный нам, чтобы в нем стать умнее, лучше, зрелее и совершеннее.

Подумай, сколько времени ты действительно сможешь посвятить выполнению задачи. Пусть это будет даже час в день. Тебя не должна пугать эта маленькая цифра, ведь в конечном итоге, если ты действительно будешь заниматься нужным делом в течение часа каждый день, то оно продвинется гораздо дальше, чем в случае, если ты будешь постоянно «собираться» его сделать.
Садись за работу ровно в то время, которое ты запланировала. И занимайся полезным делом ровно столько времени, сколько ты для него отвела. Может случиться, что казавшийся тебе скучным проект, за который никак не хотелось браться, после успешного начала увлечет тебя.

Обязательно заведи себе ежедневник. Однако при его выборе помни: тебе нужен не просто симпатичный аксессуар, а действительно функциональная вещь.
Недатированная маленькая книжечка тебя не спасет – в какой-то момент ты обязательно забудешь выставить даты, какая-то информация не поместится на крошечном розовом листочке, ну а потом ты и вовсе расстанешься с идеей четко планировать время.
Тебе нужен достаточно большой по объему личный помощник с календарем и отметками времени, чтобы ты имела возможность подробно свои планы на день. После выполнения каждого пункта плана вычеркивай его – это поможет тебе отслеживать эффективность своих действий.

Когда нет ни времени, ни сил, ни средств на модные и действительно эффективные программы и курсы тайм-менеджмента, на внедрение отличных систем автоматизации бизнеса, можно воспользоваться простейшими приемами, которые помогут превратить рабочий день из гонки на выживание в эффективно и творчески проведенное время.
Данные правила помогут вам навести порядок в учете рабочего времени
Для начала нужно определиться, для чего мы будем сберегать время. Возможно, для того, чтобы уходить с работы вовремя, а не через три часа после звонка, и высвободить вечера для личной жизни. Чтобы прекратить, наконец, постоянные авралы перед сдачей проекта. Может быть, сэкономленое время предполагается потратить на «башорг» или «Одноклассников». Или для того, чтобы не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы. В любом случае, эта цель должна быть значимой конкретно для Вас.
Время, потраченное на наведение порядка, окупается с лихвой. Документы подшиты, файлы разложены по папкам, телефоны и адреса электронной почты – в адресной книге. Потерянное время часто начинается со слов: «Где-то у меня было…». Всегда ведите порядок в учете рабочего времени
Это самый сложный пункт – он требует понаблюдать за собой, причем быть максимально честным и беспристрастным. Уж нам-то кажется, что мы заняты, как пчелы, с утра до ночи, что не теряем впустую ни одной минуты, а если позволяем себе отвлечься – то это не более, чем необходимый отдых. На самом деле, разговоры о жизни, Интернет, ICQ съедают намного больше времени, чем мы можем себе позволить. Кроме прямых потерь, такие перерывы снижают общий темп – каждый раз мы тратим хотя бы несколько минут на возобновление прерванного дела.
Кажется, что если делать несколько дел параллельно, время используется намного эффективнее. Если возможно, откажитесь от этой привычки! Переключение между задачами, особенно если их много, может стать источником заметных временных потерь. Хотя бы на то, чтобы каждый раз находить место, на котором остановились в этот раз.
Что-то сделано заранее, а самое срочное опять оставлено на последнюю минуту. Знакомая ситуация? Чтобы этого не происходило, полезно вести список того, что необходимо сделать. И быть честным с самим собой при выборе порядка – не важно, что нравится, а что нет. Проще говоря, нужно вести табель учета времени.
Как ни странно, постоянная спешка может съедать больше рабочего времени, чем размеренный и спокойный ритм. Меньше ошибок – меньше переделывать. Выше качество – больше удовлетворения от работы.
Каждый телефонный разговор можно сократить как минимум вдвое без потери информации. Каждое совещание распустить на пятнадцать минут раньше. Обычно это не грозит ничем, кроме экономии времени.
Среди массы важных вопросов и дел всегда есть не очень важные. Ими можно поступиться. Можно примириться со стандартным оформлением документа и не тратить лишнее время на креатив. Можно отказаться от долгих уговоров малоперспективного клиента и потратить время на действительно выигрышные проекты. Красивая заставка на «рабочем столе» далеко не всегда стоит того, чтобы в конце недели снова сидеть на работе допоздна.
Важное правило таим-менеджмента – хорошо высыпаться. Когда глаза слипаются, все валится из рук, а нос норовит клюнуть, времени на самые элементарные вещи уходит намного больше. Вообще, есть смысл заняться своим здоровьем. Бодрый и спортивный человек работает заметно эффективнее, чем постоянно простуженный.
Самые лучшие идеи приходят в самой неподходящей обстановке. Почему бы не поразмышлять над завтрашним докладом, пока народ сходится к началу совещания? Без особого напряжения мысли – просто прикинуть. Поверьте, это работает.

