Управление временем

Июль 2010

Традиционно пик открытия вакансий приходится на сентябрь-октябрь и январь-февраль: то есть сразу после завершения летних отпусков и после новогодних каникул. Дело не только в том, что после длительного отдыха тяжело сразу включаться в деловой ритм – настолько тяжело, что у некоторых это выливается в депрессию. Просто если человек в принципе подумывал о смене места работы, то в первые две-три недели после отпуска он чаще всего принимает окончательное решение.
Конечно, далеко не всем подходят столь радикальные меры. Пусть настрой совсем не деловой, и работоспособность упала ниже некуда, но у каждого найдется немало причин для поддержания статус кво: должность, зарплата, значимый проект, дружный коллектив, уютный офис… Значит, придется начать борьбу с негативными симптомами. Но нужно ли заставлять себя работать через силу? Сотрудники-перфекционисты, которые буквально «горят» на работе, полагают, что способность работать как часы, не взирая на астропрогнозы, погоду и плохое настроение, является доказательством подлинного профессионализма. С одной стороны, подобное отношение к труду повышает ценность специалиста в глазах работодателя. А с другой — отказ от полноценного отдыха и постоянная гонка, по мнению психологов, становятся основными причинами «стрессовых» заболеваний: инфаркта, язвы желудка, остеохондроза и т.п. Не менее серьезный побочный эффект постоянного «преодоления» – профессиональное выгорание. Как и где найти ресурс, который позволит приняться за работу с прежним энтузиазмом?
В СССР проводили многочисленные исследования, направленные на выяснение суточных ритмов человека, проще говоря — кто и сколько часов в день может продуктивно работать. Сейчас подобные исследования тоже ведутся – например, в Центре хронобиологии Института психотерапии РАМН. Оказывается, в течение суток человек переживает несколько подъемов физиологической активности. В частности с 10 до 12 и с 16 до 18 часов организм максимально устойчив к стрессам и кислородному голоданию. Поэтому они считаются наиболее благоприятными для выполнения физической работы, принятия решений, новых начинаний. «Чаще всего синдром хронической усталости и негативное отношение к выполняемой работе возникают у тех, кто живет без учета своих биологических ритмов, — говорит психолог Руслана Амелина. — Общеизвестно, что «жаворонки» наиболее активны и деятельны с раннего утра и приблизительно до шести-семи вечера, пока не село солнце, а пик активности «сов» приходится на вечернее время. Но в наш век больших скоростей и электрического освещения большинство людей становятся аритмиками – т.е. иногда ведут жизнь «совы», а иногда жизнь «жаворонка», в зависимости от производственной необходимости. И не стараются понять, что же для них лучше». Но знать свои фазы активности необходимо, особенно если вы работаете в офисе с жестким режимом прихода-ухода. «Имеет смысл ранжировать все дела по степени важности, и самые ответственные располагать в расписании так, чтобы они приходились на время, когда вы чувствуете себя лучше всего», — советует г-жа Амелина. Согласно исследованиям известного немецкого хронобиолога Фридриха Хальберга, существует также недельная периодичность интеллектуальных, эмоциональных и физических проявлений. То есть на протяжении недели работоспособность человека неравномерна. В первые дни она возрастает; достигая наивысшего уровня на третий день, а затем постепенно уменьшается, заметно падая в последний день. Именно поэтому считается, что установление рабочего периода продолжительностью более 5 дней нецелесообразно.

Одна из основных проблем психологии профессионального здоровья — это неумение отдыхать. С точки зрения тайм-менеджмента, организация вашего рабочего дня должна соответствовать принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Технология анализа деятельности и саморазгрузки в течение рабочего дня позволяет планировать свой отдых и, отдыхая, планировать время.
Техника саморазгрузки
Вопросы, облегчающие нагрузку Меры
1. Зачем вообще это делать? Исключить
2. Почему именно я? Перепоручить
3. Почему именно сейчас? Установить оптимальные сроки
4. Почему в такой форме? Рационализировать

Приведем несколько примеров техник организации дня. Все они носят рекомендательный характер и могут служить лишь импульсом для составления вашего распорядка, поскольку лучшая система тайм-менеджмента — система, выбранная вами. Что найти ее, необходимо попробовать уже известные техники, а затем выбрать те, которые наиболее удобны именно для вас.

Правила начала дня. Начинайте день с позитивного настроя. Старайтесь порадоваться началу нового дня. Настрой, с которым вы приступаете к решению предстоящих задач, имеет немаловажное значение для последующих успехов или неудач. Каждое утро, как рекомендовал это делать великий Пифагор своим ученикам, говорите себе следующие стихи: «Прежде чем встать от сладостных снов, навеваемых ночью, Думой раскинь, какие дела тебе день приготовил». Составьте реалистичный план на весь день. Вначале — ключевые задачи, к решению которых необходимо приступать без «раскачки». Утро — для сложных и важных дел!

