Архив рубрики «Как правильно спланировать время?»

Планирование рабочей недели

Подготовка недельного плана должна производиться в конце предыдущей недели. Этапы планирования:
• Составление списка работ;
• Расстановка приоритетов.
Практические советы по планированию рабочей недели
• Планируйте неделю в специальном еженедельнике или на листе с колонками (разбивкой по дням недели).
• Наиболее важные дела – на начало недели.
• Обязательно отмечайте все дела с фиксированным сроком (назначенные встречи, заседания, собрания, телефонные звонки).
• Группируйте работу по блокам – подготовка документов, переписка, совещания и т.д.
• Выделяйте время на аналитическую работу.
• Резервируйте время для неожиданных дел.
• По завершении рабочей недели оцените и проанализируйте выполненную (и невыполненную) работу. Для этого можно использовать уже общеизвестный календарик-пинарик и свой ежедневник.

Отношение ко времени

Перед тем как окунуться в практические занятия по ежедневному планированию времени, каждое утро следует задать себе вопрос: «Как я собираюсь прожить сегодняшний день?» Поскольку и в самом деле иногда очень трудно жить насыщенной жизнью сейчас. Иногда, по вполне понятным причинам, вчера или завтра кажется нам более привлекательным, чем сегодня.
Существует и другой подход к оценке вашей программы по существу. Какую роль вы придаете сегодняшнему дню по сравнению с днем вчерашним или завтрашним? Помогает ли вам философия в удовлетворении ваших потребностей и удовольствий, преодолении препятствий и предоставлении возможностей сегодня?
Иногда люди, пытаясь разрешить эту проблему, говорят, что реально только сегодня. Но вы не можете быть вполне уверены в этом. В некотором смысле вчера еще более реально, чем сегодня, да и завтра может стать такой же действительностью. Если вы считаете действительностью только то, что вы видите и осязаете, то есть ваши ощущения в настоящем, то вы приуменьшаете ее значение.
Действительность, которую видит и ощущает человек, — это не более чем человеческая оценка, мир многократно сложнее, глубже и тоньше, и наши органы чувств — это необходимый, но не достаточный инструмент для его познания. Если вы будете считать, что завтра важнее, чем сегодня, то, возможно, такое суждение окажется для вас более реальным.
Бегство от жизни сознательно или бессознательно поворачивает ваше сознание к чисто воображаемой деятельности, к бегству от реальной жизни и обычных забот текущего дня. Вы можете убежать от сегодняшнего дня, живя воображаемой жизнью в прошлом или будущем. Конечно, само по себе бегством от жизни не является чем-то плохим или хорошим время от времени все мы убегаем от жизни, по крайней мере в тех случаях, когда нашему сознанию, как и нашему телу, необходимо восстановить силы сменить вид занятий. Но бегство от жизни, вошедшее в привычку, это другой случай: оно восстает против любых форм разумного планирования вашей жизни.
Философия и религия отчасти освобождают людей от привычки жить сегодняшним днем. Вера может освободить от забот или тревог о завтрашнем дне и от сожалений и вины о дне вчерашнем. Она может сформировать в нас такое отношение к прошлому, что мы будем видеть в прошлом только хорошее.
Мы будем спокойно вспоминать прошлое и перестанем критически оценивать каждый прожитый день. Такое мышление может привести к устойчивому мнению, что в будущем нас не ждет ничего хорошего, то есть к потере разумного оптимизма.
Зная по опыту, что идеал жизни это жизнь на все сто процентов в данную минуту, и это между прочим, изумительное состояние, которое только изредка достижимо Если дело, которое вы выполняете, захватывает вас настолько, что оно поглощает всю душу и вы погружаетесь в иной, мистический мир, и уже законы этого мира начинают вами управлять. Самое важное в этом мире — это более высокий уровень ощущения реальности и развитие интуиции.
Большинство из нас далеко отстоят от этого идеала. Это и в самом деле потому что сегодня ограничено рамками вчера и завтра, точно так же, эта минута или час ограничены текущим моментом, который связан со временем до и после. Нам свойственно человеческое: «смотреть назад и вперед и желать того, чего нет».
Главная проблема заключается в достижении равновесия и чувстве гармонии. Планировать время следует всем, неважно, касается ли это личных дел или управления большой корпорацией, планирование начинается с составления плана, в котором указано, когда и необходимо сделать, скажем, в ближайшие пять лет, а затем этот план разбивают на более короткие, например, трехмесячные периоды. Важность сегодняшних дел, их значимость определяются всей структурой вашего плана -учитывающего шкалу приоритетов. Но сегодняшний день имеет свою собственную автономию.
Я вижу сейчас, что сегодняшний день является следствием всех моих вчера одновременно прёлюдией всех моих завтра. Это время, когда я, если захочу, смогу отразить прошлое и сделать обзор как своей собственной жизни, так и попытаться нарисовать обобщенную картину. Это время, когда я смотрю вперед и пытаюсь отыскать звезды, по которым я направлю свой в будущее. Но у этого дня есть и свои собственные права, день общения с замечательными людьми, со своими запросами, обязанностями, возможностями, надеждами и страхами. Часть из них может быть связана с будущим, а часть нет. Забавно, что я не знаю истинной стоимости того, о чем я рассуждаю сегодня, за исключением, возможно, случайных вспышек прозрения или интуитивных догадок. Только в будущем, когда я брошу взгляд назад, я буду способен оценить, что же было существенным в моих рассуждениях, а что нет.
Если вы согласны с выводами, которые следуют из этих размышлений, вы видите, что наше внимание спокойно и твердо обращено на сегодня. Подобно омару в кастрюле, вам трудно вернуться назад во времени. Так же как пасть в будущее, которое еще не родилось. Сегодняшняя работа должна быть сделана хорошо, и вам остается только как следует подготовиться, чтобы выполнить ее наилучшим образом. Но, чтобы выполнить работу, которая основана на вчерашнем и подготавливает вас к завтрашнему дню, вам необходимо тщательно планировать время каждого дня.
На основе личного опыта я предлагаю вам отводить не более десяти процентов вашего дневного времени на подведение итогов вчерашнего дня и планирование завтрашнего. Дни когда вы составляете планы на большие сроки или подводите итоги за длительные периоды времени, должны быть исключены из этого правила.

