Управление временем

Архив автора

Планирование времени — что это такое, где это можно использовать и как это может нам помочь? На эти и все другие вопросы вы найдёте ответы на этом сайте.
Время — это то чего не хватает всегда и всем. И не появилось ещё такого человека или устройства, которое могло бы остановить время, замедлить его ход. Однако все мечтают за одно и то же время успевать делать в два раза больше дел. А это реально!
Для всех людей время движется с одинаковой скоростью, однако многие утверждают, что им не хватает времени. При этом некоторым удаётся за то же время успевать делать все свои дела и даже оставлять немного времени для отдыха. Задача этого сайта — научить вас правильному планированию времени. Чтобы времени всегда хватало и чтобы всегда успевать всё делать, необходимо правильно использовать время, то есть заниматься планированием времени. Это обязательное правило.
Именно этому, то есть планированию времени и посвящён данный сайт. Здесь описаны многочисленные ошибки, допускаемые при планировании времени. Почему нам всегда не хватает времени? Что делать чтобы всегда успевать выполнять все запланированные дела? На этом сайте вы узнаете способы более эффективного планирования времени.

У Вас уже есть еженедельный план. Теперь Вы должны распланировать каждую неделю по дням и часам. Лучше всего это делать в какой-то определенный день (например, в воскресенье) на неделю вперед. Как и при планировании долгосрочных дел, Вы должны внести в план строго обязательные дела (типа работы, учебы, времени на дорогу) и установить для всех дел сроки их выполнения. При этом учитывайте время суток, в которое у Вас максимальная работоспособность (для каждого человека оно свое), и выделяйте его для самостоятельных занятий. И помните: лучше заниматься каждый день по часу, чем один раз в неделю, но целый день. Начинать занятия следует с более трудных предметов, оставляя более легкие на конец занятий.

Это те планы, которые Вы намечаете на четверть или на семестр вперед. Отметьте в ежедневнике каникулы и праздники, а также рабочие дни (если Вы еще и работаете). Далее надо зафиксировать даты, относящиеся к учебе (как только они становятся известны): контрольных работ, докладов, курсовых, экзаменов и т.п. Ну, и не забудьте о развлечениях: концерты, театры и пр.
А теперь установите для себя сроки выполнения каждого дела, поступая следующим образом: большие дела делите на более мелкие, время выделяйте с запасом (помните, что обычно любое дело занимает больше времени, чем кажется вначале). Потом для каждого дела, исходя из установленных сроков, составьте понедельный график его выполнения. В результате получится план действий на весь период. И хорошо бы его повесить на заметное место (например, на стену над столом), чтобы как можно чаще он был у Вас перед глазами.

Время ускользает неумолимо, словно нет в минуте законных шестидесяти секунд, а в сутках — двадцати четырёх часов. И вроде бы всё сегодня должно было получиться, всё можно было успеть, но стрелки часов неумолимо «кромсают» наши планы и несбывшиеся мечты. А завтра мы снова будем спешить, планировать и не успевать… И так изо дня в день, из года в год. И в этой каждодневной суете, в очередной раз опаздывая на работу и по-геройски заталкиваясь в метро, мы на минуточку задумываемся и понимаем, что что-то нужно менять… но, так и не разобравшись, снова мчимся вдогонку за своими проблемами.

Как же научиться «экономить» время? Чтобы изменить что-то в своей жизни — нужно в первую очередь изменить что-то в себе — в нашем случае, надо научиться самоорганизации. Это — умение взять себя в руки в нужной ситуации, сконцентрироваться и действовать «не распыляясь» на мелочи, умение чётко шагать к своей цели, не меняя направление, правильно расставляя приоритеты и используя время с наименьшими затратами. Но с чего же начать?

Итак, первое : не тратьтесь на мелочи, другими словами — не выслушивайте пустых, ненужных вам разговоров подружек и друзей, не давайте советов, а значит — не теряйте своё время на обдумывание и решение чужих проблем, ведь ваших проблем и задач от этого меньше не станет. Это не значит, что вы должны полностью отказаться от общения с друзьями и близкими, но, как говорится : «Делу — время, а потехе — час». Так и тут, выполнив всё запланированное, вы, не отвлекаясь, сможете углубиться в переживания друзей и родных, совершенно не думая об уже выполненных заданиях. Кроме того, научитесь свои собственные планы делить на те, которые зависят лично от вас и требуют незамедлительного участия, и те, которые можно поручить другим людям (подчиненным на работе, членам семьи).