Правила середины дня. Отклоняйте дополнительно возникающие несрочные проблемы. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный ритм профессиональной деятельности. Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. Хорошо, если в течение рабочего дня получается выкроить хотя бы полчаса, в течение которого вы обдумываете и анализируете план текущего дня, вносите соответствующие коррективы.

Правила завершения рабочего дня. Все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня. Необходим контроль за результатами и самоконтроль. План на следующий день составляйте вечером! Или — как учил своих учеников уже упомянутый нами Пифагор: «Не допускай ленивого сна на усталые очи, Прежде чем на три вопроса о деле дневном не ответишь:
Что я сделал? Чего я не сделал? И что мне осталось?». Таким образом, мы завершаем день спокойным анализом и планированием на завтра в спокойном позитивном настроении. Не допускайте тревожных мыслей и несуществующих причин для беспокойства, как сказал известный сатирик М.М. Жванецкий: «Будем бороться с трудностями по мере их поступ­ления!»

Техника саморазгрузки. Одной из существенных предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой стиль работы и разгрузить себя, если все свои рабочие задания будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос. Вопросы и меры по саморазгрузке, которые вы можете выбрать, приведены в таблице.

Технология контроля времени. Для управления такой тонкой материей, как время, контроль особенно важен. В приведенной таблице 3 перечислены некоторые способы контроля, используемые в тайм-менеджменте.

Метод «пяти пальцев» (по Л. Зайверту). Лотар Зайверт предлагает простой и очень удобный метод ежедневного итогового контроля в тайм-менеджменте, так называемый метод пяти пальцев. Метод является элементарной техникой, в которой за каждым пальцем руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения цели.

Достаточно лишь посмотреть на ладонь правой руки и по первым буквам названия пальцев вспомнить параметры, на основании которых осуществляется контроль.

М (мизинец) — мысли, знания, информация. Мыслительный процесс. Что нового я сегодня узнал? Какие знания приобрел? В чем возросла моя компетентность, усилился профессионализм? Какие новые и важные идеи сегодня меня озарили?

Б (безымянный) — близость к цели. Что я сегодня сделал и чего я достиг?

С (средний палец) — состояние духа. Каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа? Что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией?

У (указательный) — услуга, помощь. Сотрудничество. Чем я сегодня помог другим? Познакомился ли я с новыми людьми? Улучшились ли мои взаимоотношения с коллегами (или наоборот)? С кем возник конфликт?

Б (большой палец) — бодрость, физическое состояние. Что я сделал сегодня для моего здоровья, поддерживания моих физических сил? Что позволило отдохнуть, восстановить силы? Что сделано сегодня мною для поддержания здоровья, физической формы?

«Пятипальцевый» метод итогового контроля удобен прежде всего своей компактностью — он дает возможность быстро и качественно проконтролировать наиболее значимые итоги дня. При всей кажущейся простоте данный метод может быть вполне серьезным аналитическим инструментом.

Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Успешное делегирование предполагает: готовность делегирования (желание); способность к принятию делегирования (возможности). Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. Прежде чем говорить о технологиях, рассмотрим, что можно делегировать.
Грамотный процесс делегирования основан на психологических аспектах общения в профессиональной деятельности. Шесть вспомогательных вопросов по делегированию составляют основу технологии оперативного перепоручения профессиональных задач.
Что должно быть сделано? Сотруднику необходимо четко объяснить цель и результат порученного вида работы.
Кто должен это сделать? Докажите, почему именно этому специалисту вы перепоручаете свою деятельность, подчеркните его компетентность и ответственность.
Почему он должен это сделать? Обязательно прокомментируйте, что вы можете решить данную проблему сами, но заняты решением более важных задач.
Как он должен это сделать? Совместно разработайте наиболее эффективные методики решения делегируемой группы задач.
С помощью чего он должен это сделать? Порекомендуйте необходимые средства и способы решения проблемы.
Когда он должен это сделать? Четко определите сроки исполнения деятельности.

Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.
Техника анализа сложности задач. Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.

3. Пронумеруйте свои задачи.

4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.

5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного времени — задачи А; 20 процентов запланированного времени — задачи Б; 15 процентов запланированного времени — задачи В.
6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Психотехнические упражнения. Приучить себя к рациональному планированию и организации собственной деятельности поможет выполнение несложных упражнений.

«Полный порядок». Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.

«Навести порядок» в своих мыслях вы можете с помощью еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное.

«Конец — делу венец». Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. Помните: делу — время, потехе — час. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Но обязательно одно дело доводим до конца.

«Планирование»
На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений.
А теперь основное — все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.

Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени». Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

Техника анализа сложности задач. Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:
1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.

3. Пронумеруйте свои задачи.
4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.

