Управление временем

Архив автора

Сейчас на многих тематических блогах и форумах достаточно активно обсуждают проблему эффективного использования своего рабочего и свободного времени. Ну и я стараясь не отходить от общих тенденций, поговорю об этой проблеме. На самом деле этот вопрос очень и очень важный ведь от того насколько вы будите быстры, сообразительны, да и в общем эффективны зависит ваше дальнейшее будущее. Для блоггеров этот вопрос еще критичнее, ведь если стоять на месте, не идти вперед, то догнать ушедших в перед конкурентов будет просто невозможно! Это же можно приманить и к людям любых других профессий.

На данный момент интернет просто кишит всевозможными планировщиками дел и программами для эффективного планирования своих задач. Я же сегодня рассмотрю одну из самых лучших и распространенных программ – это Outlook 2007. С помощью данной программы можно не только планировать свои встречи, но и расписывать дела на день/ неделю вперед, что позволяет максимально эффективно использовать свое время.

Я напомню историю этой программы: когда то давно это была простая почтовая программа, НО сегодня это мощный инструмент для отправки/ приема почты, планирования своих дел и организации своей работы. Это можно сказать уже де факто на рынке СНГ.

Для того, чтобы воспользоваться средствами планирования дел нужно перейти в календарь. Окно календаря разбито на несколько блоков: блок календаря на месяц (в краткой форме) и блок календаря на день разбитого по часам. Стоит сразу отметить, что день можно разбивать как на рабочие часы так и на все часы дня. Если вы нажмете кнопку месяц, то окно календаря разобьется на дни текущего месяца. Так же календарь можно использовать не только для планирования дел, но и для получения информации о задачах на определенный день.
Весь интерфейс программы, как и полагается компании Microsoft, интуитивно понятен и прост- разберется даже грудной ребенок . Все блоки развешаны по своим местам и с поиском их не возникнет проблем.

Единственное, что еще хочется сказать это то, что для того, чтобы программа Outlook 2007 исправно оповещала вас о встречах или события, она должна быть постоянно включена на вашей машине.

Основная проблема занятых людей – это элементарная нехватка времени. Кто из нас не мечтал о том, чтобы в сутках было хотя бы 25, а не 24 часа. Вот тогда-то мы бы уж точно все успевали! Это заблуждение. Практика показывает, что умение всё успевать не зависит напрямую от количества времени; кто не укладывается в 8 часов рабочего времени, тот не уложится и в 16.

Вам не хватает времени, если:

* вы не успеваете выполнить всё намеченное на день,
* вам кажется, что перечню дел не видно конца и края,
* у вас много незавершенных проектов,
* вы не приближаетесь к намеченным целям,
* у вас нет сил, жизнь кажется пустой и безрадостной, а единственное, что в ней есть – это работа,
* вам некогда тратить заработанные деньги.

Вам поможет планирование времени – система действий, направленная на выполнение как можно большего количества дел, с максимальной эффективностью, за минимально возможный промежуток времени. Это не единоразовые попытки организации времени: «сегодня запрусь в кабинете, отключу телефон и буду заниматься лишь работой» или «сейчас сяду, составлю список дел, которые давно уже надо сделать, а завтра все их порешаю». Даже если и удастся осуществить подобные наполеоновские планы, через день вы снова окажетесь в цейтноте. Лишь постоянное и длительное планирование и организация времени, вошедшее в систему и ставшее привычкой, приведет к достижению намеченных целей и осуществлению задуманных проектов. Критерий эффективного планирования времени – если вы успеваете гораздо больше, чем раньше, и меньше устаете.

В системе организации времени есть несколько основополагающих моментов.

Используйте различные горизонты планирования: стратегическое, тактическое, оперативное. На стратегическом горизонте планирования Вы разрабатываете шаги по достижению Ваших жизненных целей. На тактическом горизонте планирования – реализуете Ваши цели на текущий год/квартал/месяц, на оперативном – на ближайшие дни (до недели).

Учитывайте свои биоритмы. Отследите, когда, в какой отрезок времени, в какое время суток, вам хочется работать и это получается наиболее эффективно. У кого-то это – раннее утро, а кто-то продуктивно работает глубокой ночью. По возможности, старайтесь делать важные, требующие усилий дела именно в это время. Дела, выполняемые нами в состоянии «нестояния», занимают времени в 2-3 раза больше.

Не взваливайте на себя всё. Часть дел и обязанностей всегда можно отдать для выполнения другим людям. Пусть они сделают их не так блестяще, как вы, но у вас останутся силы и время на выполнение того, что для вас действительно важно.

