Архив рубрики «Планирование времени»

Экономия времени с помощью планирования

Люди, даже если они не составляют графики на бумаге, все равно каким-то образом прикидывают, что, как и когда им нужно сделать, будут ли они делать это в одиночку или попросят чьей-то помощи, какие ресурсы им для этого нужны.

Время на планирование все равно присутствует, просто оно может быть скрыто. Все время на графике – это общее время работы.

Допустим, для написания отчета Вам нужно 4 часа. Вы затрачиваете обычно 10 минут на планирование. Затратив дополнительно еще 8 минут на более тщательное планирование, возможно, мы получим час выигрыша во времени за счет того, что написание отчета будет проходить более эффективно, возможно, мы поручим часть работы другим сотрудникам, воспользуемся уже имеющейся информацией и т.д. Получившийся выигрыш во времени вы можете куда-либо использовать. В этом и состоит смысл планирования.

В книге Стивена Кови «Главное внимание – главным вещам» я прочитала интересный пример. Стивен Кови рассказывает о том, как он посетил семинар по тайм-менеджменту.

В какой-то момент инструктор произнес: «Ну, а теперь экзамен». Потом наклонился, и, вытащив из-под стола пятилитровую банку с широким горлом, поставил ее на стол рядом с подносом, где уже лежали несколько камней размером с кулак. «Как вы думаете, сколько таких камней войдет в банку?» — спросил он.
Посыпались разные догадки, а инструктор продолжал: «Ладно, давайте проверим». Он положил в банку один камень, потом другой, третий… Я не помню, сколько он их туда впихнул, но банка наполнилась. Тогда он спросил: «Теперь банка полная»?
Все, глядя на камни, сказали «да».
Со словами «вот как?» он вытащил из-под стола ведерко с гравием, высыпал немного содержимого в банку и потряс ее, чтобы гравий проник в пустые промежутки между камнями. Тогда он усмехнулся и снова спросил: «А теперь банка полная?»
На этот раз мы были начеку и ответили: «Наверное, нет».
«Хорошо!» — сказал он и достал из-под стола ведерко с мелким песком, которым заполнил оставшуюся пустоту между камнями и гравием. Затем снова посмотрел на нас и спросил: «Теперь-то банка полная?»
«Нет!» — воскликнули мы.
Инструктор опять произнес: «Хорошо», и налил в банку еще примерно литр воды. «Ну, и к чему это я?» — спросил он.
Кто-то произнес: «В жизни всегда есть пустоты, которые можно заполнить, поработав над ними».
«Нет, — сказал он, — я не об этом. Суть этого эксперимента состоит в том, что, если бы я не положил большие камни первыми, осталось бы для них место?»

Стивен Кови пишет, что несрочные, но важные цели подобны большим камням. Если мы знаем, какую деятельность олицетворяют большие камни и положим их первыми, просто удивительно, сколько еще всякой всячины мы можем уместить в банку.

Давайте рассмотрим план распределения времени одного менеджера, его зовут Вильям, я взяла этот пример из книги Джулии Моргенстерн. Он просыпается каждое утро в 6-30. По выходным его время разбито на большие блоки, чем в будние дни.

Он постоянно выделяет время на написание автобиографии. Можно предположить, что для него это дело категории А, или важное и срочное. Как вы думаете, с таким графиком, есть ли вероятность того, что он напишет автобиографию? Сколько времени он уделяет детям и жене?

По пятницам он оплачивает счета с 10 до 12, при этом не занимаясь другими делами. Кроме того, у него дела разбиты на большие блоки. Каждый день по будням с 12 до 13 он занимается спортом, а потом полчаса обедает. Ему не нужно мотивировать себя каждый раз, он получает выигрыш в мотивации, т.к. он один раз себя замотивировал, и теперь ему гораздо легче себя настраивать на эту работу.

Точно так же, садясь за автобиографию, ему не нужно сначала взять чашку кофе, позвонить паре друзей, выкурить сигарету. Он просто садится и пишет биографию. Если у Вас процесс подготовки к написанию чего-либо занимает один час, и не важно, будете ли Вы после этого писать в течение 15 минут или 5 часов, то Вам нужно учитывать при планировании.

