Управление временем

Июль 2010

Только счастливый люди могут позволить себе говорить о времени приблизительно…
Есть ограниченное количество времени (1 час, 1 день, 1 жизнь), и в это время хочется (важно, нужно) сделать несколько дел, каждое из которых может занять большую часть имеющегося времени. Процесник разрешает себе заниматься любым делом, не думая и не заботясь о делах других — кто, когда и как их выполнит. Чем он занят, тем он и занят, всё. Результатник , ведущий учет времени, делая любое дело, стремится ужать (поставить ему временные ограничения) так, чтобы осталась возможность сделать и другие дела. Заботится о нескольких делах одновременно. Не разрешает себе безконтрольно увлекаться, забывая обо всем остальном.
Решив упорядочить свою жизнь, большинство людей начинают ее планировать: пишут план дня и пытка за пыткой пытаются его выполнить. Облом. Правильный тайм-менеджмент начинается не с планирования — правильный ТМ начинается с учета времени. Невозможно планировать, если мы плохо представляем временные затраты на самые обычные дела. Сколько у вас уйдет времени, чтобы:
Очень быстро помыть голову?
Погладить всего одну рубашку?
Найти электронный адрес клиента «фамилию забыл»?
Заехать по совершеннейшей ерунде на автосервис?
Сделать один маленький звонок маме?
Зайти к соседу на минуточку?
Забежать на секунду в магазин, а то на ужин есть нечего?
Только один раз посмотреть, что сейчас идет по телевизору?
Вы будете знать все это точно после того, как начнете вести учет времени. Не начинайте планировать, пока не исследовали свою жизнь учетом времени. А для этого: купите маленький удобный блокнот.
И теперь начинайте учет времени.

День не резиновый, а успеть хочется много. Как быть? Чудес не бывает, но оптимизировать структуру своего дня — вполне реально, и начинать это делать надо с утреннего планирования.
1. Вначале обычным образом наметьте общий список дел дня. Подробность списка — оптимально 15 пунктов.
Совсем короткие, 3-х минутные дела, не записывайте вовсе: их дешевле сделать сразу.
2. Расставьте приоритеты: А (дела важные и срочные), B (важные и не срочные), С (срочные, но не важные).
Когда вы действительно начнете это делать, причем делать письменно, то есть ответственно — вы поймете, как это сильно. Потому что это решение о целом дне вашей жизни: что вы действительно будете делать, а что из своей жизни убираете…
В соответствии с расставленными приоритетами перепишите список в три вертикальные колонки: A, B и C.
Если писать дела одним-двумя словами, на это уйдет минута, а вы еще раз продумаете и прочувствуете правильность расставленных приоритетов.
Написали.
Теперь перегибаем лист так, чтобы колонка С ушла с глаз долой, а в поле нашего зрения и внимания остались дела только важные и самые главные.
Напротив каждого пункта пишем, сколько минут вы сегодня хотите выделить (вы планируете, вам нужно) на это дело. Основой для этих цифр будет опыт, полученный при учете вашего времени.
Сложите общее количество минут.
Определите реальный объем времени, которым вы можете распоряжаться, и упакуйте в данный объем то, что на сегодня запланировали.
«Колышки» — это события дня, которые привязаны к строго определенному времени дня. Впишите их в расписание.
Переговоры — 15.00. Встречаемся в кафе на Пречистенке.
Если необходимо, отсчитайте и поставьте к ним Dead-line
Все главное уже известно: временные рамки дня понятны, колышки расставлены, список дел определен. Теперь составьте композицию дня. Основные правила просты:
начинаем с самого главного, обеспечивая лучшее время самым высокоприоритетным делам,
далее расставляем дела, заботясь о смене характера деятельности, чтобы находить радость и отдых в каждом следующем переключении.
Оперативки — это короткие дела, которые могут оперативно заполнить неожиданное освободившееся время.
Встреча задерживается, у вас 15 свободных минут: чем себя занять? А, у вас распечатаны письма, которые сейчас удобно просмотреть. Итак, заранее заботимся о том, чтобы любые сбои в запланированном расписании могли быть чем-то со смыслом прикрыты: продумываем и готовим список таких «оперативок», коротких дел.
Иногда их называют «заплатки» — то, чем можно оперативно прикрыть дырки дня. Какое название вам нравится больше, выберите сами.
Как правило, «оперативки» удобно делать из дел колонки C: дела достаточно срочные, но не очень важные. Можно их и не делать, но если время подвернулось, то сделаем с удовольствием.
Все, рабочий план дня готов, а вы готовы к основным поворотам событий. Если же события разворачиваются совсем неожиданным образом, констатируем: «Новая вводная!», и переписываем план дня в соответствии с новыми обстоятельствами. Обычно более 10 минут это не занимает, далее обычным образом живем по гибкому и продуманному плану.
Успехов вам!

