Управление временем

Правило первое

Ставьте достижимые цели. Возьмите лист бумаги и изложите на нем все ваши проблемы. Для наглядности используйте ручки разных цветов, а часть информации представьте в виде графиков и схем (например: задачи такие-то, до вступительных – 15 дней, и т.д.). Подробно опишите все задачи, которые нужно решить за определенный период. Для чего это нужно Еще античные философы заметили, что письмо организует мысль, а современные психологисумели доказать, что прописывание и прорисовывание любой проблемы помогает найти короткий и эффективный путь ее решения.

Правило второе

Научитесь переключать внимание осознанно. Все текущие дела разбейте на блоки и последовательно выстройте их так, чтобы активная деятельность чередовалась с пассивной, письменная работа – с общением, умственная нагрузка – с физической и т.д. Например: три часа на занятия математикой, два часа – на поездку в книжный магазин; два часа – на посещение курсов, час – на прогулку. Но не старайтесь всегда жить по жесткому графику, будьте внимательны к себе. Если вы «впали в ступор» во время решения математической задачи, отложите учебник. Обратите внимание на другой пункт из вашего списка, не требующий особого интеллектуального напряжения.

Правило третье

Старайтесь не накапливать мелкие дела. Незначительные лучше объединить в один блок. Например, если вам нужно в течение дня сделать три телефонных звонка или законспектировать несколько параграфов из разных учебников, лучше выделить для этого отдельный час, а не возвращаться к «мелочи» от случая к случаю. Так вы завершите работу быстрее и меньше устанете.

Правило четвертое

Посмотрите страху в глаза. Все выпускники и абитуриенты боятся «провалиться» на экзаменах. Страх мешает вам найти решение и замедляет ваши действия. Чтобы справиться с ним, необходимо «посмотреть ему в глаза». Представьте себе наихудший исход из всех возможных: вы получили двойку на первом экзамене, не поступили в определенный институт или вообще «провалились» в этом году. Усильте это состояние, насколько возможно, и… смиритесь с тем, что такое тоже может случиться. Перестав бояться, вы больше не тратите время на тревогу, а трезво рассматриваете возможные варианты развития событий. И думаете, как достичь лучшего результата.

Глеб Архангельский, ведущий специалист тайм-менеджмента:

Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях! Принимайте решения.

Раздуйте страхи – и они лопнут. После этого начинайте решать проблему.

Пять минут отдыха в час – и не пытаться думать в это время!

Для того чтобы приблизить теорию к практике, регулярно проверяйте список текущих задач и меняйте его в зависимости от актуальной ситуации. Для этого можно воспользоваться несложной «матрицей дел»: делите лист бумаги на четыре части и каждую часть обозначаете буквами А, В, С, D.

A. Важные и срочные. В эту категорию попадает то, что нужно сделать немедленно. Лучше, если список будет небольшим (например, «отвезти документы в университет до 17.00»).

B. Важные и несрочные. Это дела, для выполнения которых время еще терпит, но если не уделить им достаточно внимания, они плавно перетекут в категорию «А». Чтобы до этого не доводить, лучше заранее наметить срок для выполнения каждого из них. Например: «Законспектировать все билеты к экзамену по истории – к 16 июля; сфотографироваться для анкеты – до 10 июля» и т.п.

С. Неважные и срочные. Срочность любит маскироваться под важность, и вы можете тратить немало времени на то, что вполне возможно отложить. Чтобы не путать «А» и «С», сверяйтесь со списком приоритетов. Главное для вас – поступление в вуз Значит, выращивать картошку на даче в этом году будут без вас.

D. Неважные и несрочные. Время на них должно выделяться по остаточному принципу, но, увы, дела из категории D обычно таят соблазны: сюда попадает, в частности, общение в чатах и на форумах с сетевыми знакомыми, компьютерные игры и т.п. Как быть Опять-таки держите в голове главную цель. И напоминайте себе, что в том же чате вам будет приятнее похвастаться успешным поступлением в вуз, чем жаловаться на неудачу.

