Архив рубрики «Помощники для управления временем»

Таим трекеры и пинарики

Не у всех на работе есть хороший и качественный тайм трекер, которым удобно и приятно пользоваться. Врожденная лень, подкрепленная неудобством, отодвигает момент заполнения отработанного времени чуть ли не на следующую неделю. И вот сидит такой задумчивый программист, отчаянно пытаясь вспомнить — а что же он делал ровно неделю назад? В который раз занимаясь подобным времякопанием, в голову пришла мысль сделать простенький бумажный тайм- и таск-трекер.
На часиках отмечаем время приходов-уходов, в записных полях пишем, что делали.
Когда мы пользуемся пинариком, то регулярно возникают периоды «отката». То есть, такие моменты, когда работа с табличками целей и времени становится рутиной. Ну, да, утром и вечером отмечаем утекающее время. И что с того? Ведь мотивирующий фактор времени лучше оценивать в каких-то количественных и описательных критериях. Многие совершенно логично расцвечивают пинарик. Один цвет для продуктивного дня, другой — для дня так себе. Однако по прошествии небольшого времени становится понятно, что такого рода оценка приводит к вполне пресказуемому результату: соотношение времени колеблется где-то возле 50 на 50. Статистика замечательного сервиса Worktrek. это прекрасно показывает
Прочитал тему про работу дома 2 часа в день, а также комментарии.
Расскажу про свой опыт работы дома. Я начал работать дома на удаленного заказчика еще когда жена была на последних месяцах беременности. Это было замечательное время. Никто не говорит когда мне вставать на работу, когда уходить с работы, много экономится времени в силу того, что не надо тратить его на дорогу, да и работа делается на удивление быстро. Мы с женой много гуляли, проводили кучу времени вместе. А потом родилась замечательная дочка!..
Когда я только перешёл от офисной работы к домашней, первое время был на седьмом небе от счастья. С ума сойти – можно спать столько, сколько хочется! Можно работать тогда, когда есть «стих», а когда его нет – ходить дышать воздухом и развлекаться так, как только в голову придёт. Не счастье ли это? Примерно полгода я провёл в таком состоянии постоянного кайфа, а потом постепенно начал привыкать. А дальше началось то, что обычно бывает у большинства узников «домашнего офиса». И вот, через полтора года такой жизни я задался вопросом – а так ли уж хороша она у меня, как казалась вначале?

Управлять временем можно нетолько на ПК- бумажный органайзер

Это обычная тетрадка в 48 листов, где на развороте двух страниц умещается ровно неделя. На правом листе расчерчено 7 дней недели, левый лист – для заметок. Тетрадь всегда находится под рукой, на рабочем столе для быстрой фиксации задач. В эту тетрадь попадают только задачи по дням, коротко что сделать, без подробного описания. В тетради не описываются проекты целиком, из чего они состоят и когда делать. Данные сюда вносятся из большой толстой тетради «Стратегическое планирование» и из «Карточек проектов» еженедельно при планировании задач на неделю.
Зачастую когда надо было делать много дел вне моего постоянного пребывания(например на улице, в магазине, в транспорте…), то я выписывал себе на отдельный листок задачи из тетради «Оперативный учет» и с этим листочком ходил весь день, периодически просматривая его.
Тетрадка 96 листов, для записи планов на месяца/годы. Состоит из:
a. Цели помесячно. 12 месяцев, где 1 страница = 1 месяц.
b. Цели годичные. Описание целей на год, реально смог продумать только на ближайшие 2 года это по листу на каждый год. Нечетко описал будущие 10 лет.
c. Иерархии целей (иерархия ценностей)
d. Хаос. Для записи мыслей, идей проектов, заметок и т.п.
e. Хронометраж. Примерно год вел хронометраж, выявил для себя статьи учета времени и скрупулезно вносил данные о потраченном времени. Причем вел не только временной хронометраж, но и учитывал количество выпитого спиртного
Карточки проектов это описания на отдельных листах всех заданий/заметок относящиеся к проекту. Причем у проекта может быть несколько карточек. Это, например, относится к большому проекту, где задания можно выделить в отдельные больше группы. Вот, например, у любого своего шароварного проекта (шароварного – это от слова shareware, т.е. проект по созданию программы для продажи через Интернет) я выделяю такие отрасли/категории проекта: «Разработка самой программы», «Продвижение», «Сайт». Физически эти категории я разделяю в разноцветных папках: синие папки для «Разработки», желтые «работы по сайту», белые «продвижение» и т.д. У каждой категории свой цвет.
У такого бумажного способа управления временем есть существенные недостатки:
– Необходимо переписывать невыполненные задачи с листа на листок.
– Вручную выписывать задачи на день из тетради
– Хочется переписывать начисто карточки проектов, если на них уже вычеркнуто более половины задач, т.к. листочек получается замусоленным и зачирканным.
– Нет общего обзора задач на период (нет визуального календаря). Конечно, можно его отдельно выписать из планов на год/на месяц/на неделю но это опять рутинная работа по переписыванию из одних листочков в другие.
– При большом количестве проектов, становится трудно быстро отыскать нужный проект в кипе всех папок проектов.
– Планы проектов лишены структурированности, они напоминают список задач: тут же сырые идеи которые надо еще обдумать
– Нет группировки проектов по какому либо признаку
– Трудно сделать обзор всего, и ответить на вопрос – что на сегодня самое важное? Какие дела необходимо сделать сейчас, в ближайшее время, т.е. те задачи, у которых близок критический срок (дедлайн).
– скорость записи ручкой по бумаге – гораздо ниже чем печать на ПК(даже если вы не владеете десятипальцевым методом)
Все эти недостатки послужили причиной разработки электронного органайзера «LeaderTask»