Второе : всю работу, которую вам предстоит выполнить, необходимо разделить на три категории по степени важности. Самые важные и трудоёмкие дела нужно решать неоткладывая, и возвращаться к ним при каждом удобном случае. Дальше беритесь за задачи, которые запланированы на определенное время. А мелкие дела, не требующие больших стараний и усилий, хороши для того, чтобы отвлечься от более сложных заданий. Кроме того, не стоит заниматься одним делом слишком долго, даже с целью достичь «победного конца», ведь так вы тратите много сил, быстро устаёте, а значит менее продуктивно работаете и как результат — тратите больше времени. Устали — ничего, утро вечера мудренее, но утро начните именно с этого дела.

Третье : любите не только свою работу, а и себя в работе. А для этого нужно хорошо выглядеть, ведь уверенность в себе — часто хороший помощник в решении многих дел. Также приучите себя к календарю-органайзеру, ведь всё не запомнишь, а этим вы освободите свою голову от лишней информации. И отклоняйте всё, что идёт вам в ущерб — разделяйте всё на «нужно — не нужно», выбирайте и вы увидите, что временем можно руководить. Идите вперёд и никогда не отказывайтесь от своих мечтаний, а просто научитесь находить время на их воплощение.

Удачи вам в этом!

Замените встречи телефонными звонками

Бегать на встречу ради получения незначительной информации не имеет смысла. Ведь, к счастью, человечество уже давно изобрело такую полезную вещь как телефон. Только представьте, сколько времени вам удастся сэкономить таким образом. Его можно потратить на решение более серьезных проблем или посвятить чему-нибудь приятному: отдыху, общению, чтению и т. д.
Используйте время в дороге

Изо дня в день мы расходуем кучу времени на то, чтобы добраться до работы и назад. Используйте это время на полную. С утра, пока голова еще не забита рабочими делами, ее могут посетить довольно светлые мысли. Вместо того чтобы бессмысленно созерцать окрестные пейзажи, или досматривать прерванный ранним подъемом сон, поразмышляйте над новым проектом или придумайте универсальное решение для какой-нибудь глобальной проблемы.

Например, одна моя знакомая по дороге на работу всегда планирует свой рабочий день, а другая даже умудряется сделать несколько важных звонков.
Не делайте лишних усилий

Я знаю компании, в которых попасть на незапланированный прием к боссу сложнее, чем добраться до Тридевятого царства. Виной всему «синдром вахтера», которым часто «болеют» секретари и прочие «придворные». Поэтому умный через секретаря не пойдет, умный секретаря обойдет. И — прямиком к боссу.

То же самое касается и телефонных звонков. В идеале связываться с абонентом следует напрямую. В противном случае процесс соединения грозит затянуться. Однажды, пытаясь связаться с одним из сотрудников банка, мне пришлось пообщаться еще с четырьмя — некомпетентные служащие переключали с одного отдела на другой, пытаясь «угадать» внутренний номер нужного мне человека. Почти десять минут были потрачены впустую.
Не тратьте время на ожидание звонков и визитов

Доказано, что ожидание выматывает посильней самой тяжелой работы. Поэтому не стоит гипнотизировать телефон в надежде, что он скорее зазвонит или постоянно прислушиваться — не раздаются ли долгожданные шаги за дверью. Считайте, что это время вам подарено, и вы можете использовать его для написания письма, составления отчета, планирования и подписания бумаг. Либо же посвятить его релаксации. Несколько минут отдыха наверняка пойдут только на пользу.

Руководитель одного из российских предприятий признался, что в ожидании важного звонка он медитирует. Это помогает ему избавиться от волнения и здорово бодрит.
Обращайте внимание на «странности» и «иронию судьбы»

Не бойтесь доверять своей интуиции. Иногда шестое чувство за сотые доли секунды сделает то, на что логика потратит уйму времени. Прислушиваясь ко внутреннему голосу, вы сможете избежать лишней нервотрепки и поймать те прекрасные моменты, когда звезды благосклонны к вам.

