Управление временем

Архив автора

Персональный менеджмент выполняет ряд функций. Вместе эти 5 основных функций составляют «круг правил», который включает: постановку цели, планирование, принятие решений, реализацию планов и контроль. В центре этого круга есть еще одна функция — информация и коммуникации. Но не стоит их разграничивать — ведь все они довольно тесно связаны между собой и часто пересекаются в процессе реализации.
Для достижения целей самоменеджмент использует много различных приемов. Большинство из них нам с вами хорошо знакомы. Давайте рассмотрим самые популярные из них, попытаемся понять, какие функции персонального менеджмента они помогают реализовать, и какие преимущества мы получаем от их использования.
Постановка целей. Достичь выполнения данной функции можно благодаря применению таких методов самоменеджмента, как: грамотная формулировка цели, SWOT-анализ, выбор стратегической линии поведения. Использование этих приемов позволяет видеть слабые места и недостатки и сосредоточиваться на их устранении.
Планирование. Эффективному выполнению данной функции сопутствует применение следующих приемов самоменеджмента — ежедневного, месячного и годового планирования, составления оперативных и стратегических планов, использование принципов временного менеджмента и системы управления временем Бенджамина Франклина, ведения «Дневников времени» и составления «плана дня» с помощью метода «Альпы». Все это помогает не только правильно перераспределить рабочее время, но и экономить от нескольких минут до нескольких часов ежедневно.
Принятие решений. Воплощение этой функции требует применения таких методов, как: делегирование полномочий, расстановка приоритетов, правило 80/20 (закон Парето), метод Эйзенхауэра и АБВ-анализ. Все они нацелены на первоочередное решение наиболее важных задач и позволяют избегать дедлайнов.
Реализация и организация. Для выполнения этой функции принято исследовать свои биоритмы и составлять график продуктивности с целью выявления наиболее эффективного времени для работы, а потом, в соответствии с ними, составлять планы на день. Это позволяет добиться лучших результатов за счет правильного перераспределения времени.
Контроль. Данная функция требует, как контроля за процессом выполнения, так и контроля конечных результатов. Она позволяет сравнивать намеченное с тем, что выходит в итоге. Со временем это приводит к более четкому выполнению поставленных задач.
Информация и коммуникации. На этапе реализации этой функции применяются такие методы, как: использование памяток, грамотное ведение переговоров, рациональное использование средств коммуникаций и оптимально-быстрый поиск требуемой информации.
Прежде чем выбрать методы и приемы, наиболее подходящие вам, следует провести тщательный анализ рабочего дня и определить, на что именно расходуется ваше время.

Лотар Зайверт – один из лучших европейских экспертов по тайм-менеджменту и руководитель немецкого института «Time Management and Life Leadership» считает, что персональный менеджмент или, как его еще называют — самоменеджмент — это ежедневное применение проверенных методов и приемов, повышающих эффективность, на личной практике.
Его главная задача состоит в том, чтобы научиться максимально использовать свой потенциал и осознанно направлять жизнь в нужное русло.

1.Прежде всего, это анализ, позволяющий определить, куда расходуется наше время. Для его проведения можно использовать тестирования, наблюдения, мониторинг и изучение собранного материала.
2.Составление плана, которому предшествует четкая постановка задачи.
3.Реализация плана. Данный этап преследует решение двух типов целей — личных и общих. Личные цели — это те задачи и обязанности, которые предстоит выполнить самостоятельно и для решения которых не требуется помощь со стороны. Например, написать заявление или составить отчет о проделанной лично вами работе.
К общим относят цели, достижение которых требует постороннего вмешательства. К примеру, подготовка корпоративного вечера, ведь кроме вас в ней будут задействованы и другие. Но, главное, осознавать, что и те, и другие цели тесно связаны между собой и важно правильно сочетать их реализацию.
4.Контроль, аудит, оперативное реагирование и своевременное внесение поправок и дополнений. Заметьте, основная задача не только получить хороший результат, но и затратить при этом минимум времени. А потому ранее намеченные планы должны время от времени пересматриваться и корректироваться, дабы приносить максимальную отдачу.