«После всех лет, отданных менеджменту, выработали ли вы золотое правило менеджера?» Этот вопрос был задан Питеру Друкеру на конференции в Лондоне.
«Я не являюсь специалистом в области менеджмента, но я видел массу плохих менеджеров, — ответил Друкер. — Есть одно золотое правило: вы должны прежде всего спросить себя, сколько вы готовы заплатить, чтобы достичь результата, а не надеяться получить ответ в процессе решения задачи. Какой результат вы получите, если действительно выполните те два или три важнейших дела, и как это повлияет на решение общей задачи. Если вы сможете сделать это, то остальное легко можно учесть».
Стратегическое и оперативное планирование, которые были рассмотрены в двух последних главах, позволят вам дать ответ на вопрос Друкера. Ваше мышление должно быть ясным, системным и правдивым. Вы должны трезво оценивать себя и свое будущее, Кроме того, умело применять при тактическом планировании «телескопические линзы» для фокусирования вашего внимания на конкретных вопросах.
Эта статья о том, как эффективно планировать ваше время, причем именно то время, которое доступно вам сейчас — сегодня. День — это естественная единица времени. Вчера уже было, а завтра еще не пришло, из этого следует, что сегодня должно быть центральным элементом тактического управления временем.

Перед тем как окунуться в практические занятия по ежедневному планированию времени, каждое утро следует задать себе вопрос: «Как я собираюсь прожить сегодняшний день?» Поскольку и в самом деле иногда очень трудно жить насыщенной жизнью сейчас. Иногда, по вполне понятным причинам, вчера или завтра кажется нам более привлекательным, чем сегодня.
Существует и другой подход к оценке вашей программы по существу. Какую роль вы придаете сегодняшнему дню по сравнению с днем вчерашним или завтрашним? Помогает ли вам философия в удовлетворении ваших потребностей и удовольствий, преодолении препятствий и предоставлении возможностей сегодня?
Иногда люди, пытаясь разрешить эту проблему, говорят, что реально только сегодня. Но вы не можете быть вполне уверены в этом. В некотором смысле вчера еще более реально, чем сегодня, да и завтра может стать такой же действительностью. Если вы считаете действительностью только то, что вы видите и осязаете, то есть ваши ощущения в настоящем, то вы приуменьшаете ее значение.
Действительность, которую видит и ощущает человек, — это не более чем человеческая оценка, мир многократно сложнее, глубже и тоньше, и наши органы чувств — это необходимый, но не достаточный инструмент для его познания. Если вы будете считать, что завтра важнее, чем сегодня, то, возможно, такое суждение окажется для вас более реальным.
Бегство от жизни сознательно или бессознательно поворачивает ваше сознание к чисто воображаемой деятельности, к бегству от реальной жизни и обычных забот текущего дня. Вы можете убежать от сегодняшнего дня, живя воображаемой жизнью в прошлом или будущем. Конечно, само по себе бегством от жизни не является чем-то плохим или хорошим время от времени все мы убегаем от жизни, по крайней мере в тех случаях, когда нашему сознанию, как и нашему телу, необходимо восстановить силы сменить вид занятий. Но бегство от жизни, вошедшее в привычку, это другой случай: оно восстает против любых форм разумного планирования вашей жизни.
Философия и религия отчасти освобождают людей от привычки жить сегодняшним днем. Вера может освободить от забот или тревог о завтрашнем дне и от сожалений и вины о дне вчерашнем. Она может сформировать в нас такое отношение к прошлому, что мы будем видеть в прошлом только хорошее.
Мы будем спокойно вспоминать прошлое и перестанем критически оценивать каждый прожитый день. Такое мышление может привести к устойчивому мнению, что в будущем нас не ждет ничего хорошего, то есть к потере разумного оптимизма.
Зная по опыту, что идеал жизни это жизнь на все сто процентов в данную минуту, и это между прочим, изумительное состояние, которое только изредка достижимо Если дело, которое вы выполняете, захватывает вас настолько, что оно поглощает всю душу и вы погружаетесь в иной, мистический мир, и уже законы этого мира начинают вами управлять. Самое важное в этом мире — это более высокий уровень ощущения реальности и развитие интуиции.
Большинство из нас далеко отстоят от этого идеала. Это и в самом деле потому что сегодня ограничено рамками вчера и завтра, точно так же, эта минута или час ограничены текущим моментом, который связан со временем до и после. Нам свойственно человеческое: «смотреть назад и вперед и желать того, чего нет».
Главная проблема заключается в достижении равновесия и чувстве гармонии. Планировать время следует всем, неважно, касается ли это личных дел или управления большой корпорацией, планирование начинается с составления плана, в котором указано, когда и необходимо сделать, скажем, в ближайшие пять лет, а затем этот план разбивают на более короткие, например, трехмесячные периоды. Важность сегодняшних дел, их значимость определяются всей структурой вашего плана -учитывающего шкалу приоритетов. Но сегодняшний день имеет свою собственную автономию.
Я вижу сейчас, что сегодняшний день является следствием всех моих вчера одновременно прёлюдией всех моих завтра. Это время, когда я, если захочу, смогу отразить прошлое и сделать обзор как своей собственной жизни, так и попытаться нарисовать обобщенную картину. Это время, когда я смотрю вперед и пытаюсь отыскать звезды, по которым я направлю свой в будущее. Но у этого дня есть и свои собственные права, день общения с замечательными людьми, со своими запросами, обязанностями, возможностями, надеждами и страхами. Часть из них может быть связана с будущим, а часть нет. Забавно, что я не знаю истинной стоимости того, о чем я рассуждаю сегодня, за исключением, возможно, случайных вспышек прозрения или интуитивных догадок. Только в будущем, когда я брошу взгляд назад, я буду способен оценить, что же было существенным в моих рассуждениях, а что нет.
Если вы согласны с выводами, которые следуют из этих размышлений, вы видите, что наше внимание спокойно и твердо обращено на сегодня. Подобно омару в кастрюле, вам трудно вернуться назад во времени. Так же как пасть в будущее, которое еще не родилось. Сегодняшняя работа должна быть сделана хорошо, и вам остается только как следует подготовиться, чтобы выполнить ее наилучшим образом. Но, чтобы выполнить работу, которая основана на вчерашнем и подготавливает вас к завтрашнему дню, вам необходимо тщательно планировать время каждого дня.
На основе личного опыта я предлагаю вам отводить не более десяти процентов вашего дневного времени на подведение итогов вчерашнего дня и планирование завтрашнего. Дни когда вы составляете планы на большие сроки или подводите итоги за длительные периоды времени, должны быть исключены из этого правила.