Наверняка каждый сможет придумать еще несколько способов, помогающих сохранить столь ценный ресурс, как время. «Кто умеет хорошо использовать время, будет господином всего, что пожелает», — говорил итальянский художник и архитектор Альберти Леон Батиста. И с этим трудно спорить. Заставьте время работать на себя, и вы поймете, что успех не за горами.

Бегать на встречу ради получения незначительной информации не имеет смысла. Ведь, к счастью, человечество уже давно изобрело такую полезную вещь как телефон. Только представьте, сколько времени вам удастся сэкономить таким образом. Его можно потратить на решение более серьезных проблем или посвятить чему-нибудь приятному: отдыху, общению, чтению и т. д.

Люди, даже если они не составляют графики на бумаге, все равно каким-то образом прикидывают, что, как и когда им нужно сделать, будут ли они делать это в одиночку или попросят чьей-то помощи, какие ресурсы им для этого нужны.

Время на планирование все равно присутствует, просто оно может быть скрыто. Все время на графике – это общее время работы.

Допустим, для написания отчета Вам нужно 4 часа. Вы затрачиваете обычно 10 минут на планирование. Затратив дополнительно еще 8 минут на более тщательное планирование, возможно, мы получим час выигрыша во времени за счет того, что написание отчета будет проходить более эффективно, возможно, мы поручим часть работы другим сотрудникам, воспользуемся уже имеющейся информацией и т.д. Получившийся выигрыш во времени вы можете куда-либо использовать. В этом и состоит смысл планирования.

В книге Стивена Кови «Главное внимание – главным вещам» я прочитала интересный пример. Стивен Кови рассказывает о том, как он посетил семинар по тайм-менеджменту.

В какой-то момент инструктор произнес: «Ну, а теперь экзамен». Потом наклонился, и, вытащив из-под стола пятилитровую банку с широким горлом, поставил ее на стол рядом с подносом, где уже лежали несколько камней размером с кулак. «Как вы думаете, сколько таких камней войдет в банку?» — спросил он.
Посыпались разные догадки, а инструктор продолжал: «Ладно, давайте проверим». Он положил в банку один камень, потом другой, третий… Я не помню, сколько он их туда впихнул, но банка наполнилась. Тогда он спросил: «Теперь банка полная»?
Все, глядя на камни, сказали «да».
Со словами «вот как?» он вытащил из-под стола ведерко с гравием, высыпал немного содержимого в банку и потряс ее, чтобы гравий проник в пустые промежутки между камнями. Тогда он усмехнулся и снова спросил: «А теперь банка полная?»
На этот раз мы были начеку и ответили: «Наверное, нет».
«Хорошо!» — сказал он и достал из-под стола ведерко с мелким песком, которым заполнил оставшуюся пустоту между камнями и гравием. Затем снова посмотрел на нас и спросил: «Теперь-то банка полная?»
«Нет!» — воскликнули мы.
Инструктор опять произнес: «Хорошо», и налил в банку еще примерно литр воды. «Ну, и к чему это я?» — спросил он.
Кто-то произнес: «В жизни всегда есть пустоты, которые можно заполнить, поработав над ними».
«Нет, — сказал он, — я не об этом. Суть этого эксперимента состоит в том, что, если бы я не положил большие камни первыми, осталось бы для них место?»

Стивен Кови пишет, что несрочные, но важные цели подобны большим камням. Если мы знаем, какую деятельность олицетворяют большие камни и положим их первыми, просто удивительно, сколько еще всякой всячины мы можем уместить в банку.

Давайте рассмотрим план распределения времени одного менеджера, его зовут Вильям, я взяла этот пример из книги Джулии Моргенстерн. Он просыпается каждое утро в 6-30. По выходным его время разбито на большие блоки, чем в будние дни.

Он постоянно выделяет время на написание автобиографии. Можно предположить, что для него это дело категории А, или важное и срочное. Как вы думаете, с таким графиком, есть ли вероятность того, что он напишет автобиографию? Сколько времени он уделяет детям и жене?

