Управление временем

Июль 2010

«Календарь» — представляет из себя носитель, который позволяет нам получать информацию о действиях относительно времени. Это может быть бумажный ежедневник, в который мы должны заглядывать каждый день, компьютерный органайзер или календарь, напоминания в телефоне или КПК. Для «Календаря» существует строгое правило. В нем отмечаются только 3 вещи:
— действия, которые можно совершить или следует совершить в определенное время (назначенные на определенное время встречи, отправка вашего поезда и т.д.);
— действия, которые можно совершить или следует совершить в определенный день(т.е. действия, которые нужно совершить в течение определенного дня, но не обязательно в определенное время);
— информация или пометка о ней, приуроченная к конкретным временным моментам (информация, которая может оказаться полезной в определенный момент).
Никаких каждодневных списков дел! Только 3 категории, указанные выше. Это может показаться глупостью или даже ересью для сторонников классического тайм-менеджмента, но при более близком рассмотрении мы увидим разумность этого подхода.
Во-первых, постоянный поток информации, постоянные изменения приоритетов и меняющиеся обстоятельства, просто не позволяют нам предугадывать, с какими проблемами нам придется столкнуться и какие вопросы будет необходимо решать. Да, нам всегда нужно иметь при себе план действий, но он должен иметь возможность меняться в любой момент. Перечень действий в календаре или ежедневнике не справляется с этим требованием, и невыполненные дела приходится постоянно переписывать с одного дня в другой.
Вторая проблема — рассеивание внимания. Если в списке дел, кроме тех задач, которые нужно обязательно или можно выполнить только в определенный день, будут и другие, необязательные, то мое сознание может упустить единственное важное дело.
«Календарь» должен стать для вас своего рода святыней. Если вы что-то вносите в него, то должны обязательно это выполнить или же вообще отказаться от его выполнения.

Все должно быть на бумаге, в файлах канцелярских и файлах компьютерных, в органайзере бумажном и специальной программе, в папках или КПК. Набор и количество носителей вы будете выбирать сами в зависимости от возможностей и вкусов. Главное не забывать: 1) ничего не должно оставаться у вас в голове; 2) носителей должно быть, как можно меньше. Итак, перейдем непосредственно к самим категориям.
Проектами, Девид Ален, называет любой желаемый результат, для достижения которого требуется более, чем одно активное действие. Это означает, что некоторые или даже многие задачи, с виду даже очень простые, попадут в категорию «Проекты». Объясняется это просто: когда одно активное действие не позволяет закончить задачу, то остается еще что-то, что необходимо сделать. И это что-то не должно сидеть у нас в голове, оно должно быть зафиксировано во внешнем носителе, чтобы мы с легкостью и в любое время могли сделать обзор.
Проекты не нужно располагать каким-либо особым образом, по алфавиту или по значимости. Они просто должны присутствовать в списки «Проекты», который позволял бы нам с легкостью и как угодно часто обращаться к нему для планирования требуемых дальнейших действий по каждому из них, в данный момент или на определенный период времени.
Девид Ален сравнивает список проектов с совокупностью «финишных ленточек», которые помогают нам выстраивать каждый свой шаг и весь путь в нужном направлении.
Во всей системе центральное место занимает решение о том, каков будет следующий шаг. Все физические, зримые, одноактные действия, направленные на завершение любого незамкнутого цикла, могут быть разделены на 3 вида:
1) Действия, которые должны быть совершенны в определенное время, в конкретный день (мы заносим их в «Календарь»);
2) Задачи, которые нужно выполнить, как можно скорее (заносим в список «Первоочередных шагов»);
3) То, что может быть сделано другими (заносится в список «Ожидание», который у меня называется «Контроль»).