Он просыпается и ложится спать каждый день в одно и то же время. Его дела собраны в большие блоки, внутри которых он может их свободно менять местами. Иногда он сочетает дела между собой, например, во время дороги на работу и обратно он читает литературу. Если человек занимается спортом в одно и то же время, ему не нужно себя каждый раз мотивировать,. По утрам он пишет автобиографию, и ему не нужно каждый раз по часу себя мотивировать, для того, чтобы написать одну строчку.

Если у вас такая мотивация занимает действительно час, тогда этот момент тоже нужно учитывать при планировании, увеличивая общее время, чтобы на его оставалось достаточно на написание автобиографии. Как замотивировать себя?

Вспомните ситуацию, когда вам в прошлый раз чего-либо сильно хотелось. Как это было? Многие люди детально представляют себе результат, буквально живут в нем. Когда вы как следует представили, как хорошо вам будет, когда вы сделаете то, что наметили, когда вы уже чувствуете вкус победы, вам будет легче сделать первый шаг. Очень помогает в этом также разделение цели.

Есть три заблуждения относительно управления временем. Сверхорганизованные люди организуют буквально все и всегда. Сверхактивные люди стремятся постоянно занять себя какой-либо деятельностью. Например, есть люди, которые считают, что посетив театр, они потеряли 3 часа.

Люди, помешанные на хронометраже, каждые 15 минут сверяются со своим графиком, и впадают в панику, если что-то смещается по времени. Все эти три типа не соответствуют понятию человека, который умеет планировать время. Смысл планирования временем в том, чтобы управлять им, и получать от этого преимущества и выгоды, а не находиться под гнетом своего плана.

Насчет эмоций. Я была на семинаре Ван дер Хорста. Он рассматривал модель Даниэля Голмана, которая говорит, что IQ недостаточен.

Адский график – это когда вы пишете себе столько дел, сколько выполнить невозможно. Поэтому, когда мы составляем график, мы должны оставлять резерв времени. Можно эффективно использовать переходное время, когда вы кого-то ждете. В это время можно делать что-то еще, например, читать книгу или журнал.

Для того, чтобы это сделать, необходимо заранее продумать возможность возникновения этого времени и заготовить что-то, чем вы займетесь, когда оно наступит. Как вы думаете, что еще необходимо, чтобы планировать время? Необходимо предварительно оценивать, сколько времени займут конкретные дела.

Давайте поговорим о приеме фотографии рабочего дня. Например, в клубе Синтон люди по своему желанию проводят так называемую дистанцию, когда они записывают все, что делают в течение дня максимально подробно. Необходимо соблюдать баланс между временем на планирование, и само дело, потому что, если Вы тратите полчаса на планирование дела, которое занимает 5 минут, то это не выигрыш, а проигрыш.

Для того, чтобы планировать, необходимо отталкиваться от собственного опыта. Что делать, если мы не знаем, сколько времени займет дело? Нужно примерно спрогнозировать. В одной из книг я нашла хороший пример, про менеджера, который не мог найти 45 часов для написания отчета. Каждый день он приходил на работу, смотрел на отчет, говорил себе, что он не успеет написать его сегодня (ведь в рабочем дне всего 8 часов), и так повторялось некоторое время.

Потом пришел его начальник, спросил, на какой стадии находится отчет – а его и не начинали делать. Знакомая ситуация?

Есть такая притча – как съесть слона? По кускам. Если мы разбиваем большое дело на ряд более мелких этапов, то сделать его гораздо проще. При этом желательно учитывать, что если мы разобьем его на слишком мелкие отрезки, мы можем потеряться в этих шагах, т.к. становится неочевидной их связь с делом в целом, особенно это важно при планировании больших проектов, когда в исполнении проекта занято много людей, например, мы строим многоэтажный дом.

