Август 2010

Замените встречи телефонными звонками

Бегать на встречу ради получения незначительной информации не имеет смысла. Ведь, к счастью, человечество уже давно изобрело такую полезную вещь как телефон. Только представьте, сколько времени вам удастся сэкономить таким образом. Его можно потратить на решение более серьезных проблем или посвятить чему-нибудь приятному: отдыху, общению, чтению и т. д.

Экономия времени с помощью планирования

Люди, даже если они не составляют графики на бумаге, все равно каким-то образом прикидывают, что, как и когда им нужно сделать, будут ли они делать это в одиночку или попросят чьей-то помощи, какие ресурсы им для этого нужны.

Время на планирование все равно присутствует, просто оно может быть скрыто. Все время на графике – это общее время работы.

Допустим, для написания отчета Вам нужно 4 часа. Вы затрачиваете обычно 10 минут на планирование. Затратив дополнительно еще 8 минут на более тщательное планирование, возможно, мы получим час выигрыша во времени за счет того, что написание отчета будет проходить более эффективно, возможно, мы поручим часть работы другим сотрудникам, воспользуемся уже имеющейся информацией и т.д. Получившийся выигрыш во времени вы можете куда-либо использовать. В этом и состоит смысл планирования.

В книге Стивена Кови «Главное внимание – главным вещам» я прочитала интересный пример. Стивен Кови рассказывает о том, как он посетил семинар по тайм-менеджменту.

В какой-то момент инструктор произнес: «Ну, а теперь экзамен». Потом наклонился, и, вытащив из-под стола пятилитровую банку с широким горлом, поставил ее на стол рядом с подносом, где уже лежали несколько камней размером с кулак. «Как вы думаете, сколько таких камней войдет в банку?» — спросил он.
Посыпались разные догадки, а инструктор продолжал: «Ладно, давайте проверим». Он положил в банку один камень, потом другой, третий… Я не помню, сколько он их туда впихнул, но банка наполнилась. Тогда он спросил: «Теперь банка полная»?
Все, глядя на камни, сказали «да».
Со словами «вот как?» он вытащил из-под стола ведерко с гравием, высыпал немного содержимого в банку и потряс ее, чтобы гравий проник в пустые промежутки между камнями. Тогда он усмехнулся и снова спросил: «А теперь банка полная?»
На этот раз мы были начеку и ответили: «Наверное, нет».
«Хорошо!» — сказал он и достал из-под стола ведерко с мелким песком, которым заполнил оставшуюся пустоту между камнями и гравием. Затем снова посмотрел на нас и спросил: «Теперь-то банка полная?»
«Нет!» — воскликнули мы.
Инструктор опять произнес: «Хорошо», и налил в банку еще примерно литр воды. «Ну, и к чему это я?» — спросил он.
Кто-то произнес: «В жизни всегда есть пустоты, которые можно заполнить, поработав над ними».
«Нет, — сказал он, — я не об этом. Суть этого эксперимента состоит в том, что, если бы я не положил большие камни первыми, осталось бы для них место?»

Стивен Кови пишет, что несрочные, но важные цели подобны большим камням. Если мы знаем, какую деятельность олицетворяют большие камни и положим их первыми, просто удивительно, сколько еще всякой всячины мы можем уместить в банку.

Давайте рассмотрим план распределения времени одного менеджера, его зовут Вильям, я взяла этот пример из книги Джулии Моргенстерн. Он просыпается каждое утро в 6-30. По выходным его время разбито на большие блоки, чем в будние дни.

Он постоянно выделяет время на написание автобиографии. Можно предположить, что для него это дело категории А, или важное и срочное. Как вы думаете, с таким графиком, есть ли вероятность того, что он напишет автобиографию? Сколько времени он уделяет детям и жене?

По пятницам он оплачивает счета с 10 до 12, при этом не занимаясь другими делами. Кроме того, у него дела разбиты на большие блоки. Каждый день по будням с 12 до 13 он занимается спортом, а потом полчаса обедает. Ему не нужно мотивировать себя каждый раз, он получает выигрыш в мотивации, т.к. он один раз себя замотивировал, и теперь ему гораздо легче себя настраивать на эту работу.