Легкое вспоминание дел обычно связано с позитивным жизненным и деловым настроем. Любимые и внутренне близкие дела обычно вспоминаются первыми, по крайней мере — быстрее. Дела, которые не хочется делать, вспоминаются в последнюю очередь: о них не хочется думать.
Как развивать позитивный взгляд на жизнь?
Вы можете опираться на это, чтобы точнее проанализировать особенности своей работы в течение дня (Планирование дня). А именно, разделите день на четыре условные части: утро до работы, работа до обеда, работа после обеда, вечер после работы. Какой фрагмент дня вам вспоминался быстрее и легче всего, какой был в тумане и вспоминался с трудом? Во время освоения тайм-менеджмента эта информация вам окажется очень нужна, пока просто зафиксируйте для себя: хорошее вспоминание говорит об освоенности этого отрезка времени и дел, провалы в памяти и трудности во вспоминании обычно свидетельствуют об усталости, о делах, с которыми не справляешься, и о работе, которую не любишь.
Легких вам вспоминаний! Хорошего вам будущего!

Планирование дня обычно начинается с вечера.
Вечером — черновик
Вечером накидайте на лист бумаги все дела, которые вы хотели бы (вам необходимо) поделать завтра. Это и настройка, и утром ничего не упустите.
Утром — список дел
Проснувшись и пройдя через утро, почувствовав свое состояние, получив новые вводные и от домашних, и по работе, к моменту начала дел мы обычно понимаем, что сделанный вечером список дел нужно уточнить и дополнить. Заново напишите полный список всех дел на сегодня.
Определите приоритеты
У вас есть список дел, его надо переписать, расставив все дела по приоритетам. Самые важные дела должны оказаться наверху.
Профессионалы ТМ для составления списка дел дня с расстановкой по приоритетам используют специальные методы:
Разобравшись с приоритетами, план дня (список дел) обязательно запишите. Вы можете план написать от руки, можете набрать на компьютере и распечатать, но у вас должен появиться Документ
Outlook
Если ваш образ жизни неразрывно связан с компьютером (ноутбуком и коммуникатором), удобным средством планирования может оказаться стандартный ежедневник-календарь Outlook. Не поленитесь с ним подружиться, это достаточно разумная система: он будет всегда с вами, все под рукой и все наглядно.. Иногда самым удобным ежедневником оказывается школьный дневник: видно всю неделю сразу, удобно планировать.
Вечерние итоги
Вечером, после ужина, просмотрите прошедший день. Если работаете на компьютере в Outlook, откройте его, если пишите ежедневник в Word — аналогично, если пишите от руки — возьмите свой блокнот и чистые листы бумаги. Итак, каков был утренний план? Что сделали?
Настройка на завтра
Настройка на завтра делается перед самым сном и состоит двух частей: просмотра Метофоры прошедшего дня и Програмирования утра

Иногда бывает так: план написан, а работа по плану не ладится: то времени не хватает, то сил. Как выполнять запанированное:
Расставлять приоритеты. Мало написать список дел, важно знать, что начнешь делать в первую очередь, что — во вторую.
На начало рабочего дня планировать простые и понятные дела, в которые просто включиться. Так будет просто включиться в работу и «размяться» перед более трудным заданием.
Отслеживать результативность. Запланированное должно быть доведено до результата. Тогда эта задача уже не всплывет завтра или послезавтра в самое неподходящее время. Чтобы было понятнее: допустим вам нужно договориться о встрече. Вы позвонили нужному человеку, но не дозвонились и отложили дело, а в плане пометили — звонил, то есть вроде как дело сделано, хотя на самом деле, еще нет. Чтобы такого не возникало, приучите себя доводить дело до конца: то есть не просто позвонить — а договориться о встрече.
Привыкнуть дела делать максимально сразу, не откладывать в долгий ящик. Дело отложенное имеет обыкновение тянутся очень долго. То, что можно сделать сразу — делайте, не откладывая.