Не успеваете делать то, что хотите сделать, время движется слишком быстро или наоборот медленно. Вы либо не успеваете что-то сделать, либо, наоборот, не знаете чем себя занять.
Хочется что-то сделать, но не знаете когда это сделать.
Часто откладываете на потом, а, в конце концов, или забываете об этом, или просто не делает то, что хотите.
Вам приходиться передавать дела другим, или просто отказываться от своих желаний и делать то, что придется.
Если вы чувствуете, что живете не полной жизнью, все как бы запрограммировано за вас или что-то подобное, то дальнейшая информация может вам пригодиться.
Почему все это происходит?
Вот ряд причин, по которым это может происходить:
Люди не планируют время на бумаге;
Если и планируют, то делают это в голове;
Люди вообще не планируют, делают, как придется и когда вздумается;
Планирование вызывает скуку, разочарование, другие негативные мысли и желания;
Уверенность что планирования времени не для Вас, а для тех кто …
Лично вам это не подходит по тем или иным причинам;
Вы уже пробовали, вам это не понравилось.
Есть хорошая новость:
Существует способ планировать вермя таким образом, чтобы это не было скучно, чтобы это не вызывало раздражения, недовольство, и в тоже время вы смогли бы получать от жизни больше удовольствия, радости, невзирая на множество отвлекающих моментов.
Скажу сразу: это не классический способ планирования, однако в нем есть все необходимое, чтобы его можно было назвать полноценной моделью управления своим временем.
Как вы знаете планирование времени связано с целями, без цели нет и планирования.
Инструмент назовем «Картой Планирования Времени» ее близкий родственник — это ментальная карта. Правильнее будет сказать, что карта планирования — это есть частный случай создания ментальной карты под определённую задачу — планирование времени.
Шаг 1 (Создаем образ времени)
В центре листа рисуем образ планирования времени. Это могут быть часы, стрелки, скрепки, все, что ассоциируется с планированием, можете нарисовать себя, как символ планирования своего времени.
Шаг 2 (Определяемся со сроком планирования)
Выбираем, на какой срок мы хотим произвести планирование (год, месяц, неделя, день).
Определяемся с целями, которые мы хотим достичь за выбранный нами промежуток времени: что хотим за выбранное вами время осуществить, воплотить в жизнь.
Шаг 3 (Цели и подцели)
Подписываем веточку «Цели» и прикрепляем свои цели к ней, не забывая подобрать красивую картинку к каждой цели. Тут же каждую глобальную цель стоит разбить на маленькие, а маленькие до уровня поведения, — что конкретно надо будет сделать 1 .2 .3 …. чтобы цель стала реальностью. Желательно спланировать цель до ежедневных поэтапных действий! Планированиевремени
Шаг 4 (Месячное планирование )
После того как закончили с проработкой целей необходимо прикрепить веточки с названиями месяцев, недель, дней, опять же в зависимости от периода планирования . Подпишем недели и дни к месяцам, выделив выходные и праздничные дни.Планированиевременипомесяцам
Шаг 5 (Распределяем задачи по времени)
Переносим полученные шаги достижения целей с подветки цели на веточки с конкретными месяцами, неделями, днями. Тем самым вы получаете видимую картину того, когда и что делать, чтобы к запланированному сроку быть уверенным в достижении ваших целей..