Принятие правильных решений в любой момент времени — основная цель всей системы.
3 модели выбора программы действий
Девид Ален разработал 3 модели, которые помогают принимать решения относительно конкретных действий. Заметьте: они не выбирают конкретное действие, но помогают вам более осознанно оценивать возможные варианты. Помните так же, что эти модели не соперничают друг с другом. Они могут дополнять друг друга, помогать друг другу и сливаться в гармонии.
1. Контекст. Некоторые действия можно совершать где угодно, но некоторые зависят от наличия инструментов (компьютер, принтер…) или требуют определенной обстановки (дом, офис, магазин…).
2. Запас времени. Если у вас свободно 15 минут, то, естественно, вам нет смысла браться за дела, которые требуют на выполнение больше.
3. Запас энергии. Для разного рода деятельности, необходимы разные виды энергии. В своей системе все действия я определяю по категориям: «Физический труд», «Интеллектуальный труд», «Механический труд».
4. Приоритетность. Вам известен контекст, у вас есть свободное время, и энергия просто хлыщет из вас. Что делать сейчас? В ответе на этот вопрос вам поможет ваш список приоритетов. Составлен он на бумаге, в вашей голове или висит в рамке на стене, не важно, главное, чтобы он у вас был. Если его еще нет, то самое время заняться составлением.
Чтобы вы не делали, вы всегда участвуете в одном из 3-х процессов:
— выполнение запланированной работы (отработка «Календаря» и списков первоочередных действий);
— выполнение работы по мере ее появления (все незапланированное и неожиданное, что требует от нас немедленных реакций и решений);
— планирование дальнейшей работы (опустошение «Корзины», планирование одноактных действий по проектам, выполнение «двухминутных» действий, пополнение списков задач).
Стивен Кови сказал: “Когда мы говорим об управлении временем, смешно беспокоится о скорости, не решив вопроса о направлении, сберегая минуты, попусту теряя годы”. Вашим выбором должны управлять приоритеты. Для помощи в определении наших приоритетов Девид Ален выделяет 6 ракурсов и для наглядного примера использует аэрокосмическую отрасль. Снизу вверх.
Взлетная полоса. Список всех срочных действий, которые вы должны предпринять.
10 000 футов: Текущие проекты. Сравнительно краткосрочные результаты, которых вы хотите достичь. Например: ремонт квартиры, представление нового продукта на выставке, отпуск в Египте.
20 000 футов: сфера ответственности. Основные жизненные сферы, в которых вы хотите достичь результатов и удовлетворить поставленные требования. Работа, семья, здоровье, финансы, быт, духовность и т.д. и т.п.
30 000 футов: Цели, для достижения которых, требуется от 1 до 2-х лет. Все очень просто: то чего вы хотите достичь в сферах, относящихся к 20 000 футам, через 2 года.
40 000 футов: Временной промежуток от 3-х до 5 лет. Составление планов на такой период побуждает вас мыслить более широкими категориями. Здесь мы можем размышлять и планировать изменения карьеры, жизненных обстоятельств, финансовых целей. Сюда входит все, что требует более долгосрочного планирования, и прямо влияет на высоту 50 000 футов.
50 000 футов и выше: Вся жизнь. Для чего существуете вы? Ваша семья? Ваша компания? Вся ваша деятельность. Все ваши цели, задачи, проекты, действия исходят из ответов на эти вопросы.
Подобные аналогии с авиацией, конечно же, символичны и размыты. В реальной жизни не все и не всегда будет четко входить в определенную «высоту», но эта аналогия должна помогать нам не забывать, что кроме ежедневных забот и дел, у нас есть что-то более ценное. Наша жизнь, наша семья, друзья, здоровье, духовность. Что-то, что выше рутины на столько, на сколько 50 000 футов выше взлетной полосы.
Эта статья — всего лишь краткий конспект-резюме книги Девида Алена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Многие детали, инструменты и советы не были даже упомянуты, а упомянутые, описаны очень кратко. Но в тоже время вы уже сегодня можете начинать внедрять эту систему в свою жизнь и ощутить сладостные плоды эффективности без стресса. Сама суть и философия этой системы очень проста и понятна. А понимание чего-то является основанием успеха. Чего вам и желаю от чистого сердца.
В следующей статье я поделюсь с вами личным опытом использования системы GTD в своей жизни при помощи компьютерного органайзера Leader Task.

