Управление временем

Архив рубрики «Как правильно спланировать время?»

Делать множество дел, но при этом не ощущать себя загнанным и усталым реально. Как это можно сделать: Приучите себя планировать дела недели. Один человек, руководитель крупной компании, делился: «Начал писать планы – поймал себя на мысли, что перестал беспокоится о работе. На бумаге все записано, ничего не забуду – чего дергаться?». Самый простой способ планирования: в понедельник перед началом работы напишите все дела, которые нужно сделать на неделе, а потом разнесите их по дням. Появилось новое дело – впишите его сразу в свой список и подумайте, когда вы его выполните.
Старайтесь сочетать дела так, чтобы успевать больше.
Если вам, например, нужно выполнить несколько выездных дел – совместите их в одном дне, тогда все остальные время вы сможете спокойно работать в офисе.
Составьте картинку дня
План будет работать только тогда, когда вы, как минимум в воображении, убедитесь, что он реалистичен. Представьте себе, момент, как вы приехали на работу, чем займетесь сначала, чем – позже, хватит ли вам времени выполнить все задуманное? Если чувствуете, что дел явно больше чем времени – пересмотрите свой график. План должен быть реалистичным.
Продумайте регулярный отдых
Несколько коротких отдыхов лучше, чем один долгий. Кроме выходных, устраивайте себе маленькие отдыхи в течении дня: перерывы на обед, прогулки до метро, короткие десятиминутные перерывы каждый час в работы. Чередование дел – это тоже своего рода отдых. Напечатать статью, провести переговоры, сгонять на почту за посылкой. Сделали три дела, но усталости нет, потому что дела все разные: пока писали статью – работала голова, когда беседовали с клиентом – подключились эмоции, когда пошли на почту – работало тело.
Займитесь спортом
Спортивные мероприятия – это вовсе не дополнительная трата времени. Это – отдых, способ развеяться, поднять настроение и приобрести бодрость на ближайший день. Танцы, восточные единоборства, фитнес, зарядка с утра станут отличным дополнением вашему графику.
Работать под музыку
Почти вся регулярная работа не требует предельной концентрации внимания и тогда можно работать с музыкой. Как ни странно, устаешь намного меньше.
Писать долгосрочные планы
Чем больше направлений работы, тем более долгосрочными должны быть планы. Это поможет избежать аврала.

Иногда бывает так: план написан, а работа по плану не ладится: то времени не хватает, то сил. Как выполнять запанированное:
Расставлять приоритеты. Мало написать список дел, важно знать, что начнешь делать в первую очередь, что — во вторую.
На начало рабочего дня планировать простые и понятные дела, в которые просто включиться. Так будет просто включиться в работу и «размяться» перед более трудным заданием.
Отслеживать результативность. Запланированное должно быть доведено до результата. Тогда эта задача уже не всплывет завтра или послезавтра в самое неподходящее время. Чтобы было понятнее: допустим вам нужно договориться о встрече. Вы позвонили нужному человеку, но не дозвонились и отложили дело, а в плане пометили — звонил, то есть вроде как дело сделано, хотя на самом деле, еще нет. Чтобы такого не возникало, приучите себя доводить дело до конца: то есть не просто позвонить — а договориться о встрече.
Привыкнуть дела делать максимально сразу, не откладывать в долгий ящик. Дело отложенное имеет обыкновение тянутся очень долго. То, что можно сделать сразу — делайте, не откладывая.

Планирование дня обычно начинается с вечера.
Вечером — черновик
Вечером накидайте на лист бумаги все дела, которые вы хотели бы (вам необходимо) поделать завтра. Это и настройка, и утром ничего не упустите.
Утром — список дел
Проснувшись и пройдя через утро, почувствовав свое состояние, получив новые вводные и от домашних, и по работе, к моменту начала дел мы обычно понимаем, что сделанный вечером список дел нужно уточнить и дополнить. Заново напишите полный список всех дел на сегодня.
Определите приоритеты
У вас есть список дел, его надо переписать, расставив все дела по приоритетам. Самые важные дела должны оказаться наверху.
Профессионалы ТМ для составления списка дел дня с расстановкой по приоритетам используют специальные методы:
Разобравшись с приоритетами, план дня (список дел) обязательно запишите. Вы можете план написать от руки, можете набрать на компьютере и распечатать, но у вас должен появиться Документ
Outlook
Если ваш образ жизни неразрывно связан с компьютером (ноутбуком и коммуникатором), удобным средством планирования может оказаться стандартный ежедневник-календарь Outlook. Не поленитесь с ним подружиться, это достаточно разумная система: он будет всегда с вами, все под рукой и все наглядно.. Иногда самым удобным ежедневником оказывается школьный дневник: видно всю неделю сразу, удобно планировать.
Вечерние итоги
Вечером, после ужина, просмотрите прошедший день. Если работаете на компьютере в Outlook, откройте его, если пишите ежедневник в Word — аналогично, если пишите от руки — возьмите свой блокнот и чистые листы бумаги. Итак, каков был утренний план? Что сделали?
Настройка на завтра
Настройка на завтра делается перед самым сном и состоит двух частей: просмотра Метофоры прошедшего дня и Програмирования утра