Основная проблема занятых людей – это элементарная нехватка времени. Кто из нас не мечтал о том, чтобы в сутках было хотя бы 25, а не 24 часа. Вот тогда-то мы бы уж точно все успевали! Это заблуждение. Практика показывает, что умение всё успевать не зависит напрямую от количества времени; кто не укладывается в 8 часов рабочего времени, тот не уложится и в 16.
Вам не хватает времени, если:
вы не успеваете выполнить всё намеченное на день,
вам кажется, что перечню дел не видно конца и края,
у вас много незавершенных проектов,
вы не приближаетесь к намеченным целям,
у вас нет сил, жизнь кажется пустой и безрадостной, а единственное, что в ней есть – это работа,
вам некогда тратить заработанные деньги.
Вам поможет планирование времени – система действий, направленная на выполнение как можно большего количества дел, с максимальной эффективностью, за минимально возможный промежуток времени. Это не единоразовые попытки организации времени: «сегодня запрусь в кабинете, отключу телефон и буду заниматься лишь работой» или «сейчас сяду, составлю список дел, которые давно уже надо сделать, а завтра все их порешаю». Даже если и удастся осуществить подобные наполеоновские планы, через день вы снова окажетесь в цейтноте. Лишь постоянное и длительное планирование и организация времени, вошедшее в систему и ставшее привычкой, приведет к достижению намеченных целей и осуществлению задуманных проектов. Критерий эффективного планирования времени – если вы успеваете гораздо больше, чем раньше, и меньше устаете.
В системе организации времени есть несколько основополагающих моментов.
Используйте различные горизонты планирования: стратегическое, тактическое, оперативное. На стратегическом горизонте планирования Вы разрабатываете шаги по достижению Ваших жизненных целей. На тактическом горизонте планирования – реализуете Ваши цели на текущий год/квартал/месяц, на оперативном – на ближайшие дни (до недели).
Отследите, когда, в какой отрезок времени, в какое время суток, вам хочется работать и это получается наиболее эффективно. У кого-то это – раннее утро, а кто-то продуктивно работает глубокой ночью. По возможности, старайтесь делать важные, требующие усилий дела именно в это время. Дела, выполняемые нами в состоянии «нестояния», занимают времени в 2-3 раза больше.
Часть дел и обязанностей всегда можно отдать для выполнения другим людям. Пусть они сделают их не так блестяще, как вы, но у вас останутся силы и время на выполнение того, что для вас действительно важно.
Именно умение принимать решение о срочности и важности дел и определять приоритет их выполнения, помогает выполнить всё намеченное и не забыть о важном.
Это: бесплодный трёп по телефону (всё уже было обговорено бессчетное количество раз), обсуждение проблемы большим количеством людей (при таком разнообразии мнений просто невозможно прийти к единству), фантазирование на тему «а вот если бы…» (давайте исходить из реальных условий, а фантастику оставим в качестве хобби). Кроме того, есть еще и люди, отнимающие ваше время рассказами о своих переживаниях, не предлагающие взамен никаких идей, и после которых у вас опускаются руки; если таких вокруг вас много — становитесь психотерапевтом, и выслушивание жалоб будет приносить вам деньги. Общайтесь с теми, кто вас вдохновляет и у кого есть, чему поучиться!
Планировать время – это не значит расписать день поминутно и забить делами до отказа. Это значит определить, какие дела для вас действительно важны, когда и как их нужно сделать, с запасом распределить время и довести намеченное до конца.
Время принадлежит вам, а не вы – времени!