5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного времени — задачи А; 20 процентов запланированного времени — задачи Б; 15 процентов запланированного времени — задачи В.
6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Психотехнические упражнения. Приучить себя к рациональному планированию и организации собственной деятельности поможет выполнение несложных упражнений.

«Полный порядок». Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.

«Навести порядок» в своих мыслях вы можете с помощью еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное.

«Конец — делу венец». Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. Помните: делу — время, потехе — час. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Но обязательно одно дело доводим до конца.

«Планирование»
На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений.
А теперь основное — все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.

Управление временем (Time Manage­ment) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности. Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат — повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени. Древние мореплаватели говорили: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Можно вспомнить и еще одну не менее древнюю и очень известную пословицу: «Время — деньги!» Время — это действительно стратегический ресурс человека. Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула: ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБЫ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) – помехи, где ВРЕМЯ РАБОТЫ зависит от ее цели, которая должна быть «осознанной и понятной исполнителю; способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты); энергии, затраченной на деятельность (здесь под «энергией» понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).
Помехи времени
Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени. Просмотрите список самых существенных «поглотителей» времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять «своих» важнейших помех.
Нечеткая постановка цели.
Отсутствие приоритета в делах.
Попытка слишком много сделать за один раз.
Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
Нечеткое планирование трудово­го дня.
Личная неорганизованность, «бумажные завалы».
Чрезмерное чтение.
Скверная система документообо­рота.
Недостаток мотивации, нежелание активно работать.
Поиск несистематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).
Недостатки кооперации или разделения труда.
Отрывающие от дела телефонные звонки.
Незапланированные посетители.
Неспособность сказать «нет».
Неполная, запоздалая инфор­мация.
Отсутствие самодисциплины.
Неумение довести дело до конца.
Отвлечение (шум).
Затяжные совещания.
Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
Отсутствие коммуникации или неточная обратная связь.
Разговоры на частные темы.
Излишняя коммуникабельность.
Чрезмерность деловых записей.
Синдром «откладывания».
Желание знать все факты.
Длительность ожидания (например, запланированной встречи).
Спешка, чрезмерная суетливость.
Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
Недостаточный контроль за порученными делами, их часто приходится переделывать.
Выделив свои пять «поглотителей времени» и ответив на следующие вопросы: «Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?», — вы уже сможете добиться значительного повышения продуктивности своей работы.
Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с выявленными фактами потери времени.