При правильном применении многозадачность – один из лучших способов экономить время в течение дня. Например, можно говорить по телефону и делать вещи, где не нужно думать. Как правило, такими занятиями являются стирка или мытьё посуды. Почему бы не сделать в это время пару звонков, чтобы убить сразу двух зайцев? Но помните: во время проверки почты или просмотра передач приходится думать. И разговаривать с человеком, который невнимательно вас слушает, не очень приятно. Ещё один хороший способ делать несколько дел – соединить физические упражнения с обычной деятельностью. Собираетесь встретиться с друзьями? Сходите вместе в тренажёрный зал.
Клавиатура часто играет роль основного средства общения. Рискну предположить, что в среднем человек проводит 1—2 часа в день, набирая текст. Это могут быть электронные письма, мгновенные сообщения (ICQ), заметки, отчёты и т.д. Конечно, для одних людей это число намного больше, для других – наоборот, меньше. Чем быстрее вы умеете печатать – тем проще общаться друг с другом. Клавиатура превращается из костыля в естественное дополнение организма для обмена информацией и явления себя миру.
Аналогично набору текстов, увеличение скорости чтения способствует продуктивности и экономии времени. Многие из нас проводят один—два часа в день, читая утренние газеты, электронные письма на работе, учебные материалы и т.д.Проблема в том, что мы читаем не так быстро, как хотелось бы, и часто нужно прочитать одно и то же несколько раз, чтобы понять. Это приводит либо к тому, что мы начинаем меньше читать (потеряв интерес), либо тратим на чтение больше времени, чем нужно.

Организация личного времени – вопрос сложный и очень неоднозначный. Особенный колорит и еще большую неоднозначность этот вопрос приобретает в нашей стране, что специалисты склонны считать одной из особенностей стандартного русского менталитета. В деле планирования и организации времени есть много нюансов, которые нужно соблюдать, в зависимости от сложившейся конкретной ситуации, однако существует и несколько базовых принципов, на которых строится вся система управления временем.
Один из принципов организации личного времени состоит в том, что лучший планировщик для личного времени – это как раз таки та личность, время которой требуется распланировать. На самом деле, никто не сможет расписать время человека кроме самого человека. Ведь кроме рода занятий персоны, в деле организации времени немаловажную роль играет и личностный фактор, который присущ каждому человеку и лучше всего известен именно ему самому.
Также специалисты советуют не слишком увлекаться планированием в деле организации личного времени, ведь это область очень изменчивая, та, на которую имеет влияние большое количество факторов. Поэтому практически бесполезно планировать свое время, нужно всегда быстро ориентироваться по ситуации и действовать исходя из сложившихся обстоятельств.