Одно дело записать на бумаге или в КПК, что нужно купить новые аккумуляторы для беспроводной мыши, а другое — вспомнить об этом, проезжая мимо супермаркета или вообще, находясь в супермаркете. Наша система управления деятельностью должна быть организована таким способом, чтобы мы могли пересматривать списки с требуемой периодичностью и на всех уровнях. Только так мы сможем принимать правильные решения, как поступать в определенных ситуациях. Если вы все сделали, как советовалось раньше, то для поддержки работы системы вам не придется прилагать особых усилий.
Какие проблемы и когда пересматривать
Вечером или утром мы начинаем обзор наших дел с «Календаря». Дела, занесенные в «Календарь», не обязательно являются самыми важными в нашей жизни. Просто их нужно сделать именно в определенное время или определенный временной промежуток.
После просмотра «Календаря» чаще всего вы будете заглядывать в список первоочередных действий (СПД). Подобные списки полезны утром, чтобы примерно прикинуть план на день. Днем, когда появилось свободное время. И, что, на мой взгляд, самое примечательное, в неожиданных изменениях жизненной ситуации у меня всегда под рукой список всех действий. Из этого списка я всегда могу выбрать одно, приемлемое на данный момент. Это позволяет быть гибким, но в тоже время эффективно продвигаться к своим целям. Динамика жизнь нам не помеха.
По мере необходимости мы будем просматривать списки проектов, порученных дел и список «Может быть \ когда-нибудь». Переодичность просматривания этих списков позволяет нам выкинуть их из головы.
Критический фактор успеха: еженедельный обзор проблем
Вся система должна быть пересмотрена, проанализирована и «подлатана» раз в неделю. Еженедельный обзор это время для:
— первых 3-х шагов (сбор рутины, обработка задач, организация);
— пересмотра вашей системы (анализ слабых мест по причине вашего неосновательного подхода, удобство хранения списков и т.д.);
— обновления списков;
— упорядочивания, прояснения, продвижения и завершения.
Чем более полной и стабильной является система, тем больше вы ей доверяете. А чем больше вы ей доверяете, тем более уверенно и спокойно вы себя чувствуете. Помните: еженедельный обзор — критический фактор успеха вашей личной системы управления деятельностью.

Жаворонки» обычно встают рано, для них не проблема постоянно вставать в шесть-семь утра, и делается это с легкостью. В первой половине дня они бодры, а к вечеру уже валятся с ног от усталости. Пик их активности с девяти до десяти утра, и с шестнадцати до восемнадцати часов вечера, после этого работоспособность может резко падать.
«Совы» же наоборот, встают с трудом, а вот вечером их обуревает жажда активности, их пик с одиннадцати до двенадцати часов дня, и с восемнадцати до двадцати вечера, а засыпают они поздно, тогда, когда «жаворонки» уже видят десятый сон.
«Голуби» являются аритмиками, так как легко могут подстроиться по социальным часам, и каких-либо проблем с режимом дня у них не возникает.
Интерес к изучению хронотипов возник у меня давно, потому что я – типичная «сова», которая давно поняла, что этот мир устроен под «жаворонков». Сами посудите: учеба, рабочий день начинаются обычно в восемь-девять утра, поликлиники и детские сады, различные учреждения работают так же. Окончание рабочего дня приходится, как правило, в восемнадцать-девятнадцать часов вечера. Тут уж как хочешь, но просто необходимо подстраиваться под общий график жизни, чтобы не выпасть из нее вообще. Задача выравнивания режима дня может осложняться тогда, если вся семья «совы», как это у меня.
Тем не менее, решено было вооружиться приемами тайм-менеджмента, чтобы скорректировать свою жизнь, научиться управлять временем, и получать от этого плюсы, и свести к минимуму, по возможности, минусы:
• Хотя у «сов» стремление к деятельности приходится на вечер, просто ниоткуда открывается второе дыхание, в первую очередь важно отрегулировать время отхода ко сну: не позднее двадцати двух-двадцати трех часов вечера, тогда встать в шесть-семь утра будет гораздо легче. От этого зависит весь предстоящий день. Можно возразить, что это насилие над собой – отправляться спать в самое продуктивное время, когда появляются новые идеи и так хочется воплотить что-то уже сегодня. На этот случай могу посоветовать записывать эти самые гениальные мысли в блокнот или ежедневник, который можно хранить на прикроватной тумбочке, чтобы быстро записать мысль, если она возникла на ночь глядя, и мешает уснуть. Ночная бессонница – частая проблема «сов», ведущая к полному сбою биоритмов.
• Ввести себе в привычку подготавливать сумки и одежду на завтра с вечера, чтобы утром сборы были спокойнее: как правило, утром «совы» медлительны и раздражительны, что повышает возможность забыть дома что-то важное и испортить весь день.
• Научиться вставать в одно и то же время, достаточное, чтобы полноценно позавтракать. Проблема «сов» в том, что их аппетит, как и весь организм, просыпается позже, чем имеется время для завтрака. Таким образом, «сова» рискует остаться голодной до самого обеда, а это чревато заболеваниями желудочно-кишечного тракта.
• Постараться делать хотя бы пятиминутную утреннюю разминку и контрастный душ, чтобы было легче проснуться и прийти в себя.
• Периодически проводить хронометраж дня, учитывать действия и время, которое тратится на выполнение этих действий. Чувствуя свою особенность вечерней активности, «совы» могут даже неосознанно затягивать или откладывать работу на более позднее время. Может, это и оправданно для людей со свободным графиком работы, но никак не с четко определенным режимом по трудовому договору. Опять же, деловые встречи, совещания и звонки клиентов больше происходят в дневное время, и «сове» просто необходимо быть всегда в форме.
• Вести рабочий ежедневник, записывая все важные дела, особенно, если какие-либо события в деловой жизни приходятся на время спада активности «совы», чтобы ничего не забыть.
Существуют разные мнения насчет того, можно ли поменять свой природный хронотип.
Одни источники утверждают, что быть «совой» или «жаворонком» всего лишь привычка. А другие говорят, что насиловать человека бесполезно, и «сова» всегда останется «совой». Думаю, если целенаправленно заниматься корректировкой режима, чем я и занимаюсь, то положительный результат обязательно будет. Возможно, кого-то устраивает режим дня «совы» и не доставляет никаких проблем. Кому-то удалось договориться с руководством на свободный график работы, что является несомненным плюсом. А если не удается договориться ни с собой, ни с начальством? Тогда есть замечательный выход из положения: открыть собственный бизнес и стать самому себе боссом, чтобы устанавливать рабочий день в соответствии со своими биоритмами.