Люди часто составляют различные списки, когда не слишком доверяют собственной памяти — например, списки покупок или списки необходимых дел. Но в качестве вспомогательного средства в процессе мышления списки используются крайне редко, хотя этот инструмент очень эффективен. С его помощью вы можете организовать свои мысли таким образом, чтобы максимально усилить свои возможности мышления. Составление списка по простым правилам для улучшения скорости и гибкости мышления является неотъемлемым элементом такого метода, как «мозговой штурм».
Упражнение 1. Чтобы лучше понять суть и важность составления списков при решении задач, предлагаем вам выполнить следующее упражнение. Представьте себя консультантом завода по производству обычного красного кирпича, который в данный момент испытывает финансовые затруднения. Менеджера завода интересуют новые сферы применения выпускаемого продукта. Подумайте над вопросом три-четыре минуты и запишите новые варианты использования кирпича. Возьмите чистый лист бумаги и запишите на нем за четыре минуты все идеи, по данной проблеме, которые приходят вам в голову. Не забывайте о подвижности и гибкости мышления, избегайте трезвых оценок и стандартных подходов. Составьте максимально длинный список. Следует заметить, что когда люди выполняют задание письменно — составляют список, особенно при работе в группе, они работают очень интенсивно, тем более, если время ограничено. Возможно, это обусловлено привычками, привитыми нашей системой образования и духом соревновательности, царящим в нашем обществе. Но независимо от причин этого явления, составление списков на бумаге концентрирует нашу концептуальную энергию. В результате мы получаем зафиксированные данные. Если записывать идеи после «нескольких минут раздумий», то новых идей окажется значительно меньше, чем когда непосредственно записывать их на бумаге. Было ли ваше мышление гибким и подвижным? Чтобы приблизительно оценить его подвижность, скажем, что наши студенты в среднем находили от 10 до 20 новых вариантов использования кирпичей за отведенное для выполнения упражнения время: одни — от 5 до 10, другие — от 10 до 20, а третьи — от 20 до 30 альтернатив. Очень немногим из них удавалось генерировать более 30 или менее 5 вариантов. Кривая воображаемого графика полученных результатов будет похожей на изображение колокола. Однако подвижность мышления является далеко не главным фактором в концептуализации. Если в списке перечислены такие идеи, как «построить стену, построить камин, выложить внутренний дворик, построить обувной магазин, построить магазин бытовой техники, построить магазин одежды, построить бакалейный магазин» и т.п., то ваше мышление можно назвать подвижным, но лишь в отношении одного из возможных вариантов использования обычного кирпича. Скорее всего, подобные варианты хорошо известны производителю этого товара. В процессе концептуализации очень важную роль играет гибкость мышления. Мышление человека можно считать по-настоящему гибким в данной ситуации, если в списке его предложений перечислены самые разнообразные идеи. Например, использование кирпича при постройке резервуаров для хранения воды, обогреве постельного белья холодными ночами, измерении уровня грязи в лужах, в качестве материала для скульптур, детских игр или для использования в новом виде спорта — к примеру, в соревнованиях по укладке кирпича. Подобные идеи позволяют выйти за пределы стандартных рамок восприятия и использования обычного кирпича. Если ваш процесс мышления достаточно гибок, то в вашем списке непременно найдутся забавные и даже смешные идеи. Но если он свидетельствует о недостаточной гибкости вашего мышления, то это значит, что вы страдаете от блока, связанного с навешиванием ярлыков. Именно он не позволяет вам выйти за стандартные рамки. В нашем обществе кирпич воспринимается исключительно как строительный материал, что является стереотипом.
Преодоление установок
Использование многих творческих методов направлено на преодоление наших психологических установок. Другими словами, задача состоит в том, чтобы научить нас не сосредотачиваться на первом пришедшем в голову решении, а рассматривать большее количество альтернатив. Можно составить список определений стандартного предмета, который поможет более полно оценить его, а следовательно, активизировать процесс концептуализации. Попробуем составить список характеристик обыкновенного кирпича. Вот некоторые из них: вес, прочность, цвет, шероховатость, правильность формы (прямые углы, ровные поверхности), способность проводить и аккумулировать тепло, плохая токопроводящая способность, пористая структура, твердость. Придумайте дополнительные характеристики и запишите их. Не исключайте экономический аспект. Поразмыслите над эстетическим аспектом. Если теперь вы возьмете один из пунктов приведенного выше списка, например вес, то поймете, что вам стало значительно легче представлять себе нестандартные варианты использования простого кирпича — например, в качестве якоря, балласта, ограничителя открывания двери, противовеса, прижима для использованных тряпок или газет, метательного снаряда на войне, во время акций протестов, против вредных соседей и т.п. В процессе концептуализации гораздо полезнее думать о характеристиках объекта, нежели о применяемых к нему стереотипах.
Список мелких проблем