И сегодня актуальны слова известного писателя о времени, с которым лучше дружить, нежели пытаться его обмануть. Понятно, что банальное составление графика или ведение делового дневника не научит дисциплине. Многие люди живут, крутясь как белка в колесе, так и не достигая желаемых результатов. Дабы укротить время нужно избавиться от чрезмерной лени, нерешительности, страха брать на себя ответственность. Приручить время, считают специалисты, не так сложно, как это может показаться на первый взгляд. В борьбе с неэффективной тратой времени нам поможет тайм-менеджмент — наука о методах определения приоритетов и первоочередности тех или иных дел.
Не нужно изучать какую-то определенную технологию организации времени. Скорее необходимо выработать индивидуальный подход к технологии, наиболее подходящей складу вашего характера и роду занятий. Система планирования, создание которой приписывают Бенджамину Франклину, является одной из самых популярных. Его система помогает значительно повысить эффективность работы — как за счет более эффективного управления временем, так и за счет планирования самой работы. Процесс применения прост, нужно “построить” так называемую «пирамиду». Построение будет состоять из шести этапов (этажей).
Первый этап заключается в составлении списка жизненных ценностей, которые не должны противоречить друг другу. Для одних – это слава и высокий социальный статус, для других — материальный достаток, а для третьих – благополучная семья.
Затем нужно определить главную цель, которая совмещает в себе все жизненные ценности из составленного на предыдущем этапе списка. Это и будет второй этаж.
На третьем этапе составляется генеральный план, в котором прописываются шаги, необходимые для достижения поставленной цели.
Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Очень важно указать, выполнению какого пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели.
Пятый этаж – краткосрочный (от нескольких недель до нескольких месяцев) план. Глядя на долгосрочный план, возникает вопрос: «Что нужно сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или иной цели?». Таким образом, пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные повседневные задачи.
Шестой — последний этаж пирамиды — это план на день. Составляется, основываясь на краткосрочный план – мелкие задачи полностью решаются за один день, более крупные разбиваются на подзадачи.
Вышеописанные планы не являются постоянными – наоборот, их рекомендуется регулярно пересматривать: план на день, скорее всего, будет изменяться несколько раз в течение дня. Планы краткосрочные рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели. Долгосрочные планы должны проверяться не реже одного раза в 4-6 месяцев. Генеральный план следует пересматривать раз в год.
Планы на день специалисты рекомендуют составлять по системе Эйзенхауэра. Все задачи, согласно этому принципу, делятся на четыре группы исходя из их важности. Группа 1 — дела, которые нужно выполнить обязательно и в максимально короткие сроки.
Группа 2 — важные дела, которые должны быть сделаны к конкретному сроку.
Группа 3 — срочные дела, их часто путают с важными.
Четвёртая группа — это дела ни важные, ни срочные. От этой группы можно отказаться и вовсе.
Для удобства каждое дело необходимо записывать на отдельном листке. Для обозначения приоритетности каждой либо из групп можно использовать стикеры разных цветов. А в ежедневник заносите только те события, которые имеют жесткую привязку ко времени.
На следующем этапе тайм-менеджмента необходимо вступить в борьбу с так называемыми “пожирателями времени”. Выделяют около двадцати видов таких “пожирателей”, но мы остановимся лишь на четырех наиболее опасных.
Личная дезорганизация и отсутствие самодисциплины. Это равнозначные понятия. Справится с этим просто, держите стол чистым, ведите лист «что нужно сделать», сортируйте задачи и т.п.
Неспособность сказать «нет». Стараться говорить «нет» нужно как можно чаще, в том числе и своему руководителю. Сначала просто произнесите это слово, потом приведите доводы, а в завершение предложите альтернативу.
Откладывание. Если откладываются важные задачи, это цикличный процесс, повторяющийся изо дня в день, мы теряем уважение к себе, мучаемся угрызениями совести. Сложные задачи ни в коем случае нельзя откладывать на конец рабочего дня, недели или месяца. Начинать нужно в первой половине дня, когда мы еще не устали, полны сил, не загружены текущими делами.
Эффективно используя подобранную для себя технологию тайм-менеджмента Вы будете работать эффективнее, а значит, перспектива остаться на улице во времена кризиса Вам не грозит. К тому же появиться больше времени на отдых, друзей и семью.

Стандартизацию корпоративного тайм-менеджмента лучше начинать с самых простых, легко внедряемых вещей. Одним из таких простых первых шагов является стандарт планирования рабочего дня (в ежедневнике или Outlook). Наши клиенты используют «жестко-гибкий» алгоритм планирования дня, позволяющий, не загоняя себя в рамки слишком жесткого плана, тем не менее успевать выполнить ключевые задачи.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
1.«Жесткие» встречи – привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);
2.«Гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать;
3.«Бюджетируемые» задачи – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации – 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи – более мягко. Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника, у которого на один день выделяется одна страница):
1.На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи – привязанные к точному времени.
2.В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).
3.Выделите красным 2-3 приоритетных задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
4.Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, «забюджетируйте» это время. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.
План дня будет выглядеть примерно следующим образом:
«жесткие» встречи, причем не просто списком, а с наглядной привязкой к сетке времени.Список «гибких» задач, наиболее приоритетные из них выделены полужирным шрифтом. Для двух из приоритетных задач «забюджетировано» время. Благодаря наглядности левой части плана, мы сразу видим участки времени, в которые можем выполнять «бюджетируемые» задачи. При этом хорошо видно, хватит ли на них времени.
Обратите внимание: в этом плане дня много «воздуха», мы не пытаемся расписать по времени все задачи. Благодаря этому план устойчив к любым внешним помехам. Если появляется новая задача, мы просто дописываем ее в «гибкий» список, оцениваем ее приоритетность, и запускаем выполнение.
На врезке вы видите эту методику планирования дня, формализованную как корпоративный стандарт. Он содержит, кроме собственно алгоритма, мотивирующую вводную часть и основные принципы планирования. Внедрение стандарта может быть подкреплено разными мотивирующими мероприятиями. Например, в одной компании через месяц после тренинга была запланирована проверка ежедневников. Владельцы трех лучших ежедневников получали приз в виде отгула.