Ежедневник для тайм-менеджмента.

Совсем недавно прочитал книгу Томас’а Лимончели «Тайм-Менеджмент для системных администраторов». Не то чтобы я очень задерживаюсь на работе, и не так много дел у меня, и не такие они трудоемкие. Но всё-таки обучение в университете плюс «неожиданная сессия» дают о себе знать. А когда ты смотришь на загловок статьи с названием «как перестать откладывать дела на завтра» и про себя говоришь: «тааак, пожалуй прочитаю эту статью завтра…». Думаешь что тебе нужно что-то поменять в этой жизни, хотя бы на чутьчуть. :)
Решил попробывать некоторые системы из этой книги. И в первым пункт был выбор ежедневника (всегда было что-то в стиле записной книжки-планнер но как-то с ней не сложилось). Выбрал именно бумажный вариант так как с PDA у меня не сложилось. Съездил в n-ое количество канцелярских магазинов. Просмотрел их неимоверное количество. Но так и не смог найти то что мне нужно… И пришло в голову сделать свой ежедневник, по своему эскизу или переделать уже готовый.
PocketMod — Когда увидел этот проект, уже обрадовался и подумал это то что мне нужно. Но к великому сожалению offline-версия есть только для Windows и Mac, а использовать flash-версию я к сожалению не смог (ну когда же adobe выпустить flash-плагин для x86_64 :( ). Авторы заявляют что пользоваться их программой очень просто, наверное он кому-нибудь понравится и пригодиться
paperdraw — Как гласит заглавная страничка: «PaperDraw is an open-source paper note card inspired by the ingeniousPocketMod.» Скачал последнею версию, которая датирована 26-11-2005, что уже маленько расстраивало. Посмотрел готовые шаблоны, они оказались не подходящими, после попытки редактирования OO.O ушел в ступор. Если этим проектом кто-нибудь заинтересуются и выпустить новый релиз я буду очень рад. :)
D*I*Y Planner — Проект который мне понравился, с достаточно большим количеством шаблонов календарей, планнеров, ежедневников, помимо представленного шаблонов входящих в их tool-kit есть шаблоны которые добавлены пользователями (что очень радует). На сайте так же большое количество статей рассказывающих и показывающих о том как сделать ежедневник своими руками. Остановился именно на этом сайте и теперь нужено проштудировать инструкцию и создать что-то свое.