Управление временем — возникает хороший вопрос — «А что делать, если на время «поддержание настоящего в порядке» растеклось на весь день и всю жизнь (работа, уборка, сон. Работа, уборка, сон)?» «А что делать, если развлечения необратимо притягивают, и забываешь про все на свете. А когда опомнишься, глядишь, уже и пара дней прошла?». Это ведь тоже управление временем.
Универсальных советов на этот счет не имею, но любимый дам — найдите свою жизненную страсть. Она не даст Вам прожить жизнь «впустую». Это я о Призвании и Миссии говорю.
У меня, например, если я делаю что-то, что идет в разрез с моими жизненными планами и уводит меня в сторону, начинается острое недовольство происходящим, и я просто не могу делать то, что делаю. Физически не могу.
Ну, например, если я с кем-то разговариваю, и разговор из делового, начинает становиться «трепом», я физически не могу находиться в этом месте с этим человеком. Не оттого, что он плохой, а оттого, что «Не хочу!». Это чувство «Не хочу!» возникает оттого, что я знаю, чего хочу:-). У меня есть жизненные планы, цели, и я намерен их осуществить. И когда что-то или кто-то пытается меня отвлечь, я просто физически не могу совершить эту инвестицию. У меня рука не поднимается. Такое управление временем оберегает меня от невыгодных инвестиций.
Суть тут такова, повторяю еще раз: любое действие — от поесть до поговорить — это инвестиция. Представьте, что за каждую минут Вы платите рубль. Все станет остро понятно. Так вот, когда я делаю что-то, что есть инвестиция в убыток, у меня рука не поднимается «дать рубль» на это:-). Для меня это тоже самое, что нищим подавать. Рука не поднимается. Для меня деньги и время — это сила. Моя сила. С чего бы я ее раздавал всем, кто меня об этом попросит?! Жестко, конечно, но жить помогает. Такое планирование времени ориентировано на мою эффективность.
Объясняю на другом языке — когда я делаю то, что создает мое будущее, у меня сильная «мотивация К». Я знаю, что мне даст то, что я делаю, и меня эти перспективы вдохновляют делать ЭТО еще лучше и больше.
Если то, что я делаю мое лучшее будущее не создает, у меня включается «Мотивация ОТ», и все во мне протестует. Для меня это как водку пить. Просто не лезет в глотку и все. Вырвет скорее, чем выпью:-).
Если с мотивацией Вы все поняли, то у Вас должен возникнуть вопрос: «А как мне получить такую же систему мотивации?» (Хочу такое же планирование времени!). Почему систему? Потому что сочетание мотивации «ОТ» (чего не хочу?) и «К» (чего хочу?), действует на человека системно. Сзади палка острая упирается, а впереди морковка висит. Вот Вам и вся мотивация.
Такие системы мотивации я раздаю на курсах нашей Школы Управления Судьбой:-). Ведь просто прочитать статью — мало. Нужно найти в себе эти мотивацию, обнажить ее и тогда она заработает. Это мощное планирование времени, где о самом времени можно не думать. За Вас думает Ваше мотивация (читай, подсознание). Мотивация «ОТ» лежит на курсе «Вспомнить все». Мотивация «К» на курсе «Вспомнить все» ближе к концу и на курсе «Игрок» от начала основной части и до конца.
А рецептов одноразовых, в стиле «съешь синюю таблетку, и будет тебе Щастье», я не имею. А вот системный подход могу предоставить. В курсах Школы.
На сем заканчиваю этот небольшой опус.
И, кстати, эту же систему:
1. Поддержание настоящего в порядке.
2. Удовольствия.
3. Создание будущего.
я применяю и к финансам. Очень дисциплинирует, знаете ли.:-)
В общем, выгодных Вам инвестиций,

Итак, мы приходим к выводу, что инвестировать можно с прибылью, можно «по нулям», а можно в убыток себе любимому (любимому ли?) — если у нас такое планирование времени. Теперь мы можем примерно «прикинуть», какое процентное соотношение вложений будет оптимальным.
Что значит «оптимальным»? Это когда составляющие «портфеля удачного инвестора»:-), неотвратимо делают завтра лучше, чем сегодня. Я перечислю их чуть ниже..
Замечу, что мне нравится такое планирование времени, когда мне не приходится жить по часам, когда я свободен в выборе того, что сейчас сделать (что хочу, то и делаю), когда мне не приходится составлять план дня и жестко его придерживаться (по возможности). То есть, мне нравится такое планирование времени, когда я абсолютно свободен в своих желаниях и, при этом, такое планирование времени создает мое лучшее будущее и это неизбежно.
А вот и составляющие «портфеля успешного инвестора»:
1. Мне не приходится заботиться о настоящем. Это происходит «само собой».
2. То, что я делаю, мне в «кайф» и эти дела создают мое лучшее будущее.
3. Я «балдею» от настоящего момента.
Планирование времени — берем время нашей жизни за 100%. Сколько времени в день Вы собираетесь вкладывать в «поддержание настоящего в порядке». В эти «дела» может входить и общение с друзьями, если этого требует Ваш образ жизни и от этого зависит Ваша жизнедеятельность. Все то, что нужно для того, чтобы жизнь «работала». С этого начните планирование времени.
Я отвожу на «инвестиции» в «поддержание настоящего в порядке» примерно 40-60% времени. Здесь и сон, и еда, и походы в магазин, и проезды далеко и близко. Такой размер инвестиции мне комфортен. Сюда же входит и работа с письмами и дела в Интернете, то есть то, что относится к моему делу, которое мне приносит прибыль.
Дело, которое приносит прибыль, это «поддержание настоящего в порядке». Это не «создание будущего». Создание будущего — это или создание нового дела или инвестиции полученной прибыли с целью получения, опять же, прибыли в любой форме. Вот такое планирование времени.
В «удовольствия» я инвестирую примерно 10-15% времени. В разные дни по-разному, так же. Однако так получается последние два года, что удовольствия чаще становятся созданием будущего, так как кино, которое я очень люблю, — это мой способ учиться режиссуре. Книги — способ учиться писательству. Фотография — учеба себя художественному взгляду на жизнь. Приятное такое планирование времени.
«Создание будущего» — все остальное время. 30% — хорошо. 60 — еще лучше! Мне нравится много делать для своего будущего. Если пишу, то пишу о том, чего раньше не знал или о чем не думал. Если работаю в Интернете, то делаю то, чего еще не делал. И так далее и тому подобное. Это планирование времени. Вот в принципе и вся система.