Планирование должно приводить к выигрышу времени, поэтому необходимо определить оптимальный объем планирования.
• Чрезмерное планирование отнимает слишком много времени.
• РЕГУЛЯРНОЕ планирование рабочего дня в течение 10 минут экономит до 2 часов рабочего времени.
• Планируйте не более 60% времени. 20% — оставляйте на спонтанные действия (например, на творчество), 20% — резерв на незапланированные действия.
• На любую работу уходит все запланированное время, поэтому устанавливайте конкретные сроки выполнения для любого задания.
• Важнейший элемент планирования – определение приоритетных целей.
• Необходимо четко определить, что именно должны сделать Вы, а что можно перепоручить другим.
Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. Очень важно связать планирование рабочего времени и желаемые результаты. Важнейшим является план на день. Он определяет конечные цели работы в порядке их значимости, формируется в конце предыдущего или в начале планируемого дня.
I. Постановка задач и составление перечня дел, в том числе и на длительный период
II. Морфологический анализ — разбиение крупных задач на более мелкие
III. Расстановка приоритетов — определение срочности и важности дел
• Особое внимание уделяйте задачам, срок исполнения которых истекает сегодня
— С фиксированным сроком выполнения;
— Стратегические задачи, требующие значительных и скоординированных усилий, а также больших временных затрат;
— Неприятные виды работ, выполнение которых может испортить настроение (неприятный разговор, конфликт, «разборки»).
• Второстепенные задачи:
— Выполнение стандартных функциональных обязанностей;
— Повседневная среднесрочная работа.
— Работа, невыполнение которой не приводит к отрицательным последствиям.
IV. Установление конкретных сроков исполнения для каждой задачи
V. Назначение конкретных исполнителей
VI. Текущее внесение в список срочно возникших важных дел
VII. Изучение получившегося перечня и попытка его сокращения
VIII. Согласование плана с секретарем
• Не планируйте более трех важных дел на день.
• Не планируйте более десяти дел на день.
• Планируйте наиболее важную, сложную и неприятную работу на наиболее благоприятное для Вас время суток.
• Легкие и приятные виды работы – на конец рабочего дня.
• Не приступайте к выполнению новой задачи до завершения предыдущей. Если Вас прервали – вернитесь к незавершенному делу.
• Невыполненные дела записывайте в план работы на следующий день.
— Нужна ли вообще эта работа?
— Если нужна – выяснить причину невыполнения: дело в объективных причинах или в неисполнительности работника?
— Сменить исполнителя.