Умейте разделять важное и второстепенное, срочное и то, что можно отложить. Именно умение принимать решение о срочности и важности дел и определять приоритет их выполнения, помогает выполнить всё намеченное и не забыть о важном.

Скажите «нет» делам-пожирателям времени. Это: бесплодный трёп по телефону (всё уже было обговорено бессчетное количество раз), обсуждение проблемы большим количеством людей (при таком разнообразии мнений просто невозможно прийти к единству), фантазирование на тему «а вот если бы…» (давайте исходить из реальных условий, а фантастику оставим в качестве хобби). Кроме того, есть еще и люди, отнимающие ваше время рассказами о своих переживаниях, не предлагающие взамен никаких идей, и после которых у вас опускаются руки; если таких вокруг вас много — становитесь психотерапевтом, и выслушивание жалоб будет приносить вам деньги. Общайтесь с теми, кто вас вдохновляет и у кого есть, чему поучиться!

Планировать время – это не значит расписать день поминутно и забить делами до отказа. Это значит определить, какие дела для вас действительно важны, когда и как их нужно сделать, с запасом распределить время и довести намеченное до конца.

Время принадлежит вам, а не вы – времени!

ля меня планирование времени — это планирование жизни. И время своей жизни я разделил на три категории:

1. Поддержка настоящего в порядке.

2. Удовольствия.

3. Создание будущего.

Это для меня планирование жизни.

Поддержка настоящего в порядке — это то, что нужно для обеспечения моей жизнедеятельности. Например, сходить в магазин или в банк. Погулять на свежем воздухе. Поесть. Поспать. Позаниматься сексом.

Удовольствия — это то, что на мою жизнедеятельность не влияет, то есть, если я этого не сделаю, ничего у меня не убудет, но мне нравится это делать. Это очень расплывчатая категория, так как любое удовольствие может быть и «поддержанием настоящего в порядке» и «созданием будущего» и просто «удовольствием», но все проясняет простой вопрос «Зачем я это делаю?». Планирование жизни — это главный вопрос.

Темы статьи: Время жизни. Планирование времени. Управление временем. Планирование жизни. Тайм менеджмент.

Например, посмотреть DVD или сходить в кино. К какой категории это отнести? Если я просто смотрю, наслаждаясь хорошими сценами, игрой актеров, сменой видов деятельности (своей), попкорном и пивом:-) — это удовольствие. От него можно отказаться, но приятно, блин!:-) Зачем я это делаю? Чтобы получить удовольствие. Больше незачем.

Однако тот же просмотр фильма может быть и «созданием будущего». В чем разница? Разница в «Зачем?». Я смотрю фильм и, например, изучаю его сюжетную линию. Я же писатель, поэтому, разбирая сюжет, я учусь строить сюжеты. А учеба, которая помогает делать то, что ты делаешь лучше, — это уже создание будущего. Это планирование жизни, моего будущего.

Создание будущего — это те дела, которые делают мое будущее лучше, чем мой сегодняшний день. Сюда можно отнести и обучение (если оно «со смыслом»), и прогулку в парке, если она в медитации или думании, например. И написание новой книги или курса.

Есть один тонкий нюанс, который я отметил для себя, определяя пункт «создание будущего»: если то, о чем я думаю, пишу или говорю, — это то, что я уже знаю, это не «создание будущего». Это может быть «поддержание дел в порядке» или «удовольствия», но не «создание будущего». Если то, что я сказал, придумал или написал, я раньше не знал, а узнал сейчас (от себя, в идеальном варианте), и это узнанное позволит мне жить лучше, чем я жил до этого момента, это создание будущего. Это отличное планирование жизни.

1. Прежде всего, это анализ, позволяющий определить, куда расходуется наше время. Для его проведения можно использовать тестирования, наблюдения, мониторинг и изучение собранного материала.
2. Составление плана, которому предшествует четкая постановка задачи.
3. Реализация плана. Данный этап преследует решение двух типов целей — личных и общих. Личные цели — это те задачи и обязанности, которые предстоит выполнить самостоятельно и для решения которых не требуется помощь со стороны. Например, написать заявление или составить отчет о проделанной лично вами работе.
К общим относят цели, достижение которых требует постороннего вмешательства. К примеру, подготовка корпоративного вечера, ведь кроме вас в ней будут задействованы и другие. Но, главное, осознавать, что и те, и другие цели тесно связаны между собой и важно правильно сочетать их реализацию.
4. Контроль, аудит, оперативное реагирование и своевременное внесение поправок и дополнений. Заметьте, основная задача не только получить хороший результат, но и затратить при этом минимум времени. А потому ранее намеченные планы должны время от времени пересматриваться и корректироваться, дабы приносить максимальную отдачу.