Пример стандарта: алгоритм планирования дня

Стандартизацию корпоративного тайм-менеджмента лучше начинать с самых простых, легко внедряемых вещей. Одним из таких простых первых шагов является стандарт планирования рабочего дня (в ежедневнике или Outlook). Наши клиенты используют «жестко-гибкий» алгоритм планирования дня, позволяющий, не загоняя себя в рамки слишком жесткого плана, тем не менее успевать выполнить ключевые задачи.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
1.«Жесткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);
2.«Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать;
3.«Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации – 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи – более мягко. Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника, у которого на один день выделяется одна страница):
1.На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи – привязанные к точному времени.
2.В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
3.Выделите красным 2-3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
4.Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.
План дня будет выглядеть примерно следующим образом:
«жесткие» встречи, причем не просто списком, а с наглядной привязкой к сетке времени.Список «гибких» задач, наиболее приоритетные из них выделены полужирным шрифтом. Для двух из приоритетных задач «забюджетировано» время. Благодаря наглядности левой части плана, мы сразу видим участки времени, в которые можем выполнять «бюджетируемые» задачи. При этом хорошо видно, хватит ли на них времени.
Обратите внимание: в этом плане дня много «воздуха», мы не пытаемся расписать по времени все задачи. Благодаря этому план устойчив к любым внешним помехам. Если появляется новая задача, мы просто дописываем ее в «гибкий» список, оцениваем ее приоритетность, и запускаем выполнение.
На врезке вы видите эту методику планирования дня, формализованную как корпоративный стандарт. Он содержит, кроме собственно алгоритма, мотивирующую вводную часть и основные принципы планирования. Внедрение стандарта может быть подкреплено разными мотивирующими мероприятиями. Например, в одной компании через месяц после тренинга была запланирована проверка ежедневников. Владельцы трех лучших ежедневников получали приз в виде отгула.

В чём плюсы и минусы у гибкого графика ?