Данная книга стала моей настольной, так как я стала руководствоваться принципами, изложенными в ней. Всю книгу пересказывать не буду, но хотелось бы привести здесь мои любимые высказывания Роберта Т. Киосаки:
«Люди становятся теми, кем становятся, в основном, от того, что они делают в свое свободное время. Именно выбор: на что потратить свое время, определяет выбор пути, по которому пойдет человек, и того места, где он, в конечном счете, окажется».
«Вопрос наличия времени — это всегда вопрос контроля. Контроля над своими мыслями, над своими чувствами, над ситуацией, в которой находишься».
«У каждого человека есть руки, ноги, голова и 168 часов в неделю, чтобы сделать все то, чего он по-настоящему желает».
«У нас достаточно времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, «слишком заняты», чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо больше заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы. У них не больше времени, чем у вас. Они просто гораздо лучше используют время!»
«Какой бы ни была сложной ситуация, игра «Если бы…» не является лучшим способом расходования времени, однако принятие вами решения о том, что сделать для преодоления негативного воздействия этих факторов — уже хороший способ использования вашего времени».
«На каждого из нас давят ограничения, которые делают свободный выбор невозможным в любой ситуации. Но большую часть времени вы можете делать свой выбор. Возможно, что вы обманываете себя, когда утверждаете, что внешние факторы контролируют вашу жизнь. Вполне вероятно, что вы толком не стараетесь сделать что-нибудь там, где вы имеете возможность контролировать ситуацию. Не цепляетесь ли вы за прошлое?»
«Использование времени — это результат сотен тысяч больших и малых выборов, которые вы делаете в течение каждого года, месяца, дня, каждой недели и минуты, решая, что вы должны сделать и каким образом. Отдаете ли вы себе отчет в том, почему, например, вы принимаете те или иные решения, касающиеся ваших отношений с другими людьми?»
«Человек всегда может достичь того, что он поставил себе цель, чего он действительно сильно желает, над чем постоянно размышляет, составляет планы и настойчиво работает над их воплощением». Богатый папа заставлял писать наши цели на бумаге. Он называл такие списки Декларацией Жизненных Целей.
Это ваш вызов миру. Мир примет ваш вызов, и если вы будете настойчивы, в этом мире найдется достойное место для вас».
«Если деньги нам необходимо зарабатывать, чтобы в колонке «доход» появилось что-то, и правильно их тратить, чтобы в колонке «актив» становилось больше, то время в колонку «доход» нам дается каждый день ровно 24 часа и ни мгновеньем больше, все будет зависеть от того, как оно будет потрачено, какая колонка в конце дня будет полнее: «актив» или «пассив».
«Каждый день в течение 16 часов бодрствования вы сможете найти несколько минут, чтобы продвинуться к достижению вашей жизненной цели. Почему бы вам не начать это движение сейчас?»
«Если вы хотите достичь успеха в жизни вы должны быть так же аккуратны в обращении со временем, как и с деньгами».
И, правда, справедливо выражение: «Время – деньги», иными словами, время – такой же наш актив, как и финансовые средства. Только, в отличие от материальных активов, время – актив невосполнимый. И то, как мы им распоряжаемся, зависит вся наша жизнь, результаты, которых мы добиваемся, достигаем ли мы, в итоге, поставленных целей.

Практически каждый день мы можем слышать о том, как катастрофически кому-то не хватает времени. Что рабочий день проходит невероятно быстро, а остается еще много дел, но в конечном счете мало полезного делается за это время.
А ведь время это самое дорогое в нашей жизни. Время даже намного дороже денег, несмотря на фразу время – деньги. И времени не так много как может показаться.
В управлении временем есть несколько важных пунктов, таких как: отдых, мотивация, постановка целей, планирование и т.д. Мы рассмотрим каждый из аспектов таим-менеджмента подробнее и попытаемся максимально сэкономить время.
Отдых это не пустая трата времени и не просто приятное времяпрепровождение. Отдых это возможность организма восполнить потраченные силы. Каждый час отдыхайте примерно 5-10 минут. Для этого лучше всего выйти на свежий воздух или сделать небольшую зарядку. Во время отдыха можно заняться интересным и делами, использовать так называемую творческую лень и при этом сэкономить время.
Не все вещи в своей жизни мы делаем с удовольствием и иногда мы явно или подсознательно противимся делать это. Устранить эти неприятные вещи можно с использованием, так называемых «якорей». Это действия, после которых мы будем делать работу намного быстро и качественнее. Часто бывает, что очень сложные дела не хочется начинать делать из-за того что работа может затянуться на несколько дней. Для подобного рода проблем есть одно решение, надо разделить большую задачу на более мелкие. И с каждым днем постепенно выполнять маленькие задачки и тем самым приближаться к логическому завершению. Если взять за привычку делать хотя бы одно неприятное дело в течении каждого дня, то через неделю или месяц таких дел практически не останется и время будет сэкономлено.
Для начала нужно уделить время утром и вечером для создания плана. Экономьте время при планировании. Используйте мягкое и жёсткое планирование. Жёсткое — это те дела которые начинаются в определённое время, а мягкое – то, что может быть сделано в течении дня.
Следует активно использовать заметки и органайзер в мобильном телефоне, а также ежедневник. Это разгрузит вас от запоминания разного рода информации. Следует планировать свой день с начинания самых важных задач. При планировании встреч следует учитывать еще и время на транспорт и на непредвиденные обстоятельства. Так же имейте задачи на случай таких обстоятельств, что бы не терять время даром, а наоборот, постараться его максимально сэкономить.
С начала вам нужно узнать, на что тратится ваше драгоценное время и для этого стоит провести к аудит времени. В течение нескольких недель вам нужно записывайте всё, что вы делаете и сколько времени вы на это тратите. После анализа выработайте для себя 2-3 показателя эффективности работы, например количество звонков клиентам, количество написанных статей и тому подобное. А что бы не было бесполезных простоев используйте время в транспорте для чтения и прослушивания аудиокниг.
Как видите если уделить немного времени своему распорядку дня можно прекрасно сэкономить время, отдав его более важным занятиям.