Данная книга стала моей настольной, так как я стала руководствоваться принципами, изложенными в ней. Всю книгу пересказывать не буду, но хотелось бы привести здесь мои любимые высказывания Роберта Т. Киосаки:
«Люди становятся теми, кем становятся, в основном, от того, что они делают в свое свободное время. Именно выбор: на что потратить свое время, определяет выбор пути, по которому пойдет человек, и того места, где он, в конечном счете, окажется».
«Вопрос наличия времени — это всегда вопрос контроля. Контроля над своими мыслями, над своими чувствами, над ситуацией, в которой находишься».
«У каждого человека есть руки, ноги, голова и 168 часов в неделю, чтобы сделать все то, чего он по-настоящему желает».
«У нас достаточно времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, «слишком заняты», чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо больше заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы. У них не больше времени, чем у вас. Они просто гораздо лучше используют время!»
«Какой бы ни была сложной ситуация, игра «Если бы…» не является лучшим способом расходования времени, однако принятие вами решения о том, что сделать для преодоления негативного воздействия этих факторов — уже хороший способ использования вашего времени».
«На каждого из нас давят ограничения, которые делают свободный выбор невозможным в любой ситуации. Но большую часть времени вы можете делать свой выбор. Возможно, что вы обманываете себя, когда утверждаете, что внешние факторы контролируют вашу жизнь. Вполне вероятно, что вы толком не стараетесь сделать что-нибудь там, где вы имеете возможность контролировать ситуацию. Не цепляетесь ли вы за прошлое?»
«Использование времени — это результат сотен тысяч больших и малых выборов, которые вы делаете в течение каждого года, месяца, дня, каждой недели и минуты, решая, что вы должны сделать и каким образом. Отдаете ли вы себе отчет в том, почему, например, вы принимаете те или иные решения, касающиеся ваших отношений с другими людьми?»
«Человек всегда может достичь того, что он поставил себе цель, чего он действительно сильно желает, над чем постоянно размышляет, составляет планы и настойчиво работает над их воплощением». Богатый папа заставлял писать наши цели на бумаге. Он называл такие списки Декларацией Жизненных Целей.
Это ваш вызов миру. Мир примет ваш вызов, и если вы будете настойчивы, в этом мире найдется достойное место для вас».
«Если деньги нам необходимо зарабатывать, чтобы в колонке «доход» появилось что-то, и правильно их тратить, чтобы в колонке «актив» становилось больше, то время в колонку «доход» нам дается каждый день ровно 24 часа и ни мгновеньем больше, все будет зависеть от того, как оно будет потрачено, какая колонка в конце дня будет полнее: «актив» или «пассив».
«Каждый день в течение 16 часов бодрствования вы сможете найти несколько минут, чтобы продвинуться к достижению вашей жизненной цели. Почему бы вам не начать это движение сейчас?»
«Если вы хотите достичь успеха в жизни вы должны быть так же аккуратны в обращении со временем, как и с деньгами».
И, правда, справедливо выражение: «Время – деньги», иными словами, время – такой же наш актив, как и финансовые средства. Только, в отличие от материальных активов, время – актив невосполнимый. И то, как мы им распоряжаемся, зависит вся наша жизнь, результаты, которых мы добиваемся, достигаем ли мы, в итоге, поставленных целей.