Позвольте привести еще один пример использования в процессе мышления данного метода. Попробуйте составить «список мелких проблем». Большинство людей с хорошо развитым воображением неоднократно мечтали о том, чтобы изобрести что-либо очень полезное для общества и не работать остаток жизни, а только получать доходы от своего гениального изобретения. И только единицы добились этого на практике. Такой низкий процент реализации подобных идей объясняется двумя основными факторами. Во-первых, достаточно сложно придумать конкретное изобретение, в котором очень нуждается человечество. Во-вторых, для получения финансовой выгоды от такого рода изобретений могут понадобиться годы разработок. К тому же альтернативных решений второй проблемы практически не существует. Чтобы придумать потенциально прибыльное изобретение, нужно сосредоточиться на нуждах и потребностях окружающих. Одним из вариантов может быть проведение опроса. Можно зайти в ближайшую больницу и расспросить ее персонал о том, в чем они нуждаются больше всего. Другой вариант — представить себя на месте конкретного потребителя. Например, представьте себя водителем грузовика и подумайте, что бы вам в этой ситуации могло понадобиться. Третий вариант, пожалуй, самый простой: вспомните о том, что вы также являетесь потребителем определенных продуктов и услуг и что ваши потребности и пожелания, вероятнее всего, разделяет множество других потребителей аналогичных товаров и услуг. Полученное в результате изобретение будет удовлетворять потребности не только ваши, но и многих людей во всем мире. Основной проблемой, с которой приходится сталкиваться каждому в подобной ситуации, является склонность к обобщению. Скорее всего, ваши собственные желания слишком размыты и неконкретны. В таком случае можно попробовать составить список максимально приземленных потребностей, который мы называем «списком мелких проблем». Это гибкий и одновременно очень конкретный список разнообразных мелочей, которые не дают вам покоя в повседневной жизни.
Упражнение 2. Составьте письменно список мелких проблем. Не забывайте о чувстве юмора. Если за десять минут вам нечего будет добавить к нему, то вы, скорее всего, страдаете от ряда эмоциональных и перцептивных блоков или же просто мало задумываетесь о своей жизни. Если задание выполнено вами правильно, то созданный список мелочей будет стимулировать ваш разум к генерированию множества идей для разнообразных изобретений. Значит, вам удалось отразить в списке наиболее актуальные и конкретные проблемы, сохранив при этом подвижность и гибкость мышления. Среди перечисленных мелких проблем должны быть как широко распространенные, так и конкретные, очень нестандартные. Для большинства людей это будет первый случай в их жизни, когда они задумались о конкретных небольших деталях и мелких проблемах, которые мешают им жить и постоянно беспокоят их. В ходе размышлений вы можете использовать и так называемый «контрольный список». С его помощью можно проанализировать свой мыслительный процесс и убедиться в том, что вас не сдерживают какие-либо блоки. Джон Арнольд, один из пионеров преподавания дизайна, использует контрольный список, который приведен ниже.
Контрольный список для новых идей
Поиск нового применения. Как можно использовать идею в оригинальной форме? Как можно использовать модифицированную идею?
Адаптация. Какие подобные идеи существуют? Какие идеи являются результатом этой? Можно ли провести параллели с прошлыми идеями? Что можно позаимствовать от других? Что можно наследовать?
Модификация. Как выглядит та же идея под новым углом зрения? Что можно изменить: значение, цвет, движение, звук, запах, форму, очертания? Какие еще изменения возможны?
Увеличение. Что можно добавить? Больше времени? Увеличить частоту? Прочность? Высоту? Длину? Толщину? Можно ли увеличить ценность? Добавить новые ингредиенты? Продублировать? Умножить? Преувеличить?Уменьшение. Что можно отнять? Уменьшить? Сгустить? Миниатюризировать? Сделать ниже? Короче? Легче? Что-либо исключить? Упростить? Разделить?
Замена. Чем можно заменить? Кем можно заменить? Изменить ингредиенты? Использовать другие материалы? Использовать другой процесс обработки? Другой источник энергии? Другое место? Другой подход? Другой тон голоса?
Перекомпоновка. Поменять местами компоненты? Использовать другую схему? Использовать другой макет? Другую последовательность? Поменять местами причину и следствие? Изменить темп? Изменить расписание?
Обратное превращение. Поменять местами положительное и отрицательное? Подумать о противоположном? Повернуть процесс вспять? Перевернуть все «с ног на голову»? Поменять роли? Переобуть ботинки? Переставить столы? Повернуться другой стороной?
Комбинирование. Подумать о смеси, сплаве, ассортименте, группе? Можно ли совместить отдельные элементы? Можно ли совместить цели? Совместить лозунги? Совместить различные идеи?
Профессор Арнольд сравнивает подобный список с колодой карт, которую можно тщательно перемешать для того, чтобы посмотреть, смогут ли комбинации элементов расширить и дополнить процесс мышления. Метод использования различных списков могут применять все, кто заинтересован в выработке максимального количества альтернатив в процессе концептуализации. Он подходит для разных типов мыслителей. К тому же, гарантирует сохранение выработанных идей, поскольку они фиксируются на бумаге. Как уже отмечалось ранее, одни идеи могут порождать другие идеи. Записанные на бумаге оригинальные идеи могут просуществовать в таком состоянии некоторое время, пока они не натолкнут вас создателя на новые размышления.