Словарь терминов

Термины тайм-менеджмента настолько индивидуальные и яркие, что из них можно составить специальный словарь. Мы приводим некоторые понятия, авторами которых являются как профессионалы, так и любители тайм-менеджмента

Время «нетто» / «брутто». «Брутто» – общее учтенное время. «Нетто» – «чистый» расход времени на выполнение конкретных задач. «Нетто» вычисляется путем вычитания из «брутто» «мелких поглотителей времени». Например, время для выполнения заданий по математике («брутто») составляет 4 часа (240 минут). Для того чтобы рассчитать, сколько «чистого» времени уйдет на подготовку по этому предмету («нетто»), нужно посчитать «мелкие поглотители времени». Допустим, из этого времени вы 10 минут потратили на разговор по телефону, 20 минут – на «технические перерывы» и два раза по 15 минут – на заглядывание в интернет (всего 60 минут). Теперь вычитаем эту цифру из «брутто»: 240 – 60 = 180 минут. Таким образом, «нетто» – «чистое время», когда вы заняты именно математикой, составит 3 часа. Подобный подсчет помогает понять, сколько в действительности занимает выполнение того или иного действия (от начала до результата), а также четко увидеть, «куда уходит время».

«Лягушка» – минутное, но очень неприятное дело, которое нужно совершать («съедать») каждый день. Например, откладываемый неделями телефонный звонок. Процессы ожидания и «поглощения лягушки» не приносят удовольствия, зато потом человек испытывает облегчение.

«Мемуарник» – блокнот или записная книжка, где фиксируются одно или два главных события дня. На их основе потом выделяются главные события недели, месяца, года и т.д. Это позволяет прослеживать и анализировать, как и в какую сторону меняются наши представления о том, что мы считаем главным в жизни.

«Пинарик» (от слова «пинать») – настольный перекидной календарь, в котором ежедневно зачеркивается сначала одна половинка дня, потом – другая. В результате человек сам отмечает ход времени и начинает понимать, насколько оно ограниченно.

«Слоновая задача» – задача, которую невозможно выполнить сразу, и каждый маленький шаг в выполнении не дает заметного результата. Типичный пример – изучение иностранного языка или любого сложного предмета. Типовой способ решения – «разрезать» слона на измеримые, доступные ежедневному поеданию «бифштексы».

«Творческая лень» – сознательное отключение или переключение внимания с одного на другое с целью получить желаемые творческе результаты. Например, четко сформулируйте в голове проблему и забудьте про нее на час. При этом можно максимально расслабиться (полежать в теплой ванне) или переключиться на какое-нибудь любимое дело (просмотреть книги по искусству). После выхода из «творческой лени» подсознание, как правило, выдает нужное решение.

Правило первое

Ставьте достижимые цели. Возьмите лист бумаги и изложите на нем все ваши проблемы. Для наглядности используйте ручки разных цветов, а часть информации представьте в виде графиков и схем (например: задачи такие-то, до вступительных – 15 дней, и т.д.). Подробно опишите все задачи, которые нужно решить за определенный период. Для чего это нужно Еще античные философы заметили, что письмо организует мысль, а современные психологисумели доказать, что прописывание и прорисовывание любой проблемы помогает найти короткий и эффективный путь ее решения.

Правило второе

Научитесь переключать внимание осознанно. Все текущие дела разбейте на блоки и последовательно выстройте их так, чтобы активная деятельность чередовалась с пассивной, письменная работа – с общением, умственная нагрузка – с физической и т.д. Например: три часа на занятия математикой, два часа – на поездку в книжный магазин; два часа – на посещение курсов, час – на прогулку. Но не старайтесь всегда жить по жесткому графику, будьте внимательны к себе. Если вы «впали в ступор» во время решения математической задачи, отложите учебник. Обратите внимание на другой пункт из вашего списка, не требующий особого интеллектуального напряжения.

Правило третье

Старайтесь не накапливать мелкие дела. Незначительные лучше объединить в один блок. Например, если вам нужно в течение дня сделать три телефонных звонка или законспектировать несколько параграфов из разных учебников, лучше выделить для этого отдельный час, а не возвращаться к «мелочи» от случая к случаю. Так вы завершите работу быстрее и меньше устанете.

Правило четвертое

Посмотрите страху в глаза. Все выпускники и абитуриенты боятся «провалиться» на экзаменах. Страх мешает вам найти решение и замедляет ваши действия. Чтобы справиться с ним, необходимо «посмотреть ему в глаза». Представьте себе наихудший исход из всех возможных: вы получили двойку на первом экзамене, не поступили в определенный институт или вообще «провалились» в этом году. Усильте это состояние, насколько возможно, и… смиритесь с тем, что такое тоже может случиться. Перестав бояться, вы больше не тратите время на тревогу, а трезво рассматриваете возможные варианты развития событий. И думаете, как достичь лучшего результата.