Итак, у нас есть три категории времени:
1. Время на удовольствия.
2. Время на себя.
3. Время на создание будущего.
Чтобы наш разговор был полезен, возьмите прямо сейчас и проанализируйте свой сегодняшний день, сколько времени и куда Вы инвестировали. Для меня это и есть тайм менеджмент.
«Инвестировать» — ключевое слово в этой фразе. Я рассматриваю время с позиции «это мой ресурс», как деньги. Когда я выбираю что-либо делать, я вкладываю в это свое время. После вложения я или получаю что-то, или остаюсь «по нулям», или теряю. Получается, мы рассматриваем нематериальную категорию «время» с позиций материальной экономики, и таким образом время становится «объектом инвестиции». Это тайм менеджмент.
Темы статьи: Время жизни. Планирование времени. Управление временем. Планирование жизни. Тайм менеджмент.
Соответственно, инвестиция в «поддержание настоящего в порядке» — это «по нулям». Будущего же это не создает? А помогает поддерживать Вашу жизнедеятельность, значит — по нулям. Итак, «по нулям», это когда инвестиция не создает будущего, а лишь поддерживает жизнь в определенном состоянии.
Инвестиция в «удовольствие» может быть ноль или минус, это зависит от конкретного способа инвестиций. Компьютерные игры, например, это вложение в минус, если Вы после этого досадуете, что столько времени им уделили. Если же Вы полчасика поиграли в кайф — это может быть и прибылью. Тут очень «тонкий момент». Требуется большая честность, а это бывает трудно. Врать привычнее. Честность перед самим собой — это тайм менеджмент:-).
Инвестиция же времени в «создание будущего» — это инвестиция с прибылью. В чем прибыль? В том, что Ваше будущее улучшается. Жизнь улучшается. Счастья больше. Богатства. Это и есть прибыль. Тайм менеджмент.