Планирование должно приводить к выигрышу времени, поэтому необходимо определить оптимальный объем планирования.
• Чрезмерное планирование отнимает слишком много времени.
• РЕГУЛЯРНОЕ планирование рабочего дня в течение 10 минут экономит до 2 часов рабочего времени.
• Планируйте не более 60% времени. 20% — оставляйте на спонтанные действия (например, на творчество), 20% — резерв на незапланированные действия.
• На любую работу уходит все запланированное время, поэтому устанавливайте конкретные сроки выполнения для любого задания.
• Важнейший элемент планирования – определение приоритетных целей.
• Необходимо четко определить, что именно должны сделать Вы, а что можно перепоручить другим.
Каждый день руководителю приходится принимать решения о том, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время. Очень важно связать планирование рабочего времени и желаемые результаты. Важнейшим является план на день. Он определяет конечные цели работы в порядке их значимости, формируется в конце предыдущего или в начале планируемого дня.
I. Постановка задач и составление перечня дел, в том числе и на длительный период
II. Морфологический анализ — разбиение крупных задач на более мелкие
III. Расстановка приоритетов — определение срочности и важности дел
• Особое внимание уделяйте задачам, срок исполнения которых истекает сегодня
— С фиксированным сроком выполнения;
— Стратегические задачи, требующие значительных и скоординированных усилий, а также больших временных затрат;
— Неприятные виды работ, выполнение которых может испортить настроение (неприятный разговор, конфликт, «разборки»).
• Второстепенные задачи:
— Выполнение стандартных функциональных обязанностей;
— Повседневная среднесрочная работа.
— Работа, невыполнение которой не приводит к отрицательным последствиям.
IV. Установление конкретных сроков исполнения для каждой задачи
V. Назначение конкретных исполнителей
VI. Текущее внесение в список срочно возникших важных дел
VII. Изучение получившегося перечня и попытка его сокращения
VIII. Согласование плана с секретарем
• Не планируйте более трех важных дел на день.
• Не планируйте более десяти дел на день.
• Планируйте наиболее важную, сложную и неприятную работу на наиболее благоприятное для Вас время суток.
• Легкие и приятные виды работы – на конец рабочего дня.
• Не приступайте к выполнению новой задачи до завершения предыдущей. Если Вас прервали – вернитесь к незавершенному делу.
• Невыполненные дела записывайте в план работы на следующий день.
— Нужна ли вообще эта работа?
— Если нужна – выяснить причину невыполнения: дело в объективных причинах или в неисполнительности работника?
— Сменить исполнителя.

Совсем недавно прочитал книгу Томас’а Лимончели «Тайм-Менеджмент для системных администраторов». Не то чтобы я очень задерживаюсь на работе, и не так много дел у меня, и не такие они трудоемкие. Но всё-таки обучение в университете плюс «неожиданная сессия» дают о себе знать. А когда ты смотришь на загловок статьи с названием «как перестать откладывать дела на завтра» и про себя говоришь: «тааак, пожалуй прочитаю эту статью завтра…». Думаешь что тебе нужно что-то поменять в этой жизни, хотя бы на чутьчуть.
Решил попробывать некоторые системы из этой книги. И в первым пункт был выбор ежедневника (всегда было что-то в стиле записной книжки-планнер но как-то с ней не сложилось). Выбрал именно бумажный вариант так как с PDA у меня не сложилось. Съездил в n-ое количество канцелярских магазинов. Просмотрел их неимоверное количество. Но так и не смог найти то что мне нужно… И пришло в голову сделать свой ежедневник, по своему эскизу или переделать уже готовый.
PocketMod — Когда увидел этот проект, уже обрадовался и подумал это то что мне нужно. Но к великому сожалению offline-версия есть только для Windows и Mac, а использовать flash-версию я к сожалению не смог (ну когда же adobe выпустить flash-плагин для x86_64 ). Авторы заявляют что пользоваться их программой очень просто, наверное он кому-нибудь понравится и пригодиться
paperdraw — Как гласит заглавная страничка: «PaperDraw is an open-source paper note card inspired by the ingeniousPocketMod.» Скачал последнею версию, которая датирована 26-11-2005, что уже маленько расстраивало. Посмотрел готовые шаблоны, они оказались не подходящими, после попытки редактирования OO.O ушел в ступор. Если этим проектом кто-нибудь заинтересуются и выпустить новый релиз я буду очень рад.
D*I*Y Planner — Проект который мне понравился, с достаточно большим количеством шаблонов календарей, планнеров, ежедневников, помимо представленного шаблонов входящих в их tool-kit есть шаблоны которые добавлены пользователями (что очень радует). На сайте так же большое количество статей рассказывающих и показывающих о том как сделать ежедневник своими руками. Остановился именно на этом сайте и теперь нужено проштудировать инструкцию и создать что-то свое.