По пятницам он оплачивает счета с 10 до 12, при этом не занимаясь другими делами. Кроме того, у него дела разбиты на большие блоки. Каждый день по будням с 12 до 13 он занимается спортом, а потом полчаса обедает. Ему не нужно мотивировать себя каждый раз, он получает выигрыш в мотивации, т.к. он один раз себя замотивировал, и теперь ему гораздо легче себя настраивать на эту работу.

Точно так же, садясь за автобиографию, ему не нужно сначала взять чашку кофе, позвонить паре друзей, выкурить сигарету. Он просто садится и пишет биографию. Если у Вас процесс подготовки к написанию чего-либо занимает один час, и не важно, будете ли Вы после этого писать в течение 15 минут или 5 часов, то Вам нужно учитывать при планировании.

Он просыпается и ложится спать каждый день в одно и то же время. Его дела собраны в большие блоки, внутри которых он может их свободно менять местами. Иногда он сочетает дела между собой, например, во время дороги на работу и обратно он читает литературу. Если человек занимается спортом в одно и то же время, ему не нужно себя каждый раз мотивировать,. По утрам он пишет автобиографию, и ему не нужно каждый раз по часу себя мотивировать, для того, чтобы написать одну строчку.

Если у вас такая мотивация занимает действительно час, тогда этот момент тоже нужно учитывать при планировании, увеличивая общее время, чтобы на его оставалось достаточно на написание автобиографии. Как замотивировать себя?

Вспомните ситуацию, когда вам в прошлый раз чего-либо сильно хотелось. Как это было? Многие люди детально представляют себе результат, буквально живут в нем. Когда вы как следует представили, как хорошо вам будет, когда вы сделаете то, что наметили, когда вы уже чувствуете вкус победы, вам будет легче сделать первый шаг. Очень помогает в этом также разделение цели.

Есть три заблуждения относительно управления временем. Сверхорганизованные люди организуют буквально все и всегда. Сверхактивные люди стремятся постоянно занять себя какой-либо деятельностью. Например, есть люди, которые считают, что посетив театр, они потеряли 3 часа.

Люди, помешанные на хронометраже, каждые 15 минут сверяются со своим графиком, и впадают в панику, если что-то смещается по времени. Все эти три типа не соответствуют понятию человека, который умеет планировать время. Смысл планирования временем в том, чтобы управлять им, и получать от этого преимущества и выгоды, а не находиться под гнетом своего плана.

Насчет эмоций. Я была на семинаре Ван дер Хорста. Он рассматривал модель Даниэля Голмана, которая говорит, что IQ недостаточен.

Адский график – это когда вы пишете себе столько дел, сколько выполнить невозможно. Поэтому, когда мы составляем график, мы должны оставлять резерв времени. Можно эффективно использовать переходное время, когда вы кого-то ждете. В это время можно делать что-то еще, например, читать книгу или журнал.

Для того, чтобы это сделать, необходимо заранее продумать возможность возникновения этого времени и заготовить что-то, чем вы займетесь, когда оно наступит. Как вы думаете, что еще необходимо, чтобы планировать время? Необходимо предварительно оценивать, сколько времени займут конкретные дела.

Давайте поговорим о приеме фотографии рабочего дня. Например, в клубе Синтон люди по своему желанию проводят так называемую дистанцию, когда они записывают все, что делают в течение дня максимально подробно. Необходимо соблюдать баланс между временем на планирование, и само дело, потому что, если Вы тратите полчаса на планирование дела, которое занимает 5 минут, то это не выигрыш, а проигрыш.

Для того, чтобы планировать, необходимо отталкиваться от собственного опыта. Что делать, если мы не знаем, сколько времени займет дело? Нужно примерно спрогнозировать. В одной из книг я нашла хороший пример, про менеджера, который не мог найти 45 часов для написания отчета. Каждый день он приходил на работу, смотрел на отчет, говорил себе, что он не успеет написать его сегодня (ведь в рабочем дне всего 8 часов), и так повторялось некоторое время.