Чего боятся руководители-противники гибкого графика? Что сотрудники, лишенные контроля, предпочтут личные дела решению деловых задач, что неизбежно отразится на финансовых показателях фирмы. И эти опасения имеют реальные основания — известно, что склонность людей отлынивать от работы учитывается экспертами даже при составлении различных экономических моделей.
«Если у специалиста нет внутренней дисциплины и он способен достигать поставленных целей только под постоянным контролем, гибкий график для него потенциально опасен», — поясняет Елена Булкина, директор компании «А-Класс Рекрутмент». Многие не желают брать на себя ответственность и не умеют самостоятельно структурировать время. Для таких людей изменение традиционного режима работы — «медвежья услуга». Свобода и автономия порой становятся настолько тяжелым испытанием, что работник сам просит вернуть на обычный режим.
Еще один серьезный минус гибкого графика — трудности с координацией взаимодействия сотрудников, работающих в разное время и разные дни. Тем не менее, по словам Елены Булкиной, «если механизм обмена информацией и контроля работает эффективно, то отсутствие четкого времени прихода и ухода вполне допустимо для тех специалистов, которые могут без ущерба для качества выполнять свою работу самостоятельно, и не зависят жестко от других коллег».
С точки зрения работодателя, основной плюс гибкого графика — возможность выполнения сложной работы в то время дня, которое является оптимальным для конкретного сотрудника (особенно в тех случаях, когда требуется сочетание творческого подхода с максимальной профессиональной отдачей). «Кто-то обязательно приходит к девяти утра, так как утро для него — самое продуктивное время, кто-то предпочитает в середине дня делать «текучку», а лучшие решения выдает ближе к ночи, — говорит Анна Моносова. — На мой взгляд, многие виды деятельности (в том числе и тренерскую) не стоит регламентировать временными рамками. То, что связано с креативом, вообще отрегулировать невозможно».
Хотя гибкий график пока не получил широкого распространения в России, многие компании считают его полезным мотивационным инструментом. Такой режим удобен в тех компаниях, где значительная часть задач выполняется сотрудником в индивидуальном порядке, без согласований с коллегами, где существуют четкие критерии оценки результата. Но в рамках тесного командного взаимодействия или в фирмах с очень жесткой управленческой структурой он вряд ли уместен. Кроме того, работа по гибкому графику требует высокого уровня самоорганизации и умения оправдывать оказанное доверие. А этому надо учиться.

Посменная работа

Вопреки сложившимся стереотипам, посменная работа существует не только в торговых центрах, call-центрах и абонентских службах. В таком режиме работают сотрудники крупных издательств, информагентств, рекламных агентств полного цикла, строительных организаций и т.п.
Казалось бы, что в таком графике «гибкого»? Ведь продолжительность смены жестко зафиксирована. Однако во многих компаниях лояльно относятся к тому, что сотрудники, работающие в таком режиме, меняются сменами в зависимости от личных обстоятельств — это позволяет им полностью освободить какой-то определенный день или часть дня. Иногда посменный график совмещается со скользящим: скажем, при стандартной девятичасовой смене сотрудник (по согласованию с руководителем) в один день отрабатывает шесть часов, а в другой — двенадцать.

Чего боятся руководители-противники гибкого графика? Что сотрудники, лишенные контроля, предпочтут личные дела решению деловых задач, что неизбежно отразится на финансовых показателях фирмы. И эти опасения имеют реальные основания — известно, что склонность людей отлынивать от работы учитывается экспертами даже при составлении различных экономических моделей.
«Если у специалиста нет внутренней дисциплины и он способен достигать поставленных целей только под постоянным контролем, гибкий график для него потенциально опасен», — поясняет Елена Булкина, директор компании «А-Класс Рекрутмент». Многие не желают брать на себя ответственность и не умеют самостоятельно структурировать время. Для таких людей изменение традиционного режима работы — «медвежья услуга». Свобода и автономия порой становятся настолько тяжелым испытанием, что работник сам просит вернуть на обычный режим.
Еще один серьезный минус гибкого графика — трудности с координацией взаимодействия сотрудников, работающих в разное время и разные дни. Тем не менее, по словам Елены Булкиной, «если механизм обмена информацией и контроля работает эффективно, то отсутствие четкого времени прихода и ухода вполне допустимо для тех специалистов, которые могут без ущерба для качества выполнять свою работу самостоятельно, и не зависят жестко от других коллег».
С точки зрения работодателя, основной плюс гибкого графика — возможность выполнения сложной работы в то время дня, которое является оптимальным для конкретного сотрудника (особенно в тех случаях, когда требуется сочетание творческого подхода с максимальной профессиональной отдачей). «Кто-то обязательно приходит к девяти утра, так как утро для него — самое продуктивное время, кто-то предпочитает в середине дня делать «текучку», а лучшие решения выдает ближе к ночи, — говорит Анна Моносова. — На мой взгляд, многие виды деятельности (в том числе и тренерскую) не стоит регламентировать временными рамками. То, что связано с креативом, вообще отрегулировать невозможно».
Хотя гибкий график пока не получил широкого распространения в России, многие компании считают его полезным мотивационным инструментом. Такой режим удобен в тех компаниях, где значительная часть задач выполняется сотрудником в индивидуальном порядке, без согласований с коллегами, где существуют четкие критерии оценки результата. Но в рамках тесного командного взаимодействия или в фирмах с очень жесткой управленческой структурой он вряд ли уместен. Кроме того, работа по гибкому графику требует высокого уровня самоорганизации и умения оправдывать оказанное доверие. А этому надо учиться.