Точно так же, садясь за автобиографию, ему не нужно сначала взять чашку кофе, позвонить паре друзей, выкурить сигарету. Он просто садится и пишет биографию. Если у Вас процесс подготовки к написанию чего-либо занимает один час, и не важно, будете ли Вы после этого писать в течение 15 минут или 5 часов, то Вам нужно учитывать при планировании.

Он просыпается и ложится спать каждый день в одно и то же время. Его дела собраны в большие блоки, внутри которых он может их свободно менять местами. Иногда он сочетает дела между собой, например, во время дороги на работу и обратно он читает литературу. Если человек занимается спортом в одно и то же время, ему не нужно себя каждый раз мотивировать,. По утрам он пишет автобиографию, и ему не нужно каждый раз по часу себя мотивировать, для того, чтобы написать одну строчку.

Если у вас такая мотивация занимает действительно час, тогда этот момент тоже нужно учитывать при планировании, увеличивая общее время, чтобы на его оставалось достаточно на написание автобиографии. Как замотивировать себя?

Вспомните ситуацию, когда вам в прошлый раз чего-либо сильно хотелось. Как это было? Многие люди детально представляют себе результат, буквально живут в нем. Когда вы как следует представили, как хорошо вам будет, когда вы сделаете то, что наметили, когда вы уже чувствуете вкус победы, вам будет легче сделать первый шаг. Очень помогает в этом также разделение цели.

Есть три заблуждения относительно управления временем. Сверхорганизованные люди организуют буквально все и всегда. Сверхактивные люди стремятся постоянно занять себя какой-либо деятельностью. Например, есть люди, которые считают, что посетив театр, они потеряли 3 часа.

Люди, помешанные на хронометраже, каждые 15 минут сверяются со своим графиком, и впадают в панику, если что-то смещается по времени. Все эти три типа не соответствуют понятию человека, который умеет планировать время. Смысл планирования временем в том, чтобы управлять им, и получать от этого преимущества и выгоды, а не находиться под гнетом своего плана.

Насчет эмоций. Я была на семинаре Ван дер Хорста. Он рассматривал модель Даниэля Голмана, которая говорит, что IQ недостаточен.

Адский график – это когда вы пишете себе столько дел, сколько выполнить невозможно. Поэтому, когда мы составляем график, мы должны оставлять резерв времени. Можно эффективно использовать переходное время, когда вы кого-то ждете. В это время можно делать что-то еще, например, читать книгу или журнал.

Для того, чтобы это сделать, необходимо заранее продумать возможность возникновения этого времени и заготовить что-то, чем вы займетесь, когда оно наступит. Как вы думаете, что еще необходимо, чтобы планировать время? Необходимо предварительно оценивать, сколько времени займут конкретные дела.

Давайте поговорим о приеме фотографии рабочего дня. Например, в клубе Синтон люди по своему желанию проводят так называемую дистанцию, когда они записывают все, что делают в течение дня максимально подробно. Необходимо соблюдать баланс между временем на планирование, и само дело, потому что, если Вы тратите полчаса на планирование дела, которое занимает 5 минут, то это не выигрыш, а проигрыш.

Для того, чтобы планировать, необходимо отталкиваться от собственного опыта. Что делать, если мы не знаем, сколько времени займет дело? Нужно примерно спрогнозировать. В одной из книг я нашла хороший пример, про менеджера, который не мог найти 45 часов для написания отчета. Каждый день он приходил на работу, смотрел на отчет, говорил себе, что он не успеет написать его сегодня (ведь в рабочем дне всего 8 часов), и так повторялось некоторое время.

Потом пришел его начальник, спросил, на какой стадии находится отчет – а его и не начинали делать. Знакомая ситуация?