Потом пришел его начальник, спросил, на какой стадии находится отчет – а его и не начинали делать. Знакомая ситуация?

Есть такая притча – как съесть слона? По кускам. Если мы разбиваем большое дело на ряд более мелких этапов, то сделать его гораздо проще. При этом желательно учитывать, что если мы разобьем его на слишком мелкие отрезки, мы можем потеряться в этих шагах, т.к. становится неочевидной их связь с делом в целом, особенно это важно при планировании больших проектов, когда в исполнении проекта занято много людей, например, мы строим многоэтажный дом.

В этом случае планирование проектов выполняют на разных уровнях: сначала крупными блоками: закладка фундамента, возведение стен и крыши, отделка, сдача в эксплуатацию. Затем идет разбивка среднего уровня: для закладки фундамента необходимо выбрать участок под строительство, получить необходимую разрешительную документацию, закупить и завезти необходимые материалы, технику, обеспечить необходимое количество строителей и т.д.

После этого мы делаем разбивку еще более мелкую: для выбора участка под строительство необходимо назначить ответственного за этот процесс, получить список доступных участков, уточнить их характеристики, сравнить между собой и выбрать лучший.

Если мы будем с максимальной детальностью сразу планировать весь процесс, то в нем будет очень сложно ориентироваться и прослеживать связи между отдельными этапами. Возвращаясь к менеджеру, который писал отчет, можно было разбить этот отчет на части, например, выбрать литературу, изучить, написать план отчета, собрать недостающую информацию, написать отчет, отредактировать и т.д.

Вопросом “Куда девается время?” и “Выходные пролетели, почему же я ничего не успел сделать?” задаюсь не только я, но и наверняка вы. Зачем написана эта заметка? Затем что тут я предлагаю в качестве примера свои собственные “временные утечки”. Полагаю, что у нас весьма схожие проблемы, и вам легче будет разобраться со своими временными потерями на моём примере.

Итак, на что же мы тратим своё время? Я предлагаю разделить основные временные траты на четыре категории: первые две — полезно потраченное время и с удовольствием, вторые две категории — бесполезно и неприятно потраченное время.

Остановимся чуть подробнее на каждом моменте… Работа. От работы отказаться нельзя совсем, ибо работа даёт нам деньги, на которые мы покупаем “свободу”. В том числе, свободное время — мы не тратим своё драгоценное время, чтобы почистить карбюратор или переложить паркет в зале, это делают другие люди, мы это время тратим на что-то полезное и приятное. Единственное что можно сделать со временем, затрачиваемым на работу, сократить его, за счёт увеличения продуктивности работы. То есть мы оканчиваем курсы по слепому десятипальцевому методу набора текста, и, овладев методом, эффективнее и быстрее выполняем свою работу. Освобождая время (в течение рабочего дня) на — отдых от монитора, на возможность заняться халтуркой или почитать умную книжку, или, банально, выйти прогуляться по улице.

Учёба. Зачем нужно учиться, наверное, подробно разбирать не надо? Чем больше знаем и умеем, тем лучше и эффективнее работаем, тем больше зарплата, шире круг знакомств и т.д.

Спорт. Не знаю как вы, а я получаю удовольствие, занимаясь спортом. Когда с каждым днём удаётся пробежать дистанцию быстрее, поднять больше груза… Мне нравится. Вам нет? Жаль

Новости. Тут палка о двух концах. Надо быть в курсе последних событий, чтобы знать, куда направить свои усилия — IT-технология, ремонт автомобилей или подтянуть знания английского языка.

Чтение. Всё ясно. Читаем специальную литературу, умственно развиваемся и так далее.

Удовольствия. Не знаю как вы, а я получаю удовольствие от отдыха. Я не оригинален? Тогда пропустим этот пункт, на отдыхе экономить нельзя Хотя, чем эффективнее вы работаете и выше ваша зарплата, тем интереснее может быть отдых. Вот вы можете поехать на Кубу? Мне это пока не по карману, а очень хочется. Я уже не говорю о замечательном времени, которое можно провести на Сейшельских островах.