«Портфель успешного инвестора»:

Итак, мы приходим к выводу, что инвестировать можно с прибылью, можно «по нулям», а можно в убыток себе любимому (любимому ли?) — если у нас такое планирование времени. Теперь мы можем примерно «прикинуть», какое процентное соотношение вложений будет оптимальным.
Что значит «оптимальным»? Это когда составляющие «портфеля удачного инвестора»:-), неотвратимо делают завтра лучше, чем сегодня. Я перечислю их чуть ниже..
Замечу, что мне нравится такое планирование времени, когда мне не приходится жить по часам, когда я свободен в выборе того, что сейчас сделать (что хочу, то и делаю), когда мне не приходится составлять план дня и жестко его придерживаться (по возможности). То есть, мне нравится такое планирование времени, когда я абсолютно свободен в своих желаниях и, при этом, такое планирование времени создает мое лучшее будущее и это неизбежно.
А вот и составляющие «портфеля успешного инвестора»:
1. Мне не приходится заботиться о настоящем. Это происходит «само собой».
2. То, что я делаю, мне в «кайф» и эти дела создают мое лучшее будущее.
3. Я «балдею» от настоящего момента.
Планирование времени — берем время нашей жизни за 100%. Сколько времени в день Вы собираетесь вкладывать в «поддержание настоящего в порядке». В эти «дела» может входить и общение с друзьями, если этого требует Ваш образ жизни и от этого зависит Ваша жизнедеятельность. Все то, что нужно для того, чтобы жизнь «работала». С этого начните планирование времени.
Я отвожу на «инвестиции» в «поддержание настоящего в порядке» примерно 40-60% времени. Здесь и сон, и еда, и походы в магазин, и проезды далеко и близко. Такой размер инвестиции мне комфортен. Сюда же входит и работа с письмами и дела в Интернете, то есть то, что относится к моему делу, которое мне приносит прибыль.
Дело, которое приносит прибыль, это «поддержание настоящего в порядке». Это не «создание будущего». Создание будущего — это или создание нового дела или инвестиции полученной прибыли с целью получения, опять же, прибыли в любой форме. Вот такое планирование времени.
В «удовольствия» я инвестирую примерно 10-15% времени. В разные дни по-разному, так же. Однако так получается последние два года, что удовольствия чаще становятся созданием будущего, так как кино, которое я очень люблю, — это мой способ учиться режиссуре. Книги — способ учиться писательству. Фотография — учеба себя художественному взгляду на жизнь. Приятное такое планирование времени.
«Создание будущего» — все остальное время. 30% — хорошо. 60 — еще лучше! Мне нравится много делать для своего будущего. Если пишу, то пишу о том, чего раньше не знал или о чем не думал. Если работаю в Интернете, то делаю то, чего еще не делал. И так далее и тому подобное. Это планирование времени. Вот в принципе и вся система.

Приоритеты задач.

Приоритеты дают возможность выделять индивидуально каждую задачу по важности, причем каждый приоритет может иметь свое графическое отображение.
Приоритеты имеют четкую последовательность, т.е. порядок какой приоритет выше или ниже другого. Каждый пользователь может самостоятельно определить для себя набор приоритетов их последовательность и отображение. Обычный, классический набор это:
Высокий (красный цвет шрифта)
Обычный (черный цвет шрифта)
Низкий (серый цвет шрифта)
Резюме.
Планирование времени в LeaderTask организовано несколько иначе, чем например в Outlook. Поэтому при начале работе с программой у пользователей возникает много вопросов – «как сделать ….?» На освоение новой методологии LeaderTask необходимо как минимум прочитать это руководство. Новичкам, которые раньше не использовали компьютерные программы для организации деятельности — будет гораздо проще.
Наряду с вышеперечисленными базовыми функциями Leadertask обладает и другими возможностями: хранение любой информации (текст, графика, файлы), организация ссылок, напоминания у задач, хранение паролей…
Для управления временем современного человека необходимы толковые инструменты, которые бы помогали, сохраняя время и энергию человека. LeaderTask — один из таких инструментов.