Делать множество дел, но при этом не ощущать себя загнанным и усталым реально. Как это можно сделать: Приучите себя планировать дела недели. Один человек, руководитель крупной компании, делился: «Начал писать планы – поймал себя на мысли, что перестал беспокоится о работе. На бумаге все записано, ничего не забуду – чего дергаться?». Самый простой способ планирования: в понедельник перед началом работы напишите все дела, которые нужно сделать на неделе, а потом разнесите их по дням. Появилось новое дело – впишите его сразу в свой список и подумайте, когда вы его выполните.
Старайтесь сочетать дела так, чтобы успевать больше.
Если вам, например, нужно выполнить несколько выездных дел – совместите их в одном дне, тогда все остальные время вы сможете спокойно работать в офисе.
Составьте картинку дня
План будет работать только тогда, когда вы, как минимум в воображении, убедитесь, что он реалистичен. Представьте себе, момент, как вы приехали на работу, чем займетесь сначала, чем – позже, хватит ли вам времени выполнить все задуманное? Если чувствуете, что дел явно больше чем времени – пересмотрите свой график. План должен быть реалистичным.
Продумайте регулярный отдых
Несколько коротких отдыхов лучше, чем один долгий. Кроме выходных, устраивайте себе маленькие отдыхи в течении дня: перерывы на обед, прогулки до метро, короткие десятиминутные перерывы каждый час в работы. Чередование дел – это тоже своего рода отдых. Напечатать статью, провести переговоры, сгонять на почту за посылкой. Сделали три дела, но усталости нет, потому что дела все разные: пока писали статью – работала голова, когда беседовали с клиентом – подключились эмоции, когда пошли на почту – работало тело.
Займитесь спортом
Спортивные мероприятия – это вовсе не дополнительная трата времени. Это – отдых, способ развеяться, поднять настроение и приобрести бодрость на ближайший день. Танцы, восточные единоборства, фитнес, зарядка с утра станут отличным дополнением вашему графику.
Работать под музыку
Почти вся регулярная работа не требует предельной концентрации внимания и тогда можно работать с музыкой. Как ни странно, устаешь намного меньше.
Писать долгосрочные планы
Чем больше направлений работы, тем более долгосрочными должны быть планы. Это поможет избежать аврала.

Есть ли более употребляемое слово в лексиконе современного делового человека? Мы постоянно вынуждены совмещать несколько видов деятельности. Такая многозадачность может быть опасной. Говорить по телефону за рулем автомобиля — значит резко увеличивать шансы попасть в аварию или ДТП. Тем не менее, некоторые занятия можно совмещать безболезненно и без риска для жизни. Например, по дороге на работу (особенно если вы пользуетесь общественным транспортом) полезно послушать аудиокнигу. Когда смотрите телевизор, попробуйте оплачивать счета или планировать дела на следующий день.
«Женщины справляются с выполнением нескольких дел одновременно лучше мужчин, — считает Moland. — Даже если муж и жена работают полный рабочий день, женщина, кроме работы, может думать о детях, домашних обязанностях, закупке продуктов и приготовлении пищи. Мужчинам удается сосредоточиться только на одном занятии сразу — этому женщины могут у них поучиться».
Нет ничего плохо в том, чтобы быть похожим на других. Перфекционизм, т.е. слишком тщательный подход к делам и прорабатывание каждой детали, неминуемо приводит к нехватке времени.
«Ставьте перед собой рациональные цели, — советует Jasper. — Конечно, всегда нужно стремиться к лучшему и работать над собой. Однако стремление к идеалу дает обратный эффект — все дела растягиваются до невозможности, а недовольство собой растет».
«Постановка недостижимых целей только добавляет стресс в вашу жизнь», — уверена Kemp.
Наконец, не оставляйте без поощрения любое, даже самое незначительное, достижение.
«Чтобы научиться лучше распределять время, воспользуйтесь «дневником времени», — рекомендует Jasper. — Не вините себя, если приходится отказываться от работы, — получайте удовольствие. Не нужно делать себе большие подарки — достаточно простого массажа или визита в салон красоты. Важно отметить свой успех и получить от этого удовольствие».