Определите время когда вы наиболее продуктивны, и можете написать несколько постов в ваш блог, естественно качественных и по теме блога. И пишите до тех пор, пока у вас не заболят пальцы, пишите и пишите.
Бывают дни, когда приходит муза, и посты сами собой создаются в голове, множество отличных идей, мыслей и предложений. Написав наперед несколько постов, вам не нужно размещать их в один день, просто оставьте их в черновиках, что позволит вам всегда иметь под рукой пару-тройку отличных постов для ваших читателей. Это освободит вам время в следующие несколько дней, для отдыха, или для какой-то работы в оффлайне и конечно для размышлений над новыми темами и идеями. Этот совет дают многие проффесиональные блоггеры и многие пишут в свой блог именно так.

Очень часто нам рекомендуют писать каждый день, писать чаще, что бы вас читали и делали ссылки. Многие популярные блоггеры, делают один пост в день, регулярно. Но есть также и другие, которые пишут 3 раза в неделю, или еще реже, что не лишает их блогов популярности. Вам решать каким советом вы воспользуетесь. Но примите к сведению, что довольно часто пользователи отказываются от подписки на RSS из-за того что фид переполнен, они просто не успевают читать то, что вы пишите. По статистике, для того что бы пост разошелся по блогосфере, необходимо примерно 2 — 3 дня, именно за это время, пост прочитает наибольшее количество читателей, и получит наибольшее количество ссылок от других блоггеров.
Так что имеет смысл попробовать снизить частоту написания в блог до 2 — 4 раз в неделю и в то же время повысить качество информации которую вы даете своему читателю. В данном случае важно не забывать про регулярность написания в блог, даже если вы решите писать 1 раз в неделю.

Уверен, вы как и я очень любите наблюдать за статистикой своего блога. Сейчас я стараюсь контролировать себя, и просматривать статистику блога всего два раза в день, утром и в конце дня. До этого, это было просто кошмаром. С утра мы заходим в Google Analytics и начинаем изучать, кто на нас ссылается, сколько сегодня посетителей, сколько просмотров и тп и тд. казалось бы что это вполне нормально, но вы посчитайте сколько времени уходит просто на изучение статистики. Я мог начать писать пост, потом прерваться и посмотреть кто-же еще зашел или поставил ссылку на мой блог, потом начинаешь ходить по чужим блогам, потом бац! и уже забыл о чем писал. А ведь кроме сервисов статистики, есть еще множество рейтингов и каталогов.
Приучайте себя тратить меньше времени на просмотр статистики своего блога, достаточно бегло просмотреть ее утром, и более подробно изучить в конце дня. Помните, статистика никуда не денется, статистика накапливается на сервере и всегда доступна для вас.

Наведите порядок на своем рабочем столе. Это касается и того который на экране вашего компьютера и того, на котором ваш компьютер стоит. Ничего лишнего, все что часто используется держим под рукой, ничего что может нас отвлекать во время работы.
Наведите порядок в своем браузере. Отключите все лишние кнопки, панели и плагины, организуйте свои закладки, держите закладки на сайты которые часто посещаете в отдельной папке.
Используйте редактор для написания постов в блог. Это позволит вам меньше отвлекаться, чем при написании поста непосредственно в браузере. Нет соблазна открыть в еще одном окошке, какую-то страничку, как это бывает при написании через браузер. Пишем, пишем, решили проверить что-то, или просто уточнить какую-то делать, открыли пару страничек, и вы уже ничего не пишите вы уже читаете и забыли вообще о чем только что писали. Очень плохо когда при написании поста, прерывается ход мысли.