Вы часто чувствуете, что у Вас нет времени на то, чтобы что-то сделать, побыть одному или еще как-то посвятить время себе? Наша жизнь становится чрезвычайно бурной. Иногда кажется, что жизнь со свистом пролетает мимо нас. Как же ее затормозить и заставить сбавить обороты? Ответ кроется в планировании времени. Особенно важно поместить в свое расписание дел строчку «Я».

Меняющееся время

Согласно исследованиям, сегодня до 90 процентов работающих людей жалуются на нехватку времени. Многочисленные методы, призванные помочь нам рацирнально распределить время, а также новые технологиями, которые помогают добиваться большей эффективности получают все большую популярность. В то время как новые технологии первоначально призваны помогать нам, они, в конце концов, только ускоряют нашу жизнь.

Изменение нашего отношения ко времени — шаг к сбавлению темпа жижни. Забота о сознании, фокус которого сосредоточен на текущем моменте, может помочь в облегчении стресса в настоящем и уменьшении беспокойства о будущем.

Работа над тем, что важно Вам и чего Вы хотите достичь в жизни — еще один важный шаг к умению распоряжаться временем. Однажды определив свои приоритеты, планируйте и распределяйте Ваше время в соответствии с ними,и увидите, что Вам стало проще находить решения и осуществлять любые задачи.
ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

Существуют простые методы для распределения времени, такие как написание списков дел, ведение дневника с датами и четкое следование своим записям.

Организованное делопроизводство станет важным помощником в управлении Вашим временем. Небольшие временные затраты на организацию Вашего дня быстро окупятся и долго будут приносить «доход».

Марина Сибирзина, 30 летняя мать двоих детей, товаровед в крупном продуктовом магазине говорит, что стратегия планирования времени на работе и дома очень облегчила управление ее делами. «Дома, заметив дела, которые необходимо выполнить я, говорила себе: «У меня нет времени, я сделаю их позже». «Позже» никогда не наступало, — поясняет Марина. «Теперь дома я стараюсь быть настольно организованной, насколько это возможно и замечаю, что я использую свое время более эффективно, если у меня есть система, состоящая из трех листов: «сделать это:…», «лист приоритетов» и «список того, что уже сделано.

Эффективное распределение времени может помочь уменьшить количество стресса в вашей жизни.

Стресс может оказывать негативное влияние на психологическое здоровье, уменьшая вашу способность преодолевать давление внешних обстоятельств. Также он способствует возникновению проблем со здоровьем вбудущем.

Теперь самые главные советы по распределению времени, которые применимы как для дома, так и для работы:

ЗАБЛАГОВРЕМЕННОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ. Реалистично оценивайте длительность планируемого дела и добавляйте к этому времени еще немного, чтобы в Вашем расписании было окно для отвлечения и отдыха.

СОЗДАЙТЕ СИСТЕМУ, В КОТОРОЙ БУДЕТ ВРЕМЯ, ДОСТАТОЧНОЕ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ ОДНОГО ДЕЛА, И ДЛЯ ПЕРЕХОДА К ДРУГОМУ. Как это сделать? — Четко планируйте Ваше время на каждый день, неделю и месяц.

ЗАНОСИТЕ ВАШИ ЗАДАНИЯ В ЛЕГКОДОСТУПНЫЕ ЗАПИСИ. Если у вас нет того, что нужно чтобы сделать дело, займитесь чем-то другим. Не ждите большого блока свободного времени, потомучто оно вряд ли появится.

ПОРУЧАЙТЕ. Вы не сделаете все на свете сами. Если у Вас возникли проблемы, отложите некоторые повседневные дела. Оглянитесь вокруг. Может быть, вы найдете помощников. Сами же займитесь теми делами, которые за Вас действительно никто не сделает.

СКАЖИТЕ «НЕТ». Иногда вполне допустимо сказать нет дополнительным обязанностям на работе, семейным или общественным обязанностям, даже работе по дому. Если требования к делам не подходят к вашим приоритетам, подумайте, как их можно отложить или отменить. Вы не должны быть грубы, но настойчивост вполне позволительна. Работа в дополнительные часы может быть неблагодарной, неоплаченной и недооцененной. Это не значит, что Вы всегда должны уходить с работы точно в срок, но если сверхурочная работа становится повседневной, то, может быть, настало время переоценить Ваши приоритеты и улучшить организацию времени во время работы.

БУДЬТЕ ОРГАНИЗОВАННЫ. Не можете найти свои записи? Может быть, настало время прибрать рабочий стол? Записи о том, где что находится могут, когда вам это «что-то» понадобится, сохранить вам много времени.

СЛИШКОМ УСТАЛИ, ЧТОБЫ БЫТЬ ОРГАНИЗОВАННЫМ?