Есть такая притча – как съесть слона? По кускам. Если мы разбиваем большое дело на ряд более мелких этапов, то сделать его гораздо проще. При этом желательно учитывать, что если мы разобьем его на слишком мелкие отрезки, мы можем потеряться в этих шагах, т.к. становится неочевидной их связь с делом в целом, особенно это важно при планировании больших проектов, когда в исполнении проекта занято много людей, например, мы строим многоэтажный дом.

В этом случае планирование проектов выполняют на разных уровнях: сначала крупными блоками: закладка фундамента, возведение стен и крыши, отделка, сдача в эксплуатацию. Затем идет разбивка среднего уровня: для закладки фундамента необходимо выбрать участок под строительство, получить необходимую разрешительную документацию, закупить и завезти необходимые материалы, технику, обеспечить необходимое количество строителей и т.д.

После этого мы делаем разбивку еще более мелкую: для выбора участка под строительство необходимо назначить ответственного за этот процесс, получить список доступных участков, уточнить их характеристики, сравнить между собой и выбрать лучший.

Если мы будем с максимальной детальностью сразу планировать весь процесс, то в нем будет очень сложно ориентироваться и прослеживать связи между отдельными этапами. Возвращаясь к менеджеру, который писал отчет, можно было разбить этот отчет на части, например, выбрать литературу, изучить, написать план отчета, собрать недостающую информацию, написать отчет, отредактировать и т.д.

Куда девается время?

Вопросом “Куда девается время?” и “Выходные пролетели, почему же я ничего не успел сделать?” задаюсь не только я, но и наверняка вы. Зачем написана эта заметка? Затем что тут я предлагаю в качестве примера свои собственные “временные утечки”. Полагаю, что у нас весьма схожие проблемы, и вам легче будет разобраться со своими временными потерями на моём примере.

Итак, на что же мы тратим своё время? Я предлагаю разделить основные временные траты на четыре категории: первые две — полезно потраченное время и с удовольствием, вторые две категории — бесполезно и неприятно потраченное время.

Остановимся чуть подробнее на каждом моменте… Работа. От работы отказаться нельзя совсем, ибо работа даёт нам деньги, на которые мы покупаем “свободу”. В том числе, свободное время — мы не тратим своё драгоценное время, чтобы почистить карбюратор или переложить паркет в зале, это делают другие люди, мы это время тратим на что-то полезное и приятное. Единственное что можно сделать со временем, затрачиваемым на работу, сократить его, за счёт увеличения продуктивности работы. То есть мы оканчиваем курсы по слепому десятипальцевому методу набора текста, и, овладев методом, эффективнее и быстрее выполняем свою работу. Освобождая время (в течение рабочего дня) на — отдых от монитора, на возможность заняться халтуркой или почитать умную книжку, или, банально, выйти прогуляться по улице.

Учёба. Зачем нужно учиться, наверное, подробно разбирать не надо? Чем больше знаем и умеем, тем лучше и эффективнее работаем, тем больше зарплата, шире круг знакомств и т.д.

Спорт. Не знаю как вы, а я получаю удовольствие, занимаясь спортом. Когда с каждым днём удаётся пробежать дистанцию быстрее, поднять больше груза… Мне нравится. Вам нет? Жаль :)

Новости. Тут палка о двух концах. Надо быть в курсе последних событий, чтобы знать, куда направить свои усилия — IT-технология, ремонт автомобилей или подтянуть знания английского языка.

Чтение. Всё ясно. Читаем специальную литературу, умственно развиваемся и так далее.

Удовольствия. Не знаю как вы, а я получаю удовольствие от отдыха. Я не оригинален? :) Тогда пропустим этот пункт, на отдыхе экономить нельзя :) Хотя, чем эффективнее вы работаете и выше ваша зарплата, тем интереснее может быть отдых. Вот вы можете поехать на Кубу? Мне это пока не по карману, а очень хочется. Я уже не говорю о замечательном времени, которое можно провести на Сейшельских островах.

Опять-таки книги стоят денег, кинотеатры, театры… Впрочем, сразу было понятно, что все временные траты, как в сложной стратегии, взаимосвязаны друг с другом.

Теперь поговорим о неприятном.