Ежедневник — это важный инструмент планирования времени. Некоторые подарки доставляют большее удовольствие, чем ежедневник на следующий год: вы смотрите на все эти пустые страницы и обещаете начать новую жизнь со следующего года.
Вид или форма вашего ежедневника зависят от личного вкуса. Многие люди предпочитают комбинацию ежедневников: большого формата — одна страница на день, который лежит в офисе и используется также и их секретарями, и карманного ежедневника. Важно, конечно, чтобы ежедневники были синхронизированы, в противном случае вы будете принимать приглашение на утренние встречи, а ваши секретари будут говорить другим, что вы свободны. (Вы можете принять систему, при которой ваш секретарь записывает посетителей только на те фиксированные часы приема, которые вы сами установили.)
В настоящее время существует большое разнообразие ежедневников, позволяющих планировать время бизнесменам. Некоторые рассчитаны на 18 месяцев, в других время планируется на два года. Такие планировщики полезны, если в вашей жизни и работе вы смотрите далеко вперед. (У некоторых музыкантов программа выступлений составлена на пять лет вперед.) Политика, когда вы сами назначаете встречи, является весьма разумной и, между прочим, отдает инициативу в ваши руки. В принципе старайтесь сохранить ваше право выбора встреч по возможности дольше. Не берите на себя обязательство встречаться до тех пор, пока не убедитесь, что эта встреча необходима. Используйте ваше право назначать встречи так же, как вы пользуетесь чековой книжкой (ваш текущий счет не резиновый), помните, что ваше время ограничено. Легче с самого начала ограничить встречи, но, когда ваш день слишком ими насыщен, вы испытываете дискомфорт и падает производительность труда.
Лично я предпочитаю пользоваться системой управления с помощью контрольного времени, которую считаю наиболее полезной. В кожаном блокноте для заметок с отрывными листами вы фиксируете ваш день, используете и другие страницы, которые с ним связаны. Вы можете держать на той же странице заметки по вашим ключевым целям и объектам: все важные заметки должны быть собраны вместе.
Приобретя ежедневник на следующий год, отметьте праздники, семейные события, дела, не связанные с работой, такие как собрание членов, гаражного кооператива или советов, членом которых вы являетесь. Это время у вас уже занято. Перенесите также все ваши рабочие обязательства в новый ежедневник. Добавьте в него все контрольные сроки, к которым должны быть выполнены основные дела.
Вдруг вы заметите, что календарь ваших дел следующий год оказался весьма заполненным. Конечно, еще остается достаточно много времени, когда вы ни с кем не встречаетесь, однако этим временем вы должны распорядиться сами.