1. Есть ли у вас в каждый момент ближайшая цель, к которой вы стремитесь? Составляйте на каждый день список дел, требующих непременного завершения, а кроме того, список заданий, которые желательно выполнить. Подготовьте перечни дел на будущие неделю, месяц. Это поможет лучше распределять время.
2. Учитываете ли вы приоритеты дел? В списке заданий на день упорядочьте их по важности. Делать это желательно накануне.
3. Находится ли у вас хотя бы час времени для творческой работы? Используйте для этого «время без телефона» (см. вопрос 16) и утренние часы.
4. Чувствуете ли вы, который час? Попробуйте провести эксперимент: попытайтесь один рабочий и один выходной день в неделю обойтись без часов. Вы удивитесь, насколько неверно угадываете время. Постарайтесь затем ежедневно определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно и то же время на рутинную работу. Увидите сами, как день ото дня станут улучшаться ваши оценки времени.
5. Даете ли вы своим коллегам возможность проявить себя? Больше доверяя им, вы повысите их удовлетворенность трудом и высвободите свое время.
6. Делегируете ли вы рутинную работу? Подробно проанализируйте свои ежедневные занятия. Какие из них мог бы выполнять менее квалифицированный работник?
7. Удается ли вам делегировать мелкие разовые задания? Существует много дел, которые совсем не обязательно выполнять самостоятельно. Уточните, не подменяете ли вы канцелярию, скажем, отправляя письма.
8. Делегируете ли вы не только задания и права, но и связанную с ними ответственность? Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за то, что работа будет выполнена.
9. Допускаете ли вы «обратное делегирование»? Если вы уже передали задания, права и ответственность, старайтесь не вступать в детальные обсуждения с сотрудниками, стремящимися в ходе делегированной деятельности воспользоваться вашей помощью.
10. Есть ли у вас прямые источники информации? Данные, проходящие много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели. Проконтролируйте, по каким каналам поступает к вам информация. Если большое количество этапов неизбежно, то лучше запрашивать письменный отчет у первого лица (из первоисточника).
11. Умеете ли вы говорить «нет»? Нужно быть готовым дать любому из подчиненных задание, передать ответственность, но слишком много передавать тоже нельзя, иначе уйма времени уйдет на объяснения и согласование действий. Заблаговременно сказанное «нет» той и другой крайности в работе сэкономит время.
12. Выдерживаете ли вы сроки выполнения намеченных дел? Если в этом вы дисциплинированны, подобное умение улучшает ваш собственный распорядок дня. Точность — еще одно средство экономии времени.
13. Готовы ли вы к необычным ситуациям? Разработайте заранее «план боя» для критических случаев, которые можно предвидеть. Потерянное из-за неверных решений время обычно не удается наверстать. От хорошего руководителя ждут, что он способен управлять и в чрезвычайных обстоятельствах.
14. Делаете ли вы заметки для внутреннего пользования кратко и лишь в неизбежных случаях? Проверьте все свои подборки, дела, списки, записи, предназначенные для внутреннего пользования. Нужны ли они вообще? Нельзя ли передать хотя бы часть их компетентным подчиненным? А те, которые должны вести вы сами, нельзя ли формулировать короче, точнее?
15. Реагируете ли вы на все спокойно и рассудительно? Внезапные импульсивные реакции, как правило, отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с быстротой реакции. Меры, принятые под влиянием импульса, обычно приходится отменять. Должный самоконтроль необходим и для экономии времени.
16. Позволяете ли вы телефонным звонкам прерывать дела и тем самым нарушать ваш деловой ритм? Установите, в какой час рабочего дня вам меньше всего звонят. Назовите этот час «временем без телефона». Зафиксируйте вопросы, по которым секретарь может отвечать самостоятельно.
17. Кто составляет вам распорядок дня? Проверьте, в какой мере это монополия вашего секретаря. Хорошо, чтобы он(а) занимался этим не один(а).
18. Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время? Постоянно открытые двери стимулируют сотрудников к встречам и без особой надобности. Установите время посещений, и увидите, насколько быстрее станут решаться поставленные задачи.
19. Принимаете ли вы ежедневно тех, кого не вызывали? Здесь нужны четкие распоряжения. Принимать посетителей без вызова необходимо лишь по важным вопросам и в порядке исключения. Но все исключения должны лишь подтверждать единожды установленное правило.
20. Много ли времени занимают у вас совещания? Действительно ли они эффективны? Не забывайте, что чрезмерное увлечение совещаниями ведет к значительным потерям времени.
21. Удается ли вам четко отдавать распоряжения? Выражайте свои мысли максимально кратко, сообщайте только точные сведения и указания.
22. Работаете ли вы сразу по многим направлениям, начинаете ли несколько дел сразу? Помните о важном принципе: прежде чем приступать к новому делу, следует завершить предыдущее.
23. Напоминает ли ваш рабочий стол «поле боя»? Наведите порядок, важные и постоянно нужные таблицы и сводки должны всегда быть под рукой. Просмотрите, что можно убрать со стола. Быстрее найти требующийся документ помогут цветные полоски, скрепки и т. д.
24. Часто ли вы откладываете важные дела? Если вы привыкнете регулярно вести список приоритетов (см. вопрос 2), отсрочки у вас станут реже. Особо выделите работы, которые нужно выполнить немедленно.
25. Не говорите ли вы излишне медленно? Спросите об этом людей, с кем вас связывают близкие личные отношения. Медленная и монотонная речь усыпляет, снижает внимание. Вам требуется больше времени, чтобы ввести собеседника в курс дела. Доказано, что в некоторых случаях энергичная речь предпочтительна. Однако следите и за тем, чтобы она не превратилась в скороговорку.
26. Педантичны ли вы? Скрупулезность вызывает раздражение. Достижение идеального состояния дел требует столько усилий и затрат времени, что они вряд ли окупятся. Нужна разумная мера, середина. Переборщить здесь — все равно что не доделать работу до конца или выполнить ее плохо.
27. Насколько вы нетерпеливы? Спешка и нервозность тоже увеличивают потери времени. Если вы постоянно ощущаете нетерпение, поставьте перед собой цель научиться расслабляться. Аутотренинг, а иногда и просто желание перестать торопиться приносят хорошие результаты.
28. Много ли вы читаете? Усвоив методику быстрого чтения, вы повысите свои возможности в получении информации в несколько раз. Но параллельно постарайтесь отсекать менее важные для вас источники информации и сосредоточиться на главном.
29. Чувствуете ли вы себя специалистом по всем вопросам? Не стремитесь быть им. Советуйтесь с профессионалами, а свои усилия сосредоточьте на управленческих задачах: вашим сотрудникам это будет приятно, да и у вас высвободится больше времени.
30. Как вы относитесь к работе? Лишь позитивное отношение к своему делу помогает успевать всюду. Кто работает увлеченно, тот работает быстрее. Это одно из наиболее эффективных средств решения проблемы нехватки времени.