Глеб Архангельский, ведущий специалист тайм-менеджмента:

Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях! Принимайте решения.

Раздуйте страхи – и они лопнут. После этого начинайте решать проблему.Пять минут отдыха в час – и не пытаться думать в это время!Для того чтобы приблизить теорию к практике, регулярно проверяйте список текущих задач и меняйте его в зависимости от актуальной ситуации. Для этого можно воспользоваться несложной «матрицей дел»: делите лист бумаги на четыре части и каждую часть обозначаете буквами А, В, С, D.

A. Важные и срочные. В эту категорию попадает то, что нужно сделать немедленно. Лучше, если список будет небольшим (например, «отвезти документы в университет до 17.00»).

B. Важные и несрочные. Это дела, для выполнения которых время еще терпит, но если не уделить им достаточно внимания, они плавно перетекут в категорию «А». Чтобы до этого не доводить, лучше заранее наметить срок для выполнения каждого из них. Например: «Законспектировать все билеты к экзамену по истории – к 16 июля; сфотографироваться для анкеты – до 10 июля» и т.п.

С. Неважные и срочные. Срочность любит маскироваться под важность, и вы можете тратить немало времени на то, что вполне возможно отложить. Чтобы не путать «А» и «С», сверяйтесь со списком приоритетов. Главное для вас – поступление в вуз Значит, выращивать картошку на даче в этом году будут без вас.

D. Неважные и несрочные. Время на них должно выделяться по остаточному принципу, но, увы, дела из категории D обычно таят соблазны: сюда попадает, в частности, общение в чатах и на форумах с сетевыми знакомыми, компьютерные игры и т.п. Как быть Опять-таки держите в голове главную цель. И напоминайте себе, что в том же чате вам будет приятнее похвастаться успешным поступлением в вуз, чем жаловаться на неудачу.

Словарь терминов

Термины тайм-менеджмента настолько индивидуальные и яркие, что из них можно составить специальный словарь. Мы приводим некоторые понятия, авторами которых являются как профессионалы, так и любители тайм-менеджмента

Время «нетто» / «брутто». «Брутто» – общее учтенное время. «Нетто» – «чистый» расход времени на выполнение конкретных задач. «Нетто» вычисляется путем вычитания из «брутто» «мелких поглотителей времени». Например, время для выполнения заданий по математике («брутто») составляет 4 часа (240 минут). Для того чтобы рассчитать, сколько «чистого» времени уйдет на подготовку по этому предмету («нетто»), нужно посчитать «мелкие поглотители времени». Допустим, из этого времени вы 10 минут потратили на разговор по телефону, 20 минут – на «технические перерывы» и два раза по 15 минут – на заглядывание в интернет (всего 60 минут). Теперь вычитаем эту цифру из «брутто»: 240 – 60 = 180 минут. Таким образом, «нетто» – «чистое время», когда вы заняты именно математикой, составит 3 часа. Подобный подсчет помогает понять, сколько в действительности занимает выполнение того или иного действия (от начала до результата), а также четко увидеть, «куда уходит время».

«Лягушка» – минутное, но очень неприятное дело, которое нужно совершать («съедать») каждый день. Например, откладываемый неделями телефонный звонок. Процессы ожидания и «поглощения лягушки» не приносят удовольствия, зато потом человек испытывает облегчение.

«Мемуарник» – блокнот или записная книжка, где фиксируются одно или два главных события дня. На их основе потом выделяются главные события недели, месяца, года и т.д. Это позволяет прослеживать и анализировать, как и в какую сторону меняются наши представления о том, что мы считаем главным в жизни.

«Пинарик» (от слова «пинать») – настольный перекидной календарь, в котором ежедневно зачеркивается сначала одна половинка дня, потом – другая. В результате человек сам отмечает ход времени и начинает понимать, насколько оно ограниченно.

«Слоновая задача» – задача, которую невозможно выполнить сразу, и каждый маленький шаг в выполнении не дает заметного результата. Типичный пример – изучение иностранного языка или любого сложного предмета. Типовой способ решения – «разрезать» слона на измеримые, доступные ежедневному поеданию «бифштексы».

«Творческая лень» – сознательное отключение или переключение внимания с одного на другое с целью получить желаемые творческе результаты. Например, четко сформулируйте в голове проблему и забудьте про нее на час. При этом можно максимально расслабиться (полежать в теплой ванне) или переключиться на какое-нибудь любимое дело (просмотреть книги по искусству). После выхода из «творческой лени» подсознание, как правило, выдает нужное решение.