Опять-таки книги стоят денег, кинотеатры, театры… Впрочем, сразу было понятно, что все временные траты, как в сложной стратегии, взаимосвязаны друг с другом.

Теперь поговорим о неприятном.

Бесполезная трата времени. Часто бывает надо делать неприятную работу, делаем её спустя рукава, а потом приходится переделывать сверхурочно. Знакомая ситуация? Почему бы сразу не сделать хорошо, чтобы потом не возвращаться к неприятному заданию? Частица мазохиста сидит в каждом из нас… Увы. Но если мы избавимся от этого “чёртика”, мы сможем сэкономить уйму времени. Вы согласны?

Чтение одинаковых газет. По-моему бесполезное занятие. Если я знаю что это — белое, а это — чёрное. То чем больше я прочитаю литературы на тему, что белое — есть белое, тем меньше пользы мне принесут эти знания. Смысл?

Общение. Часто приходится общаться “по привычке”. Уже вроде и говорить не о чем, а всё встречаемся, пьём пиво, и тратим время. Хотя, как сказать, тоже отдых? Как вы думаете?

Повторы. В принципе это и удовольствие и пустая трата времени. В настоящий момент я пытаюсь освоить скоростные способы чтения и, должен сказать, повторно читать уже не хочется. Лучше стало откладываться в памяти. Свежее и чётче воспоминания.

Бесконечные новости. Как часто, в ожидании работы, сидя за компьютером подключённым к интернету мы жмём “refresh” и читаем самые свежие новости. Есть ли смысл в таком чтении? Сомнительно. Намного умнее мы не станем, а времени тратим. Тем более, как часто бывает, новость одна, а сайтов пишущих о ней разными словами — сотни, а то и тысячи. И что, всё читать?

Телевизор. Тут надо разжёвывать, или всё понятно?

Неприятное. Это такие траты времени, от которых часто невозможно отказаться.

Транспорт. Движение в пробках, толкотня в маршрутках. Я сделал выбор: хожу на работу пешком. Трачу на 15 минут больше времени, чем в общественном транспорте (да, мне повезло в этом отношении, до работы недалеко), у меня есть время думать и размышлять по дороге на работу. Более того — постоянно таскаю с собой фотоаппарат и диктофон. И кадры интересные попадаются и мысли бывают. Выкрутился? Придумал, как занять себя в это время? Почему бы вам не попробовать?

Скандалы. Неприятности на работе и невозможность высказаться перед лицом начальствующем — всё это приводит к тому, что срываюсь на близких людях. Честно говоря, я пока не знаю, как избавиться от этой проблемы. Немного помогает тренажёрный зал, но не радикально. Есть идеи?

Выговоры от начальства чаще всего бывают из-за халтурно сделанной работы (смотри выше). И, разумеется, если вы отказались от повышения собственной квалификации. Не можешь эффективно работать — получай выговор от начальства! Можем решить эту проблему? А как же! (вариант, когда начальник круглый дебил, мы не будем рассматривать? Тут уж лучше сменить работу!)

Итак, основные временные затраты мы рассмотрели. Пора делать выводы и менять распорядок дня. Вы готовы?

UPDATE. Мне тут справедливо указали, что в статье нет выводов. Что ж, согласен. Сказывается работа в газете — мы подаём информацию, а выводы читатель должен делать сам. Но блог — не газета, итак — выводы.

Составив для себя персональную mind-map расхода времени, можно легко заметить основные места утечки. В моём случае (стыдно признаться но…) это — телевизор время просмотра можно было бы сократить очень сильно. Есть ещё один нюанс (опять-таки в моём случае) — я не указал в mind-map, но вот сейчас об этом подумал. Частенько откладываю принятие решений и занимаюсь менее важными делами, тогда как ВАЖНОЕ дело остаётся без внимания.

Вы, когда составите свою карту расхода времени быстро определите — куда же девается свободное время и на что потратили выходные. После этого остаётся только наметить пути устранения этих утечек. Тут уж придётся или задаться важными целями — изучение языка, повышение квалификации, дочитать “Войну и мир” (например), или сократить траты времени на бесполезности — просмотр телевизора, перечитывание в двадцатый раз “сногсшибательного” романа Марининой.