Начните с ежедневника на год

Ежедневник — это важный инструмент планирования времени. Некоторые подарки доставляют большее удовольствие, чем ежедневник на следующий год: вы смотрите на все эти пустые страницы и обещаете начать новую жизнь со следующего года.
Вид или форма вашего ежедневника зависят от личного вкуса. Многие люди предпочитают комбинацию ежедневников: большого формата — одна страница на день, который лежит в офисе и используется также и их секретарями, и карманного ежедневника. Важно, конечно, чтобы ежедневники были синхронизированы, в противном случае вы будете принимать приглашение на утренние встречи, а ваши секретари будут говорить другим, что вы свободны. (Вы можете принять систему, при которой ваш секретарь записывает посетителей только на те фиксированные часы приема, которые вы сами установили.)
В настоящее время существует большое разнообразие ежедневников, позволяющих планировать время бизнесменам. Некоторые рассчитаны на 18 месяцев, в других время планируется на два года. Такие планировщики полезны, если в вашей жизни и работе вы смотрите далеко вперед. (У некоторых музыкантов программа выступлений составлена на пять лет вперед.) Политика, когда вы сами назначаете встречи, является весьма разумной и, между прочим, отдает инициативу в ваши руки. В принципе старайтесь сохранить ваше право выбора встреч по возможности дольше. Не берите на себя обязательство встречаться до тех пор, пока не убедитесь, что эта встреча необходима. Используйте ваше право назначать встречи так же, как вы пользуетесь чековой книжкой (ваш текущий счет не резиновый), помните, что ваше время ограничено. Легче с самого начала ограничить встречи, но, когда ваш день слишком ими насыщен, вы испытываете дискомфорт и падает производительность труда.
Лично я предпочитаю пользоваться системой управления с помощью контрольного времени, которую считаю наиболее полезной. В кожаном блокноте для заметок с отрывными листами вы фиксируете ваш день, используете и другие страницы, которые с ним связаны. Вы можете держать на той же странице заметки по вашим ключевым целям и объектам: все важные заметки должны быть собраны вместе.
Приобретя ежедневник на следующий год, отметьте праздники, семейные события, дела, не связанные с работой, такие как собрание членов, гаражного кооператива или советов, членом которых вы являетесь. Это время у вас уже занято. Перенесите также все ваши рабочие обязательства в новый ежедневник. Добавьте в него все контрольные сроки, к которым должны быть выполнены основные дела.
Вдруг вы заметите, что календарь ваших дел следующий год оказался весьма заполненным. Конечно, еще остается достаточно много времени, когда вы ни с кем не встречаетесь, однако этим временем вы должны распорядиться сами.

Планирование рабочего дня

Планирование должно приводить к выигрышу времени, поэтому необходимо определить оптимальный объем планирования.
• Чрезмерное планирование отнимает слишком много времени.
• РЕГУЛЯРНОЕ планирование рабочего дня в течение 10 минут экономит до 2 часов рабочего времени.
• Планируйте не более 60% времени. 20% — оставляйте на спонтанные действия (например, на творчество), 20% — резерв на незапланированные действия.
• На любую работу уходит все запланированное время, поэтому устанавливайте конкретные сроки выполнения для любого задания.
• Важнейший элемент планирования – определение приоритетных целей.
• Необходимо четко определить, что именно должны сделать Вы, а что можно перепоручить другим.
Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. Очень важно связать планирование рабочего времени и желаемые результаты. Важнейшим является план на день. Он определяет конечные цели работы в порядке их значимости, формируется в конце предыдущего или в начале планируемого дня.
I. Постановка задач и составление перечня дел, в том числе и на длительный период
II. Морфологический анализ — разбиение крупных задач на более мелкие
III. Расстановка приоритетов — определение срочности и важности дел
• Особое внимание уделяйте задачам, срок исполнения которых истекает сегодня
— С фиксированным сроком выполнения;
— Стратегические задачи, требующие значительных и скоординированных усилий, а также больших временных затрат;
— Неприятные виды работ, выполнение которых может испортить настроение (неприятный разговор, конфликт, «разборки»).
• Второстепенные задачи:
— Выполнение стандартных функциональных обязанностей;
— Повседневная среднесрочная работа.
— Работа, невыполнение которой не приводит к отрицательным последствиям.
IV. Установление конкретных сроков исполнения для каждой задачи
V. Назначение конкретных исполнителей
VI. Текущее внесение в список срочно возникших важных дел
VII. Изучение получившегося перечня и попытка его сокращения
VIII. Согласование плана с секретарем
• Не планируйте более трех важных дел на день.
• Не планируйте более десяти дел на день.
• Планируйте наиболее важную, сложную и неприятную работу на наиболее благоприятное для Вас время суток.
• Легкие и приятные виды работы – на конец рабочего дня.
• Не приступайте к выполнению новой задачи до завершения предыдущей. Если Вас прервали – вернитесь к незавершенному делу.
• Невыполненные дела записывайте в план работы на следующий день.
— Нужна ли вообще эта работа?
— Если нужна – выяснить причину невыполнения: дело в объективных причинах или в неисполнительности работника?
— Сменить исполнителя.