Некоторые люди могут подумать: «Я слишком устал, чтобы что-то сделать! Как я погляжу, организация и планирование требуют энергии и усилий? Мне просто нужно немного времени, чтобы полежать на диване напротив телевизора». Психолог Ольга Силина отмечает, что важно отвергнуть идею о том, что организация и планирование требуют много усилий. «На самом деле, это логичное предположение. Но 20 минут, потраченных на организацию и планирование дел на предстоящую неделю, отплатят Вам большим временем на отдых, уменьшат стресс и добавят «чувство выполненной работы». Вывод: планирование времени, существенно выгоднее потерь от усилий на него».

Нет ничего плохого в том, чтобы посмотреть телевизор, или расслабиться как-то еще. Большинство россиян проводят у телевизора около 2 часов в день. Но если Вам не хватает времени, то уменьшите время на Ваш любимый сериал и посвятите его расслаблению или вашему хобби.

СОЗДАЙТЕ БОЛЬШЕ «МОЕГО ВРЕМЕНИ».
Множество людей уделяют себе не достаточно времени, так как считают, что не заслуживают этого. Если Вы относитесь к одной из этих категорий, напишите список, почему Вы заслуживаете некоторого времени, посвященного себе. Например: «Я усердно работал» или «Я чувствую усталость» или даже «Я хочу посмотреть вокруг себя»? С того момента как Вы решили, что заслуживаете отдыха, воспользуйтесь следующими советами:

РЕШИТЕ, КАК ВЫ СОБИРАЕТЕСЬ ПОТРАТИТЬ ВРЕМЯ НА СЕБЯ И СДЕЛАЙТЕ ЧТО-ТО, ЧТО ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДОСТАВЛЯЕТ ВАМ УДОВОЛЬСТВИЕ.

Возьмите свой дневник и впишите в него строку «Я». Относитесь к этому, как к наиболее важному делу недели. Если Вы никогда не давали себе времени, начните с «малых доз» — 15 минут в первую неделю — и добавляйте еще немного времени каждую неделю. Если необходимо, соберитесь с семьей. Расскажите близким о своих планах и попросите поддержки.

ПОЛУЧЕНИЕ ПОДДЕРЖКИ.
Иногда планирование времени может казаться невозможным из-за семьи. Получение поддержки от Вашего партнера и ребенка — важный элемент планирования времени. Марина Сибирзина объясняет, как она сохранила баланс со своей семьей: «Мой муж и я поделили «свободные вечера». Каждую неделю, когда мы можем выбирать, поработать попозже или увидится с нашими друзьями, в то время как другой забирает ребенка из яслей и готовит обед и ужин. Мои родители помогают мне в заботе о моей дочери (дошкольнице), так что у она получает, как-бы «смесь» из дней со мной, с бабушкой и дедушкой и яслями каждую неделю. Мой брат помогает с доставкой старшего ребенка в школу и иногда сидит с маленькой дочкой».

Создание гибкого, выполнимого расписания, которое включает компромиссы, и свободное время для всех может помочь в планировании времени для семей. Если Вы не управляете вашим собственным временем, то вряд ли сможете управлять чем-то еще. Сконцентрируйтесь сначала на себе. Если другим понравятся результаты, они могут предложить свои советы.

ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ И ПОТЕРЯ ВЕСА
У любого успешного диетолога есть некоторые секреты успеха. Один из этих успехов — планирование. Планирование еды и закусок позволит Вам контролировать прием пищи за день и за неделю.

Знание Ваших социальных и рабочих событий может также помочь, при планировании диеты. Если Вы знаете, что Вас зовут на ужин в пятницу, например, вы можете есть менее калорийную пишу в течение недели.

Вдобавок, когда у Вас проблемы, вы можете чувствовать усталость и стресс. Иногда люди едят, чтобы подавить стресс. Недостаток времени создает широкий спектр эмоций (от злости до отчаянья, депрессии и беспомощности). Спросите себя, едите ли Вы когда испытываете неприятные ощущения. Все эти эмоции потенциально могут вызвать переедание.

ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ, ЕСЛИ У ВАС ПОЯВИЛОСЬ СВОБОДНОЕ ВРЕМЯ
Может быть, Вы получите удовольствие, если проведете время, вдыхая аромат розы? Если свободное время это то, что раньше было Вам недоступно, может быть, это время для мечтаний. Наиболее осуществимо, Ваше новое хобби, учеба, праздник, или даже новая карьера. Планирование времени может быть путем к вашим мечтам. Планирование целей и их осуществление могут приводить к потрясающим ощущениям от личных достижений, что может улучшить ваше самочувствие и самоуважение.