Органайзер на ПК

После того как был разработан наш электронный органайзер – LeaderTask все недостатки бумажного органайзера были запросто решены. Т.к. я много времени провожу за компьютером – электронный органайзер для меня это незаменимый инструмент, который доступен всегда по одному волшебному сочетанию клавиш. Теперь вместо большого количества бумаги на столе, у меня лежит одна единственная тетрадка, в которую записываю больше по привычке, чем из-за надобности.
Главная задача органайзера LeaderTask – это помочь организовать свое время, повысить эффективность деятельности, минимизировать рутину, снять напряжение в делах, избавиться от суеты, вскрыть залежи свободного времени и использовать их на личное развитие человека!
Органайзер служит для записи мыслей, планов, их структурирования и ясного отображения. Чтобы вы в любой момент времени имели ответы на вопросы:
- что происходит сейчас?
– какие задачи наиболее приоритетные, важные?
– какие задачи идут вразрез со стратегическими планами?
– что необходимо сделать сегодня, сейчас, чтобы завтра получить ожидаемый результат?
– какие есть способы повышения эффективности текущих процессов?
Основные достоинства программы LeaderTask
Облегчает память. Большие объемы информации в голове держать сложно, да и не нужно, и к тому же – гениальные мысли имеют особенность забываться. Поэтому спешите их записывать – ведь это так просто!
Полная видимость = полный контроль. Наглядный обзор вашей деятельности. Вы будете иметь полную картину происходящего, начиная от плана на этот час, до глобальных жизненных ценностей!
Удобство применения. Всегда под рукой. Быстрый доступ к органайзеру по горячим клавишам. Если вы работаете на компьютере – расстояние до органайзера 1 сочетание горячих клавиш, если нет, то для просмотра задач на день, можно воспользоваться распечаткой плана, которая будет вашим верным подсказчиком, где бы вы ни находились!
Хранение абсолютно любой информации. Вы сможете легко хранить всю сопутствующую информацию (документы, изображения, схемы) которая относится к какому либо объекту планирования, будь то – контрагент, время выполнения или контекст выполнения.
Гибкий интерфейс. Вы сможете настроить интерфейс полностью под себя: расположение основных панелей, оформление дерева задач, раскраска категорий задач, гибкие настройки и многое другое.
Индивидуальный подход. Цените индивидуальный подход? Персональный менеджер времени LeaderTask будет для вас личным секретарем, частным тренером и верным помощником во всех ваших делах!
LeaderTask призван заменить разрозненные бумажки-записки, разноцветные листочки на экране монитора и тому подобные морально устаревшие приемы ведения организации времени.
Все свои проекты и описания к ним, я постепенно перенес с бумаги в программу. Каждый проект отнес к соответствующей группе. Создал категории по видам деятельности, («Продвижение», «Разработка», «Веб-Мастеринг»…), еще группу категорий «Разное» и категории в ней: «На улице», «В Банке», «В дороге». При добавлении новой задачи она сразу относится к конкретной категории. Стало очень удобно получать нужную информацию, и наглядность заметно выросла.
В разделе «Календарь» создал плавающие периоды: «Сегодня», «Завтра», чтобы быстро увидеть, что надо именно в это время. Для обзора больших интервалов времени сделал жесткие периоды: «Апрель 2007», «Май 2007», «Июнь 2007».
Если задача касается не только меня, но и другого человека/фирмы, то добавляю новый контакт в раздел «Контрагенты».
Чем мне нравится работа с программой – это то что, вся информация разложена по полочкам, в любой момент времени можно быстро получить ответы на вопросы. Немаловажная функция в программе – добавление задач максимально упрощено. Когда необходимо добавить новую задачу: я нажимаю одно сочетание клавиш – появляется главное окно программы, нажимаю Insert, печатаю задачу и жму Enter – все готово.
Еще одна полезная возможность LeaderTask – это удобный «Обзор деятельности». С помощью этого можно получить обзор о текущем положении дел в любом разрезе данных! Т.е. отфильтровать данные по любому критерию. Можно наглядно посмотреть, что сделано, что делается и что запланировано сделать:
Обзор деятельности в любом разрезе:
По контрагентам: Какими задачами занимается конкретный контрагент в текущем проекте в определенное время, в определенном месте? В каких проектах участвует данный контрагент? Затраты на контрагента?
По проектам: Какие контрагенты заняты в данном проекте? Расходы на данных проект? Показать все задачи по проекту в разрезе категорий деятельности.
По времени: Какие задачи необходимо сделать сегодня? Какие задачи предстоит делать на этой неделе, в этом месяце, в этом году? Кто занимается определенным проектом в заданное время?
По категориям: какие задачи выполняются по конкретной категории? Кто занят решением задач в данной категории?
Подведя итог всему вышеизложенному, я хочу сказать, вы услышали реальную историю (причем она продолжается, функционал органайзера наращивается и развивается) управления временем ДО использования электронного органайзера, и УЖЕ с использованием.
Описание эффективного управления времени подошло к концу. Что вы решили применять на практике из вышеизложенного? Какие выводы сделали? Для того, чтобы время, потраченное на чтение этой статьи, было использовано не в пустую, вам надо сделать выводы – а именно, принять решение – а нужен ли мне электронный помощник? Я думаю в любом случае попробовать надо, ведь оно (время) того стоит!