Непростая работа составить программу дел для одного дня. Выберите день и отметьте на этом листе все дела, которые вы планировали сделать в этот день, а также то, что вы хотите выполнить в свободное время. К делам, которые запланированы заблаговременно, добавьте текущие: рутинные и те, что появились в последние дни.
С течением времени, когда вы наберетесь опыта, вы сможете воспроизводить лист в своей памяти, используя ежедневник только для контроля вашей памяти, а также в очень напряженные дни, когда вам предстоит много встреч и различных дел.
Установите пределы времени для выполнения каждой задачи. Вырабатывайте умение всегда оценивать время, необходимое для выполнения любой работы, например проведение интервью или написание отчета. Проверяйте впоследствии реальные затраты времени, чтобы убедиться, были ли ваши оценки реальными.
Затем установите приоритеты. Приоритеты состоят из двух компонентов в различной пропорции: срочность и важность. Срочность означает. что вы должны отремонтировать проколотую шину вашего автомобиля, но само дело не является важным. Важное дело означает, что вам пора подумать о маркетинговой стратегии вашей компании, но это дело не является срочным. Но если дело и срочное, и важное, то это означает, что исполнительный директор вашей компании пригласил вас на совещание к нему в 4 часа 30 минут пополудни для обсуждения новой стратегии продаж.
Некоторые задачи, не являющиеся важными и срочными, тем не менее следует выполнить в первую очередь. В качестве хорошего критерия здесь можно использовать отношение время/прибыль. Если прибыль (или польза) целика, а затраченное время мало, то делайте это дело. Например, перед тем, как вы приступите к важному занятию, например к написанию письма с деловым предложением к вашему основному клиенту, может быть, вы поручите выполнение пары второстепенных дел вашим сотрудникам. Тогда вы сможете уделить те несколько минут, которые вы намеревались потратить на эти простые задачи, для более глубокого и обоснованного составления предложения вашему клиенту.
Некоторые люди используют систему приоритетов выполнения дел. Приоритеты обеспечиваются либо системой записи, либо присвоением номера, либо проставлением некоторого числа звездочек рядом с записанным делом. Приведем пример записи:
А — ДОЛЖНО быть сделано сегодня
В — СЛЕДОВАЛО БЫ сделать сегодня
С — ВОЗМОЖНО сделать сегодня
Возможно, вы и не дойдете до конца листа с записями А и В, но пусть это вас не беспокоит. Если вы будете выполнять работу в соответствии с теми приоритетами, которые вы сами «установили, вы сделаете все важные дела, и это будет означать, что ваша система управления временем исправно работает.
При планировании вашего дня не пожалейте несколько минут и посмотрите на обложку вашего ежедневника. На ней приведен грамотный дневной бюджет вашего времени. Некоторые люди предпочитают планировать дневные дела утром, другие составляют дневной план накануне вечером. Такое планирование имеет преимущество, потому что вы можете заснуть на своем плане (то есть планирование может быть использовано как безвредное, но сильнодействующее снотворное).
Иногда после ночного отдыха в вашем плане возникают новые дела и могут расставляться приоритеты (утро вечера мудренее). Ваше подсознание работает, пока вы спите, и предлагает эти решения так же, как и компьютер, решающий задачу в фоновом режиме. В качестве примера можно привести таблицу Менделеева: решение задачи было получено Дмитрием Ивановичем во сне.
Проверьте ваш спланированный день: есть ли в вашем расписании окна или небольшие промежутки времени, которые можно заполнить и эффективно использовать? Как говорил Фридрих Ницше: «День имеет сотню карманов, но только в том случае, когда вы способны все эти карманы заполнить». Весьма вероятно, что вы сможете заполнить запасные карманы, если вы сможете их найти и подобрать для них соответствующие задачи, такие, как написать письмо или позвонить по телефону.
Предупреждение: если вы сами переносите какое-то дело с одного дня на другой, это может рассматриваться как промедление. Тщательно проверите этот случай, чтобы убедиться, что это не так!
Помните, что план должен быть гибким, если кто-то — член вашей семьи или важный покупатель — может предложить вам срочную встречу, причем эта встреча будет иметь самый высокий приоритет среди всех ваших ежедневных дел.
Какие дела являются самыми важными сейчас? Этот вопрос вы должны задавать себе постоянно в течении дня, Ответ, конечно, зависит от постоянно меняющихся обстоятельств и от запросов в данную минуту, и, кроме того, он не должен быть согласован с вашими долговременными планами. Поэтому необходимо выработать ряд критериев, которые время от времени будут проверять свою ментальную дисциплину и будут служить совершенствованию правильного ощущения времени.