Моя главная проблема сегодня — время. Время жизни. Возможно, вы говорите о нем на одном из своих курсов, знакомство с ними я запланировала сразу же после прохождения нынешнего. И все же, если у вас появится время и желание ответить мне, буду очень признательна.
Мне не хватает дня, для того, чтобы выполнить все запланированное. Время жизни — нет его.
Помню, что в детстве время текло очень медленно, сутки можно было сравнить с неделей. Что меняется в нашей жизни с течением лет? Желания? Количество необходимой энергии? Может, что-то еще? Где мое время жизни?
Казалось бы, и план на день не такой уж большой: медитации, работа по созданию собственной фирмы, чтение книг, приготовление пищи, общение с семьей, выполнение заданий курса… А еще хочется научиться шить, фотографировать, освоить компьютерный дизайн, пройти курсы по декораторскому мастерству. Духовные практики по освобождению себя от страхов. И, конечно же, пообщаться с семьей. Кроме того, в нашем доме часто собираются друзья, общение с которыми приносит мне радость… Прошел день, пролетело время жизни, а не сделано многое, но ведь хочется все успеть.
Как научиться создавать свое собственное время для суток?
Заранее благодарна за ответ, Инна.
Планирование жизни.
Хороший вопрос предполагает хороший ответ. Каким он получится — Вам решать. Я рассказываю о том, как эту задачу решаю сам, а Вы примерьте на себя мой подход. Для меня планирование времени — это планирование жизни. И время своей жизни я разделил на три категории:
1. Поддержка настоящего в порядке.
2. Удовольствия.
3. Создание будущего.
Это для меня планирование жизни.
Поддержка настоящего в порядке — это то, что нужно для обеспечения моей жизнедеятельности. Например, сходить в магазин или в банк. Погулять на свежем воздухе. Поесть. Поспать. Позаниматься сексом.
Удовольствия — это то, что на мою жизнедеятельность не влияет, то есть, если я этого не сделаю, ничего у меня не убудет, но мне нравится это делать. Это очень расплывчатая категория, так как любое удовольствие может быть и «поддержанием настоящего в порядке» и «созданием будущего» и просто «удовольствием», но все проясняет простой вопрос «Зачем я это делаю?». Планирование жизни — это главный вопрос.
Темы статьи: Время жизни. Планирование времени. Управление временем. Планирование жизни. Тайм менеджмент.
Например, посмотреть DVD или сходить в кино. К какой категории это отнести? Если я просто смотрю, наслаждаясь хорошими сценами, игрой актеров, сменой видов деятельности (своей), попкорном и пивом:-) — это удовольствие. От него можно отказаться, но приятно, блин!:-) Зачем я это делаю? Чтобы получить удовольствие. Больше незачем.
Однако тот же просмотр фильма может быть и «созданием будущего». В чем разница? Разница в «Зачем?». Я смотрю фильм и, например, изучаю его сюжетную линию. Я же писатель, поэтому, разбирая сюжет, я учусь строить сюжеты. А учеба, которая помогает делать то, что ты делаешь лучше, — это уже создание будущего. Это планирование жизни, моего будущего.
Создание будущего — это те дела, которые делают мое будущее лучше, чем мой сегодняшний день. Сюда можно отнести и обучение (если оно «со смыслом»), и прогулку в парке, если она в медитации или думании, например. И написание новой книги или курса.
Есть один тонкий нюанс, который я отметил для себя, определяя пункт «создание будущего»: если то, о чем я думаю, пишу или говорю, — это то, что я уже знаю, это не «создание будущего». Это может быть «поддержание дел в порядке» или «удовольствия», но не «создание будущего». Если то, что я сказал, придумал или написал, я раньше не знал, а узнал сейчас (от себя, в идеальном варианте), и это узнанное позволит мне жить лучше, чем я жил до этого момента, это создание будущего. Это отличное планирование жизни.
Темы статьи: Время жизни. Планирование времени. Управление временем. Планирование жизни. Тайм менеджмент.
Например, написание этой статьи — удовольствие. Я просто излагаю свой подход. Зачем? Чтобы Вам было легче жить. Мне это приятно.

Часто мы тратим время впустую, но нам очень трудно это признать. И дело не только в том, что согласиться с таким утверждением нелегко психологически. В большинстве случаев мы даже не осознаем, что это именно так. Но поразмыслив можно вспомнить случаи, когда мы:

• дважды возвращались в одно и то же место из-за того, что забывали взять нужную вещь;

• выполняли только часть запланированного на день без видимой на то причины;

• удивлялись, как быстро пролетела лучшая половина дня — а мы ведь еще ничего не успели сделать;

• замечали, что список неотложных дел неуклонно растет;

• обнаруживали пополнение в списке «отложенного на потом»;

• не могли найти необходимый документ или вещь в нужный момент;