Очень часто, люди которые ведут блог, склонны проверять почту каждые 15 минут, заглядывать в RSS ридер, в поисках обновлений в других блогах или комментариев к своим читать новости и тп. все это также отнимает много времени, которое вы могли бы потратить в других полезных целях, например сделав какую-то работу по дому или выполнив какую-то задачу на своей основной работе или просто написав очередной пост. Как правило необходимости во всех этих действиях никогда не возникает, поэтому для экономии вашего времени можно составить небольшой график вашей работы с новостями, почтой и комментариями.
Например утром, проверяем статистику, заработки по AdSense или другим системам через которые вы зарабатываете деньги, бегло просматриваем заголовки новостей и почты, читаем комментарии и новые ссылки на ваш блог. Если ничего важного нет, закрываем браузер и занимаемся своими делами. На все это можно выделить примерно 30 минут времени.
В обеденный перерыв, вы можете заниматься ответами на письма и комментарии, общением в форумах и социальных сетях, в зависимости от вашего времени можете уделить этому час или чуть больше.
Вечером, когда вы вернулись с работы, занимайтесь чтением RSS, написанием постов, обдумыванием идей для новых постов или проектов. Даже если вас не посетит муза, вечером можно уделить наибольшее количество времени для работы с блогом, у вас ведь вся ночь впереди. У меня на эту часть работы может уходить до 4-х часов.
Составив такой график, вы сможете здорово экономить дневное время, которое как правило необходимо для выполнения работы в оффлайне.