Ну что? Теперь вы точно готовы к решительным действиям! Берём листок бумаги, карандаш или ручку, и…

Упражнения не только есть – они просты в исполнении и довольно быстро приносят реальные результаты.
Cамое простое упражнение – калибровка. Выполняется следующим образом. Перед началом события смотрим на часы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом помните, что закладывать час на десятиминутное дело – заведомо обманывать самого себя. Все-таки мы же для себя стараемся, верно? Назначайте реальные сроки для выполнения!
Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем запланированное время с реально потраченным. Оцениваем, насколько наше предсказание отличается от реальности. Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее минуты – у вас хорошее чувство времени, развивать особо нечего, но не забывайте, что навыки без тренинга притупляются. Если ошибка составила ±5 и более минут – то степень развития чувства времени оставляет желать лучшего. Пять минут погрешности при часе работы – 12% вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволительна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов – это все-таки многовато. Соответственно, чем дальше вы вылезли за 5 минут, тем ниже точность ваших внутренних часов. Как упражнение калибровку можно практиковать в любое время в любом месте. Для этого нужны только две вещи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калибровки появляются уже на 3-4 день. Самое большое достоинство упражнения – свободная форма выполнения: не нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить, – это расхождение предполагаемого и реально потраченного времени. А далее ваша задача – отслеживать изменение этого показателя: растет он, понижается или стоит на месте. А может, скачет – то маленький, то большой? Все это дает вам понимание того, где именно кроются ресурсы вашего управления временем.
Следующее упражнение, занимающее первое место по эффективности, – хронометраж. Что это такое? Вы берете бланк, на котором разлинована таблица из нескольких полей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время начала, окончания и кратко – название дела. К примеру:
Время начала Время окончания Дело
10.07 10.50 Дорога на работу
10.55 11.44 Подготовка к совещанию
Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и в голове запоминать. Однако, согласитесь, что вряд ли вы вспомните с точностью до минуты, что делали на протяжении позавчерашнего дня. А неделю назад? Во-вторых, вынося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим займется бумага. Наша цель – выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое главное: сам процесс записи переводит фокус нашего внимания на время, а именно это нам и нужно. Обратить на него внимание. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее наработаем отличное чувство времени. Итак, суть хронометража для выработки чувства времени – это момент фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в бланк позволяет держать наше внимание в нужном русле. Именно поэтому важно делать это письменно, включая идеомоторную реакцию организма.
В двух словах, как это выполнять проще. Фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день уже есть пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволяет сократить затраты на хронометраж до 5-7 минут в день!
Основное правило применения хронометража впервые – не переборщить. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать нужно с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недельный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней. Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому времени многие уже наверняка получат ожидаемый результат. И на первое время этого может быть достаточно.
Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой-второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение. Результаты хронометража следующие. За 4-6 недель человек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планировании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться всего 1-2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и 8 недель окажется недостаточно. Однако для успешного управления собой во время работы следует уделить еще 4-6 недель хронометражу и довести точность до 90-95%. Вот этого будет более чем достаточно. Напоминаем, что чувство времени, как и мышцы, нужно держать в тонусе. Для этого минимум две недели в год следует вести хронометраж. Ведь любые часы разлаживаются в процессе работы и требуют «сверки с курантами». Двухнедельный хронометраж – вполне достаточная профилактика, дабы «смазать механизм» ваших внутренних часов на год вперед да подвести стрелки.
Следует отметить, что любая деятельность, предусматривающая жесткий регламент (космические технологии, ракетные войска, спорт), хорошо тренирует чувство времени. Неудивительно, что среди успешных менеджеров немало людей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает массу навыков, и среди них чувство времени. Что для вас значит минута? Это много? Что вы успеете за 1 минуту? Для спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая доля секунды важна! Потому что от этого зависит победа. Поэтому в процессе тренировок он учится чувствовать каждую секунду. Хороший бегун может в 9 случаях из 10 точно сказать, за сколько пробежал ту или иную дистанцию. Он ее чувствует.
Как видим, спортивные достижения – также отличная школа успешного менеджера. Почему? Потому что чувство времени – неотъемлемая часть успеха в работе управленца. Это основной элемент системы, без которого невозможно продвижение к успеху. Например, автомобиль может ехать: без фар, без сидений, без спидометра и т.д. Без покрышек тоже может (ну, не так быстро, конечно!). А вот без двигателя – нет. Без колес – тоже, и ряда других деталей. Чувство времени – именно такая деталь, без которой регулярный успех невозможен. Случайно можно добиться успеха без многого. А регулярно показывать хорошие результаты, особенно результаты финансовые, можно только с развитым чувством времени.