И я задумалась, почему, казалось бы такой ясный тайм-менеджмент дает сбои в нашей Российской действительности. У людей возникает скрытое сопротивление всем этим табличкам и графикам, со времен режима дня в младших классах. Хотя, заметьте, режим дня давал первые навыки организации времени. Но он не учитывал особенностей Русского характера. Достаточно популярное высказывание: «Мы – русские, особые». А в чем это выражается, никто не мог аргументировано объяснить. Почему всемирно признанные методики тайм-менеджмента не работают у нас? В качестве примера приведем книгу Алана Лакейна «Искусство успевать» (Alan Lakein «How to get control of your time and your life»). Лакейн объясняет, что все мымогли бы достичь наших целей, если бы умели правильно планировать свое время и, соответственно, идти к целям более настойчиво. У нас у всех всегда достаточно времени, чтобы достичь в жизни успеха, несмотря на то,что «мы все должны укладываться в скромный бюджет, который ограничен 168 часами внеделю».
«Что русскому хорошо – то немцу смерть». И это правда. И правда в том, что никто не рассматривает управление временем с точки зрения кросс-культурных особенностей. Что такое кросс-культура? Буквально это означает «пересечение культур». То есть американская культура в виде отдельно взятой книги по тайм–менеджменту пересеклась с русской культурой. И, как мы видим, не получила должных откликов. Многие упорные менеджеры пытались, конечно «натянуть» чужие модели структурирования временем, но, что из этого получается – мы знаем. Достаточно сделать зарисовку Дня Работы Одного Офиса, и все сразу становится понятным. Менеджеры на ходу заскакивают в автомобиль, одной рукой назначая встречу, параллельно дожевывая бутерброд. Вот такой он — Русский Человек. Его нельзя «загнать» в рамки. Потому что мы относимся к полиактивным культурам.
Давайте проведем краткий экскурс в кросс-культурные различия и их отношение ко времени. Здесь дана классификация культур Р. Льюиса.
Моноактивные культуры: (представитель США, Германии, Швейцарии, Англии):
Систематически планирует будущее
Одно дело делает в одно время
Работает в фиксированное время
Пунктуален
Подчиняется графикам и расписанию
Разбивает проекты на этапы
Строго придерживается планов
Вот лозунг моноактивных культур «Время — деньги». Они воспринимают время линейно. Настоящее можно ухватить, разделить на части, упаковать и заставить работать на себя в ближайшем будущем. Время, измеряемое в деньгах – лишь одна сторона медали. Есть еще понятие потерянного времени. И это не сказка Шварца, а суровая реальность восприятия. Швейцарцы, например, создали самые точные часы, оптические приборы, банковские системы. И все для того, чтобы не одна секунда драгоценного времени на оказалась неучтенной. Вот уж действительно «не думай о секундах свысока» кому подходит больше всего.
Моноактивные люди придерживаются системы четкого планирования. Эти методики «разрезают» время для русского человека, что, по меньшей мере, некомфортно для него. Вспомните, как иной раз, вы пишите планы и составляете графики. Пытаетесь следовать им, и вдруг – все летит прахом. Вы поднимаете руку над головой, на выдохе опускаете ее со словами: « А пусть все идет лесом» и сразу чувствуете огромную удовлетворенность. А все потому что, русские принадлежат к Полиактивной культуре. Ну, узнаете себя?
Русский человек:
Планирует только в общих чертах
Делает несколько дел одновременно
Работает в любое время
Непунктуален
График непредсказуемый
Дает проектам накладываться друг на друга
Меняет планы
Я с ужасом наблюдала, когда западные топ-менеджеры запрещали коллективные курилки-чаепития. Они, с точки зрения своей моноактивной культуры, не понимают, как можно так не дорожить Временем. Западные управленцы доходили до умопомрачения, пока приспосабливались к полиактивному использованию времени. Но, наш человек рассуждает так: межличностное взаимодействие лучшая форма инвестирования времени. Мы, русские, можем делать несколько дел одновременно. Конечно, иногда мы делаем вид, что соблюдаем графики. Но, все же знают, что это не так. Теперь понятно, почему иностранные партнеры в панике, когда ведут бизнес с русскими? Вот уж действительно «нашла коса на камень». Один из острых кросс – культурных моментов – отношение ко времени.
Ну, а для того чтобы составить полную картину обитателей планеты, рассмотрим еще один тип, Реактивные культуры.
Восток – дело тонкое. Каждый день солнце встает, и садиться, одно время года следует за другим, небесные тела совершают свое круговращение. Поэтому время для жителей Востока – циклично. Человек может только приспособиться к нему, адаптироваться. Потому что реактивные культуры придерживаются следующих принципов относительно времени. Представитель этой группы:
Реагирует по ситуации
Подстраивается под график партнеров
Рассматривает все возможности
Вносит легкие корректировки
Он не принимает быстрых решений – ему надо обдумать
Поэтому, если у вас деловой партнер с Востока — учитывайте неторопливую философию времени его времени. И заметьте, что большинство книг по Управлению временем – они с Запада или США. Эти наивные человечки всерьез думают, что могут управлять Временем. Восточные культуры лишь преклоняют голову перед Течением Времени. Эти и другие различия в представлениях о времени, приводит к конфликтуразных культур при взаимодействии в бизнесе и жизни.
Вот почему «работа не волк, в лес не убежит». Нам, русским нужны особые системы управления временем. Нам нужно учиться видеть и ловить кайросы (удобные моменты для выполнения дел). Типичный русский кайрос – чтение в метро. Поймали удобный момент. Есть целая система поиска и использования кайросов. Нам надо учиться видеть «многослойность» времени. А для этого, линейное восприятие – графики, планы и таблицы — не очень удобны. Поэтому, разумно читать литературу по тайм–менеджменту, но, учитывая нашу полиактивность, без фанатизма! Помните, что «русскому хорошо, то немцу смерть!»