Чувства времени: методы его развития

Упражнения не только есть – они просты в исполнении и довольно быстро приносят реальные результаты.
Cамое простое упражнение – калибровка. Выполняется следующим образом. Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело – заведомо обманывать самого себя. Все-таки мы же для себя стараемся, верно? Назначайте реальные сроки для выполнения!
Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее минуты – у вас хорошее чувство времени, развивать особо нечего, но не забывайте, что навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила ±5 и более минут – то степень развития чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы – 12% вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволительна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов – это все-таки многовато. Соответственно, чем дальше вы вылезли за 5 минут, тем ниже точность ваших внутренних часов. Как упражнение калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4 день. Самое большое достоинство упражнения – свободная форма выполнения: не нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить, – это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача – отслеживать изменение этого показателя: растет он, понижается или стоит на месте. А может, скачет – то маленький, то большой? Все это дает вам понимание того, где именно кроются ресурсы вашего управления временем.
Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, – хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких полей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время начала, окончания и кратко – название дела. К примеру:
Время начала Время окончания Дело
10.07 10.50 Дорога на работу
10.55 11.44 Подготовка к совещанию
Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и в голове запоминать. Однако, согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до минуты, что делали на протяжении позавчерашнего дня. А неделю назад? Во-вторых, вынося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага. Наша цель – выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное: сам процесс записи переводит фокус нашего внимания на время, а именно это нам и нужно. Обратить на него внимание. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени. Итак, суть хронометража для выработки чувства времени – это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в бланк позволяет держать наше внимание в нужном русле. Именно поэтому важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию организма.
В двух словах, как это выполнять проще. Фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день уже есть пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволяет сократить затраты на хронометраж до 5-7 минут в день!
Основное правило применения хронометража впервые – не переборщить. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать нужно с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недельный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат ожидаемый результат. И на первое время этого может быть достаточно.
Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение. Результаты хронометража следующие. За 4-6 недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего 1-2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и 8 недель окажется недостаточно. Однако для успешного управления собой во время работы следует уделить еще 4-6 недель хронометражу и довести точность до 90-95%. Вот этого будет более чем достаточно. Напоминаем, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум две недели в год следует вести хронометраж. Ведь любые часы разлаживаются в процессе работы и требуют «сверки с курантами». Двухнедельный хронометраж – вполне достаточная профилактика, дабы «смазать механизм» ваших внутренних часов на год вперед да подвести стрелки.
Следует отметить, что любая деятельность, предусматривающая жесткий регламент (космические технологии, ракетные войска, спорт), хорошо тренирует чувство времени. Неудивительно, что среди успешных менеджеров немало людей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает массу навыков, и среди них чувство времени. Что для вас значит минута? Это много? Что вы успеете за 1 минуту? Для спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая доля секунды важна! Потому что от этого зависит победа. Поэтому в процессе тренировок он учится чувствовать каждую секунду. Хороший бегун может в 9 случаях из 10 точно сказать, за сколько пробежал ту или иную дистанцию. Он ее чувствует.
Как видим, спортивные достижения – также отличная школа успешного менеджера. Почему? Потому что чувство времени – неотъемлемая часть успеха в работе управленца. Это основной элемент системы, без которого невозможно продвижение к успеху. Например, автомобиль может ехать: без фар, без сидений, без спидометра и т.д. Без покрышек тоже может (ну, не так быстро, конечно!). А вот без двигателя – нет. Без колес – тоже, и ряда других деталей. Чувство времени – именно такая деталь, без которой регулярный успех невозможен. Случайно можно добиться успеха без многого. А регулярно показывать хорошие результаты, особенно результаты финансовые, можно только с развитым чувством времени.