На днях договорились встретиться с приятелем в полдень на «Пушке». Я подошел туда к назначенному сроку, огляделся по сторонам в поисках Игоря, и не найдя его глазами, достал журнал и увлекся чтением. Через 20 минут меня дернули за рукав. Игорь с виноватой миной развел руками:

- Прости, опять опоздал. Вроде и спланировал, и пробок не было, но… сам видишь! Как будто время со мной играет в прятки. Вечно опаздываю, куда бы не отправлялся. Особенно обидно, когда важная встреча, а ты приходишь на 10-15 минут позже, чем договорились.

- Ладно, не отчаивайся. Наверно у тебя слабо развито чувство времени, потому и не можешь вовремя появляться там, где спланировал. Отсюда и складывается впечатление, «что время играет с тобой в прятки».

В самом деле, что такое чувство времени? Это внутренний голос, способный дать ответы на вопросы следующего плана: «сколько времени займет подготовка отчета о выполненном проекте?», «Сколько ехать от дома до офиса?», «Который сейчас час?». Собственно, для многих этот голос известен под термином «внутренние часы». Вот как иллюстрирует эту способность человеческого организма известный изобретатель Г.С. Альтшуллер, «…я просто чувствую движение времени, выработалось такое качество. Знаю, сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную загруженность времени, и если она мала – это воспринимается как состояние физического дискомфорта…».
Чувство времени – физическое ощущение его движения. Восприятие телом, а не умом. И это очень важно. Потому что телесное восприятие – функция, не требующая вмешательства сознания. Следовательно, оно дает нам возможность разгрузить мозг для любой другой деятельности. Важное отличие – чувствовать время, а не считать (прикидывать) в голове, сколько займет та или иная работа.
Многие заменяют чувство времени сознательным расчетом. Раскладывают цепь событий на звенья и фиксируют длительность каждого звена. Далее суммируют – и получают продолжительность события. Этот подход умозрителен, а чувствовать время можно только телом, практически на рефлекторном уровне. Центр чувства времени располагается чаще всего в области грудной клетки. У некоторых – в окрестностях сердца, у других ближе к животу. Задайте себе вопрос: «сколько по времени я буду выполнять это упражнение?». И постарайтесь определить, откуда вы получаете ответ. Прикидываете в голове, который час? Вспоминаете, когда последний раз смотрели на часы? Определяете время по внешним факторам (звон часов, приход коллеги…)? Или перемещаете свое внимание в область груди? Сосредотачиваетесь на своих ощущениях? Фактически вы задаете ряд вопросов: «это займет 10 минут? 5 минут? 20 минут?» Получаете ответ «да» или «нет» и через ряд таких вопросов приближаетесь к правильному ответу, когда почувствуете комфортное состояние – «именно столько, 20 минут!». Обычно, это приятная тяжесть, некая неторопливая пульсация в груди.
Чувство времени есть у любого нормального человека. Отличия лишь в точности определения времени. Свои внутренние часы мы вырабатывали с детства. Именно тогда, в детстве, день казался длинным, и время тянулось. Именно тогда наше чувство времени было латентным и давало большие погрешности. Взрослея, мы уже четко знали, что урок длится 45 минут, перемена 10 минут, дорога от школы домой – 15 минут. И сейчас каждый из нас может сказать, сколько времени займет то или иное событие, особенно если мы делали его многократно. Будь то домашние дела, различного рода рабочая рутина, время на дорогу от дома до работы и прочее. Чувство времени есть у каждого из нас. Только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлажено, плюс-минус полчаса – это норма жизни.