Есть несколько вариантов, как поступить с таким подчиненным. Можно просто уволить, можно долго и упорно делать замечания, в итоге уйдет сам. Или установить систему штрафов за опоздания. Однако все это меры из репертуара руководителя с авторитарным стилем управления.
Если же вам дороги сотрудники, им можно помочь. Надо обратиться к базовому тайм-менеджменту. Вот четыре основных блока для дальнейшего развития:
умение работать с целями;
правильное определение приоритетов;
знание инструментов планирования;
наработка привычек.
1. Как вы и ваши сотрудники ставите цели
Изучить технический английский язык к 09.09.2009, достигнув уровня свободного перевода специализированной литературы, — это цель. Изучить английский язык — это не цель. В чем разница? У любой цели есть параметры: конкретность, измеримость, реальность и дата.
В первом случае цель поставлена конкретно: изучить технический английский. Мой результат в итоге можно измерить: смогу свободно переводить специализированную литературу. Цель для меня реальна, так как я владею разговорным языком и часто работаю с техническими терминами. Установлена дата реализации.
Проверьте цели свои и своих сотрудников. Все ли они соответствуют этим четырем параметрам?
2. Подробнее о приоритетах: как их правильно выделять среди множества целей
Пример конфликтующих целей: пойти в отпуск и восстановиться — или остаться и развивать новое перспективное направление. Цели компании на год требуют остаться, однако сил нет, ведь отпуска не было два года. Что делать? Как быть? Продолжать и дальше не высыпаться, терпеть постоянную усталость, не успевать с делами в срок, глушить в себе раздражение и нервозность?
Что мы чаще всего говорим себе в такой ситуации? Еще чуть-чуть, сейчас доделаю, а потом отдохну. А теперь вспомните, сколько раз после таких обещаний вы действительно отдыхали, а не продолжали в том же ритме, давая себе новые клятвы?.
Сравните, сколько времени займут дела при тех силах, которыми вы обладаете сейчас, и тех, которые появятся после отпуска. Результат очевиден! Отдохнув две недели, вы сможете делать работу на 30% быстрее. А теперь задумайтесь: были бы вообще достигнуты цели года, если бы отпуска не было? Да, такая вероятность, конечно, есть. Только очень маленькая.
3. Как правильно выбрать инструмент планирования
Инструменты планирования различны для разных периодов времени, поэтому сначала определите, на какой срок строится план. Самый маленький и чаще всего необходимый период — это день. Как его запланировать, чтобы все успеть? Используйте три основных критерия:
планируйте 60% дня, а 40% оставляйте на непредвиденные и срочные дела; записывайте задачи, формулируя «на результат»: сделать, прочитать, сдать и т. д.; на все дела устанавливайте примерный норматив выполнения — 20 минут, 1 час, 4 часа. Короткие задачи планировать не нужно.
Попробуйте, и уже через неделю результаты не заставят себя ждать. Постепенно начнут нарабатываться навыки, а потом и привычки.
4. Привычки — конечный этап становления эффективного тайм-менеджмента
Как понять, есть они или нет? Все просто: человек успевает выполнять задачи, и его эффективность повышается с каждым днем. Достигнуть такого уровня можно постоянной работой над собой или четким контролем со стороны руководителя. Успех в том, что изо дня в день операции по наработке навыков повторяются и тем самым укладываются в подсознании. Важна стабильность повтора действий.
Работайте со временем легко и умело. Правильно ставьте цели, умело выделяйте приоритеты, применяйте подходящие инструменты планирования и тем самым нарабатывайте привычки. Желаю успешных будней!