Тщательно (по минутам) запишите все свои дела в течение одной недели. Будьте предельно откровенны. Если вы смотрите телевизор 30 часов в неделю, так и запишите.
«Для большинства людей этот опыт оказывается довольно болезненным, они переживают настоящее прозрение, — говорит Jana Jasper. — В дневнике нужно записывать все подробности, до самых мелочей — время пребывания в спортзале, время приема пищи, время, проведенное за рулем автомобиля, время встреч с друзьями или походов в кино, все, без исключения. Результаты таких наблюдений часто вызывают досаду — ведь столько времени мы тратим впустую! Но это необходимо, иначе как мы сможем более эффективно распоряжаться временем, если не знаем, как (бесцельно) мы привыкли его тратить».
Отключите мобильный телефон и пейджер. Если кто-то просит вас сделать то, на что у вас нет времени, решительно, но вежливо откажите. И ни в коем случае не чувствуйте себя виноватым!
«Одна из причин нашей постоянной занятости заключается в том, что мы не умеем говорить «нет»», — уверена Jana Kemp, основатель и президент Meeting & Management Essentials, консультативной службы по вопросам тайм-менеджмента в Boise, штат Айдахо.
Kemp объясняет, что для того, чтобы научиться отказывать, нужно уметь сосредоточиться на своих целях. В этом отношении очень полезным будет «дневник времени». Откажитесь от важных, но не запланированных дел — и сможете найти время для того, что для вас важно, — семьи, друзей, заботы о своем здоровье. Когда вы расставили приоритеты и точно знаете, на что готовы выделить время, отказываться от лишнего и ненужного гораздо легче.
«Составьте подробный список дел с указанием времени начала и окончания занятия, — советует Moland. — Планирование дел всегда эффективно, но если добавить к обычному графику точное время начала и окончания того или иного занятия, вы сможете оценить свой успех в деле экономии времени и лучше понять приоритеты. Когда вы выделяете главные занятия, вы, естественно, выбираете те, которые можете сделать немедленно.
Если высокие технологии отнимают наше время, то почему бы им не помочь в обратном? Воспользуйтесь компьютерной программой-планировщиком, в которой предусмотрен календарь. Такой системой можно пользоваться как записной книжкой — вносить туда списки запланированных дел, адреса, телефоны и т.п.
«Сегодня одного только умения работать с компьютерной техникой уже недостаточно, — считает Jasper. — Нужно научиться использовать технологии, чтобы избавиться от лишних бумаг. Невозможно даже объяснить, насколько это важно».
По мнению экспертов, хорошая организация работы и отдыха существенно облегчает жизнь. Чем больше захламлена ваша жизнь всяким мусором, — бумажками с номерами телефонов, визитными карточками, календарями, записными книжками — тем выше вероятность того, что вам придется выделять время для периодического наведения порядка.

Простая и неприятная истина в том, что сегодня мы загружены делами больше, чем когда бы то ни было. Хотя наука этот очевидный факт никак не подтверждает, доказательств тому не придется долго искать. «Доказательства невероятной занятости повсюду, — считает Jana Jasper, эксперт по вопросам производительности труда из Нью-Йорка, автор руководства Take Back Your Time («Верни свое время»).
- Мы слишком быстро разговариваем. Мы постоянно спешим. Мы беремся за важные дела и бросаем их, не доведя до конца. Нас преследует мысль о том, что мы что-то забыли, упустили и что жизнь проходит мимо. Но так ли это на самом деле?»
Царящая последнее время мода на всевозможные устройства и гэджеты, помогающие сэкономить время и увеличить эффективность работы (от автоматических пылесосов до микроволновок, от компьютеров до ноутбуков) насколько разорительна, что иногда не оправдывает своего предназначения. Но прогресс лишает нас некоторых преимуществ так же легко, как и дает их.
«Чем больше гэджетов, позволяющих сэкономить время и облегчить нашу жизнь, мы приобретаем, тем больше занятий мы находим, чтобы заполнить освободившееся время», — утверждает Tracy Lyn Moland, профессиональный консультант по тайм-менджменту (умением правильно распределять время), автор книги Mom Management, Managing Mom Before Everybody Else. А хроническая нехватка времени неминуемо приводит к стрессу.
Тем не менее, эксперты по тайм-менеджменту уверены: стресса можно избежать. Подумайте, как хорошо с помощью техник тайм-менеджмента увеличить свой день на целый час, т.е. освободить час полезного времени!
Для этого нужно всего лишь «хаотично не искать ключи и вещи по утрам (приготовив все нужное вечером), точно знать, где лежат учебники или тетради ребенка-школьника, рационально распределить пространство». Так считает Tracy Lyn Moland. Кроме этого, у нее в запасе имеется множество секретов тайм-менеджмента.