В этом случае планирование проектов выполняют на разных уровнях: сначала крупными блоками: закладка фундамента, возведение стен и крыши, отделка, сдача в эксплуатацию. Затем идет разбивка среднего уровня: для закладки фундамента необходимо выбрать участок под строительство, получить необходимую разрешительную документацию, закупить и завезти необходимые материалы, технику, обеспечить необходимое количество строителей и т.д.

После этого мы делаем разбивку еще более мелкую: для выбора участка под строительство необходимо назначить ответственного за этот процесс, получить список доступных участков, уточнить их характеристики, сравнить между собой и выбрать лучший.

Если мы будем с максимальной детальностью сразу планировать весь процесс, то в нем будет очень сложно ориентироваться и прослеживать связи между отдельными этапами. Возвращаясь к менеджеру, который писал отчет, можно было разбить этот отчет на части, например, выбрать литературу, изучить, написать план отчета, собрать недостающую информацию, написать отчет, отредактировать и т.д.

5 простых способов экономии времени

Замените встречи телефонными звонками

Бегать на встречу ради получения незначительной информации не имеет смысла. Ведь, к счастью, человечество уже давно изобрело такую полезную вещь как телефон. Только представьте, сколько времени вам удастся сэкономить таким образом. Его можно потратить на решение более серьезных проблем или посвятить чему-нибудь приятному: отдыху, общению, чтению и т. д.
Используйте время в дороге

Изо дня в день мы расходуем кучу времени на то, чтобы добраться до работы и назад. Используйте это время на полную. С утра, пока голова еще не забита рабочими делами, ее могут посетить довольно светлые мысли. Вместо того чтобы бессмысленно созерцать окрестные пейзажи, или досматривать прерванный ранним подъемом сон, поразмышляйте над новым проектом или придумайте универсальное решение для какой-нибудь глобальной проблемы.

Например, одна моя знакомая по дороге на работу всегда планирует свой рабочий день, а другая даже умудряется сделать несколько важных звонков.
Не делайте лишних усилий

Я знаю компании, в которых попасть на незапланированный прием к боссу сложнее, чем добраться до Тридевятого царства. Виной всему «синдром вахтера», которым часто «болеют» секретари и прочие «придворные». Поэтому умный через секретаря не пойдет, умный секретаря обойдет. И — прямиком к боссу.

То же самое касается и телефонных звонков. В идеале связываться с абонентом следует напрямую. В противном случае процесс соединения грозит затянуться. Однажды, пытаясь связаться с одним из сотрудников банка, мне пришлось пообщаться еще с четырьмя — некомпетентные служащие переключали с одного отдела на другой, пытаясь «угадать» внутренний номер нужного мне человека. Почти десять минут были потрачены впустую.
Не тратьте время на ожидание звонков и визитов

Доказано, что ожидание выматывает посильней самой тяжелой работы. Поэтому не стоит гипнотизировать телефон в надежде, что он скорее зазвонит или постоянно прислушиваться — не раздаются ли долгожданные шаги за дверью. Считайте, что это время вам подарено, и вы можете использовать его для написания письма, составления отчета, планирования и подписания бумаг. Либо же посвятить его релаксации. Несколько минут отдыха наверняка пойдут только на пользу.

Руководитель одного из российских предприятий признался, что в ожидании важного звонка он медитирует. Это помогает ему избавиться от волнения и здорово бодрит.
Обращайте внимание на «странности» и «иронию судьбы»

Не бойтесь доверять своей интуиции. Иногда шестое чувство за сотые доли секунды сделает то, на что логика потратит уйму времени. Прислушиваясь ко внутреннему голосу, вы сможете избежать лишней нервотрепки и поймать те прекрасные моменты, когда звезды благосклонны к вам.

Наверняка каждый сможет придумать еще несколько способов, помогающих сохранить столь ценный ресурс, как время. «Кто умеет хорошо использовать время, будет господином всего, что пожелает», — говорил итальянский художник и архитектор Альберти Леон Батиста. И с этим трудно спорить. Заставьте время работать на себя, и вы поймете, что успех не за горами.