Календарь

«Календарь» — представляет из себя носитель, который позволяет нам получать информацию о действиях относительно времени. Это может быть бумажный ежедневник, в который мы должны заглядывать каждый день, компьютерный органайзер или календарь, напоминания в телефоне или КПК. Для «Календаря» существует строгое правило. В нем отмечаются только 3 вещи:
— действия, которые можно совершить или следует совершить в определенное время (назначенные на определенное время встречи, отправка вашего поезда и т.д.);
— действия, которые можно совершить или следует совершить в определенный день(т.е. действия, которые нужно совершить в течение определенного дня, но не обязательно в определенное время);
— информация или пометка о ней, приуроченная к конкретным временным моментам (информация, которая может оказаться полезной в определенный момент).
Никаких каждодневных списков дел! Только 3 категории, указанные выше. Это может показаться глупостью или даже ересью для сторонников классического тайм-менеджмента, но при более близком рассмотрении мы увидим разумность этого подхода.
Во-первых, постоянный поток информации, постоянные изменения приоритетов и меняющиеся обстоятельства, просто не позволяют нам предугадывать, с какими проблемами нам придется столкнуться и какие вопросы будет необходимо решать. Да, нам всегда нужно иметь при себе план действий, но он должен иметь возможность меняться в любой момент. Перечень действий в календаре или ежедневнике не справляется с этим требованием, и невыполненные дела приходится постоянно переписывать с одного дня в другой.
Вторая проблема — рассеивание внимания. Если в списке дел, кроме тех задач, которые нужно обязательно или можно выполнить только в определенный день, будут и другие, необязательные, то мое сознание может упустить единственное важное дело.
«Календарь» должен стать для вас своего рода святыней. Если вы что-то вносите в него, то должны обязательно это выполнить или же вообще отказаться от его выполнения.

Программа -органайзер времени

Данная статья расскажет вам о новой программе – органайзере времени. Подобных программ существует великое множество, среди них есть как хорошие, так и не очень. Это вызвано тем, что идеального решения для всех нет, да и не может быть в принципе, т.к. каждый человек старается организовать свою жизнь по своему. Нет такой системы, в которую любой человек смог бы уложить свою жизнь.
Вообще я не сторонник жизни по жесткому расписанию. Но я считаю, что для эффективной деятельности должен быть некий «сундучок», в котором можно было бы хранить свои мысли, задумки, планы, цели и выполнять самые разные рутинные действия. Об одном таком «сундучке» и пойдет речь в данной статье.
Итак, Time Assist это:
компактная СУБД для хранения ТМ-данных (проекты, расписания, ресурсы и т.д)
множество «Умных туду листов» которые работают с этими данными по определенным правилам
система напоминаний
В программе существуют два раздела:
Объекты, где непосредственно хранятся данные
Календарь, где эти данные отображаются
1) Все существующие объекты в программе, такие как:
проекты
расписания
ресурсы
места
категории
валюта
группы
контакты
каким либо образом участвуют в процессе составления календаря т.е. составления плана на будущее, при этом влияют друг на друга.
2) Планирование времени меняется динамически т.е. напрямую зависит от объектов.
Рассмотрим на конкретном примере как некий менеджер Василий Иванов начал использовать Time Assist.
Он создал для себя два проекта: «Личное Развитие» и «Дела Хозяйские». Ему нравилось добавлять задачи, потому что их можно группировать, привязывать к месту, к исполнителю, и вообще его радовало, когда все работы по проекту можно было отслеживать поминутно. После некоторого времени, Василия стало «напрягать» то, что для добавления задачи необходимо каждый раз открывать окно программы, кликать правой кнопкой, выбирать пункт «Новая задача». Покопавшись в справке программы, он нашел удобную функцию «Быстрая задача» которая позволяла ему добавлять задачи одним нажатием клавиши, не отрываясь от текущей задачи. Задачи ставились на текущий день, и имели срок «бессрочно» т.е. всегда были видны в календаре пока их не выполнят, или не определят конечный срок.
Спустя какое-то время Василий нашел новую функцию в программе «Расписания». Создав расписания рабочего времени всех сотрудников, он уже мог точно знать, где и в какое время находится нужный сотрудник. После этого Василий понял, что не только сотрудники могут иметь расписание, но также и другие объекты его жизни.
После некоторых раздумий были сделаны расписания для:
маршрутного такси, на которое по утрам он постоянно опаздывал
курсов английского языка
школьного графика младшего брата (чтобы было легко ориентироваться, когда брата нет дома)
тарифного плана провайдера, теперь можно было точно знать сколько и когда было потрачено денег в Интернете!
После заполнения возникает вопрос: «А кто использует эти расписания?». Для ответа на него необходимо создать соответствующие ресурсы:
Маршрутное такси
Курсы Английского
Интернет
Но и этого мало! Необходимо еще раздать этим ресурсам задачи и разместить в проектах. Маршрутное такси будет использоваться во всех проектах которые требуют перемещения в офис. Курсы английского в проекте «Личное развитие», «Интернет» – ресурс подключается в тех проектах, где используется непосредственно интернет. Теперь у Василия каждый проект имеет свою реальную цену, продолжительность, руководителя и несколько исполнителей, т.е. ресурсов проекта.
Вот так, на простом примере мы рассмотрели организацию времени в программе Time Assist v1.8. Программа находится в стадии постоянного развития. Поэтому вполне возможно, когда вы скачаете последнюю версию, вы найдете новые функции/разделы в программе, или наоборот, не найдете в ней каких либо частей, т.к. они возможно будут переработаны и изменены.

