Управление временем

Все мы без исключения регулярно или время от времени составляем список дел на сегодня, на завтра, на неделю. Но в дне или неделе почему-то всегда не хватает часов для выполнения всех пунктов такого списка

Возможно ли выполнять все пункты списка дел? В чем проблема: в неправильно составленном списке или неправильном его использовании? На эти вопросы отвечает данная статья.

Список дел – базовый инструмент тайм-менеджмента, науки об организации своего времени. Что нужно для того, чтобы список дел действительно заработал, чтобы составление такого списка перестало быть бессмысленной тратой времени? Ответ на этот вопрос состоит из двух частей:

• Необходимо грамотно составлять список дел
• Но этого недостаточно. Необходимо грамотно с ним работать.

Ниже я привожу несколько полезных советов по выполнению обеих задач.

1. Как составлять список дел:

• Первое и самое важное при составлении списка дел – это расстановка приоритетов. Как мы с вами узнали из рассылки №22 (Принцип Парето) всего 20% наших усилий дают 80% наших результатов. Поэтому простого перечисления дел недостаточно, они должны ранжироваться по степени важности. Более подробно о расстановке приоритетов – в нашей рассылке №21 «Матрица Эйзенхауэра». Также рекомендуем вам бесплатно скачать ежедневник, основанный на Матрице Эйзенхауэра. Можно использовать и более простой способ расстановки приоритетов: напротив каждого пункта списка дел проставить буквы А, В или С, где «А» – наиболее приоритетные дела, «В» – дела средней важности, «С» – можно и не делать в данный промежуток времени.
• Помимо расстановки приоритетов не менее важно указывать, сколько времени займет каждое дело. Это очень помогает в организации своего времени. Если у вас осталось десять минут до следующей встречи, вы можете быстро найти в списке десятиминутное дело и сделать его. Также вы сможете более реалистично оценивать ваши силы. Для повышения эффективности вашей работы полезно провести небольшое исследование: в течение нескольких дней записывать, сколько времени у вас ушло на выполнение тех или иных заданий. Это поможет вам иметь более реалистичное представление о том, что вы можете успеть сделать в течение рабочего дня.

2.Как пользоваться списком дел:

• Эффективный список дел – это список, отражающий текущую ситуацию. Не забывайте регулярно освежать свой список, вычеркивая сделанное и внося изменения. Список дел на неделю стоит освежать в конце каждого дня, а список дел на день – два-четыре раза в день.
• Также очень полезно мотивировать себя на выполнение списка дел. Придумайте себе небольшие вознаграждения за выполнения всего списка или наиболее неприятных и трудных его частей. Например, перекур или чашечка кофе, любимое лакомство на ужин за выполнение всего списка.
• Для успешного выполнения всего списка намеченных дел необходим системный подход. Не стоит уперто идти по составленному списку от первого до последнего пункта. Будьте гибче, держите в голове всю картину намеченных дел, критически оценивайте расставленные ранее приоритеты.

Что делать, если список дел значительно превышает количество рабочих часов, которые у вас есть для его выполнения? Расставьте дела в соответствии с их приоритетностью, укажите время, необходимое для выполнения каждой задачи, и проведите жирную черту под делом, которое укладывается в восемь рабочих часов. Все. Это – ваш план на следующий день. Остальные дела следует перенести на следующие дни. Берегите себя, не позволяйте себе сжечь себя на работе! Вы нужны вашей семье, вашим детям и друзьям!

Комментарии запрещены.