Бесполезная трата времени. Часто бывает надо делать неприятную работу, делаем её спустя рукава, а потом приходится переделывать сверхурочно. Знакомая ситуация? Почему бы сразу не сделать хорошо, чтобы потом не возвращаться к неприятному заданию? Частица мазохиста сидит в каждом из нас… Увы. Но если мы избавимся от этого “чёртика”, мы сможем сэкономить уйму времени. Вы согласны?

Чтение одинаковых газет. По-моему бесполезное занятие. Если я знаю что это — белое, а это — чёрное. То чем больше я прочитаю литературы на тему, что белое — есть белое, тем меньше пользы мне принесут эти знания. Смысл?

Общение. Часто приходится общаться “по привычке”. Уже вроде и говорить не о чем, а всё встречаемся, пьём пиво, и тратим время. Хотя, как сказать, тоже отдых? Как вы думаете?

Повторы. В принципе это и удовольствие и пустая трата времени. В настоящий момент я пытаюсь освоить скоростные способы чтения и, должен сказать, повторно читать уже не хочется. Лучше стало откладываться в памяти. Свежее и чётче воспоминания.

Бесконечные новости. Как часто, в ожидании работы, сидя за компьютером подключённым к интернету мы жмём “refresh” и читаем самые свежие новости. Есть ли смысл в таком чтении? Сомнительно. Намного умнее мы не станем, а времени тратим. Тем более, как часто бывает, новость одна, а сайтов пишущих о ней разными словами — сотни, а то и тысячи. И что, всё читать?

Телевизор. Тут надо разжёвывать, или всё понятно? :)

Неприятное. Это такие траты времени, от которых часто невозможно отказаться.

Транспорт. Движение в пробках, толкотня в маршрутках. Я сделал выбор: хожу на работу пешком. Трачу на 15 минут больше времени, чем в общественном транспорте (да, мне повезло в этом отношении, до работы недалеко), у меня есть время думать и размышлять по дороге на работу. Более того — постоянно таскаю с собой фотоаппарат и диктофон. И кадры интересные попадаются и мысли бывают. Выкрутился? Придумал, как занять себя в это время? Почему бы вам не попробовать?

Скандалы. Неприятности на работе и невозможность высказаться перед лицом начальствующем — всё это приводит к тому, что срываюсь на близких людях. Честно говоря, я пока не знаю, как избавиться от этой проблемы. Немного помогает тренажёрный зал, но не радикально. Есть идеи?

Выговоры от начальства чаще всего бывают из-за халтурно сделанной работы (смотри выше). И, разумеется, если вы отказались от повышения собственной квалификации. Не можешь эффективно работать — получай выговор от начальства! Можем решить эту проблему? А как же! (вариант, когда начальник круглый дебил, мы не будем рассматривать? Тут уж лучше сменить работу!)

Итак, основные временные затраты мы рассмотрели. Пора делать выводы и менять распорядок дня. Вы готовы?

UPDATE. Мне тут справедливо указали, что в статье нет выводов. Что ж, согласен. Сказывается работа в газете — мы подаём информацию, а выводы читатель должен делать сам. Но блог — не газета, итак — выводы.

Составив для себя персональную mind-map расхода времени, можно легко заметить основные места утечки. В моём случае (стыдно признаться но…) это — телевизор :) время просмотра можно было бы сократить очень сильно. Есть ещё один нюанс (опять-таки в моём случае) — я не указал в mind-map, но вот сейчас об этом подумал. Частенько откладываю принятие решений и занимаюсь менее важными делами, тогда как ВАЖНОЕ дело остаётся без внимания.

Вы, когда составите свою карту расхода времени быстро определите — куда же девается свободное время и на что потратили выходные. После этого остаётся только наметить пути устранения этих утечек. Тут уж придётся или задаться важными целями — изучение языка, повышение квалификации, дочитать “Войну и мир” (например), или сократить траты времени на бесполезности — просмотр телевизора, перечитывание в двадцатый раз “сногсшибательного” романа Марининой.

Ну что? Теперь вы точно готовы к решительным действиям! Берём листок бумаги, карандаш или ручку, и…