Список первоочередных действий (СПД)

СПД — второй носитель, наряду с «Календарем» составляет основу GTD. Сюда входят все действия, которые занимают больше 2-х минут, нельзя поручить другим, и которые не привязаны к конкретному времени или дню. Это и есть действия, помогающие нам быть гибкими и без стресса реагировать на меняющиеся обстоятельства нашей жизни.
СПД будет помогать нам определяться с возможными направлениями деятельности в конкретный момент. Храниться СПД должен в таком виде и на таком носителе, который будет позволять нам без труда пересматривать его, как только появится свободная минутка.
Мусор
Выбросьте все, что не нужно. Не оставляйте среди ваших бумаг и списков. В противном случае мусор серьезно повредит всей системе и засорит не только письменный стол, но и ваше сознание.
Отложенные дела
Все, что вам интересно, но не требует действий по принципу «как только, так и сразу» или не имеет возможности к воплощению, должно попадать в эту категорию. Возникающие идеи, информации о выставках (фильмах, театральных постановках…) в будущем, желанные, опять же в будущем, покупки и т.д. и т.п. Все, что вы сейчас не можете осуществить по какой-то причине, но и не желаете совсем забывать.
Для категории «Отложенные дела» есть 2 варианта фиксации.
Первый — система упорядоченных напоминаний. Если действие связанно с определенной датой, то мы выставляем напоминание на время, которое позволит нам принять решение по определенному действию, спланировать и воплотить его. Ваш «Календарь» сможет помочь вам в этом.
Второй вариант больше подходит к новым идеям, проектам, покупкам и подобным вещам, которые требуют определенных ресурсов, но не привязаны ко времени. Их мы заносим в список «Может быть \ когда-нибудь». Если вы хотите извлечь максимальную пользу из этого списка, то должны регулярно просматривать его. Девид Ален советует внести этот просмотр в еженедельный пересмотр дел (об этом ниже).
Помеченные материалы
Многие материалы не требуют от нас активных действий, но могут содержать ценную для нас информацию. Ее мы можем поместить в систему хранения, которая без труда позволяет нам рассортировывать материал и так же без труда находить его. Автор книги советует создать алфавитную систему.