Независимо от того, будет ли стандарт воплощаться в регламентах, органайзерах, плакатах с призывами – важно обеспечить его системность. Этому поможет следующая классификация:
Личный (персональный) тайм-менеджмент. Соответствующий раздел стандарта указывает, с помощью каких методов, инструментов, приемов сотрудник должен организовывать свою работу. Наиболее тонким вопросом в формулировании таких стандартов является соблюдение баланса между свободой и принуждением, корпоративное вмешательство в те и только те аспекты техники личной работы сотрудника, которые значимы для эффективности фирмы.
Достаточно простой и наглядный пример – «политика чистых столов». Как правило, здесь можно наблюдать две крайности: полная нерегламентированность, либо полная регламентированность («пришел генеральный, у кого на столах беспорядок – сгреб все документы к себе, выпрашивай потом у него»). Более разумным представляется подход, при котором корпоративный ТМ-стандарт регулирует этот вопрос не из абстрактной «любви к порядку», но из рациональных соображений. Например, стандарт может указывать, какие сотрудники в силу частых командировок, когда их заменяют коллеги, обязаны содержать свой рабочий стол и документы в порядке, и по какой общеизвестной системе должен строиться этот порядок; а какие сотрудники в силу специфики их функций в компании этими правилами не связаны и имеют право сохранять на рабочих столах творческий хаос, более стимулирующий к эффективной работе людей определенных психотипов.
Командный тайм-менеджмент. Этот раздел стандарта содержит правила «тайм-менеджерского» взаимодействия «по горизонтали», между не подчиненными друг другу сотрудниками. Это наиболее значимая область для корпоративного стандарта, поскольку именно вопросы взаимоотношения сотрудников, согласования индивидуальных целей, планов и приоритетов, в условиях неизбежных функциональных и личностных конфликтов, требуют корпоративного централизованного регулирования.
Приведем небольшой пример, в котором говорится о взаимодействии «по вертикали», но примененный прием может быть с таким же успехом задействован в «горизонтальных» взаимоотношениях. Активный участник тайм-менеджерского сообщества Олег Смирнов, руководитель Технологического бюро Корпорации Парус, делится опытом борьбы с одним из самых неприятных поглотителей времени менеджера – внешними прерываниями, непроизводительными переключениями внимания. Вот как устроен один из стандартов коммуникации, введенный им в своем подразделении. «Все неоперативные вопросы сотрудников Технологического бюро я получаю по электронной почте. Отвечаю разом на утренней планерке. Помимо ликвидации прерываний это дает более точную формулировку вопросов. При этом запрос подчиненного обязательно должен содержать еще и предложение по решению задачи, что экономит мое время и помогает профессионально расти подчиненному».
Корпоративный тайм-менеджмент. Стандарт в этом разделе регулирует отношения «по вертикали», причем как от начальника к подчиненному, так и в обратную сторону. Причем направление «снизу вверх» здесь представляется наиболее интересным. Для того, чтобы «построить» подчиненных оптимальным образом, у руководителя есть все необходимые инструменты; а вот предложить руководителю новые схемы его деятельности, которые могут повысить эффективность подразделения, подчиненному бывает не так просто.
Пример автор позволит себе привести из собственной практики. При управлении командой проекта Improvement.ru на определенном этапе его развития достаточно остро возник вопрос о формате отдачи распоряжений по новым публикациям. Поскольку автор по психологическому типу не склонен к порядку (ENTP по MBTI), регулярно случались ситуации типа «Забыл указать раздел для публикации, положили не туда, потом долго исправляли». Пришлось ввести достаточно жесткий стандарт, перечисляющий основные параметры, которые редактор сайта должен указать для каждой новой публикации. Сначала, следует признаться, это сильно «напрягало». Но смириться с новой, «стандартизированной» формой работы помогла простая мысль: «эффективность моих сотрудников – это в конечном итоге эффективность моего бизнеса, выигрыш от нового стандарта вполне окупает некоторые неудобства для меня, связанные с его применением». Проблема в том, что далеко не для всех менеджеров эффективность их подчиненных и их подразделений настолько прямо влияет на их собственный успех, как в случае собственника небольшой компании. Поэтому необходимы дополнительные средства корпоративного регулирования, позволяющие подчиненному время от времени говорить начальнику «Борис, ты не прав!».