«Не вешайте на себя обезьян», как говорят психологи. Если вас попросили что?то сделать, а вы очень заняты, не берите на себя обязательств. Так и скажите: «Ничего обещать пока не могу!»
Чтобы не обидеть милого «похитителя вашего времени», сначала войдите в его положение, затем мысленно просчитайте возможные последствия своего отказа. И скажите приблизительно следующее: «Я, конечно, понимаю, насколько это важно для тебя, но сейчас никак не могу…»
Обязательно предложите альтернативное решение. Например, к предложению в пункте Б добавьте: «Попросите Ивана Степановича, он в этом вопросе разбирается лучше меня».
Если вам предстоит кому?то отказывать, не избегайте неприятного разговора («Для Смирнова меня сегодня нет» — знакомая фразочка?), лучше сразу культурно объяснитесь с человеком. И он не будет питать иллюзий, и у вас гора с плеч…
Отказывая на работе, особенно важно показать, что этого требуют интересы дела, то есть вы руководствуетесь не личными мотивами: «Ценю вашу настойчивость и бесконечное обаяние, но предложенное вами вложение средств нашей фирмы никак не вписывается в составленный бюджет рекламной кампании на этот год».
Старайтесь улучшать собственные коммуникационные навыки и организованность. В связи со всем вышеперечисленным необходимо научиться общаться на работе быстро и эффективно, а не ходить вокруг да около. Тогда вы с полным правом сможете считать: если ваши сослуживцы или тем паче подчиненные не сразу реагируют на ваши четкие реплики и указания — это их проблемы.
Постарайтесь и сами быстро улавливать суть того, что вам говорят, о чем просят. Допустим, деловой партнер долго и цветисто описывает, что его офис на ремонте, так как в соседнем здании был пожар, домашний компьютер сломался, банковский счет фирмы заблокирован, а уволившаяся бухгалтерша перепутала платежки… Вы сразу поняли, к чему он клонит, поэтому остановите собеседника: «Короче, нужно переделать наш договор?» Пусть на объяснения уходит как можно меньше драгоценного времени. Дело есть дело.
Если чувствуете, что разговор слишком резкий, смягчите его фразой типа: «Как приятно иметь дело с таким обязательным (внимательным, энергичным, деловым, толковым, демократичным) человеком, как вы!» Если вы начальник, научитесь функ-ционально и эффективно делегировать полномочия и не забывайте контролировать процесс выполнения заданий. Возможно, то, что вам понятно с полуслова, для вашего подчиненного недоступно.
Однако не пожалейте времени, чтобы разгрести бумажные завалы на своем рабочем столе. Все необходимое должно быть в данный момент перед вашими глазами. Расстаньтесь со старыми записями и документами! Зачем вам бумаги «времен очаковских и покоренья Крыма»? Только если вы точно знаете, что данные документы когда?нибудь всплывут, создайте архив: папка номер такой?то, хранить до такого?то. А в указанное время не поленитесь еще раз просмотреть бумаги и отправить ненужные в мусорную корзину. Не зацикливайтесь на былом. Начнут теребить душу различные думы типа «вот тогда мы делали это так», польются воспоминания, и вы потеряете необходимый темп.
И еще: какой бы ни была ваша работа — штампуете ли вы детали на заводе или рисуете картины в мастерской, — максимально используйте свой КПД. Будьте ответственны, даже незначительную на первый взгляд малость учитесь делать качественно. Это необходимо для того, чтобы эффективно использовать свое время (плохо сделаете — придется исправлять!), а значит, быть на хорошем счету и расти по служебной лестнице. Да просто даже для того, чтобы уважать себя.. Заставьте время работать на вас. Когда кабинет лорда Рассела вынес на голосование либеральный закон, расширяющий права граждан, в том числе рабочих, государственный деятель Уильям Юарт Гладстон, обращаясь к выступившим против закона консерваторам, мудро сказал: «Вы не можете сражаться против будущего. Время работает на нас». Отсюда и пошло это выражение. Но наша задача гораздо глубже исторического первоисточника: мы должны понимать не только то, что мы можем получить в будущем, но и осознавать праведность своих сегодняшних усилий. Подчеркиваю, именно праведность.
Это касается не только работы, но и, как ни странно, личной жизни. Что в общем?то очень тесно связано. Приведем простой житейский пример. Муж, сильно ударив жену, ушел к другой. Долго прятался, боясь репрессий со стороны правоохранительных органов, но, узнав, что ему ничто не угрожает за нанесенные телесные повреждения, осмелел. И стал со своей бывшей второй половиной судиться из?за крохотной квартирки. Круглосуточно изучал юридический и жилищный кодексы, ходил по различным общественным инстанциям, пытался привлечь на свою сторону ребенка — то есть, использовал все средства, чтобы выселить прежнюю жену из квартиры, которую он так опрометчиво и бесславно в свое время покинул.
Женщина же, оправившись после побоев и шока, устроилась на хорошую работу и все свои усилия направила на карьерный рост. Она знала, что в данной ситуации у нее есть только ограниченное количество времени и оно должно работать на нее. Пока ее бывший кричал на всех углах, что ему негде жить с новой семьей и грудным ребенком, женщина взяла кредит в банке и купила квартиру своему выросшему чаду. Выплатив его, занялась строительством собственной. Благо высокая должность в компании ей позволяла брать ссуды и кредиты. Она продала ту несчастную квартирку, из?за которой и был многолетний некрасивый сыр-бор, естественно, отдав положенную долю бывшему мужу (которой ему, по всей видимости, не хватило и на первоначальный взнос, так как он по сей день снимает жилье).
Потом дама купила себе квартиру в элитном доме, построила коттедж за городом и в конце концов открыла свое прибыльное дело. А ее бывший муж кроме невроза ничего путного так и не заработал… Подобных и обратных жизненных примеров можно найти тысячи. Что тут скажешь? Не тратьте драгоценные годы на войну, распри, восстановление «справедливости», будьте выше мелочных бытовых обид. Время — лучший лекарь. Работайте в прямом и переносном смысле на свое светлое завтра, и только тогда время вам само покорится.
Помните песню Микаэла Таривердиева на слова Роберта Рождественского из телесериала «Семнадцать мгновений весны», в которой поется: «Не думай о секундах свысока»? На работе как раз о них мы и забываем — прокуривая, пробалтывая, попивая (чай, кофе или что?нибудь покрепче…), даже не слыша их художественный свист у нашего виска. Безусловно, у каждого свой темперамент: кто?то, например, быстро принимает решения, а кто?то должен подумать. Но это никогда не служило оправданием лени, пустого время-препровождения, разболтанности и профессиональных неудач.
Как тут не вспомнить еще одно известное и подходящее к теме нашего повествования высказывание, которое прозвучало в шестом действии драмы «Баня» Владимира Маяковского: «Время, вперед!» Особенно оно стало популярным после выхода в 1932 году одноименного романа Валентина Катаева. А известный советский композитор Георгий Свиридов так назвал свою музыкальную пьесу, которая долгое время служила заставкой к вечерней информационной телепрограмме. Не забывайте и вы, что время неумолимо бежит вперед и наша задача — не гнаться за этим диким, необузданным конем, а научиться управлять им, как лихой тройкой, которая летит туда, куда мы ей укажем.