Хронометраж на ПК

В данной статье я хочу рассказать вам об удобном инструменте учета времени на ПК – WinLog Assist. Данная программа будет полезна для тех людей, которые много времени проводят за компьютером и хотят знать, на что реально тратится их время.
Способов обычного оффлайнового хронометража (т.е. вне ПК) существует достаточно много. Это может быть специально организованная тетрадка или блокнот, куда переодически следует заносить всю свою деятельность, с целью последующего анализа накопленных данных. Очень хорошо хронометраж описан в статье Хронометраж,или Алгебра любви-3. Там идет речь о ручном ведении хронометража. А как быть если большую часть рабочего времени человек находится перед экраном монитора? Неужели придется при смене приложения, отвлекаться и делать примерно такую запись в блокноте:
MSWord – 40 минут,
Интернет – 1.5 часа.
Thebat! – 20 минут
При этом приходится записывать начало и окончание работы у каждого действия. Записи будут не точными и приблизительными – что делает бесполезным это занятие.
Для решения этой задачи cуществует специальная программа – WinLog Assist.
Win Log Assist – это инструмент компьютерного хронометража времени. Программа записывает с какими приложениями работал пользователь с точностью до секунды и покажет на что реально было потрачено время. Информация о каждом дне хранятся во внутренней БД программы, с помощью ее вы сможете просматривать данные о любом дне. Программа имеет русский интерфейс, при этом очень проста в использовании, не требовательна к ресурсам.
Главное окно программы
Программа сидит в системном трее и скрупулёзно записывает, что я делал и сколько.
Программа призвана решать одну единственную задачу – хронометраж компьютерного времени. Причем я как пользователь не хочу ничего читать, обучаться интерфейсу и т.д. Мне нужна простейшая программа, не требовательная к ресурсам и навыкам. Еще я хочу, чтобы был удобный доступ к накопленной информации, а еще лучше – шикарные отчеты, по дням, по программам, с красивыми диаграммами и графиками! Вот что я хочу как пользователь!
Что же реально может WinLog Assist?
Запущенная программа сидит в трее, причем по умолчанию в настройках стоит «Автозапуск», т.е. программа будет запускаться при начале работы ОС и сворачиваться в трей. Все! Забудьте теперь о WinLog Assist, занимайтесь как обычно своими делами и не думайте о хронометраже. После определенного периода, например недели, можно не без удовольствия посмотреть, на что же реально я трачу время? Вот для этого существует раздел «Отчеты».
Примеры отчетов:
Баланс времени показывает распределение времени по программам. Баланс времени стоится за день, неделю и общий.
Таблица данных для баланса времени.
Для каждой части данных диаграммы – свой лист.
Приглашаю всех желающий подключиться к обсуждению WinLog Assist, все ваши замечания и предложения обязательно будут рассмотрены и учтены в следующих версиях. Сейчас на повестке дня стоит разделение учета времени по проектам и документам. Т.е. например программы – браузеры можно будет отнести в один проект «Интернет» и время в этих браузерах будет учитываться как время проведенное в сети Интернет. Деление по документам даст такую возможность как ведения точного учета разных документов от одной программы, например базы данных от 1С будут учитываться по отдельности. Также планируется расширить настройки отчетов сделав для этого специальный мастер. Если вам есть что сказать, обязательно заходите на форум, и оставьте там свои пожелания.
Программа платная. Труд должен быть оплачен, а качественная программа тем более Зачем платить за программу когда можно использовать крэк? Известный факт – к любой программе можно найти крэк или серийный ключ, в том числе и к нашей. Но мы постоянно повышаем качеcтво защиты, поэтому к вновь вышедшей версии программы крэка вы не найдете. Не мучайте себя постоянным поиском крэка, 300 рублей не стоят вашего потраченного времени!
Вот вам еще один маленький инструментик для повседневного использования, причем совершенно не обременительного – поставил и забыл.
Удачного Вам хронометрирования!

Как всё успевать?

Как часто бывает так, что Вы приходите утром на работу (в понедельник) и понимаете, что вся неделя загружена, что дел просто уйма, безвылазная гора. Вы начинаете хвататься то за одно дело, то за другое.
Есть и такие, кто все успевает сразу выполнять, будь то 2 или три поручения одновременно. Кто-то скажет, что это хорошо, но…есть возможность совершить очень серьёзную ошибку. Достаточно ошибиться в одной запятой в цифрах и миллионы плавно перетекают в тысячи. Это может стоить рабочего места и карьеры, мне известны такие случаи. Что же делать и как всё успевать?
В современном бизнесе есть такое модное понятие, как таим-менеджмент. Что это для русского человека и как это представлено на Российском рынке. А представлено это так: масса умных книг, изучить которые опять же нужно время, умные тренеры, которые безумно стоят. Можно продолжать, но думаю смысл понятен.
Я предлагаю очень простую методику (придумано это было очень давно, кем уже не помню), которая реально помогает разобраться в делах и увидеть свой день в цифрах и времени, спланировать рабочий месяц и свою работу, а главное, у вас больше ни когда не возникнет вопрос «как всё успевать?».
Вот, собственно, и сама метода. Вы рисуете таблицу в четыре колонки, имена которых следующие:
1 – номер по порядку (самые первые номера, самые важные дела),
2 – название планируемого дела,
3 – примечания о выполнении,
4 – выполнение (если дело выполнено, ставим плюс, иначе – минус).
В итоге, Вы получаете наглядный и очень удобный план, который должен быть всегда с Вами. Делается это всё на обычно листе бумаги, чтобы можно было его и свернуть, и приколоть куда-либо, если необходимо. По своему опыту скажу так, ни блокнот, ни ежедневник и разные электронные напоминающие программы даже рядом не стоят с таким обычным и эффективным планировщиком Ваших дел.
Пользуйтесь, развивайтесь и успевайте делать все свои дела вовремя.

«Хронос» и «Кайрос»

Обычно считают, что управление временем – это планирование, причем планирование жесткое. Например: «В 8 утра – подвиг, в 9 – разгонка туч». И справедливо возмущаются: «Как я могу планировать, если все вокруг так быстро меняется?»
Действительно, мы можем назначить точное время выполнения очень немногим задачам. Как правило, это только встречи, презентации, семинары, и тому подобные мероприятия с заранее известным точным временем начала.
Остальные задачи как правило имеют более «гибкий» характер – время их исполнения мы назначаем, как говорится, «по ситуации». Эти задачи также можно и нужно планировать, важно делать это грамотно.
Гибкое планирование, как и многое новое – это хорошо забытое старое. У древних греков было два разных слова для обозначения времени, два имени богов-близнецов, отвечавших за время. «Хронос» – линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров, время жесткого планирования. И «кайрос» – удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-то дела, время гибкого планирования. Именно с такими «кайросами» очень часто приходится иметь дело менеджеру. Например: «Если позвонит клиент, закинуть идею нового продукта», «На планерке у шефа решить вопрос с рекламациями», «Когда кто-нибудь поедет в Гостехнадзор, передать документы в 14 кабинет».
Для жесткого и гибкого планирования в Outlook предусмотрены две разных сущности:
Встреча, создаваемая в разделе «Календарь», имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения – «Пятница, 15.00».
Задача, создаваемая в разделе «Задачи», имеющая лишь «Срок исполнения», т.е. дату, до которой необходимо выполнить задачу.
Встречи дают удобный обзор «жесткой», связанной с линейным временем, «хроносом», части вашего плана дня или недели. Задачи – обзор всех «гибких», привязанных к «кайросу», дел. При этом задачи можно группировать, сортировать и раскрашивать самыми разнообразными способами, что позволяет легко контролировать все множество дел.
Стандартный способ увидеть все ваши задачи – перейти в раздел «Задачи», нажав соответствующую кнопку на панели навигации (стрелка 1).
Рекомендую использовать другой, более тонкий способ доступа к задачам. Это панель задач в «Календаре». Выглядит она так:
Благодаря этой панели вы можете видеть одновременно и расписание ваших встреч на день либо неделю (на рисунке слева), и ваши задачи (на рисунке справа). Таким образом на одном экране удобно объединяются два вида планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Встречи в Календаре слева можно создавать, просто выделив мышкой нужное время и вписав название встречи. Для создания задач обратите внимание на стрелку 1 – она указывает на небольшое поле с серой надписью «Щелчок добавит элемент Задача». Сделав на этой надписи двойной клик мышью, вы создадите задачу. Потренируйтесь в создании встреч и задач.
Как настроить отображение календаря с панелью задач:
Зайдите в раздел «Календарь».
В меню «Вид» выберите пункт «Рабочая неделя». Календарь приобретет такой вид, как на рис. … – по горизонтали дни, по вертикали часы.
В этом же меню выберите пункт «Список задач». Справа от календаря появится панель задач.
Если вам нужно увидеть в календаре не всю неделю, а только сегодняшний день, в меню «Вид» вместо «Рабочая неделя» выберите пункт «День».
Если вы хотите изменить цвет календаря, точность временной сетки, количество дней в «Рабочей неделе» – все это можно сделать в меню Сервис / Параметры / Настройки / Параметры календаря.